Cómo enviar fax desde gmail, pc y teléfono móvil

El envío de faxes sigue siendo una forma popular de enviar documentos en 2020 y es un pilar en muchas organizaciones de atención médica en todo el mundo. El envío de faxes es más seguro que el correo electrónico, sin mencionar que el envío de faxes encriptados cumple con los estándares de HIPAA.

HIPAA, si no lo sabe, significa Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico. La HIPAA hace que los médicos y los hospitales no puedan compartir la información médica de un paciente a través de vías no seguras y no aprobadas. Sin embargo, el envío de faxes cumple con HIPAA y está aprobado.

Con el servicio de fax adecuado, puede enviar de forma segura cualquier documento desde el punto A al punto B manteniendo la total confidencialidad. Además, algunos servicios de fax modernos funcionan completamente en línea y son muy cómodos de usar.

En este artículo, le brindamos una descripción general de cómo enviar un fax desde Gmail, PC o teléfono móvil. El proceso es ultrarrápido y no necesita ningún conocimiento técnico especial de su parte. Además, puede ahorrar dinero al evitar su máquina de fax tradicional.

Parte 1: Cómo enviar un fax desde la computadora

Puede enviar faxes desde su computadora con la ayuda de un servicio de fax en línea, Windows Fax and Scan, o a través de una máquina de fax conectada a su PC. No recomendamos las dos últimas opciones: requieren una gran cantidad de configuración y son inconvenientes.

Sin embargo, un servicio de fax por Internet es cómodo de usar y no requiere ninguna configuración. Puede comenzar a enviar faxes en minutos y ahorrar dinero mientras lo hace. Sin embargo, debe elegir el servicio correcto, ya que no todos son confiables o dignos de confianza.

1.1 CocoFax: el servicio de fax profesional y fiable

CocoFax es un servicio de fax por Internet popular y confiable que cumple con HIPAA. Cocofax tiene un buen legado y es el servicio elegido por muchas organizaciones, incluidos hospitales, en todo el mundo. El servicio ha sido mencionado en línea por canales de medios conocidos como Mashable, Forbes y LifeWire.

El uso de CocoFax es gratuito durante 30 días, luego de lo cual paga una tarifa mensual razonable, según sus necesidades de envío de fax. Hay 3 razones por las que recomendamos utilizar CocoFax para sus necesidades de envío de faxes:

• CocoFax ofrece funciones avanzadas

CocoFax ofrece más que la simple conveniencia de enviar faxes desde su computadora. El servicio también proporciona muchas características que la máquina de fax tradicional no puede ofrecer. Algunos de ellos son el envío de faxes las 24 horas, los 7 días de la semana, el envío de faxes internacionales, el almacenamiento permanente, la compatibilidad con múltiples formatos, la compatibilidad con Office 365 y la portabilidad de números.

• El servicio es increíblemente seguro y privado.

No todos los servicios de fax por Internet cumplen con HIPAA, pero CocoFax sí lo hace. Utiliza la última tecnología de encriptación para proteger sus faxes durante la transmisión. Solo el emisor y el receptor tienen las claves necesarias para descifrar el mensaje. CocoFax es adecuado para comunicaciones comerciales confidenciales.

• Te ahorra tiempo y dinero

Los servicios de fax por Internet no requieren que usted tenga una máquina de fax o alquile una línea telefónica. En cambio, simplemente envía documentos por fax directamente desde sus servidores, al igual que envía un correo electrónico. No tiene que pagar tarifas exorbitantes para poseer y operar una máquina de fax o una línea telefónica.

1.2 Cómo usar CocoFax para enviar faxes desde su computadora

Necesita una suscripción a CocoFax para poder enviar faxes desde su computadora. Como mencionamos antes, es gratis por 30 días. Aquí hay instrucciones paso a paso sobre cómo enviar un fax con CocoFax utilizando su navegador web:

Paso 1: Regístrese en un plan CocoFax en el sitio web oficial. No tienes que comprometerte con una compra desde el principio.

Se le pedirá que elija un número de fax gratuito como primera parte del proceso de registro.

Tendrá que proporcionar algunos detalles para el siguiente formulario con fines de identificación. La dirección de correo electrónico que registre durante este paso es donde recibirá las notificaciones relacionadas con el envío de faxes.

Su navegador redirigirá automáticamente al panel de control de CocoFax tan pronto como termine de registrarse.

Paso 2: El tablero de CocoFax es esencialmente su máquina de fax virtual. Le permite enviar nuevos faxes y leer los entrantes. También realiza un seguimiento de su actividad de envío de faxes y archiva los faxes entrantes.

