Cómo hacer que sus procesos administrativos sean fluidos como la seda

Quizás nunca ha habido un mejor momento para evaluar y descartar procesos y procedimientos obsoletos que arrastran a las empresas. La pandemia de COVID-19 trajo muchas pérdidas, pero también permitió que una amplia variedad de empleadores realizaran un restablecimiento completo en las operaciones diarias.

Si bien es probable que se haya exagerado la muerte inminente del entorno de oficina tradicional, la eliminación de las ineficiencias debe ser una prioridad máxima.

Para muchos, esto podría representar un resultado positivo que revitaliza el negocio. Por supuesto, la tendencia hacia la automatización ha estado en marcha durante décadas. Las empresas confían cada vez más en todo, desde el software de nómina hasta los sistemas de gestión de documentos para manejar las tareas rutinarias. Sin embargo, este año, el aumento del trabajo remoto provocado por la pandemia brinda la oportunidad de superar obstáculos innecesarios para la productividad.

A medida que evalúe cómo sus procesos administrativos ayudan o dificultan a sus clientes, empleados y gerencia, tenga cuidado de andar con cuidado. Mucha gente perdió su trabajo el año pasado, y muchos de los que no lo hicieron tenían miedo de que pudiera hacerlo. Mientras busca agilizar los procedimientos administrativos, esfuércese por asegurarles a los empleados que todavía habrá mucho trabajo por hacer. Su objetivo es reducir la monotonía para que su personal pueda ocuparse de tareas más importantes.

Mientras reflexiona sobre las formas de ayudar a sus empleados a hacer su trabajo de mayor valor, considere estas cinco formas de mejorar los procesos administrativos:

1. Elimina la persecución del papel

Después de que millones de empleados abandonaran las oficinas y comenzaran a trabajar desde casa, la recopilación de las firmas necesarias se volvió cada vez más difícil. La imposibilidad de caminar a una oficina contigua para una aprobación de rutina resaltó una ineficiencia operativa que puede haber estado oculta durante años. Agregue clientes cautelosos con los virus que se resistían a ingresar a cualquier lugar de negocios, y la necesidad de modernizarse se volvió urgente.

Afortunadamente, existen varias soluciones seguras de firma electrónica que su empresa puede implementar rápidamente. Algunos de los servicios más populares a considerar incluyen DocuSign, PandaDoc, SignEasy, HelloSign y Secured Signing. Los costos y las características de tales ofertas varían, pero se puede confiar en todas ellas para mantener seguros los materiales confidenciales. Al fijar el precio de los paquetes, compare el costo con los gastos (y los retrasos) que acumula su empresa al trasladar el papeleo por la ciudad.

2. Acelera el proceso de contratación

Varios factores pueden contribuir a un proceso de contratación ineficiente. Algunos de los más comunes incluyen publicar descripciones de trabajo mal escritas, entrevistar a demasiados solicitantes y tomar demasiado tiempo para tomar una decisión. Los miembros del equipo asignados para asistir a múltiples entrevistas largas no pueden usar ese tiempo para hacer su trabajo principal.

CareerBuilder, Monster y otros sitios web de búsqueda de empleo ahora ofrecen servicios de búsqueda dirigidos que relacionan descripciones de puestos y palabras clave bien escritas con perfiles de usuarios calificados únicamente. Los solicitantes no calificados se pueden bloquear o filtrar. Al invertir en un proceso de búsqueda que filtra a los candidatos según sus necesidades, su empresa puede atraer un grupo de solicitantes de mayor calidad.

A menudo, la mejor persona para el trabajo que espera cubrir ni siquiera está buscando trabajo. No obstante, al usar una campaña dirigida, puede notificarles, posiblemente despertando interés. Dirigirse a los candidatos correctos, ya sea que estén buscando o no, suavizará considerablemente sus procesos de recursos humanos.

3. Reduzca su inventario a medida que aumenta las ventas

El comercio electrónico continúa creciendo exponencialmente, pero hay pruebas sólidas de que también habrá un lugar para el comercio minorista tradicional. Los minoristas solo tienen que asegurarse de tener las cosas que la gente quiere.

