Cómo implementar con éxito una semana laboral de 4 días en 2023

La semana laboral de cuatro días ya no es un concepto utópico. Gracias al éxito de múltiples pruebas globales y al rápido despliegue de la IA , las empresas que ofrecen una semana laboral de cuatro días ahora incluyen pesos pesados ​​de la tecnología como Microsoft y Amazon junto con tiendas familiares de barrio.

Los incentivos son claros: desde una mejor salud mental hasta una mayor productividad , sus beneficios son tanto prácticos como personales. Esto no significa que implementar una semana laboral de cuatro días esté exento de desafíos. No todas las empresas están hechas para trabajar horas comprimidas, y esta nueva forma de trabajo potencialmente revolucionaria puede tener un impacto adverso en el bienestar y la rentabilidad de los empleados si se implementa mal.

Para ayudarle a evitar errores comunes, esta guía ofrece consejos para hacerlo bien, con la ayuda de profesionales de recursos humanos, académicos y propietarios de empresas que recientemente se han sumado al movimiento de la semana laboral de cuatro días. Continúe leyendo para descubrir si su negocio está listo para dejar de trabajar y cómo puede hacerlo realidad en siete simples pasos.

Cómo implementar una semana laboral de 4 días:

1. Compruebe si una semana laboral de 4 días funcionará para su negocio
2. Defina los objetivos de su negocio
3. Haga consideraciones prácticas y legales
4. Acuerde un horario de semana laboral de 4 días
5. Inicie su programa piloto de semana laboral de 4 días
6. Evalúe el éxito de su piloto
7. Ponga en marcha su semana laboral de 4 días

¿Por qué las empresas deberían operar una semana laboral de 4 días?

Recortar la semana laboral y ampliar el tiempo libre, como era de esperar, beneficia a los empleados de innumerables maneras. Una investigación reciente de la Universidad de Cambridge encontró que condensar la semana laboral de 40 horas en 32 reducía los niveles de estrés en un 39% y los casos de agotamiento en un 71%, al tiempo que tenía un impacto positivo en la calidad del sueño y la salud física.

No son sólo los empleados los que deberían pedir un fin de semana de tres días. Reducir la semana laboral también puede aportar muchos beneficios a las empresas.

Los trabajadores más felices y mejor descansados ​​tienen más probabilidades de tener un mejor desempeño y tomar menos días de baja por enfermedad, y el 95% de las empresas que participaron en la prueba global de cuatro días semanales en el Reino Unido vieron que la productividad se estabilizaba o crecía durante el piloto y los ingresos crecían en un promedio del 35%.

"No hemos tenido ningún empleado que haya renunciado en casi dos años, lo cual es bastante inaudito para las empresas emergentes en etapa inicial, que generalmente tienen tasas de rotación más altas". – Fundadora de la startup de software Super y defensora de la semana laboral de cuatro días, Lindsay Liu

Debido a su resonante popularidad entre los trabajadores, las empresas que implementan una semana laboral de cuatro días tienen más probabilidades de retener al personal y atraer a los mejores talentos en primer lugar , ya que estar a la vanguardia de esta tendencia progresista en el lugar de trabajo es una excelente relación de relaciones públicas para las organizaciones. Sin embargo, las semanas laborales de cuatro días no son una solución milagrosa y no serán propicias para todo tipo de negocios, como veremos a continuación.

1. Compruebe si una semana laboral de 4 días es adecuada para su empresa

La dura realidad es que una semana laboral de cuatro días no funciona para todas las empresas. Antes de comenzar a implementar su programa piloto, debe establecer si reducir las horas de trabajo es realmente realista para su negocio.

Para industrias que brindan soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana, como el transporte y la atención médica, los acuerdos no serán adecuados por razones obvias. Las empresas hoteleras, como tiendas minoristas, restaurantes y bares, también tienden a ceñirse a horarios más tradicionales para satisfacer las demandas de los consumidores.

“¿Funciona la semana laboral de cuatro días? Sí lo hace. Pero no para todos. Algunas empresas de algunas industrias simplemente no pueden hacerlo. Tienes que estar preparado para los desafíos. Agrega un nivel de complejidad que debes tener en cuenta”. – ¡ Cat Goulbourne, directora de recursos humanos y contratación de SEOMG!

Las grandes organizaciones también pueden verse frenadas por desafíos burocráticos y la escala y complejidad del proyecto. Sin embargo, según una encuesta realizada por la revista de acceso abierto Open Access Government, el 22% de los trabajadores del Reino Unido afirmaron que simplemente estaban demasiado ocupados para condensar su carga de trabajo en cuatro jornadas de ocho horas, mientras que otros tenían demasiadas reuniones en su agenda.

Con estos obstáculos en mente, antes de seguir adelante puede ser una buena idea hacerse estas preguntas:

1. ¿Su fuerza laboral tiene un historial de alcanzar objetivos consistentemente bajo presión?
2. ¿Todos los roles en su empresa son capaces de ser flexibles?
3. ¿Es su empresa capaz de afrontar una gestión complicada del tiempo y de las personas?
4. ¿Puede reducir la cantidad o duración de las reuniones de equipo?
5. ¿Su empresa podrá reducir las horas de trabajo sin dejar de cumplir con las expectativas de los clientes?

