Cómo organizar una conferencia virtual en 2020: una guía paso a paso

En los primeros meses de 2020, el coronavirus y las normas de distanciamiento social resultantes provocaron un aumento repentino del trabajo remoto y una gran dependencia de las herramientas de trabajo remoto.

También dejó a muchas empresas preguntándose cómo organizar una conferencia virtual, ya que necesitaban hacer rápidamente la transición de eventos presenciales a eventos en línea. Muchas empresas, especialmente aquellas que no están seguras de cómo organizar una conferencia virtual exitosa en 2020, optaron por cancelar por completo estos eventos.

Pero ahora que el trabajo remoto y los eventos y seminarios solo en línea son la nueva normalidad, su empresa necesita adaptarse y aprender a organizar una conferencia virtual que tenga el mismo impacto que una presencial.

Desde aprender a elegir el mejor software de webinar hasta hacer un seguimiento efectivo de los asistentes al evento, esta guía paso a paso sobre cómo organizar una conferencia virtual en 2020 proporciona una hoja de ruta sencilla para el éxito del evento en línea.

¿Cuáles son los beneficios de organizar una conferencia virtual?

Aprender a organizar una conferencia virtual ofrece numerosos beneficios además de los ahorros de costos relacionados con el espacio para eventos, los viajes y los hoteles.

Tomar conferencias en línea también ahorra la molestia del tiempo de viaje y hace que sea mucho más fácil para su evento llegar a una audiencia nacional o internacional. Debido al costo reducido y la conveniencia de una conferencia virtual, es mucho más probable que tenga una mayor cantidad de inscritos y asistentes, lo que significa más clientes potenciales para su empresa.

Hablando de generación de prospectos, los datos que recopila sobre los asistentes durante la conferencia virtual a través de encuestas en vivo y sesiones de preguntas y respuestas pueden ayudarlo a mejorar su estrategia de marketing, lanzamiento de productos y cualquier evento virtual futuro que organice.

Las conferencias en línea son una excelente manera para que las empresas más nuevas aumenten el reconocimiento de su marca y, al mismo tiempo, generen ingresos vendiendo productos durante la conferencia en línea o cobrando una tarifa de registro.

Cómo organizar una conferencia virtual: un proceso paso a paso

Lograr una conferencia virtual exitosa requiere una cantidad significativa de planificación no solo con respecto a los temas de presentación y los oradores invitados, sino también al software de seminarios web, la seguridad y la participación de la audiencia.

El siguiente proceso paso a paso explica fácilmente cómo organizar una conferencia virtual que obtiene resultados.

Paso uno: ¿Cuáles son las características más importantes del software de seminarios web?

Si bien hay algunas plataformas de seminarios web gratuitas disponibles, no tienen las funciones necesarias para organizar una conferencia virtual a gran escala en 2020. Es mejor optar por una plataforma de eventos virtuales paga que tenga todas las funciones que necesita.

Las características más importantes que debe buscar en el software de seminarios web son:

• Alto número máximo de asistentes
• Formulario de registro personalizado
• Capacidad para asignar múltiples anfitriones/panelistas
• Recordatorios/notificaciones automáticas por correo electrónico
• Herramientas de participación de la audiencia
• Compartir pantalla
• Compartición de archivos
• Herramienta de mensajería de chat
• Análisis e informes de audiencia
• Grabación de eventos
• Contenido pregrabado y transmitido en vivo
• Integración con herramientas de marketing y colaboración en equipo

Más adelante en esta publicación, compartiremos las mejores plataformas de seminarios web que tienen todas estas características.

Paso dos: considere herramientas de presentación adicionales

Además del software del seminario web en sí, considere qué otras herramientas usará para compartir información de manera sucinta y mantener a los asistentes interesados.

En lugar de que un orador haga una presentación, use un video pregrabado. Comparta su pantalla durante la conferencia para ilustrar mejor los puntos o explicar a los asistentes cómo usar el software o navegar por la página de destino de su sitio web. Cree una presentación de diapositivas para mostrar datos e infografías importantes.

También le sugerimos que comparta virtualmente folletos y archivos con los asistentes al comienzo o antes de la conferencia. Estos pueden incluir agendas de reuniones, preguntas a considerar, libros de trabajo, copias de presentaciones, biografías de presentadores y más.

Finalmente, asegúrese de considerar cómo el hardware y el equipo pueden mejorar su evento virtual. Invertir en una cámara web e iluminación de alta calidad puede marcar una gran diferencia.