Como minorista, el inventario no utilizado representa un doble golpe. No solo está pagando por un producto que está acumulando polvo en una pantalla, sino que también está pagando por el espacio en el piso donde descansa la pantalla. Ya sea que su mercancía no vendida se encuentre en el piso de ventas o en el almacén, le está costando dinero.

A medida que los compradores regresan a las tiendas después de la pandemia, asegúrese de ofrecer los productos que buscan invirtiendo en un software de pronóstico de inventario. Paquetes como QuickBooks Desktop Enterprise, NetSuite, Fishbowl y Shopventory le permitirán mantenerse al tanto de las tendencias de compra. Pueden ayudarlo a administrar lo que ya tiene en stock y hacer recomendaciones de compras futuras basadas en las ventas reales.

4. Automatice la programación

Si su negocio depende de la programación de citas, probablemente ya sepa cuánto tiempo y molestias implica. Debe encontrar horarios de citas mutuamente aceptables, confirmarlos con anticipación y luego reprogramarlos si surgen conflictos. Las mejores citas son las que un cliente concerta por su cuenta, sin ocupar el tiempo del personal de su oficina.

Hoy en día, varios paquetes de software de calendario pueden ayudar a reducir el porcentaje de citas perdidas. Algunos de los mejores incluyen Calendar, Setmore, Google Calendar y Acuity.

Dependiendo de las necesidades de su negocio, se puede configurar una aplicación para enviar un correo electrónico a un cliente con un puñado de horarios de citas disponibles. Al hacer clic en cualquiera de ellos, se envía una confirmación a su negocio y se reserva automáticamente ese horario. Las alertas pueden adaptarse a las necesidades de su empresa y enviarse por correo electrónico o mensaje de texto. Reservar citas automáticamente es beneficioso para todos y libera tiempo tanto para su personal como para sus clientes.

5. Deje de guardar archivos en computadoras individuales

Las soluciones informáticas basadas en la nube prácticamente han eliminado la necesidad de almacenar archivos en un servidor local o, peor aún, en el escritorio de un empleado individual. Si alguna vez has jugado el enloquecedor juego de "¿Quién tiene el archivo?" minutos antes de una presentación importante, sabe lo costoso que puede ser. A medida que más empleados pasan al trabajo remoto, ahora es el momento de poner fin al guardado de archivos en máquinas locales.

Facilite la transición de sus empleados al almacenamiento solo en la nube seleccionando la solución que mejor se adapte a las características específicas de su empresa. Las opciones populares incluyen Google Docs, Microsoft OneDrive y Apple iCloud. Cualquier cambio exitoso de la funcionalidad de escritorio a una solución basada en la nube comenzará con una evaluación exhaustiva de las necesidades. Si no cumple alguno de los criterios necesarios, el personal se apresurará a desarrollar soluciones alternativas que anulen el propósito del acceso compartido a archivos importantes.

Vaya un paso más allá y haga la transición a una plataforma integrada como servicio o IPaaS. Un IPaaS funciona para fomentar las comunicaciones entre sus diferentes sistemas comerciales, ahorrando tiempo a sus empleados al mantener toda su información y datos al alcance de su mano.

Vea las cosas familiares con una nueva perspectiva

Es probable que su mayor enemigo cuando busque actualizar sus procesos sea su propia presuposición arraigada de "siempre lo hemos hecho de esa manera". Su mayor aliado en cualquier esfuerzo por optimizar los procesos administrativos podría ser un par de ojos nuevos que no se vean influenciados por sus éxitos o fracasos pasados.

Los empleados, clientes y proveedores tienen un interés personal en su empresa, y eso es algo bueno. Sin embargo, cuando busque un cambio significativo, considere agregar a la ecuación al menos una parte desinteresada altamente calificada. Esfuércese por mantenerse abierto a cualquier pregunta que comience con "¿Por qué?"