Cómo mantener sus documentos seguros y organizados

Lo bueno de la tecnología es que hace que el trabajo sea mucho más fácil. Puede sentarse en su escritorio durante unas horas y hacer tanto trabajo. El único inconveniente de esto es que tiendes a generar cientos de documentos al mes. Esto se traduce en miles de documentos al año, algunos de los cuales son extremadamente importantes, otros no son tan vitales.

En consecuencia, se encuentra en una posición en la que necesita encontrar formas de almacenar todos estos documentos. Deben permanecer seguros, pero ser de fácil acceso para usted. También ayuda si los mantiene lo más organizados posible, lo que hace que sea mucho más fácil encontrar información.

Afortunadamente, vivimos en la era de la tecnología en la que hay muchas soluciones posibles para este enigma. Si desea mantener sus documentos seguros y organizados, aquí tiene algunas ideas:

Almacenamiento de escritorio cifrado

La primera idea es utilizar el sistema de almacenamiento proporcionado por su computadora. Cada computadora tiene almacenamiento interno en forma de disco duro o SSD. La ventaja de almacenar sus documentos aquí es que son rápidos y fáciles de acceder. Simplemente inicie la computadora y use su aplicación de administrador de archivos para obtener lo que necesita. Puede crear carpetas separadas para documentos específicos, lo que ayuda mucho a organizar las cosas.

La desventaja de esta opción es que probablemente sea una de las menos seguras en términos de qué tan bien están protegidos sus documentos. Sin embargo, hay una manera inteligente de agregar protección adicional mediante el cifrado de sus archivos. Agregar cifrado significa que no se puede acceder a sus datos ni leerlos a menos que le haya dado a alguien la autoridad para hacerlo. Es un proceso bastante simple y evita que cualquier persona inicie sesión en su computadora y acceda a sus archivos. Si tiene hijos o comparte una computadora con otra persona, esta es una preocupación genuina.

Dispositivos de almacenamiento portátiles

Una desventaja clave del almacenamiento de escritorio es que no puede llevarlo a ningún lado. Todos sus documentos permanecen en un dispositivo y solo se puede acceder cuando está conectado a ese dispositivo. Esto plantea un problema si no tiene su computadora a mano. Por ejemplo, puede tener una reunión con alguien, pero no puede traer su computadora de escritorio. Entonces, todos los documentos que desea enviarles están atascados.

Los dispositivos portátiles de almacenamiento ofrecen una solución a este problema específico. Puede usar memorias USB, discos duros portátiles o incluso tarjetas de memoria. Desde aquí, puede mover documentos a estos dispositivos y almacenarlos de forma segura. Asegúrese de mantener siempre su computadora enchufada a una fuente de alimentación cuando guarde documentos en un dispositivo portátil. ¿Por qué? Porque puede corromper los datos si su PC se apaga repentinamente. Nuevamente, también puede encriptar los datos en sus dispositivos portátiles para darles seguridad adicional. O bien, puede ir un paso más allá y proteger su dispositivo con un código de acceso.

En general, los beneficios de los dispositivos de almacenamiento portátiles son que le brindan la misma seguridad y organización que el almacenamiento de escritorio, pero puede llevar sus documentos con usted. El único inconveniente es que podría perder fácilmente documentos vitales si pierde su dispositivo de almacenamiento. Es por eso que siempre es importante mantener sus documentos en más de una plataforma de almacenamiento.

Servidor Físico

Imagen: Unsplash

A continuación, puede guardar sus documentos en un servidor físico. Ahora bien, esta opción suele reservarse para empresas con una sala de servidores. En esencia, tiene un servidor real en su oficina, al que están conectadas todas las computadoras. En lugar de guardar documentos en cada dispositivo, se guardan en el servidor. De esta manera, otras personas en la oficina pueden acceder a los documentos si es necesario. Realmente puede ayudar con los problemas de productividad, ya que no tiene que perder el tiempo buscando un documento, enviándolo a alguien, etc.