¿Está listo para enviar su primer fax a través de CocoFax? Haga clic en el botón "Nuevo fax" en la esquina del tablero. Esto hará que aparezca la ventana de creación de fax.

Paso 3: La ventana "Enviar fax" es exactamente igual a la ventana en la que se redactan los correos electrónicos. Y redactar un fax es como escribir un correo electrónico.

A continuación se muestran los detalles que puede completar al enviar un fax:

• Campo "Para": el número de fax del destinatario va en el campo "para". Puede proporcionar números locales o internacionales.
• “Asunto” (Opcional): El asunto es opcional. Si lo proporciona, se imprime en la parte superior del documento que está enviando.
• Portada (Opcional): La portada es la primera página del fax que está a punto de enviar. Es opcional, aunque puede optar por incluirlo por contexto.
• Archivos adjuntos: los archivos adjuntos son la parte importante, son esencialmente los documentos que desea enviar por fax. Puede escanear y cargar cualquier tipo de documento. Los formatos admitidos incluyen Doc, Xls, Png y Pdf.

Paso 4: haga clic en el botón "Enviar" después de redactar su fax y adjuntar todos los documentos. Puede enviar por fax varios documentos a la vez.

Después de que se entregue el fax, recibirá un mensaje de confirmación en el tablero. También recibirá una notificación en la dirección de correo electrónico que proporcionó.

Ocasionalmente, el fax puede fallar. Esto se debe a números ingresados ​​incorrectamente o problemas con la máquina del destinatario, la mayoría de las veces. Puedes intentarlo de nuevo si ese es el caso.

CocoFax también le permite enviar faxes desde su computadora a través de otros medios:

• Puede enviar un fax desde una aplicación de Office 365 como MS Word con el complemento CocoFax.
• Puede enviar faxes desde Google Drive con el complemento CocoFax.

1.3 Cómo recibir un fax sin una máquina de fax

Es posible recibir un fax sin una máquina de fax, al igual que es posible enviar un fax sin una. Solo necesita haberse suscrito a un servicio de fax por Internet como CocoFax.

Si tiene un número de fax y está suscrito a CocoFax, recibirá todos los faxes entrantes en su panel de control. CocoFax traduce automáticamente los faxes entrantes a formato electrónico y los reenvía al panel de control. No necesita una máquina de fax o una impresora.

¿Hay documentos adjuntos al fax? Se traducirán al formato PDF. Puede almacenar estos documentos en su PC o imprimirlos.

Tenga en cuenta que necesita un número de fax para poder recibir faxes entrantes, aunque está bien no tener una máquina de fax.

Parte 2: Cómo enviar y recibir un fax a través de Gmail

Tradicionalmente, enviar un correo electrónico siempre ha sido más conveniente que enviar un fax. Gracias a la tecnología moderna, puede combinar la comodidad del correo electrónico con el envío de faxes. Es posible enviar y recibir faxes a través de un servicio popular como Gmail.

CocoFax es una solución de envío de fax multiplataforma. Ofrece funciones de correo electrónico a fax. Existen varias ventajas al utilizar un cliente de correo electrónico para sus necesidades de envío de faxes:

• Enviar un fax desde Gmail es muy sencillo. Todo lo que tiene que hacer es redactar un correo electrónico, adjuntar algunos archivos y enviarlo por correo electrónico al número del destinatario, seguido de "@cocofax.com".
• Recibirá notificaciones relacionadas con el fax cómodamente en su bandeja de entrada de correo electrónico.
• Es posible comprobar si hay nuevos faxes tan fácilmente como comprobar nuevos correos electrónicos.
• No necesita iniciar sesión en su cuenta de CocoFax todo el tiempo para enviar faxes.

2.1 Cómo enviar un fax desde Gmail

Si se pregunta cómo enviar un fax desde Gmail, estos son los pasos a seguir:

Paso 1: deberá registrarse para obtener una cuenta y una suscripción de CocoFax. Es gratis por un mes.

Durante el registro, se le pedirá que complete un formulario como parte del proceso. Registre la ID de Gmail desde la que desea enviar el fax en este paso. CocoFax le permitirá enviar y recibir faxes desde esta dirección.

Paso 2: Inicie sesión en la cuenta de Gmail para comenzar a enviar faxes. Puede usar su navegador web o la aplicación de Gmail, lo que sea mejor para usted.

Paso 3: enviar un fax desde Gmail es como escribir un correo electrónico. Envías un correo electrónico a los servidores de CocoFax, que lo traducen a formato de fax y lo reenvían al destinatario en tu nombre.