Este video ofrece consejos valiosos y rápidos sobre cómo configurar la iluminación de videoconferencia en vivo en su hogar:

Paso tres: seleccione temas y oradores

El mejor enfoque al decidir sobre un tema para un evento virtual es ser lo más específico posible.

Resista la tentación de cubrir una amplia gama de temas y, en cambio, concéntrese en un nicho relevante que presente nueva información sobre un tema candente.

Por ejemplo, si desea organizar un evento en línea sobre el uso de las redes sociales en 2020, es probable que una conferencia con un título como "Cómo usar las redes sociales para aprovechar las ventas" obtenga pocos inscritos. Un mejor tema de la conferencia sería algo como: "TikTok: cómo y por qué reemplazó a Instagram como la plataforma de redes sociales más popular de 2020".

Cuando se trata de seleccionar una alineación de oradores, le sugerimos que asegure un panel de 3 a 5 expertos de la industria en lugar de tener una sola persona que organice todo el evento.

Múltiples anfitriones traerán diferentes tipos de asistentes en función de sus propios seguidores y temas de discusión. Además, las personas sentirán que obtienen más valor de la conferencia en línea porque ofrece una variedad de perspectivas.

Paso cuatro: cree un formulario de registro de conferencia virtual

A continuación, cree un formulario de registro que permita a las personas registrarse (y pagar, si corresponde) en su conferencia virtual.

Puede optar por incrustar el formulario de registro en su sitio web para que se pueda encontrar a través de la búsqueda de Google. También puede incluirlo en las páginas de redes sociales o enviarlo en un enlace directo por correo electrónico. Si es posible, opta por el registro con un solo clic.

Su formulario de registro debe incluir:

• Información de contacto del asistente
• Información de oradores/panelistas
• Horario de la conferencia
• Los enlaces de redes sociales de su empresa
• Información demográfica de los asistentes (edad, ubicación, sexo)
• Información de empleo del asistente

No utilices el formulario solo para suscribirte, véalo como una oportunidad para conocer a tu audiencia y afinar tu contenido.

Incluya encuestas preguntando a los inscritos qué les gustaría obtener de la conferencia, los temas que más les interesan y qué oradores les gustaría escuchar más.

Paso cinco: ¿Cuáles son las mejores formas de promocionar su evento virtual?

La mejor manera de promocionar un evento virtual depende del tipo de conferencia que esté organizando y de lo que espera obtener del evento.

Si está vendiendo el seminario web cobrando por el registro, envíe correos electrónicos masivos de marketing a sus clientes existentes y dirija la lista de correo electrónico y publíquelo en las redes sociales. Si está tratando de conectarse con otros en su industria específica, publique información sobre su evento en foros de discusión o comuníquese directamente con otras compañías en su industria. Incluso puede considerar conectarse con personas influyentes relevantes en las redes sociales que compartirán información sobre su conferencia con sus seguidores.

Recuerda que promocionar una conferencia virtual no se trata solo de conseguir un alto número de inscritos. También querrás asegurarte de tener una buena tasa de registro: asistencia.

Envíe notificaciones de recordatorio una vez a los inscritos, especialmente la semana de la conferencia. Más importante aún, cree una página de redes sociales privada o un foro de discusión donde los participantes puedan conocerse, hacer preguntas y hablar sobre lo que esperan aprender de la conferencia.

Si aún no ha visto la cantidad de inscritos que esperaba la semana del evento, no entre en pánico. Más de la mitad de los asistentes al seminario web esperan hasta la semana del evento para registrarse.

Sexto paso: ¿Cómo puede mantener segura su conferencia virtual?

Debido a problemas como Zoombombing, deberá tomar precauciones adicionales para asegurarse de que su conferencia virtual en 2020 sea segura y privada.

Busque un software de seminario web que requiera autenticación de dos factores para los anfitriones de la reunión y le permita proteger eventos virtuales con contraseña. Los controles administrativos, como la capacidad de silenciar/activar el sonido de los participantes, decidir quién puede compartir audio/video y quién puede y quién no puede compartir sus pantallas durante el evento, también son cruciales.

La mejor forma de mantener tu evento seguro es habilitar una sala de espera virtual.

Esto permite a los administradores y anfitriones evaluar previamente a los asistentes antes de que se les permita unirse al evento. Si alguien no se registró o parece desconocido, no necesita dejarlo entrar. También puede optar por bloquear su evento después de que haya comenzado, lo que evita que nadie más se una.

