Cómo elegir un proveedor de VoIP

La mayoría de las empresas, que van desde los centros de llamadas hasta las nuevas empresas, están pensando en reemplazar su servicio telefónico existente con un sistema telefónico de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) o ya han comenzado a hacerlo. Hay una variedad de razones para hacer el cambio, y las empresas que ya han adoptado estos sistemas pueden dar fe de ello. Este artículo cubrirá algunos aspectos de cómo elegir el mejor proveedor de servicios de VoIP.

Criterios para elegir un proveedor de VoIP

Un sistema de telefonía VoIP proporciona más que un simple servicio telefónico a sus usuarios. Estas plataformas se pueden usar para comunicación por video, mensajería instantánea con colegas y más. Debido a ese rico conjunto de funciones, debe tener una larga lista de criterios a considerar al seleccionar su herramienta de VoIP.

En este artículo, cubriremos las siguientes secciones:

• Escribir sus requisitos
• Costos Involucrados
• Funciones disponibles
• Atención al cliente
• Integraciones de terceros
• Seguridad VoIP
• Tiempo de actividad de VoIP
• Desglose del proveedor de VoIP
• Preguntas frecuentes

Pero primero: escriba sus requisitos

Debido a que hay tantas cosas a considerar al seleccionar un teléfono VoIP, es importante anotar los requisitos que está buscando. Cambiar de un servicio telefónico tradicional como un teléfono fijo a una plataforma de VoIP es un gran paso. Considere qué elementos son absolutamente esenciales para usted en un sistema de telefonía. Aquí hay algunas razones por las que podría considerar cambiar a un sistema telefónico VoIP:

• Los sistemas telefónicos VoIP reducen significativamente el costo de un sistema PSTN.
• Esta tecnología le ofrece una plataforma de comunicaciones todo en uno.
• El servicio telefónico VoIP ofrece un servicio mejorado para teléfonos celulares y otros dispositivos móviles que PSTN no puede proporcionar.
• Estas plataformas ofrecen tecnología avanzada con una curva de aprendizaje insignificante.
• Puede ajustar la cantidad de puestos en una herramienta de VoIP para adaptarse fácilmente a la escala cambiante de su negocio.

Eso podría incluir reducir el costo de la factura telefónica de su empresa y tener una cierta cantidad de líneas telefónicas que necesita. Pero no tengas miedo de ir más allá. Piense en las características que le faltan a su PSTN y cómo una plataforma de VoIP puede ayudar a llenar el vacío. Escribir todos estos requisitos te ayudará a mantenerte organizado y garantizar que no te pierdas nada que sea importante para ti.

Costos Involucrados

El precio será un componente importante en la selección de un proveedor adecuado para usted. Sin embargo, el precio más bajo puede no ser siempre el mejor precio, ya que factores como la calidad del servicio, la atención al cliente, las opciones del plan de servicio y otros deben influir en la decisión final para un proveedor de VoIP. Aquí hay un desglose de las diversas tarifas asociadas con los teléfonos comerciales de VoIP.

Precio Por Instalación

Un teléfono PSTN tradicional se basa en cables de cobre que conectan su sistema a los proveedores de servicios telefónicos. Dado que un sistema de VoIP se conecta a través de Internet, no debería haber ninguna tarifa o un cargo muy pequeño en lo que respecta a la instalación. A lo sumo, es posible que solo espere una tarifa de activación de cuenta. Sin embargo, esto sería un cargo único en su cuenta.

Precio por usuario

Puede esperar que una línea de VoIP cueste entre $20 y $30/mes/usuario. Funciones básicas como llamadas salientes ilimitadas (generalmente para EE. UU. y Canadá), minutos gratuitos, asistente automático, desvío de llamadas, identificador de llamadas, llamada en espera, grabación de llamadas, llamada por usuario y más. Su PBX probablemente le dará la opción de pagar de forma anual o mensual.

Cuotas adicionales

Las mayores tarifas asociadas con el servicio de VoIP son definitivamente los cargadores de instalación y precio por usuario. Pero aquí hay algunas otras tarifas con las que puede encontrarse:

• Minutos gratuitos : es probable que su plan incluya minutos gratuitos, pero es posible que no sean ilimitados. Entonces, si supera la cantidad asignada, se le cobrará.
• Hardware de VoIP : es posible que deba comprar hardware adicional para su nuevo sistema telefónico, como un teléfono nuevo o un adaptador de teléfono analógico.
• Actualización de planes : si decide que el plan de VoIP que elige no se ajusta a sus necesidades comerciales, puede actualizar al siguiente nivel. Pero, por supuesto, debe esperar un precio más alto con eso.

