Cómo cobrar de manera efectiva las facturas pendientes: mejores prácticas para propietarios de pequeñas empresas

Los propietarios de pequeñas empresas buscan constantemente estrategias para aumentar su rentabilidad. Un enfoque para lograr esto es cobrar las facturas vencidas lo antes posible. Sin embargo, puede ser difícil para los dueños de negocios sin mucha experiencia en cobranzas.

Además, la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas carecen de una división de cobranzas, lo que hace que sea más difícil monitorear las facturas vencidas y contactar rápidamente a los clientes que aún no han pagado.

El artículo discutirá algunas de las mejores prácticas para el cobro de facturas para ayudar a los propietarios de pequeñas empresas.

1. Obtenga un contrato

Si bien es tentador sumergirse directamente en los negocios, debe tener un contrato legalmente vinculante antes de cerrar un trato. Tiene buen sentido comercial, también.

Los servicios que acepta proporcionar y los términos bajo los cuales recibirá los pagos deben estar en un contrato legalmente vinculante . Poner cualquier cosa por escrito, incluso si es sólo "haré esto" y "entonces harás eso", es mejor que no tener nada.

Al redactar un contrato de este tipo, es ideal que trabaje con un profesional legal familiarizado con su negocio.

2. Deje que los clientes sepan que lo dice en serio

No puede sobrevivir sin sus clientes, pero si habitualmente pasa por alto los retrasos en los pagos, dañará su reputación, perderá credibilidad y perderá dinero. Al hacerlo, está ofreciendo a sus clientes financiación sin intereses.

Si ese es el negocio en el que desea estar, debe perseguirlo. Pero con toda probabilidad, este no es el caso, por lo que querrá desarrollar un procedimiento para controlar las facturas impagas y, si es necesario, recordar a los clientes los términos de pago y el contrato que acordaron al hacer negocios con usted.

3. Identifique el problema

Su objetivo es determinar por qué un cliente está reteniendo su dinero y cómo puede recuperarlo. Tal vez su cliente se haya olvidado, haya atravesado un momento difícil o esté abrumado por tareas administrativas.

Cuando haya identificado el origen del problema, usted y el cliente pueden encontrar una solución que incluya condiciones de pago justas.

Si un cliente está pasando por momentos difíciles, es posible que deba calcular la probabilidad de que se recupere y cuánto dinero puede esperar recuperar. Por ejemplo, ¿su incapacidad para pagar se debe a factores fuera de su control?

El "cómo" de recibir el pago a tiempo se hará evidente una vez que haya establecido un canal abierto de contacto con las cuentas por cobrar y comprenda mejor el "por qué".

Un retraso en el pago puede alertarlo sobre problemas adicionales en su organización, como entregas de proyectos sin terminar. También puede ayudarlo a determinar si vale la pena mantener al cliente si descubre señales de alerta.

4. Más pronto es mejor que tarde

Cualquiera en el campo de las cobranzas le dirá que cuanto antes esté activo en el ciclo de pago , mayor será la probabilidad de que recupere parte o la totalidad de su dinero.

Por lo general, las cosas empeoran de lo esperado porque espera unas semanas, se distrae con otras cosas, se siente tonto por no hacer un seguimiento antes y luego espera unas semanas más.

Ponga fin a este círculo vicioso antes de que comience. Una forma de aumentar la probabilidad de recuperar con éxito una deuda es realizar un seguimiento sistemático desde el inicio del ciclo.

5. Conozca sus derechos

Es posible que esté dando tumbos en la oscuridad sobre el cobro de facturas si no ha tenido ninguna capacitación en cuentas por cobrar o cobro de deudas.

Cuanto antes conozca sus derechos y posibles recursos, mejor será para usted. No solo obtendrá conocimiento de lo que puede y no puede hacer, sino que también ganará seguridad en sí mismo en el trato con los clientes.

¿Sabía, por ejemplo, que puede buscar legalmente el número de seguro social de alguien si está evitando sus intentos de recuperación de deudas?

6. Haga un trato para conformarse con menos

Suponga que un cliente le debe $ 20,000 y tiene un retraso de 120 días. Durante los últimos cuatro meses, ha estado intentando cobrar una deuda que parece imposible. Siempre trate de negociar un monto de liquidación reducido con el cliente antes de cancelar una deuda.

Aunque el retraso en el pago lo estrese, puede estar seguro de que estresa aún más al cliente. Probablemente estén perdiendo el sueño por eso.

Es posible que estén ansiosos por obtener $ 5,000 de descuento en sus libros si se les acerca y les dice que está preparado para aceptarlo. Y debido a que de todos modos había descartado esto como inútil, son $ 5,000 adicionales en su bolsillo.

7. Mantén la calma

Es humano sentirse molesto con un cliente que ha recibido sus servicios pero se ha retrasado en el pago.

Sin embargo, debes respirar hondo y mantener la calma. La ira reducirá la probabilidad de éxito en el cobro de deudas. El cliente sentirá su enfado, lo tomará como algo personal y se negará a cooperar con usted.

Tu estado de ánimo afecta en gran medida la forma en que tratas al cliente y cómo te tratan a ti. Trate cada llamada como si fuera la primera llamada de un día fantástico. Si estaba enojado en la última llamada, tómese un tiempo para calmarse y vuelva a intentarlo.

El cliente reaccionará al tono que establezcas. Su actitud optimista se contagiará al cliente y provocará una respuesta más cooperativa.

Aunque la persistencia es crucial en el cobro de deudas, existe una línea estrecha entre el seguimiento y la molestia:

• Acosar a los clientes sería llamarlos todas las mañanas durante 60 días y gritarles.
• Un enfoque persistente implicaría llamar a los clientes cada siete a diez días y brindarles varios planes de pago para ayudarlos a comenzar a pagar sus deudas.

8. Graba todo

La documentación es una de las cosas más cruciales cuando se trata de recuperar el dinero de los clientes. Si la deuda conduce a una demanda, será muy útil tener registros para consultar.

• Grabe la conversación y escriba notas cada vez que hable con un cliente por teléfono.
• Verifique y copie cada carta que envíe por correo.
• Lleve un registro de las visitas de sus clientes, ya sea a su oficina o a su hogar.

9. Haga que todos en su equipo estén en la misma página

El proceso de cobro se basa en las aportaciones de todos los departamentos que tratan con el cliente, en particular el de ventas. Muchas firmas no incluyen a su personal de ventas en su proceso de cobranza ya que creen erróneamente que la obligación recae solo en el equipo de finanzas.

Sin embargo, si aún tiene problemas para recibir pagos después de un tercer recordatorio, la respuesta puede estar en su equipo de ventas.

Puede suponer que el cliente tiene una mala gestión financiera , pero su equipo de ventas puede saber lo contrario. Puede ser una queja pendiente o un problema imprevisto con el producto o servicio.

Pensamientos finales

Cobrar facturas es un proceso agotador. En ciertas situaciones, puede sentir que está siendo demasiado suave y, en otras, puede preocuparse por ser demasiado duro.

El objetivo es lograr un equilibrio entre los dos extremos para que los clientes lo tomen en serio y le paguen cuando sea el momento.

En ocasiones, tendrá que cancelar deudas incobrables, pero si sigue las pautas mencionadas anteriormente, debería ver alguna mejora. Esperamos que el artículo le ayude a adquirir muchos conocimientos sobre el cobro de facturas.