Cómo crear el seminario web de capacitación perfecto para equipos remotos

Las herramientas de chat messenger, videollamadas y colaboración en equipo agilizan la comunicación entre empleados remotos a través de conversaciones cara a cara en tiempo real.

Dado el aumento actual en el trabajo remoto debido al COVID-19, ahora es algo común entrevistar a candidatos, organizar reuniones de equipo y editar archivos a través de video.

Los seminarios web son para algo más que hacer ventas o crear conciencia de marca. Ahora, las empresas inteligentes ven el software de seminarios web como una herramienta valiosa para la comunicación interna masiva, especialmente cuando se trata de capacitación en línea para los miembros del equipo.

Los seminarios web de capacitación garantizan que todos los miembros de su equipo tengan una comprensión clara de las políticas de recursos humanos, el software de la empresa, los nuevos productos, el lenguaje/técnicas de ventas y más. También enriquecen el desarrollo profesional y personal.

• ¿Qué es la capacitación en seminarios web?
  • ¿Por qué usar seminarios web para capacitar a los empleados?
  • Ventajas y desventajas de los seminarios web de capacitación
  • Temas comunes de los seminarios web de capacitación
• Cómo crear un seminario web de capacitación exitoso en 10 pasos
  • Paso 1: divide el contenido en subtemas
  • Paso 2: Decida sobre los anfitriones, oradores y panelistas
  • Paso 3: Evalúe los seminarios web en vivo frente a los pregrabados
  • Paso 4: Realice encuestas de empleados y recursos humanos
  • Paso 5: Desarrolle paquetes complementarios para seminarios web
  • Paso 6: Decida sobre ayudas visuales y herramientas
  • Paso 7: Desarrolle un proceso de registro y seguridad
  • Paso 8: organice una carrera de práctica
  • Paso 9: Cree una encuesta de seguimiento
  • Paso 10: elija el software de seminario web adecuado
• Características clave del software de seminario web
• Las 5 mejores herramientas para seminarios web
  • Seminarios web de vídeo Zoom
  • GoToWebinar
  • Eventos de Cisco Webex
  • Seminario web de RingCentral
  • Tormenta en vivo
• Software de conferencias web frente a herramientas de seminarios web para la formación de equipos

¿Qué es la capacitación en seminarios web?

La capacitación de seminario web es un seminario basado en la web que, a diferencia de una videollamada compacta o una conferencia web, permite a los anfitriones conectarse con cientos o incluso miles de asistentes y/o empleados simultáneamente. Piense en ello como una conferencia interna virtual a gran escala en vivo o pregrabada basada únicamente en temas relacionados con la capacitación de los empleados.

Al igual que los seminarios en persona, los seminarios web de capacitación usan presentaciones de diapositivas, oradores invitados, pantalla compartida, sesiones de preguntas y respuestas, videos y otras ayudas para mantener a los asistentes interesados.

¿Por qué usar seminarios web para capacitar a los empleados?

Las empresas utilizan los seminarios web para presentar directamente sus productos y servicios a los clientes potenciales y obtener información sobre su mercado objetivo. A veces, venden seminarios web como un producto B2B.

En lugar de capacitar y volver a capacitar a los miembros del personal individualmente, en grupos más pequeños o por ubicación, aproveche la oportunidad que brindan los seminarios web de recursos humanos para aclarar la confusión, comprender y mitigar los puntos débiles de los empleados y establecer expectativas claras en toda la empresa.

Los seminarios web permiten que el personal de recursos humanos, los gerentes de contratación y cualquier otra persona involucrada en el aprendizaje y el desarrollo de los empleados creen programas reutilizables de capacitación y cultura empresarial, lo que les permite estar más disponibles para ayudar con las tareas inmediatas.

Ventajas y desventajas de los seminarios web de capacitación

Los seminarios web pueden ahorrarle mucho dinero a su empresa al eliminar los costos de viaje, los gastos de catering y las tarifas de alquiler de espacios. Pero si se hace incorrectamente, se siente impersonal y frustrante para los miembros de su equipo.

ventajas

• Económico
• Ahorradores de tiempo
• Ofrezca flexibilidad a los empleados
• Mejorar la disponibilidad del personal de recursos humanos y capacitación
• Aumentar el trabajo en equipo entre los trabajadores remotos
• Ofrece proactividad con respecto a futuras posibles confusiones.
• Permite a los gerentes identificar líderes potenciales
• Presenta a los empleados a los gerentes y superiores.
• Mejora la colaboración entre múltiples sucursales/ubicaciones

Contras

• Difícil de medir con precisión el compromiso
• El software insuficiente hace que los seminarios web de capacitación no tengan sentido
• Posibilidad de dificultades técnicas
• Desafío para coordinar seminarios web en vivo en múltiples zonas horarias
• Posibilidad de preguntas pasadas por alto
• Se siente abrumador e interminable si está mal diseñado
• Falta de comunicación en persona.