Funciones VoIP

Características estándar

Esto puede ser una obviedad, pero es importante asegurarse de que la plataforma que seleccione tenga las características y capacidades de VoIP que necesita. Pero si no está seguro de lo que debe tener en cuenta, aquí hay algunas características que debe considerar y por qué son importantes:

• • • Operador automático: un operador automático es un sistema de menú que utiliza indicaciones de voz automáticas para ayudar a las personas que llaman a dirigirse al agente o departamento correcto. Esto le ahorrará tiempo y dinero a su equipo, ya que puede reemplazar a una recepcionista en vivo.
    • Desvío de llamadas : con esta función, las llamadas de sus clientes nunca quedarán sin respuesta. Un sistema de VoIP le permitirá desviar una llamada a otra extensión oa un número de teléfono diferente por completo.
    • Análisis de llamadas : esto le permite recopilar datos como métricas de sesiones de llamadas, tendencias de comportamiento, rendimiento de los agentes y más. De esa manera, puede usar la información para tomar decisiones basadas en datos.
    • Softphone : una aplicación de softphone le permite realizar una llamada o enviar un mensaje en cualquier dispositivo habilitado para Wi-Fi. De esa manera, puede tomar sus conversaciones sobre la marcha.
    • Mensajería de texto comercial : los sistemas VoIP le permiten enviar mensajes SMS directamente desde la plataforma. A veces, una determinada situación requiere un mensaje de texto en lugar de una llamada, por lo que de esta manera no tendrá que alternar entre plataformas para hacerlo.
    • Correo de voz a texto : esta función transcribe sus correos de voz y los envía a su teléfono como un mensaje de texto SMS.
    • Videoconferencia : los sistemas telefónicos VoIP suelen ofrecer una herramienta de chat de video para que pueda colaborar con clientes y colegas de la manera más conveniente posible.

Características avanzadas

Dado que las plataformas de telefonía VoIP ofrecen más que un simple servicio telefónico, vale la pena aprovechar algunas de las características más avanzadas que estas herramientas tienen para ofrecer. Esto incluye funciones de VoIP como inteligencia artificial, análisis de llamadas, sistemas IVR e integraciones nativas de terceros. Sin embargo, cuanto más avanzadas sean las funciones que busca, mayor será el precio que pagará la mayor parte del tiempo.

Los proveedores de VoIP variarán en la forma en que cobran a los usuarios por planes más avanzados. Muchas plataformas ofrecerán funciones más avanzadas a medida que se mueva hacia abajo dentro de sus opciones de planes de precios pagados. Otros proveedores, como Nextiva y Telnyx, ofrecen la opción de comprar funciones específicas a la carta. De esa manera, solo paga por las funciones que necesita.

Atención al cliente

Las comunicaciones vitales con clientes y colegas pasan por su herramienta VoIP. Entonces, si algo sale mal, querrás asegurarte de que se solucione de inmediato. Algunos proveedores ofrecen soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana mediante la subcontratación de su soporte al cliente durante ciertas horas del día. La mayoría de los otros proveedores de VoIP ofrecen soporte telefónico durante el horario comercial normal

Tener soporte al cliente disponible cuando lo necesite es extremadamente importante para VoIP tanto residencial como comercial. Por lo tanto, saber qué tipo de apoyo recibirá y cuándo puede esperar recibirlo es definitivamente algo que debe saber. Aquí hay algunos otros factores que debe buscar en la oferta de servicio al cliente de un proveedor de VoIP:

Simplicidad : además de enrutar las llamadas a múltiples agentes, el tiempo de espera durante una llamada es algo que los usuarios deberían buscar para reducir tanto como puedan.

Representantes en vivo : un representante en vivo es una opción de soporte ideal para buscar, ya que están disponibles para hablar sobre los problemas con usted. Hablar con una persona facilitará que ambas partes elaboren y expliquen cuando sea necesario.

Opciones de autoservicio : una sólida oferta de servicio al cliente le brindará más que la capacidad de chatear con un representante. Esto incluye portales en línea, tutoriales en video, preguntas frecuentes y/u otras alternativas basadas en la web.