Esta se considera una de las opciones más seguras, ya que los servidores tienen capacidades de seguridad mucho mejores que una computadora de escritorio o un dispositivo portátil. También le permite usar diferentes computadoras y aún así tener acceso a todos sus documentos. La desventaja obvia es el costo de comprar y configurar un servidor.

Almacenamiento en la nube

El almacenamiento en la nube es quizás la opción de almacenamiento más segura y completa. En lugar de almacenar sus documentos en un servidor físico, los almacena en uno virtual. La gran ventaja de esto es que puede acceder a los documentos desde cualquier dispositivo, sin importar en qué parte del mundo se encuentre. Siempre que tenga una conexión a Internet y la autorización para acceder a los datos, puede obtenerlos. Es increíblemente útil si siempre está en movimiento o usa varios dispositivos cuando trabaja.

El almacenamiento en la nube también puede ser mucho más específico para el individuo. Con un disco duro portátil, siempre obtienes el mismo tipo de cosas. Es un dispositivo que te permite almacenar documentos en él. El almacenamiento en la nube se puede personalizar fácilmente para adaptarse a personas o empresas específicas. Esto significa que podría tener un sistema de administración de documentos de firma de abogados en la nube, o un sistema diseñado para agencias de marketing, o incluso uno para empresas de atención médica. La capa adicional de personalización hace que sea mucho más fácil organizar archivos y mantener las cosas seguras. Ciertas industrias tienen requisitos específicos para la seguridad y protección de datos. Por lo tanto, una plataforma en la nube personalizada puede garantizar que cumpla con los requisitos de su industria.

¿Cuál es la mejor manera de almacenar documentos?

Después de ver las diferentes opciones, está claro que el mejor enfoque es una combinación de métodos. Siempre debe hacer una copia de seguridad de sus documentos almacenándolos en diferentes lugares. Esto podría significar que tiene algunos guardados en su escritorio, pero también tienen una copia de seguridad en la nube. En cierto modo, esto hace que sus documentos estén más seguros ya que minimiza el riesgo de perderlos. En este escenario, si su computadora se descompone y pierde todos sus documentos, aún existen en la nube.

¿Cómo puede organizar sus documentos?

Entonces, ya viste cómo almacenar tus documentos, ¿ahora qué hay de organizarlos? Ya se ha tocado un punto clave: las carpetas.

Independientemente del método de almacenamiento que elija, asegúrese de crear carpetas para diferentes documentos. Esta es la forma más fácil de mantener las cosas irrelevantes separadas unas de otras. Por ejemplo, tenga una carpeta para documentos financieros y otra para notas. Si necesita encontrar un extracto bancario, puede ir directamente a la carpeta de documentos financieros en lugar de buscar entre todas sus notas.

El segundo consejo es tener cuidado al nombrar sus documentos. No les dé un nombre antiguo, asegúrese de etiquetarlos correctamente. De esta manera, puede buscar documentos con facilidad. En lugar de desplazarse individualmente por la carpeta, puede usar una función de búsqueda e ingresar algunas palabras clave. Volviendo al ejemplo anterior, un extracto bancario puede tener un nombre aleatorio cuando lo descargas. Pero, si lo nombra 'BankStatementJune2020' podrá buscarlo. Simplemente escriba 'estado de cuenta bancario de junio' y será uno de los únicos resultados que verá. En lugar de que esta búsqueda tome unos minutos, ¡ha tomado segundos!

En ese sentido, ha llegado al final de esta guía. En este punto, debe conocer las mejores opciones para almacenar sus documentos digitales. Ahora, solo se trata de elegir las opciones que funcionen mejor para usted. Recuerde usar al menos dos, para que pueda hacer una copia de seguridad de sus datos. Siga los sencillos consejos anteriores para asegurarse de que sus documentos estén organizados y sean fáciles de localizar.

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