Temas comunes de los seminarios web de capacitación

Así como el formato de seminario web permite a las empresas explicar los servicios y productos a los consumidores, también brinda a los equipos y gerentes de recursos humanos la oportunidad de cubrir una amplia gama de temas en una sola reunión de toda la empresa.

Algunos de los temas de seminarios web de capacitación más populares incluyen:

• Incorporación de empleados
• Políticas de Recursos Humanos
• Ventas
• Software
• Cumplimiento
• Servicio al Cliente
• Demostración de producto
• Cultura de empresa y marca

• Procedimientos y políticas de emergencia

Cómo crear un seminario web de capacitación exitoso en 10 pasos

Cualquier tipo de gestión de empleados remotos a través de un seminario web requiere una planificación detallada para llevarse a cabo.

Pero si lo hace bien, podrá utilizar los materiales y las grabaciones en el futuro.

Siga la siguiente guía paso a paso para crear un seminario web de capacitación que funcione tanto para trabajadores en la oficina como remotos.

Paso 1: divide el contenido en subtemas

El primer paso es dividir el contenido que desea cubrir en subtemas fáciles de morder.

Los estudios muestran que solo el 10 % de los asistentes piensa que una hora es una duración adecuada para un seminario web. Por lo tanto, si está capacitando a los miembros del equipo sobre temas más extensos, lo mejor que puede hacer es dividir el contenido en sesiones de 30 a 45 minutos.

Por ejemplo, si está organizando un seminario web de recursos humanos, los subtemas incluirán:

• Marca/historia de la empresa
• Beneficios y compensación
• Vacaciones/PTO
• Diversidad e inclusión
• Política de acoso sexual
• Procedimientos de notificación

Varias sesiones a pedido más cortas o pregrabadas son mucho más efectivas que un solo seminario web agotador. Además, las subsecciones hacen que sea mucho más fácil para los trabajadores remotos encontrar el tema específico que necesitan revisar en el futuro.

Paso 2: Decida sobre los anfitriones, oradores y panelistas

Tener una lista de subtemas facilita la asignación de partes específicas del seminario web a los miembros del equipo más calificados para hablar sobre ellos.

Al elegir anfitriones y coanfitriones, oradores y panelistas, concéntrese en la diversidad tanto en la demografía como en los títulos de trabajo.

Cuando se trabaja con un equipo principalmente remoto, estos seminarios web de capacitación son una oportunidad para presentarles a los líderes a los miembros del equipo que normalmente no tendrían la oportunidad de conocer, y viceversa.

Invite a oradores invitados de fuera de su empresa para dar un discurso de apertura o para capacitar a los miembros del equipo sobre cómo usar cierto software.

Paso 3: Evalúe los seminarios web en vivo frente a los pregrabados

Luego, considere si el tema del seminario web sería mejor presentado a una audiencia en vivo o pregrabado y disponible a pedido.

Resista la tentación de optar siempre por pregrabar para ahorrar tiempo. Los temas como la capacitación en software son mucho más efectivos cuando se presentan en un formato interactivo en vivo que permite a los miembros del equipo hacer preguntas en tiempo real. Además, siempre puede grabar seminarios web en vivo que tengan contenido permanente para uso futuro.

Sin embargo, cosas como las vacaciones de la empresa o las políticas de redes sociales son sencillas y pueden grabarse previamente. Si realiza seminarios web pregrabados, asegúrese de que los miembros del equipo tengan un formulario claro o un espacio para hacer preguntas.

Paso 4: Realice encuestas de empleados y recursos humanos

Cree una encuesta para sus empleados y representantes de recursos humanos antes de finalizar el esquema de su seminario web. Esto le permite identificar claramente las áreas problemáticas y comprender los formatos y las herramientas que su equipo encontrará más efectivos.