Integraciones de terceros

Una de las mayores ventajas de una herramienta de VoIP es que a menudo vienen con integraciones de terceros incorporadas. Como su herramienta de VoIP está destinada a estar en el centro de su comunicación diaria, se sincronizan con las herramientas que usa con frecuencia. Aquí hay algunas integraciones que puede esperar:

CRM : muchas soluciones de VoIP se integrarán con su herramienta de CRM para que pueda realizar un seguimiento de los datos necesarios de sus llamadas telefónicas. Esta integración también puede permitir una mejor experiencia del cliente, ya que la plataforma puede conectar a su agente con el perfil de la persona que llama y, a veces, incluso crea automáticamente un nuevo ticket de soporte con información sobre esa llamada.

SMS y fax : la mayoría de las plataformas de VoIP tienen funciones de SMS y fax integradas en la plataforma. Pero si no tienen esa funcionalidad, su herramienta debe integrarse con una plataforma de fax y SMS de terceros.

Software de correo electrónico : al sincronizar su herramienta de correo electrónico con su sistema de VoIP, podrá aprovechar el correo electrónico y la administración de llamadas. Por ejemplo, la integración de Microsoft Outlook con su herramienta VoIP significa que puede recibir archivos de audio desde su herramienta VoIP directamente a su correo electrónico.

Integraciones de almacenamiento en la nube : una herramienta de VoIP debe integrarse fácilmente con una herramienta de almacenamiento en la nube como Dropbox o Google Cloud para que pueda mantener segura la grabación de su teléfono. De esa manera, puede permanecer protegido contra cosas como el fraude y las demandas.

Antes de seleccionar su plataforma de VoIP, asegúrese de que su herramienta tenga estas integraciones o las que necesite. También puede estar atento al software VoIP que proporciona integraciones de API de terceros para que pueda personalizar su herramienta según sea necesario.

Seguridad VoIP

Como se ejecuta a través de Internet, el servicio de VoIP está sujeto a ciertas vulnerabilidades del sistema. Debido a eso, sus datos son técnicamente susceptibles de interceptación o violación. Eso significa que es vital que busque un proveedor de VoIP que haga un esfuerzo extra para tomar medidas de seguridad para proteger los datos de los clientes.

La forma más efectiva de garantizar que las llamadas sean seguras es a través del cifrado de alto nivel. Esto se refiere al proceso de convertir los datos de las llamadas en una versión codificada que solo se puede decodificar con una clave descriptiva.

Otro indicador de una sólida seguridad en un proveedor de VoIP es si tienen múltiples centros de datos en diferentes ubicaciones. Múltiples servidores dentro de un centro de datos dan como resultado la redundancia del servicio, lo que significa que un servidor puede hacerse cargo si otro falla. Lo mismo ocurre con los centros de datos. Si un proveedor de VoIP tiene más de un centro de datos dentro de una ubicación, uno puede hacerse cargo si otro falla.

Aquí hay algunas otras cosas a las que debe estar atento:

• Auditorías de centros de datos
• Autenticación multifactor
• Gestión avanzada de cuentas

Los proveedores de VoIP deben ofrecer y anunciar medidas de seguridad para cada uno de sus planes disponibles. Puede esperar características de seguridad más avanzadas cuanto más suba en el nivel del paquete de un proveedor. Solo asegúrese de seleccionar un plan que ofrezca una cantidad adecuada de seguridad para el nivel de datos e información confidencial con la que trabajará.

Tiempo de actividad de VoIP

El tiempo de actividad se refiere al porcentaje de tiempo que su servicio de VoIP está en línea y funcionando. Ningún proveedor puede garantizar el 100% de tiempo de actividad. Dado que VoIP se ejecuta a través de Internet, las interrupciones inesperadas son inevitables. La mayoría de los proveedores normalmente pueden prometer un tiempo de actividad de alrededor del 99,9%.

Eso puede parecer un número sólido pero, como dijimos anteriormente, la cantidad de dígitos después de ese decimal indicará una diferencia significativa en el tiempo de actividad. Por ejemplo, normalmente, el 99,999 % del tiempo de actividad equivale a 5,26 minutos de tiempo de inactividad no programado al año; El 99,99% equivale a 52,56 minutos al año.

La diferencia entre esos números es enorme, por lo que es importante verificar qué porcentaje de tiempo de actividad puede garantizar su proveedor, hasta ese último decimal. Si el porcentaje de tiempo de actividad no incluye los tiempos de mantenimiento y actualización, es posible que esté viendo más tiempo de inactividad, además del porcentaje.

También es importante preguntarle a su proveedor de VoIP cuándo suele fallar el servicio, ya sea los fines de semana o fuera del horario de atención. Eso podría marcar una gran diferencia para sus clientes.

