¿Cómo puede RRHH usar las firmas de correo electrónico para representar la cultura de la empresa?

Las firmas de correo electrónico son utilizadas por más del 62 % de los especialistas en marketing y actúan como una herramienta valiosa que puede expandir aún más el conocimiento de la marca en una empresa. Como una adición fácil a los correos electrónicos, puede utilizar esta herramienta de marketing para aportar un elemento de profesionalidad a cada correo electrónico que envíe, además de adjuntar información útil que ayude a las personas a mantenerse en contacto con sus cuentas de trabajo.

Sin embargo, además de promocionar la empresa y garantizar un mayor grado de visibilidad de la marca, las firmas de correo electrónico también se pueden utilizar para representar mejor la cultura de la empresa e impulsar la comunicación. De hecho, este punto final de aumentar la facilidad de la comunicación se ha hecho eco en varias de las principales agencias de marketing, con el 89% de los vendedores usando firmas para incluir más información de contacto.

En este artículo, exploraremos los beneficios de usar una firma de correo electrónico en toda la empresa, analizando las ventajas clave y demostrando cómo se puede ayudar a informar y desarrollar la cultura interna de la empresa.

Entremos en ello.

¿Cómo agrego una firma de correo electrónico en Outlook?

Agregar una firma de correo electrónico en Outlook es sorprendentemente fácil, lo que le permite crear y cargar una firma en solo unos minutos. Con opciones altamente personalizables y una gama de creadores en línea a los que puede recurrir, implementar una firma en toda la empresa no es tan difícil como parece.

En Outlook, hay un proceso específico que puede seguir:

• Preferencias: después de abrir su cuenta de correo electrónico de Outlook, vaya a las preferencias, que deberían estar en la barra de la ventana en la parte superior izquierda de la pantalla.
• Firmas: navegue hasta Firmas desplazándose hacia abajo en la lista alfabética o seleccione 'Ayuda' y luego búsquelo directamente. Haga clic aquí para abrir la página de firma dentro de Outlook.
• Editar: haga clic en el signo más (+) para agregar una nueva firma. Luego podrá editar el tipo y el nombre de su firma antes de personalizarla con campos y respuestas personalizados. Del mismo modo, aquí es donde puede cargar directamente una firma prefabricada si ha creado una con una aplicación o servicio de terceros.
• Publicar: después de personalizar su firma de correo electrónico, puede presionar aplicar y los cambios se publicarán en su cuenta. Asegúrate de tener seleccionada la firma de correo electrónico. Si es así, el próximo correo electrónico que envíe desde su cuenta incluirá automáticamente la firma del correo electrónico en la parte inferior de la página.

Con esto, ha creado e incluido rápidamente una firma de correo electrónico que puede distribuir por igual en toda su empresa.

¿Por qué mi empresa debería usar firmas de correo electrónico?

Una vez que haya creado una firma de correo electrónico, estará listo para comenzar a experimentar los beneficios de esta útil adición de correo electrónico. Por lo general, las firmas de correo electrónico tienen un beneficio instantáneo y uno que aumenta con el tiempo. Por ejemplo, si bien hay un beneficio instantáneo de estas firmas, que discutiremos en breve, usar una ahora significa que cada correo electrónico que envíe en el futuro tendrá esta información adicional de forma permanente.

Si alguien consulta su correo electrónico y revisa los correos electrónicos anteriores para ver lo que puede haber dicho, su firma de correo electrónico será un recordatorio permanente de la marca de su empresa, su información y los detalles futuros que puede haber incluido.

Los beneficios instantáneos de usar una firma de correo electrónico son enormes, y esta simple adición marca una gran diferencia. Las firmas de correo electrónico en línea pueden:

• Mejore la profesionalidad: más del 82% de las empresas ahora utilizan firmas de correo electrónico de forma activa. Una de las principales razones por las que este es el caso es que promueve una imagen de profesionalidad. Las empresas pueden usarlos para mostrar su marca, incluir más detalles y usar los colores de la empresa. Esto no solo es conveniente, sino que aumenta la sensación de profesionalidad en línea.
• Agilice el contacto: otro beneficio de usar firmas de correo electrónico es que los empleados pueden incluir más puntos de contacto. El correo electrónico, aunque ampliamente utilizado, está lejos de ser el medio de comunicación más eficiente. Debido a esto, incluir un número de teléfono, una dirección de correo electrónico alternativa u otro punto de contacto ayudará a las personas a mantenerse en contacto con la empresa.
• Impulse el reconocimiento de marca: el reconocimiento de marca es una parte importante del marketing en línea. De hecho, incluso la simple inclusión de color en su correo electrónico, que refleje los colores de su empresa, puede mejorar el reconocimiento de marca hasta en un 80%. La firma de correo electrónico de su empresa brinda una oportunidad fantástica para incluir materiales de marketing, el logotipo de su marca y el nombre de su empresa. Con el tiempo, esto contribuirá a aumentar la probabilidad de que las personas reconozcan y asocien un servicio al cliente positivo con su marca.