Además, involucrar a los miembros del equipo en el proceso de diseño del seminario web de capacitación los hace más entusiastas tanto para asistir como para mantenerse comprometidos.

Paso 5: Desarrolle paquetes complementarios para seminarios web

Los materiales complementarios brindan a los empleados documentos para consultar después de que finalice el seminario web. Refuerzan los puntos clave cubiertos y brindan a los asistentes algo para seguir durante el seminario web.

Los materiales complementarios incluyen:

• Paquetes de bienvenida para empleados
• Copias impresas de las políticas de la empresa.
• Instrucciones de software escritas
• Copias de tablas, gráficos y puntos de datos utilizados en presentaciones
• libros de trabajo
• Normativas de cumplimiento

Paso 6: Decida sobre ayudas visuales y herramientas

Al igual que con las reuniones y presentaciones de oficina estándar, los seminarios web también se mejoran con el uso de ayudas visuales.

Decida cómo utilizará funciones como chat messenger, PowerPoint, herramientas de preguntas y respuestas, uso compartido de pantalla, carga de archivos y encuestas en vivo en su seminario web.

Paso 7: Desarrolle un proceso de registro y seguridad

Especialmente si cubrirá políticas y datos confidenciales de la empresa, es su responsabilidad asegurarse de que su seminario web sea seguro.

Esto comienza con la creación de un proceso de registro.

Para los cursos de capacitación de seminarios web, haga que el acceso sea solo por invitación y proteja su evento con contraseña. Aunque puede aprobar automáticamente a los inscritos en seminarios web, apruebe manualmente a los inscritos cuando realice un seminario web interno.

Habilite los controles de anfitrión necesarios, como la capacidad de agregar/eliminar miembros del seminario web, funciones de silenciar/reactivar el silencio y límites para compartir pantalla.

Paso 8: organice una carrera de práctica

Especialmente si planea crear un programa de capacitación grabado para usarlo como parte de su proceso de incorporación, haga una prueba con otros presentadores.

De esta manera, te sentirás más cómodo con el material que estás cubriendo y estarás preparado para cualquier dificultad técnica. También estará más familiarizado con funciones como la pizarra, las encuestas y el uso compartido de pantalla.

Grabe seminarios web de práctica para evaluar las áreas que necesitan mejoras.

Paso 9: Cree una encuesta de seguimiento

Su trabajo no está terminado una vez que finaliza el seminario web. Debe hacer un seguimiento de los asistentes para crear una encuesta que evalúe la eficacia del seminario web.

Las buenas preguntas de la encuesta de seguimiento incluyen:

• ¿Fue el seminario web una forma eficaz de aprender?
• ¿Experimentó alguna dificultad técnica durante el seminario web?
• ¿Pudo mantener el enfoque durante el seminario web?
• ¿Siente que el seminario web lo preparó para explicar los materiales cubiertos a otros?
• ¿Cuáles fueron las principales fortalezas y debilidades del seminario web?

Algunos software de seminarios web incluso le permiten editar las grabaciones, de modo que pueda limpiar o agregar información adicional a las secciones que podrían haber sido más sólidas en función de los comentarios.

Paso 10: elija el software de seminario web adecuado

El aspecto más importante de su preparación es elegir el software que utilizará para organizar su seminario web.

Antes de comenzar su búsqueda, considere las funciones que necesitará para organizar su seminario web de manera efectiva.

Características clave del software de seminario web

El software de seminario web que seleccione tiene la mayor influencia sobre si su seminario web de recursos humanos será un éxito o no. Al comparar sus opciones, debe conocer las características más importantes que debe buscar antes de crear un seminario web.

Asegúrese de que el software que elija tenga las siguientes características:

• Seguimiento de atención/compromiso

• Capacidades de grabación/transcripción
• Compartir pantalla
• Votación
• herramientas de preguntas y respuestas
• Asistente adecuado y límites de tiempo
• Protección de contraseña
• Funciones silenciar/no silenciar
• Grabaciones a la carta
• Capacidad para eliminar/bloquear asistentes
• Compartición de archivos
• Mensajes de chat grupales y privados
• Subtítulos
• Capacidades de coanfitrión
• Recordatorios y notificaciones por correo electrónico
• Excelente calidad de video y audio
• Herramientas de informes de datos
• Integraciones de herramientas de comunicación
• Transmisión en vivo a través de Facebook, YouTube, etc.
• Levantamiento de manos virtual
• Pizarron
• Opciones de acceso telefónico

Las 5 mejores herramientas para seminarios web

Considere si desea un software de seminario web que venga con otras características de colaboración en equipo y conferencias web, o si prefiere tener una herramienta de seminario web independiente.