Elija la opción "Redactar nuevo correo electrónico" y proceda a completar los detalles necesarios:

• "Para": el campo "Para" es donde normalmente escribe la dirección de correo electrónico del destinatario. Para nuestros propósitos, escribirá el número de fax del destinatario seguido de "@cocofax.net". Por ejemplo, si su número de fax es 98765, ingrese "[email protected]".
• “Asunto” (opcional): el asunto aparece como una nota en la parte superior de la página del fax.
• Cuerpo del correo electrónico (opcional): la primera página del fax, también llamada portada, es el cuerpo del correo electrónico. es opcional
• Archivos de fax: puede adjuntar cualquier archivo al correo electrónico. Este es el documento de fax principal que está enviando. Puede adjuntar varios archivos a la vez en cualquier formato admitido.

Paso 4: Haga clic en el botón "Enviar" cuando esté listo. ¡Felicitaciones, ha enviado correctamente un fax desde Gmail!

Al igual que con el envío de faxes desde el tablero, recibirá una confirmación si se envía el fax. Si hay un problema, también se le notificará.

2.2 Cómo recibir un fax en Gmail

¿Cómo haces para recibir un fax de Gmail? Necesitará un servicio de fax por Internet que admita fax a correo electrónico, como CocoFax. Con CocoFax, todos los faxes entrantes se traducen a formato de correo electrónico y se reenvían a su bandeja de entrada de correo electrónico.

Si los documentos se envían por fax, se convertirán a formato PDF y también se adjuntarán al correo electrónico. Tenga en cuenta que necesita un número de fax para poder recibir faxes, aunque no necesita una máquina de fax o una línea telefónica.

Parte 3: Cómo enviar un fax desde un teléfono celular

Finalmente, también puede enviar un fax desde su teléfono móvil. Es quizás la opción más cómoda, ya que puedes utilizar el móvil desde cualquier lugar. Deberá suscribirse a un servicio de fax por Internet como CocoFax para poder enviar faxes desde su dispositivo móvil.

Si tiene una suscripción al servicio de fax por Internet, hay tres formas de enviar o recibir un fax:

1. Envía un fax desde el navegador de tu teléfono móvil

Al igual que con el navegador web de una computadora, puede usar el navegador web de su teléfono móvil para enviar y recibir faxes. Inicie sesión en el panel de control de CocoFax para redactar un fax y enviarlo en un santiamén. Los pasos mencionados en la Parte 1 también se aplican a los navegadores de teléfonos móviles.

2. Use un cliente de correo electrónico como Gmail para enviar faxes desde su teléfono

Puede usar un cliente de correo electrónico como Gmail para enviar faxes desde su teléfono, desde su navegador web o a través de la aplicación Gmail. Consulte los pasos mencionados en la Parte 2 para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo.  

3. Descargue una aplicación de fax para teléfonos móviles dedicada

Algunos proveedores de fax por Internet como CocoFax también vienen con una aplicación de teléfono móvil dedicada. Puede descargar esta aplicación de fax en iOS o Android para enviar faxes cómodamente desde su teléfono.

Parte 4: Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo enviar un fax desde Gmail gratis?

Sí, puede utilizar CocoFax para enviar un fax desde Gmail de forma gratuita. El servicio viene con una prueba gratuita de 30 días. Tendrá que pagar una tarifa mensual razonable después de que finalice el juicio.

2. ¿Puedo enviar un fax a una cuenta de Gmail directamente?

No puede enviar un fax a una cuenta de Gmail directamente. Esto se debe a que el envío de faxes utiliza tecnología telefónica, mientras que los clientes de correo electrónico como Gmail funcionan con tecnología digital. Las dos tecnologías no son compatibles entre sí. Los faxes entrantes se envían a números de teléfono, no a direcciones de correo electrónico.

3. ¿Existe alguna alternativa al uso de un servicio de fax en línea para enviar faxes desde Gmail?

Algunos servidores de fax de nivel empresarial pueden enviar correos electrónicos a una máquina de fax directamente, pero son difíciles de configurar, sin mencionar que son costosos de mantener. Probablemente necesitará contratar a todo un equipo para ello. En su lugar, es más conveniente utilizar un servicio de fax por Internet.

Conclusión

En resumen, puede recibir y enviar un fax a través de su cuenta de Gmail, computadora o teléfono móvil. Todo lo que necesita es una suscripción a un servicio de fax por Internet como CocoFax y una conexión a Internet. Es rápido, seguro y fácil. Hay métodos alternativos, pero no funcionan tan bien.

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