Si la respuesta a la mayoría de esas preguntas fue no, es probable que su empresa aún no esté lista para reducir su semana laboral. De todos modos comunicaremos esta elección a su fuerza laboral, siendo lo más transparentes posible sobre su proceso de toma de decisiones. Si la mayoría de tus respuestas fueron afirmativas, pasa al siguiente consejo.

2. Defina los objetivos de su negocio

¿Crees que estás hecho para una semana laboral de cuatro días? ¡Felicidades! Ahora debes decidir qué quieres obtener del acuerdo.

La mayoría de las empresas que han logrado reducir las horas de trabajo lo han hecho con objetivos específicos en mente. Cualquiera que sea el significado del “éxito” para su empresa (ya sea la felicidad de los empleados, la productividad o la retención del personal), sus objetivos deben alinearse con estas prioridades.

“Definir las metas y objetivos del período de prueba. ¿Su objetivo es mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal, aumentar la productividad o reducir los costos operativos? – Eric Sornoso, director ejecutivo del servicio de comida a domicilio Mealfan.

El resto de su estrategia dependerá de estos objetivos, así que asegúrese de utilizar metas INTELIGENTES que estén basadas en el tiempo, sean específicas y medibles. Tampoco los crees en el vacío. Establezca un diálogo abierto con todos los niveles de su empresa para lograr un consenso sobre los resultados deseados, las preferencias de horarios y los niveles de compromiso.

3.Haga consideraciones prácticas y legales

Iniciar una semana laboral de cuatro días puede ser emocionante, pero debes asegurarte de seguir todos los controles y contrapesos antes de dar el paso. Esto incluye hacer un balance de los puestos de trabajo en su empresa y asegurarse de que cada uno de ellos sea adecuado para una semana condensada. Si ciertos trabajadores enfrentan cargas de trabajo más pesadas, será necesario rediseñar los roles para garantizar que el piloto sea accesible para todos.

Si emplea empleados a tiempo parcial, deberá determinar cómo funcionará esta transición para ellos también. Hay dos caminos principales que puede tomar: reducir sus horas trabajadas en una semana en un 20% para alinearse con la reducción de quienes trabajan a tiempo completo, o aumentar su salario proporcionalmente. Es probable que los cambios que acuerde ahora tengan implicaciones a largo plazo para el trabajador y sus resultados, así que asegúrese de considerarlos adecuadamente.

“Las organizaciones no deben ser menos conscientes de las obligaciones legales durante una semana laboral de cuatro días en comparación con los acuerdos de programación más típicos. Las leyes sobre salarios y horarios seguirán aplicándose a una semana laboral de cuatro días”. – Robert Bird, profesor de derecho empresarial en la Universidad de Connecticut

Los empleadores también deberán asegurarse de cumplir con las leyes laborales locales y federales. Es probable que el cambio afecte políticas como las horas extras, el tiempo libre remunerado y los días de vacaciones, por lo que puede ser aconsejable consultar con un abogado laboralista antes de fijar algo en piedra.

4. Acuerde un horario de semana laboral de 4 días

No existe una manera correcta o incorrecta de cambiar a una semana laboral de cuatro días. Cuando se trata de elaborar su horario, realmente depende de las necesidades únicas de su empresa y de las preferencias de sus empleados. Teniendo esto en cuenta, aquí hay algunos horarios de trabajo populares de cuatro días a considerar:

1. No viernes ni lunes

Dado que uno de los principales atractivos del trabajo en horario comprimido son los fines de semana extendidos, la mayoría de las empresas optan por eliminar los viernes o lunes del horario de trabajo. Elegir un día para todos garantiza que trabajen las mismas horas principales. Sin embargo, no ofrece flexibilidad a los empleados ni se presta bien a industrias que entregan bienes o servicios de forma continua.

2. Días libres flexibles

Si es propicio para su negocio, también puede valer la pena considerar implementar un horario flexible. Los horarios flexibles de 4 días permiten a los trabajadores tomarse un tiempo libre cuando mejor les convenga. Esto podría incluir horarios de inicio escalonados, horarios de finalización anticipados, así como los típicos cuatro días de trabajo y un día de descanso.

“ Establezca expectativas para ciertas horas en las que todos deben estar disponibles y otorgue autonomía para el resto de su tiempo. Hacerlo ayudará a garantizar que todos estén en sintonía y, al mismo tiempo, permitirá flexibilidad”. – Jack, director de recursos humanos de ExpenseOnDemend

3. El modelo 4-10

Finalmente, si comprimir las horas trabajadas no es una opción para su negocio, pero aún desea beneficiarse de un fin de semana de tres días, una semana laboral de 4 a 10 podría funcionar mejor para usted.