¿Sus necesidades serán satisfechas por una versión gratuita del popular software de seminarios web, o su empresa es más adecuada para un plan pago más sólido?

Seminarios web de vídeo Zoom

Aunque es mejor conocido por sus funciones de videollamadas y herramientas de aprendizaje a distancia, Zoom también tiene una aplicación de seminario web en video que permite un máximo de 100 panelistas interactivos de cámara web y hasta 10,000 asistentes a la sesión de capacitación del seminario web de solo lectura.

Es compatible con YouTube y Facebook Live y se integra con el popular software CMS para que pueda enviar fácilmente formularios de registro de marca a los miembros de su equipo. Los empleados pueden mirar e interactuar con los anfitriones y entre ellos a través de computadoras de escritorio, dispositivos móviles y computadoras portátiles, lo que hace que el aprendizaje electrónico sea más conveniente.

Tenga en cuenta, sin embargo, que no existe una versión gratuita de las herramientas de seminarios web de Zoom, aunque existe un plan gratuito para su función de videoconferencia estándar.

Las características adicionales de los seminarios web de Zoom Video incluyen:

• Seminarios web en vivo, a pedido, recurrentes y pregrabados
• Grabación automática de seminarios web
• Informes y análisis
• Integración con Salesforce, Marketo, Panopto y otras herramientas
• Dial-in global para más de 70 países (tarifas de peaje no incluidas)
• Seguimiento de compromiso/atención
• votación en vivo
• herramienta de preguntas y respuestas
• Compartir pantalla con un clic
• Subtítulos
• Levantamiento de manos virtual
• Mensajero de chat grupal y 1-1
• Soporte de zoom en vivo
• Silenciar/no silenciar
• Promocionar a los asistentes a panelistas
• Fuertes controles de host para evitar Zoombombing

GoToWebinar

La herramienta de colaboración en equipo GoToMeeting también ofrece GoToWebinar, que permite a los gerentes de recursos humanos y al personal de capacitación organizar en vivo, a pedido y pregrabado sin que los asistentes descarguen la herramienta para unirse a un evento.

Tiene una excelente integración de software y es compatible con Zapier, Salesforce, Infusionsoft, Leadpages y muchas herramientas de CRM. Aunque, al igual que Zoom Video Webinars, actualmente no hay planes gratuitos de GoToWebinar, los usuarios reciben una prueba gratuita de 7 días cuando se registran.

Los anfitriones que necesitarán hacer una gran cantidad de preparación, compartir la pantalla y compartir numerosos materiales de seminarios web con los asistentes estarán bien atendidos por las características de planificación integral de GoToWebinar. La herramienta guarda la configuración de seminarios web anteriores y crea plantillas automáticas para seminarios web futuros.

GoToWebinar también ofrece:

• Hasta 3.000 asistentes
• Marca para materiales de seminarios web
• Formularios de registro personalizados
• Un panel de participación del usuario
• Herramientas de cronometraje
• votación en vivo
• Preguntas y respuestas y herramientas de encuesta
• Grabación de seminarios web
• Informes de asistentes y análisis de eventos
• Soporte telefónico 24/7
• Uso compartido de archivos y videos
• Hasta 6 cámaras de presentador simultáneas
• Aplicaciones móviles
• Funciones de coanfitrión
• Cumplimiento del RGPD
• Compartir pantalla
• Vista de audiencia para ver lo que ve una audiencia

Eventos de Cisco Webex

Al igual que Zoom, Cisco Webex es mejor conocido por su software de videoconferencia estándar (consulte nuestra comparación de Zoom vs Webex para obtener más información sobre lo que cada herramienta de videollamada tiene para ofrecer).

La herramienta de seminarios web de Webex, Cisco Webex Events, es la mejor opción para empresas con una gran cantidad de empleados, ya que hasta 3000 asistentes remotos pueden ver una transmisión en vivo y hasta 40 000 miembros del equipo pueden ver un seminario web pregrabado. Es compatible con Android, iPhone y otros dispositivos móviles, por lo que los espectadores pueden mirar de la forma que mejor les convenga.

