Cómo combinar archivos PDF en Windows 10 y 11

El formato de archivo PDF ofrece muchas ventajas, pero no está exento de fallas. Aprenda todo sobre los beneficios de fusionar varios archivos juntos

Creado inicialmente por Adobe en 1993, el formato de documento portátil es un formato de archivo increíblemente flexible y confiable que es utilizado hasta el día de hoy por expertos en casi cualquier industria que se pueda imaginar. Esto se debe a que los archivos PDF son esencialmente imágenes estáticas que se pueden ver fácilmente en cualquier dispositivo, ya sea con la ayuda de aplicaciones o mediante un navegador web normal.

Sin embargo, esta increíble compatibilidad cruzada tiene un costo: a diferencia de su formato normal DOCX o Google Docs, los archivos PDF tienden a ocupar más espacio ya que a menudo incluyen muchas imágenes. También son mucho más difíciles de editar , especialmente cuando todo lo que tiene para trabajar es una copia digital escaneada de un documento físico. Entonces, ¿cómo reduce el tamaño de sus archivos PDF y los edita convenientemente todos al mismo tiempo? La solución es usar un combinador de PDF.

Entonces, ¿qué es un combinador de PDF?

Imagine que necesita enviar un informe detallado a su superior sobre el estado actual del mercado de automóviles eléctricos de EE. UU., pero su investigación, una vez finalizada, sigue siendo un desorden en gran medida desorganizado de documentos escaneados, archivos DOCX, hojas de cálculo e imágenes individuales. ¿El verdadero pateador? Trabajas desde casa y necesitas estar listo para el final del día. ¿A qué te dedicas?

¡Usarás una herramienta de combinación de PDF, por supuesto! Esencialmente, lo que estas herramientas le permiten hacer es reunir una variedad de formatos de archivo en un solo archivo bien ordenado y con capacidad de búsqueda completa que luego puede abrir en cualquier sistema operativo bajo el sol. ¿Y la mejor parte? Dicho software no degrada la calidad de la imagen original ni aplica ningún cambio al formato del contenido: una vez que se combinan los archivos, todo se verá exactamente igual que antes.

Ahora, puede enviar con confianza ese informe a su superior como un único archivo adjunto de correo electrónico, sabiendo muy bien que hizo un trabajo estelar.

4 razones por las que debería aprender a combinar archivos PDF

Ahora que sabemos cómo fusionar archivos PDF, es hora de responder la siguiente pregunta: ¿por qué molestarse con esto en primer lugar? Si bien ya hemos mencionado algunos de los beneficios de reunir varios archivos, no podemos enfatizar lo suficiente cuán útil puede ser una herramienta de este tipo en su arsenal. Por ejemplo, al usar un combinador de PDF, usted:

• Libera espacio en tu dispositivo. Hoy en día, cada bit de almacenamiento cuenta, por lo que no tiene sentido mantener veinte y tantos archivos individuales que pertenecen juntos, especialmente si tiene que enviarlos por correo electrónico rápidamente a otra persona. Como beneficio adicional, al enviar un solo archivo PDF que contenga toda la información, no excederá ningún límite de tamaño de archivo y no tendrá que bombardear a su destinatario con correos electrónicos separados que contengan varios archivos adjuntos, todo lo cual podría conducir rápidamente a problemas.
• Cuidado del medio ambiente. Es obvio: tener una copia digital de su informe con capacidad de búsqueda completa es mucho más conveniente que imprimir docenas de documentos físicos, reorganizarlos según sea necesario y escanearlos nuevamente en su dispositivo. No solo es todo el proceso mucho menos tedioso y requiere menos tiempo, sino que también hace del mundo un lugar mejor: ¡solo piense en todo el papel que no usará!
• Simplifique la colaboración. Si está trabajando en un proyecto internacional a gran escala que involucra a personas de diferentes departamentos, las cosas pueden salirse de control rápidamente una vez que comience a intercambiar informes, contratos y otros documentos en diferentes formatos de archivo, algunos de los cuales pueden incluso tener que ser firmados por múltiples partidos. Aquí es donde tener un combinador de PDF resulta especialmente útil, ya que puede tomar todos estos archivos dispersos y aparentemente no relacionados, fusionarlos en varios informes cohesivos y enviarlos a todas las partes interesadas para su revisión final y firma.
• Juega menos con las contraseñas. Imagínese tener que agregar manualmente el cifrado a una docena de documentos solo para omitir accidentalmente uno y posiblemente correr el riesgo de filtrar información altamente confidencial del cliente. Ahora imagine tener que hacer eso solo una vez: ¡simplemente combine todos los documentos en un solo archivo protegido con contraseña y listo!

Cómo combinar archivos PDF en Windows

Si bien macOS viene con herramientas preinstaladas para ayudarlo a fusionar archivos PDF, como las aplicaciones Finder y Preview, los usuarios de Windows no tienen otra opción que buscar soluciones de terceros. Y aunque una búsqueda rápida en Google sin duda revelará muchas herramientas gratuitas, podría terminar compartiendo sus datos con un sitio potencialmente malicioso que luego podría venderlos para obtener ganancias.

Afortunadamente, no es necesario que compre una Mac, ya que hay muchas opciones asequibles de combinador de PDF disponibles, como PDF Extra. Así es como puede comenzar rápidamente a combinar archivos en Windows 10 y 11 de inmediato:

Descarga e instala la aplicación.

Abre la aplicación. Una vez que esté dentro, haga clic en el icono "Combinar" en la parte superior de la página de inicio. En caso de que decida acceder a la función mientras ya está trabajando en un documento, se agregará automáticamente a la ventana del combinador.

Agregue tantos archivos como necesite. Puede fusionar archivos PDF e imágenes haciendo clic en "Agregar archivo" o simplemente arrastrándolos y soltándolos directamente dentro de la interfaz del combinador. Incluso puede agregar archivos cifrados a la mezcla, siempre que haya memorizado sus contraseñas.

Organiza el contenido exactamente como quieras. Antes de combinar cualquier archivo, podrá reorganizar el orden de cada archivo e imagen en la ventana del combinador de PDF mediante simples controles de arrastrar y soltar.

Asegúrate de fusionar los archivos correctos. Puede inspeccionar cada elemento individual en la cola y reorganizar o incluso eliminar algunas de sus páginas hasta que esté satisfecho con el resultado. Y en caso de que haya inspeccionado un documento de más, siempre puede ocultar las páginas innecesarias.

Presiona "Combinar" . ¡Tu nuevo archivo estará listo en unos momentos!

Conclusión

La administración de archivos no debería ser difícil, y con un combinador de PDF capaz a su lado, realmente no lo es. Armado con esta herramienta, puede navegar fácilmente a través de múltiples carpetas de papeleo desorganizado y obtener archivos de búsqueda ordenados de los que puede estar realmente orgulloso. También le ahorrará a su empresa muchas horas facturables y mejorará su eficiencia, ya que los empleados ya no tendrán que perder valiosos minutos buscando los archivos correctos.

Al aprender a combinar varios archivos PDF en uno, también puede proteger varios archivos a la vez y también liberar espacio valioso, ahorrándole la molestia de actualizar su almacenamiento físico o en la nube. Y si alguna vez necesita enviar algunos de estos archivos a sus clientes o partes interesadas clave, puede hacerlo con confianza sabiendo muy bien que se verán geniales en casi cualquier dispositivo. Por lo tanto, dele un respiro a su impresora e instale una herramienta de combinación de archivos en su lugar. ¡Puede agradecernos más tarde!