Cómo colaborar mejor cuando se trabaja de forma remota

Publicado: 2022-07-19

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En los últimos años, los trabajadores se han acostumbrado a trabajar de forma remota, ya sea desde su casa o desde su cafetería local. Hay beneficios claros en este tipo de arreglo, incluida la capacidad de planificar mejor su día, la independencia que le brinda y la eliminación de ese viaje diario largo y estresante. Aún así, también hay desventajas claras, incluida la falta de interacción con sus colegas, que a menudo puede conducir a avances en su trabajo. Para mitigar este inconveniente en particular, esta guía trata sobre cómo puede interactuar y colaborar mejor en línea.

Mensajería instantánea

Si aún no utiliza un servicio de mensajería instantánea específico para el trabajo, este es el momento de invertir en uno. Aquí hay algunas opciones principales, en forma de Slack o Microsoft Teams, que realizan el trabajo de hacer que su equipo se comunique perfectamente. A menudo, un mensaje instantáneo se responde mucho antes que un correo electrónico y ayudará a su equipo a resolver pequeños problemas más rápido, mientras colaboran juntos en chats grupales.

La mayoría de los servicios de mensajería instantánea también tienen una función de llamada en conferencia que puede ayudar a sus equipos a discutir problemas rápidamente o reunirse para una conversación matutina sobre el trabajo establecido para el día siguiente. Dado que trabajar desde casa puede hacer que sus equipos se sientan aislados o solos, el uso de una función de chat de equipo puede ayudarlos no solo a colaborar mejor, sino también a ponerse al día y conversar, como lo harían con el enfriador de agua en la oficina.

Documentos colaborativos

La gestión de documentos es una gran responsabilidad para su personal mientras trabajan desde casa. Poder colaborar con esos documentos es importante. La capacidad de revisar rápidamente el trabajo de los demás, o de trabajar en el mismo documento al mismo tiempo en línea, puede ayudar a sus trabajadores a trabajar más rápido y con un mayor grado de precisión. Compartir documentos colaborativos también es la forma en que podrá ver el trabajo de su personal a lo largo del día.

Hay varias plataformas que ofrecen este servicio, algunas de las cuales son proporcionadas por los gigantes del software como Google y Microsoft, mientras que otras están más adaptadas a diferentes tipos de negocios. Debe seleccionar el software que utiliza en función de su utilidad general para su empresa y lo fácil que es para su personal aprender y utilizar sin tener que pasar por una formación previa.

Gestión de documentos

Además de trabajar en documentos en equipo, también querrá que su equipo tenga acceso a toda la información, los documentos y los recursos que necesitan para realizar su trabajo con habilidad y agilidad. Eso significa usar algún tipo de administrador de documentos para ayudarlo a realizar un seguimiento de todo su trabajo y encontrar recursos con facilidad. Utilice la plataforma de gestión de activos digitales DAM para lograrlo, con todos sus documentos más importantes fácilmente accesibles, basados ​​en la nube, para que su personal los tenga en caso de necesidad.

Hay varios beneficios al usar un programa DAM para las necesidades de diferentes departamentos. Por ejemplo, un departamento de marketing que tenga acceso a todo su material de marketing anterior puede ayudarlo a diseñar nuevas campañas más rápido. Los equipos financieros pueden tener acceso a todos sus libros de registro de meses y años anteriores. El acceso a la información importa. Esto es fundamental para el funcionamiento eficaz de su negocio cuando los empleados trabajan desde casa.

Sistemas

Si bien los consejos anteriores son todos de naturaleza práctica y dependen de que se comprometa con el tipo de software adecuado en el mercado, también hay sistemas que puede implementar para ayudar a su personal a trabajar en línea de manera más efectiva. Estos incluyen reuniones diarias para garantizar que todos estén en la misma página, y salas de reuniones individuales o citas para tomar un café para ayudar a su personal a conocerse entre sí y para ayudarlo a comunicarse con el personal que podría estar viendo una vez por semana o menos.

Estos podrían seguir siendo informales, pero podría ser más útil para usted programar reuniones periódicas con su personal y fomentar los momentos del día en los que todo su personal debe tener conversaciones entre sí, ya sea sobre el trabajo o sus actividades de fin de semana. Estas conversaciones pueden generar nuevas ideas, airear frustraciones y ser una plataforma útil para brindar comentarios sobre el desempeño de su equipo.

incentivos

Cuando los trabajadores están en la oficina, generalmente se espera que estén en sus escritorios entre dos horas, a menudo de 9 a 5. Eso significa que, incluso si un trabajador ha terminado técnicamente su trabajo del día, se sentirá obligado a permanecer en su silla de oficina hasta la hora habitual de fichar. Uno de los beneficios del trabajo remoto es que su personal puede fichar temprano sin sentir la presión de estar presente en la oficina, lo cual es una excelente manera de incentivar el trabajo más duro y rápido.

Establezca una política empresarial, si es posible, que establezca objetivos diarios para sus trabajadores. Si alcanzan esos objetivos, debe permitir que sus trabajadores se tomen el resto del día libre. Esto a menudo significará que los trabajadores terminan aproximadamente media hora antes de la hora de salida programada, pero el personal reconocerá y apreciará la flexibilidad que les está otorgando aquí, especialmente aquellos con familias que criar en casa.

Técnicas de Gestión

Cuando diriges un equipo desde casa, es natural sentirse como en el mar. Lo que ha aprendido acerca de la gestión hasta la fecha habrá sido todo acerca de las reuniones cara a cara y sacar lo mejor de su personal cuando trabajan juntos en un entorno de oficina. Cambiar su técnica para administrar personas en el espacio en línea puede parecer abrumador, como lo han compartido muchos gerentes en el transcurso de los últimos dos años.

Aún así, ciertamente es posible administrar equipos de manera efectiva desde casa. Solo necesitará adaptar su técnica, ajustando su enfoque para que pueda motivar a sus trabajadores, brindándoles retroalimentación sobre su desempeño sin reunirse con ellos en su oficina. Lea en línea algunos de los consejos brindados por gerentes que durante mucho tiempo se han ocupado de equipos en un entorno remoto para aprender cómo puede ajustar su enfoque para administrar equipos a distancia.

Ahí lo tiene: algunos consejos clave para ayudar a su equipo a trabajar en colaboración cuando trabajan desde casa.