Una de las mejores características de Webex Events es su sala de preparación privada. Esto permite que cualquier persona que presente durante el seminario web se reúna y practique solo o con otros panelistas.

Las funciones adicionales de Webex Events incluyen:

• Seguimiento de compromiso y atención
• Opciones de inicio de sesión único
• Cifrado de datos AES y acceso solo por invitación
• Invitaciones y recordatorios personalizables
• Hasta 5 presentadores simultáneos
• Vista de orador activo
• Características de la pizarra
• Uso compartido/transmisión de archivos y videos
• Anotación de archivos en tiempo real
• Silenciar/no silenciar
• Preguntas y respuestas en hilo
• votación en vivo
• Mensajero de chat público/privado
• Encuestas posteriores al evento
• Herramientas de análisis y generación de informes
• Integración CRM
• Atención al cliente
• Materiales/formas de marca

Seminario web de RingCentral

Ringcentral es otro software de conferencias web que ofrece herramientas adicionales de seminarios web pagos a través de RingCentral Webinar.

Al igual que los eventos de Cisco Webex, también tiene un alto límite de asistentes, lo que permite un máximo de 10 000 espectadores simultáneos con hasta 500 presentadores. Tiene sólidos controles de anfitrión, como la capacidad de agregar o eliminar participantes después de que haya comenzado el seminario web.

RingCentral Webinar permite a los anfitriones configurar fondos virtuales para los presentadores, lo que refuerza la marca de la empresa o simplemente oculta un entorno desordenado.

El seminario web de RingCentral también ofrece:

• Formularios de registro de marca personalizables y correos electrónicos de recordatorio
• Grabación de seminarios web con un solo clic
• votación en vivo
• Herramientas interactivas de preguntas y respuestas
• Informes de datos y análisis
• Mensajero de chat
• Compartición de archivos
• Integración de redes sociales para compartir fácilmente
• Seminarios web únicos o recurrentes
• Integración con Salesforce, Marketo y otras aplicaciones populares
• Pizarra
• Uso compartido de aplicaciones
• Levantamiento de manos virtual

Tormenta en vivo

Livestorm es una herramienta de seminario web móvil y de escritorio compatible con Mac iOS, Android y la mayoría de los navegadores de Internet.

Organice un seminario web en vivo a través de la herramienta de transmisión de Livestorm o YouTube, y también cree seminarios web pregrabados, a pedido y recurrentes.

Aunque diseñado principalmente como un software de seminario web, Livestorm también permite videoconferencias más pequeñas.

Las características principales de Livestorm incluyen:

• Uso compartido de pantalla de escritorio y aplicación única
• Hasta 1.000 asistentes
• Seminarios web HD ilimitados
• Accesibilidad solo del navegador (no se requiere descarga)
• Compartición de archivos
• Herramienta de mensajería de chat
• herramienta de preguntas y respuestas
• Herramientas de votación y sondeo en tiempo real
• Capacidades de coanfitrión
• Herramientas de registro de seminarios web de marca
• Incrustación de registro en un sitio web de la empresa
• Formularios de registro personalizables y de plantilla
• Análisis y seguimiento de participación
• Grabaciones instantáneas de seminarios web
• Almacenamiento ilimitado de grabaciones
• Recordatorios automáticos por correo electrónico
• Integración con más de 1000 aplicaciones
• Cumplimiento del RGPD
• Moderación de asistentes/controles de host

La versión gratuita de Livestorm permite reuniones de hasta 10 inscritos con un máximo de cuatro participantes y un límite de tiempo de 20 minutos. El plan gratuito ofrece una cantidad ilimitada de seminarios web en vivo y pregrabados, así como una cantidad ilimitada de videoconferencias.

Software de conferencias web frente a herramientas de seminarios web para la formación de equipos

Los equipos más pequeños pueden usar herramientas de videoconferencia estándar para capacitar a los empleados y organizar reuniones generales en lugar del software de seminarios web.

Nuestra tabla de las principales herramientas de conferencias web compara las características, los costos y las capacidades de las plataformas de videollamadas populares.

Una vez que haya visto la diferencia que puede hacer el uso de seminarios web para capacitar a su equipo, no se detenga allí. Planifique otras formas de seminarios web para aumentar el conocimiento de la marca, crear redes virtuales e incluso organizar fiestas virtuales en la oficina y ceremonias de premios de reconocimiento de empleados durante el distanciamiento social.