Sistema telefónico alojado: características, pros, contras y principales proveedores

Las empresas han confiado durante mucho tiempo en los sistemas telefónicos conocidos como centrales telefónicas privadas o PBX. Estos sistemas intercambian llamadas entre usuarios empresariales a través de líneas telefónicas locales tradicionales, lo que les permite compartir líneas telefónicas externas. Los sistemas telefónicos alojados brindan a las empresas una opción más confiable y rentable. Veamos cómo funcionan los sistemas telefónicos alojados, los beneficios de usar uno y algunos de los principales proveedores del mercado.

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• ¿Qué es un sistema telefónico alojado?
• ¿Cómo funciona un sistema telefónico alojado?
• Los pros y los contras de los sistemas telefónicos alojados
• Características clave del sistema telefónico alojado
• Principales proveedores de sistemas telefónicos alojados

¿Qué es un sistema telefónico alojado?

Un sistema telefónico alojado, a veces llamado PBX virtual, brinda una funcionalidad similar a los sistemas telefónicos tradicionales, pero se ejecuta a través de una conexión a Internet.

La voz sobre IP, o VoIP, es la forma más común de un sistema telefónico alojado. Aprovecha la nube y una conexión a Internet para proporcionar servicios telefónicos. Sin embargo, existen otros métodos que aprovechan el PBX tradicional a través de una conexión en línea.

Los sistemas telefónicos alojados ofrecen a las empresas modernas las características empresariales que esperan de un proveedor de sistemas de comunicación. Esto incluye funciones estándar como correo de voz, correo de voz a correo electrónico con transcripción de texto, conferencias de video y audio, desvío de llamadas y más.

¿Cómo funciona un sistema telefónico alojado?

Un sistema telefónico alojado aprovecha un servidor en línea para administrar las llamadas entrantes y salientes. Este sistema utiliza lo que se conoce como troncal SIP y una conexión VoIP para brindar el servicio.

Así es como funciona:

• Las llamadas entrantes pasan por un sistema PBX alojado que convierte los datos de la llamada en paquetes digitales, que se pueden transmitir a través de una conexión a Internet.
• El PBX enruta la llamada entrante a un teléfono de escritorio, softphone o teléfono celular.
• Los paquetes digitales se vuelven a convertir en mensajes de voz y se establece una conexión. El PBX actúa como un intermediario importante que enruta la llamada entre las diferentes líneas de la oficina sin usar múltiples líneas fijas, lo que ayuda a reducir los costos.

Los pros y los contras de los sistemas telefónicos alojados

El uso de un sistema telefónico comercial alojado brinda muchas ventajas, pero también presenta algunos desafíos únicos que los compradores deben considerar. Veamos los pros y los contras de los sistemas telefónicos alojados.

Las ventajas de los sistemas telefónicos alojados

• Fácil instalación: los sistemas telefónicos alojados ofrecen configuraciones en línea, por lo que las empresas pueden comenzar sin que un representante vaya a la oficina.
• Ahorro de costos: los sistemas telefónicos alojados permiten a las empresas aprovechar su hardware existente, lo que reduce la necesidad de compras adicionales. Estos sistemas también requieren menos mantenimiento diario, lo que reduce el costo total de propiedad.
• Parte de una plataforma UC más grande: los proveedores de sistemas telefónicos alojados a menudo cuentan con capacidades adicionales junto con voz alojada que forman un sistema de comunicaciones unificado más grande.
• Flexibilidad remota: a medida que los empleados se mueven más hacia entornos de trabajo remotos, un sistema telefónico alojado les permite aceptar llamadas en una línea comercial sin estar en una oficina física.
• Escalabilidad más fácil: el sistema puede agregar fácilmente nuevas líneas y extensiones según sea necesario, lo que lo convierte en una excelente solución para empresas en rápido crecimiento o aquellas con mano de obra estacional.

Los contras de los sistemas telefónicos alojados

• Necesita una conexión a Internet sólida: esto puede no ser un problema para las personas que trabajan en una oficina, pero los trabajadores remotos con conexiones poco confiables pueden enfrentar desafíos.
• Fuente de alimentación: los sistemas telefónicos alojados también requieren una conexión eléctrica, lo que significa que son propensos a sufrir cortes de servicio durante los apagones.

Características clave del sistema telefónico alojado

Veamos algunas de las funciones más populares que se encuentran en los sistemas telefónicos alojados.

Transcripción de correo de voz a correo electrónico

Esta función permite que los mensajes de correo de voz se transcriban y envíen por correo electrónico directamente a su bandeja de entrada. Ayuda a los empleados ocupados a leer rápidamente los mensajes de correo de voz para recopilar información clave, como números de devolución de llamadas, y tener un registro permanente de llamadas.

Videoconferencia

Con más empleados trabajando de forma remota, ha aumentado la necesidad de soluciones de videoconferencia. Las empresas quieren un sistema de videoconferencia que funcione con sus otros sistemas de comunicación, idealmente como parte de un paquete más grande. Las soluciones de PBX virtual pueden ofrecer eso sin la necesidad de complementos adicionales.

Seguridad y Confiabilidad

Si bien puede haber cierto temor sobre la seguridad y la confiabilidad de VoIP, estas tecnologías generalmente ofrecen una seguridad sólida y un tiempo de actividad del 99,999 % que supera a los sistemas telefónicos tradicionales.

Grabacion de llamada

Esta herramienta permite a las empresas grabar llamadas para monitorear las interacciones con los clientes y brindar oportunidades de capacitación para los empleados que pueden no estar a la altura de las expectativas.

Análisis de llamadas en tiempo real

El mundo de hoy funciona con datos. Los sistemas telefónicos alojados pueden ofrecer análisis de llamadas en tiempo real para que las empresas puedan comprender cuán efectivas son sus estrategias de llamadas y cómo pueden encontrar mejoras.

Asistentes automáticos

También conocida como Respuesta de voz interactiva (IVR), esta tecnología ayuda a enrutar las llamadas al agente necesario. Las empresas pueden configurar reglas para el sistema en línea, que actúa como recepcionista sin necesidad de un ser humano en ese rol.

Excelente calidad de llamada

Los sistemas basados ​​en VoIP ofrecen una excelente calidad de llamadas ya que no utilizan conexiones por cable. Cualquier persona con una conexión sólida a Internet tendrá llamadas nítidas.

Principales proveedores de sistemas telefónicos alojados