Si bien estos son los principales beneficios que obtendrá al incluir una firma de correo electrónico, solo están arañando la superficie, ya que este es uno de los cambios de bajo costo que puede realizar en su negocio.

¿Cómo puede RRHH usar las firmas de correo electrónico para el progreso de la cultura interna de la empresa?

Aunque hemos discutido los beneficios externos de introducir una firma de correo electrónico en su negocio, también puede obtener ventajas internas, ya que el departamento de recursos humanos usa firmas de correo electrónico para el progreso de la cultura de la empresa.

El correo electrónico es un método central de comunicación dentro de la empresa, y los empleados usan este flujo para hablar entre ellos durante todo el día. Con este precedente, los departamentos de recursos humanos pueden incluir una variedad de información adicional dentro de sus comunicaciones.

Por ejemplo, RR.HH. puede usar firmas de correo electrónico para

• Ejecute encuestas de la empresa: dentro de las firmas de correo electrónico enviadas desde el departamento de recursos humanos, los empleados pueden incluir un enlace a una encuesta reciente que se está ejecutando. Esto podría incluir un enlace a una encuesta anónima sobre las condiciones de los trabajadores, un lugar para dar su opinión o cualquier otra encuesta que se esté realizando actualmente. Esto brinda a los empleados un método fácil de acceder a un lugar para compartir sus sentimientos, ya que se encuentra en un correo electrónico de recursos humanos, lo que ahorra tiempo a todos y brinda una ubicación central para buscar encuestas.

• Programar reuniones: muchos empleados de recursos humanos ahora usan su firma de correo electrónico como una ubicación para almacenar enlaces 'Reservar una reunión'. Estos llevarán a otros empleados a una plataforma en línea donde pueden elegir entre los espacios de reunión disponibles. Cuando un empleado de recursos humanos tiene que programar muchas reuniones, esto puede ahorrarle mucho tiempo de ida y vuelta, al tiempo que garantiza que los empleados puedan encontrar un horario que se adapte a su día. Esta es una de las mejores formas de agilizar la creación y distribución de nuevas reuniones dentro de una empresa.

• Anunciar noticias : finalmente, RR. HH. puede distribuir mensajes y noticias de la empresa a través de sus firmas de correo electrónico. Desde anuncios a gran escala hasta boletines diarios que pueden distribuir, la firma de correo electrónico es un excelente lugar para mantener a las personas involucradas y actualizadas sin enfocarlas en leer a través de un portal de noticias de la empresa. Con esta forma evasiva de distribuir información, su equipo de recursos humanos puede comunicar mensajes con facilidad, sin tener que hacer un esfuerzo adicional.

Como una ubicación única que puede ser vista y accedida por cualquier persona a la que el departamento de recursos humanos envíe un correo electrónico, una firma de correo electrónico es un excelente lugar para incluir elementos que promoverán la cultura de la empresa. A menudo subutilizado, este es un cambio singular que podría incorporar en su departamento de recursos humanos que puede marcar una gran diferencia.

Pensamientos finales

Si bien las firmas de correo electrónico son ampliamente discutidas como una herramienta útil que puede usarse para refinar la comunicación profesional y aumentar el reconocimiento de la marca, rara vez se presenta como una herramienta útil para la comunicación interna. Además de ofrecer a los empleados más métodos posibles para ponerse en contacto con sus representantes de recursos humanos, las firmas de correo electrónico suelen ser un gran tablón de anuncios para una mayor comunicación.

Desde incluir un botón para programar una reunión hasta diseñar un lugar donde se pueden insertar noticias de la empresa, las firmas de correo electrónico son un lugar maravilloso para impulsar la conexión y la cultura de la empresa dentro de un entorno corporativo.