Ideal para empresas con cargas de trabajo más pesadas, el modelo 4-10 se refiere a trabajar 10 horas al día durante cuatro días a la semana. Es una forma sólida de probar la semana de cuatro días sin correr el riesgo de sacrificar horas trabajadas. Sin embargo, tenga en cuenta que, dado que las tasas de productividad suelen caer después de la octava hora de la jornada laboral y que algunos estados aplican leyes sobre horas extras diarias, definitivamente no será adecuado para todos.

Una vez que haya acordado su cronograma, deberá comunicarlo con su equipo y con clientes externos y partes interesadas. Asegúrese de hacer esto al menos con un mes de anticipación para evitar confusiones o conflictos de programación.

5. Inicie su programa piloto de semana laboral de 4 días

Has hecho el trabajo duro y has tomado decisiones difíciles. Ahora necesitas lanzar tu piloto de cuatro días.

Para que su prueba tenga las mayores posibilidades de éxito, deberá aprender a gestionar las horas restantes de forma eficaz. Para muchas empresas, esto significará evaluar el valor de las reuniones y reducirlas si es necesario. Establecer "días sin reuniones" también es una excelente manera de permitir períodos de trabajo profundo e ininterrumpido.

El momento en que eliges lanzar tu piloto también es importante. Optar por un momento más tranquilo les quita un poco de presión a los empleados, como nos dijo John Lin, propietario de JB Motor Works, con sede en Filadelfia. Cuando recientemente lanzó el piloto de cuatro días para su negocio, Lin eligió un período lento en su ciclo comercial. " Esto ayudó a evaluar el impacto sin demasiado riesgo", explicó Lin.

También es importante recordar que sin duda surgirán problemas a lo largo de este periodo y que esto es completamente normal. Abordar estos problemas a medida que ocurren y aprender de ellos ayudará a fortalecer su plan antes de que se implemente de verdad.

6. Evalúe el éxito de su piloto

Una vez que finalice su programa piloto de semana laboral de cuatro días, deberá evaluar sus resultados.

Para hacerlo, deberá comparar los datos recopilados durante el piloto y compararlos con los datos de su semana laboral típica de cuatro días. Esta información le ayudará a ver el éxito de su programa piloto en el cumplimiento de sus objetivos originales.

Además de las métricas cuantitativas que miden el impacto del piloto en la productividad y los márgenes de beneficio, también es importante recopilar hallazgos cualitativos de los empleados. Esto se puede obtener a través de encuestas de retroalimentación y entrevistas en persona y le ayudará a evaluar el éxito de la prueba en su conjunto.

Como nos dice John Lin: “La mejor manera de evaluar el éxito del ensayo es multifacética”.

“No depende únicamente de métricas de productividad como la cantidad de automóviles atendidos, sino también de la moral del equipo, las tasas de retención y los niveles de satisfacción del cliente. Es un proceso cualitativo y cuantitativo que requiere un diálogo abierto con el equipo de forma regular”. – John Lin, propietario de JB Motor Works, con sede en Filadelfia

7. Ponga en marcha su semana laboral de 4 días

Si está satisfecho con los resultados de su prueba, ¡bien hecho! Es hora de implementar oficialmente su semana laboral de cuatro días.

Desde el principio, debes comunicar este éxito interna y externamente para establecer expectativas y preparar a todos para los siguientes pasos. Luego, debe incorporar las prácticas de cuatro días a la cultura de su empresa. Esto significa evitar que se introduzcan viejos hábitos y adoptar el acuerdo como parte de la imagen de su empresa.

Sin embargo, este proceso no termina aquí. Para garantizar que esta transición sea exitosa a largo plazo, es imprescindible recopilar comentarios de los empleados a través de encuestas, entrevistas en persona o grupos focales. Si su fuerza laboral tiene opiniones firmes sobre la implementación o necesita realizar modificaciones, es importante que los empleadores también actúen rápidamente.

También es imperativo que los empleados no dejen caer la pelota. Trabajar cuatro días a la semana es un privilegio, y sólo porque la prueba haya terminado no significa que sea hora de quitar el pie del pedal. En lugar de obligar al personal a trabajar horas extras, crear una cultura de responsabilidad y confianza es una forma mucho más eficaz de mantener la productividad a largo plazo.

Implementar una semana de cuatro días no es un trabajo liviano y los empleadores deben ser conscientes de esto antes de tomar la idea en serio. Es un proceso que requiere prueba y error continuos y, en ocasiones, puede tardar años en perfeccionarse.

"La conclusión es que implementar una semana laboral de cuatro días no es una ciencia exacta, es un baile que combina la dinámica única de su negocio con la necesidad de mantener o aumentar la productividad". – Wendy Wang, propietaria de la empresa F&J Outdoor con semana laboral de cuatro días

Sin embargo, superar estos desafíos es un pequeño precio a pagar por una fuerza laboral más feliz, saludable y productiva. Ahora que varios estados de EE. UU. apoyan las pruebas de semanas laborales de cuatro días y prometen apoyo a las empresas que decidan lanzarlas, ahora es un momento tan bueno como cualquier otro para dar el paso.