Paso siete: seleccione su fondo

No organizaría un evento en persona sin configurar el escenario para reflejar su marca, así que asegúrese de prestar la misma atención a la configuración de su fondo virtual.

Puede seleccionar imágenes de fondo prefabricadas proporcionadas por el software de seminarios web para brindar privacidad a los presentadores y ocultar un hogar desordenado. Muchas plataformas de seminarios web también ofrecen fondos de marca personalizados que presentan el logotipo de una empresa.

Este video proporciona un desglose simple de cómo personalizar el fondo de su conferencia virtual.

Paso ocho: ¿Cómo puede aumentar la participación en una conferencia virtual?

La participación de los asistentes es la parte más importante de su conferencia virtual, pero el contenido interesante y relevante por sí solo no siempre es suficiente para mantener la atención de su audiencia.

Realizar sondeos y encuestas en vivo durante su evento virtual ayuda a los anfitriones a evaluar qué tan comprometida está la audiencia más amplia y brinda a los asistentes la oportunidad de compartir sus opiniones como lo harían en un evento en vivo. Los mantiene involucrados en la presentación desde lejos.

De hecho, probablemente encontrará que los comentarios que recibe virtualmente son más honestos y detallados que en los eventos en persona, especialmente si permite el anonimato.

Cada conferencia virtual debe tener su propia herramienta de mensajería de chat que permita mensajes tanto públicos como privados. De esta manera, los asistentes pueden hacer preguntas aclaratorias rápidas, compartir ideas e incluso hacer comentarios sobre la información que se comparte.

Tiene varias opciones cuando se trata de preguntas y respuestas durante un evento en línea. Primero, los asistentes pueden hacer preguntas en cualquier momento durante el evento a través de un cuadro de preguntas y respuestas en la herramienta de mensajería de chat. O bien, puede reservar una cantidad de tiempo dedicada para preguntas y respuestas al final del evento o después de cada orador. Las herramientas virtuales de levantar la mano y destacar a la audiencia que muestran a la persona que hace una pregunta en una transmisión de video en vivo replican aún más la experiencia de preguntas y respuestas en vivo.

Finalmente, considere dividir a los asistentes en sesiones virtuales más pequeñas de grupos de 5 a 7 personas. Una pequeña sala de trabajo les permite establecer contactos, intercambiar ideas y luego presentar sus ideas a otros asistentes.

Paso nueve: ¿Cuál es la mejor manera de hacer un seguimiento después de un seminario web?

Una vez finalizada la conferencia virtual, muchas herramientas de seminarios web enviarán automáticamente una grabación y una transcripción del evento a los asistentes e inscritos. Considere si desea que esa grabación sea accesible para siempre o solo durante un período de tiempo determinado.

Los presentadores también pueden estar dispuestos a compartir diapositivas de presentación o videos pregrabados que se muestran durante el evento virtual además de estas grabaciones.

Incluso si envió ofertas durante la conferencia en línea, envíe ofertas adicionales o invitaciones a un próximo evento virtual inmediatamente después.

Lo más importante que debe enviar después de una conferencia virtual es una encuesta, que puede basarse en calificaciones o en un formato de preguntas y respuestas para obtener comentarios más específicos. Para alentar a los asistentes a realizar la encuesta, prometa subir las respuestas a las redes sociales o inscriba a cualquiera que responda la encuesta en un sorteo de premios.

Especialmente si su conferencia virtual se centra en la creación de redes, es posible que también desee hacer una transición inmediata de la conferencia a una hora feliz virtual a través del software de conferencia web.

Paso diez: reutilice el contenido en un seminario web a pedido

El paso final para comprender cómo organizar una conferencia virtual es determinar si desea o no reutilizar parte de todo el contenido grabado en futuros cursos en línea o seminarios web.

Considere convertir imágenes de sesiones en vivo en un seminario web a pedido, especialmente si la conferencia virtual se centró en contenido perenne. Esto también permite a los inscritos que se perdieron el seminario web en vivo ver el contenido en el futuro.

Puede optar por hacer que estos seminarios web a pedido sean gratuitos o de pago.

¿Cuáles son las mejores prácticas para una conferencia web exitosa?

Además de los pasos anteriores, siga estas mejores prácticas sobre cómo organizar una conferencia virtual en 2020.

¿Cuánto tiempo debe durar una conferencia virtual?

