Cómo la comunicación por correo electrónico impulsa el progreso de las empresas

Los correos electrónicos son la fuerza central para la comunicación en el mundo de los negocios, con esta tecnología entrelazando empresas en todo el mundo y facilitando el diálogo rápido de persona a persona. Mientras que los ejecutivos tienden a enviar muchos más, el oficinista promedio enviará alrededor de 40 correos electrónicos por día.

Más allá de crear un medio accesible y un mecanismo de comunicación, los correos electrónicos también se convierten en una fuerza central para impulsar proyectos en otras áreas. Desde llegar a nuevos clientes y fortalecer las relaciones actuales hasta mejorar las relaciones internas y externas, el correo electrónico lo hace todo.

En este artículo, nos centraremos en la comunicación por correo electrónico, demostrando las diferentes formas en que ayuda a impulsar el éxito en el mundo de los negocios.

Uso del correo electrónico para el servicio al cliente

El correo electrónico es el medio preferido por los clientes para solicitar asistencia con un servicio o producto. Mantener un canal abierto para el servicio al cliente por correo electrónico será increíblemente efectivo para su negocio, ya que ayudará a mantener a sus clientes más contentos con sus ofertas. Si bien adquirir nuevos clientes puede ser un esfuerzo costoso, mantenerlos puede generar altos rendimientos. Con el tiempo, la lealtad sostenida a una empresa se convertirá en mayores ingresos para la propia empresa.

Para aumentar la satisfacción del cliente tanto como sea posible, su empresa debe recurrir al correo electrónico para el servicio al cliente. Una vez que llegue una solicitud de ayuda, asegúrese de que un agente de soporte responda a este correo electrónico inicial dentro de las 24 horas, y menos si es posible. Una tasa de respuesta rápida le demostrará al cliente que usted prioriza sus inquietudes y una solución oportuna creará una asociación positiva entre el cliente y su marca.

Como el correo electrónico es una forma directa de comunicación, que llega inmediatamente a la bandeja de entrada de un usuario, es enormemente eficaz en situaciones de soporte. Al aprovechar la comunicación por correo electrónico para el servicio al cliente, aumentará las tasas de satisfacción y convertirá a sus clientes en clientes habituales.

Uso del correo electrónico para capturar nuevos clientes potenciales

Más allá de usar correos electrónicos para comunicarse con los clientes actuales, el correo electrónico también puede ser un medio poderoso para ponerse en contacto con nuevos clientes potenciales y asegurar nuevos clientes. El email marketing es una forma bien conocida y eficaz de ponerse en contacto con nuevos clientes, y que permite un alto grado de personalización.

Mediante el uso de marketing por correo electrónico personalizado, puede llegar a nuevos grupos de usuarios y analizar las posibles ventajas que tendría para ellos. Dependiendo de su negocio, el estilo y el contenido de estos correos electrónicos variarán mucho. Sin embargo, la línea directa común en estos nuevos correos electrónicos de clientes potenciales es que está demostrando la efectividad de su producto o servicio para ese cliente en particular.

Del mismo modo, puede nutrir clientes potenciales a través del correo electrónico, aprovechando el canal abierto para enviar mensajes personalizados directamente a las bandejas de entrada de sus nuevos clientes. Como el correo electrónico es un formato altamente rastreable, también puede integrar marcadores de seguimiento y rendimiento en estos correos electrónicos. Al administrar su departamento de marketing, podrá ver sus tasas de éxito con el marketing por correo electrónico y brindarles la información que necesitan para analizar las tasas de apertura de correo electrónico, las tasas de clics y las conversiones.

Con el tiempo, puede nutrir sus flujos de correo electrónico salientes en un poderoso sistema para adquirir nuevos clientes potenciales.

Uso del correo electrónico para la comunicación interna

Por lo general, si bien el correo electrónico es una herramienta eficaz para la comunicación interna, esta es en realidad una de las áreas que se usa menos. La mayoría de las empresas tendrán varios sistemas de comunicación interna diferentes, como una herramienta de mensajería instantánea junto con su correo electrónico. Para los empleados que están en el mismo equipo o departamento, un sistema de mensajería instantánea será más efectivo para la comunicación del día a día.

El correo electrónico resulta útil cuando su empresa se centra en la comunicación interdepartamental. Si un miembro del equipo necesita ponerse en contacto con alguien con quien no tiene muchas razones para hablar regularmente, entonces el correo electrónico proporciona un nivel de formalidad que se espera en el mundo de los negocios.

Del mismo modo, cuando tenga conversaciones internas importantes, como aquellas con un gerente o con un representante de recursos humanos, siempre es una buena idea hacerlo por correo electrónico. Con el correo electrónico, tendrá un registro permanente de las conversaciones que haya tenido, lo que ayudará a crear un registro en papel para el futuro.

Mejores prácticas para aumentar la efectividad de sus correos electrónicos

Para facilitar una mejor comunicación por correo electrónico, siempre debe esforzarse por seguir las mejores prácticas establecidas. Además, su empresa puede tener guías de estilo en lo que respecta a la comunicación externa por correo electrónico, que también puede tener en cuenta.

Estas son algunas de las prácticas más importantes que puede seguir para aumentar la eficacia de sus correos electrónicos:

• Mantenga los correos electrónicos cortos: teniendo en cuenta el hecho de que las personas reciben más de 100 correos electrónicos por día, siempre es mejor mantener sus correos electrónicos breves y agradables. Si bien se agradecen las bromas, no desperdicie demasiado espacio antes de llegar al propósito de su correo electrónico. La gente apreciará que llegue al núcleo de por qué está enviando el correo electrónico lo antes posible.
• Use firmas de correo electrónico: las firmas de correo electrónico son un espacio adicional que puede adjuntar a todas sus comunicaciones salientes que brindarán más información al destinatario. Mediante el uso de plantillas para firmas de correo electrónico, podrá crear rápidamente un estilo de correo electrónico único para su empresa y asegurarse de que está enviando comunicaciones por correo electrónico coherentes a todos.
• Implemente enlaces salientes: otra forma impactante de obtener más de sus correos electrónicos es incluir enlaces salientes, ya sea en el texto de su correo electrónico o dentro de su firma de correo electrónico. Estos enlaces salientes le permitirán compartir más información con el destinatario, lo que le permitirá perfeccionar el propósito de ese correo electrónico en mayor medida.

Aunque no es una lista exhaustiva, estas ideas centrales le darán la esencia de cómo puede maximizar los beneficios de cada correo electrónico que envíe. Afortunadamente, muchas de estas mejores prácticas simplemente se enfocan en optimizar sus mensajes, empaquetando más en un espacio más pequeño. Con eso en mente, podrá elaborar continuamente mejores correos electrónicos y aumentar su recepción positiva.

Pensamientos finales

La comunicación por correo electrónico es una de las formas más efectivas de hacer negocios. Ya sea que esté contactando a un nuevo cliente potencial, discutiendo con compañeros de trabajo o simplemente creando un registro en papel de ideas y fechas específicas para mirar hacia atrás, el correo electrónico realmente puede hacerlo todo.

Al comprender las diferentes formas en que puede usar la comunicación por correo electrónico, puede optimizar todas las comunicaciones salientes e impulsar el progreso de su empresa. Con el tiempo, el correo electrónico se convertirá en la fuerza central de conexión, expansión y perfeccionamiento dentro de su empresa. Es decir, si lo fomenta como un fuerte frente de comunicación y permite que el correo electrónico se convierta en la herramienta efectiva que puede ser.