Aquí hay algunas cosas a considerar antes de hacer el cambio:

• Presupuesto : esta debería ser una de las primeras cosas que debe considerar. Antes de vincularse a un proveedor de VoIP, asegúrese de que el plan adecuado se ajuste a su presupuesto.

• Funciones : confirme que el proveedor que elija tenga las funciones exactas que necesita.

• Seguridad : asegúrese de seleccionar un servicio que cifrará sus comunicaciones.

• Escalabilidad : si anticipa que su negocio crecerá en un futuro cercano, es importante escalar su plataforma junto con él.

• Fiabilidad : quiere asegurarse de que la herramienta que utiliza pueda ofrecerle un servicio fiable. Podría ser perjudicial para su negocio si su servicio cae constantemente.

Desglose de proveedores populares de VoIP

Ahora que sabe qué buscar en un proveedor de VoIP, aquí hay un desglose completo de algunos de los principales proveedores de VoIP en el mercado.

Nextiva

Nextiva es una plataforma todo en uno en la nube que ofrece comunicación comercial, colaboración y servicio al cliente. Entre sus impresionantes funciones, Nextiva ofrece una de las sólidas herramientas de generación de informes que puede encontrar en un sistema de VoIP. Proporciona a sus usuarios inteligencia comercial y análisis de voz. Los usuarios pueden crear informes y paneles filtrados por temas como el tema de la llamada y el agente.

Ventajas y desventajas de Nextiva

Aquí hay un vistazo a lo que dicen los comentarios de los usuarios de Nextiva sobre la herramienta.

RingCentral

RingCentral es una plataforma de comunicaciones en la nube diseñada para ayudar a las empresas a simplificar la correspondencia entre clientes y colegas. La plataforma tiene un sistema telefónico impresionante y fue nombrada como el Mejor Sistema Telefónico de 2019 de Finances Online.

La plataforma permite a los administradores seleccionar entre más de 200 códigos de área local para sus números comerciales y realizar llamadas ilimitadas a EE. UU. y Canadá. También puede aprovechar las funciones de llamadas específicas, como la detección de llamadas, el desvío de llamadas y el intercambio de llamadas.

Pros y contras de RingCentral

Aquí hay un vistazo a lo que dicen los comentarios de los usuarios de RingCentral sobre la herramienta.

Saltamontes

Grasshopper es un sistema telefónico comercial que es ideal para pequeñas empresas. Ofrecen funciones como la transcripción del correo de voz y la transferencia de números para ofrecer a sus clientes un alto nivel de eficiencia. El proveedor de VoIP también ofrece integración de Gmail y mensajes de texto comerciales para garantizar que la comunicación sea lo más fácil posible.

Pros y contras del saltamontes

Aquí hay un vistazo a lo que dicen los comentarios de los usuarios de Grasshopper sobre la herramienta.

cinco9

Five9 es un centro de contacto en la nube dedicado a mejorar la experiencia del cliente. La plataforma ofrece funciones para mejorar la experiencia de llamadas de los clientes. Ofrecen marcación automática, lo que hace que la plataforma llame automáticamente al siguiente número de la lista. También puede aprovechar la marcación progresiva, que solo conecta a los agentes con los clientes potenciales que respondieron previamente a la línea.

Pros y contras de Five9

Aquí hay un vistazo a lo que dicen las opiniones de los usuarios de Five9 sobre la herramienta.

Vonage

Vonage está diseñado para hacer que las comunicaciones sean más flexibles, inteligentes y personales. Ofrecen una gran cantidad de excelentes funciones de comunicaciones unificadas para hacerlo posible. Los conjuntos de funciones se dividen en diferentes categorías, como colaboración, flexibilidad y movilidad. Puedes aprovechar el cambio de llamada, el monitoreo de llamadas, el panel de control de Vonage y más.

Ventajas y desventajas de Vonage

He aquí un vistazo a lo que dicen las reseñas de los usuarios de Vonage sobre sus precios y planes.

El resultado final: no puede equivocarse con VoIP

Al final del día, VoIP hace que las comunicaciones de su empresa sean más eficientes y rentables, al tiempo que ofrece excelentes funciones en el camino. Hay una serie de excelentes opciones en el mercado, por lo que siempre que esté al tanto de lo que necesita en un sistema telefónico comercial, no puede equivocarse con la opción que elija. Si desea obtener más información sobre lo que debe tener en cuenta en un sistema telefónico de oficina pequeña, eche un vistazo a nuestras 8 mejores opciones.