Primero, considere la duración del evento.

Aunque las conferencias físicas de un día son comunes, gran parte de ese tiempo se dedica a establecer contactos y socializar. Si su conferencia virtual es un evento de todo el día, considere convertir algunos de los temas en sesiones a pedido más cortas o asegúrese de incluir muchos descansos.

Cerca del 70 % de las inscripciones a seminarios web son para eventos virtuales de una hora de duración, así que considere ese "punto ideal" en lo que respecta a la duración. También es posible que desee distribuir conferencias virtuales más largas en el transcurso de una semana.

Sin embargo, si su conferencia virtual debe ser un evento de un día, asegúrese de crear y compartir una agenda de eventos con los inscritos de antemano.

¿Debe crear una agenda de conferencia virtual?

Especialmente si está organizando una conferencia virtual que dura varias horas, tener una agenda de eventos permite a los asistentes seleccionar qué sesiones y oradores priorizarán e ilustra el valor general del evento.

Las agendas de conferencias también le permiten crear tiempos dedicados de networking virtual para los asistentes a lo largo del día, lo que los alentará a quedarse más tiempo.

Las agendas son útiles para aprender a alojar un contenido virtual, ya que brindan un resumen de cómo hará la transición de un tema u orador a otro. Además, mantienen a los oradores que tienden a exceder su tiempo en el horario previsto.

Las mejores prácticas son colocar la información más importante al comienzo de la conferencia y guardar la sesión o el orador más esperado para el final.

¿Cómo puedes practicar para un evento virtual?

Cuando organiza una conferencia en persona por primera vez, es fácil llegar al espacio unas horas antes para practicar y asegurarse de que todo el equipo y la tecnología funcionen correctamente.

Cuando organice un evento en línea, busque un software de seminario web que incluya una sala de práctica virtual. Esta es una sala de reuniones privada donde todos los expositores que muestran productos y los oradores pueden reunirse para practicar sus presentaciones. También pueden garantizar que las diapositivas y otras herramientas de participación funcionen correctamente.

Estas salas pueden grabar sesiones de práctica, para que los anfitriones puedan ver y mejorar sus presentaciones virtuales.

Sin embargo, incluso con mucha práctica, las cosas pueden salir mal. Asegúrese de tener suficiente personal de soporte técnico y representantes de servicio al cliente disponibles durante la conferencia, y cree un "Plan B" en caso de dificultades técnicas.

¿Cuáles son las mejores plataformas de conferencias virtuales?

Ninguno de los consejos anteriores sobre cómo organizar una conferencia virtual hará ninguna diferencia si no elige el software de seminario web adecuado.

A continuación se encuentran nuestras selecciones para las 5 mejores plataformas de eventos virtuales.

GoToWebinar

GoToWebinar, la plataforma de seminarios web de GoToMeeting, puede albergar hasta 3000 asistentes y permite contenido en vivo y pregrabado.

Sus características principales incluyen:

• Folletos y uso compartido de archivos
• Votación en vivo y preguntas y respuestas
• Levantamiento de manos virtual
• Foco de audiencia
• Pizarron
• correos electrónicos automatizados
• Grabaciones y transcripciones locales y en línea
• Acceso de asistente No0download
• Se aceptan múltiples pagos
• Análisis e informes de eventos
• Formulario de registro personalizado
• Plantillas de seminarios web

Es ideal para grandes conferencias virtuales, así como para empresas que utilizan eventos virtuales para obtener más información sobre su público objetivo o generar ingresos.

GoToWebinar ofrece cuatro planes pagos que varían en precio desde $49/mes hasta $399/mes.

WebinarJam

WebinarJam es una plataforma de conferencia virtual que puede albergar hasta 6000 asistentes, seis presentadores y permite seminarios web de hasta cuatro horas.

Sus mejores características incluyen:

• Mensajero de chat
• Pizarron
• encuestas en vivo
• Notificaciones por correo electrónico/SMS
• Uso compartido de archivos y folletos
• Ofertas activas
• Registro con un clic
• Análisis de rendimiento
• Botón de pánico
• Grabación automática
• Integración con Mailchimp, Zapier y más

WebinarJam es una buena opción para conferencias virtuales que incluyen ofertas en vivo y aquellas que dependen en gran medida del compromiso y la participación de los asistentes. Tenga en cuenta, sin embargo, que solo ofrece seminarios web en vivo, no automatizados.

WebinarJam ofrece tres planes pagos que varían en precio desde $499/año hasta $999/año. Lea nuestra revisión detallada para obtener más información sobre los precios y las funciones de WebinarJam.

EasyWebinar

EasyWebinar proporciona eventos virtuales pregrabados y automatizados de hasta 200 asistentes.

Las principales características de EasyWebinar incluyen:

• Webinars mensuales ilimitados
• Hasta 4 presentadores simultáneos
• Herramienta de mensajería de chat en vivo
• Integración de YouTube Live y Facebook Live
• Uso compartido de pantalla HD/integración con aplicaciones gratuitas para compartir pantalla
• Grabación automática
• Audio VoIP con reducción de ruido
• Pasar herramienta de presentador
• Informes/análisis de asistentes
• Ofertas en tiempo real
• Preguntas y respuestas/encuestas
• Notificaciones/recordatorios por correo electrónico

EasyWebinar es ideal para empresas que quieren usar estas plataformas para aprender a crear un webinar de capacitación para empleados o para aquellos que quieren reutilizar webinars anteriores. Ofrece tres planes pagos que varían en precio desde $78/mes hasta $499/mes.

Eventos BlueJeans

BlueJeans Events es una plataforma de seminarios web que permite un máximo de 50 000 asistentes, asistencia independiente del dispositivo y hasta 100 transmisiones de pantalla simultáneas.

Sus características incluyen:

• Compartir pantalla
• Compartición de archivos
• Mensajes de chat en vivo
• Votación en vivo/Preguntas y respuestas
• encuestas en vivo
• Integración para Salesforce, Marketo y más
• Acceso telefónico gratuito
• Duración ilimitada de la conferencia virtual
• 5 horas de grabación de eventos

BlueJeans Events es ideal para corporaciones a nivel nacional que desean poder albergar la mayor cantidad posible de asistentes al evento. Sin embargo, al igual que WebinarJam, BlueJeans Events tampoco ofrece capacidades de conferencias virtuales automatizadas y pregrabadas.

BlueJeans Events ofrece hospedaje de seminarios web por única vez por $499 o seminarios web ilimitados por un monto no revelado. Para obtener más información sobre lo que esta plataforma tiene para ofrecer, lea nuestra revisión completa de videoconferencias de BlueJeans.

Seminarios web de vídeo Zoom

Los seminarios web de Zoom Video permiten hasta 10,000 asistentes a eventos virtuales e incluyen opciones de visualización en vivo y bajo demanda.

Sus características principales incluyen:

• Marca personalizada
• Chat en vivo
• Sondeo/Preguntas y respuestas
• Levantamiento de manos virtual
• Pasar herramienta de presentador
• Transmisión en vivo a Facebook Live y YouTube Live
• Integraciones con colaboración en equipo popular
• Plantillas de registro de marca
• Informes y análisis
• Controles de host
• Asistencia en la planificación de eventos

El precio de los planes de seminarios web de Zoom comienza en $ 40 / mes por anfitrión para hasta 100 asistentes. Es una plataforma ideal para las empresas que buscan aumentar el reconocimiento de marca y monetizar los seminarios web.

Si Zoombombing representa un riesgo demasiado grande para su negocio, o si los reguladores de la industria han prohibido el uso de Zoom, considere estas alternativas de Zoom en su lugar.

¿Puede una conferencia virtual tener el mismo impacto que un evento en persona?

Especialmente dadas las funciones sólidas, las herramientas de participación de la audiencia y los análisis detallados de los asistentes, organizar una conferencia virtual en 2020 no es tan bueno como un evento en persona, es incluso mejor.

Sin embargo, para planificar adecuadamente cómo organizar una conferencia virtual y asegurarse de que todos los panelistas y empleados estén en sintonía, debe actualizar su software de colaboración en equipo para mejorar su sistema de gestión.

Las herramientas de gestión de proyectos como Monday.com y Asana pueden ayudarte a asignar claramente tareas como desarrollar contenido y contactar oradores invitados a miembros específicos del equipo.

Las herramientas de mensajería de chat como Slack y las principales alternativas de Slack garantizan que los empleados puedan obtener respuestas rápidas a preguntas urgentes y comunicarse con otros departamentos sobre problemas como errores en la página de registro.

Nuestras revisiones detalladas de las mejores herramientas de colaboración en equipo y sus mejores características le aseguran que seleccionará un software que hace que la planificación y ejecución de un seminario web sea simple y sin problemas.