Utilicé Notion para gestionar mi vida en 2024: aquí hay cinco formas de empezar con la versión gratuita este año

La idea se ha extendido como la pólvora por el mundo de la tecnología, y la aplicación de productividad se encuentra en cada vez más flujos de trabajo en todo el mundo. Pero no es sólo por trabajo: durante 2024 utilicé su versión gratuita para planificar y realizar un seguimiento de prácticamente todos los aspectos de mi vida, incluida mi boda.

Casi me avergüenza decir que todavía no he gastado ni un centavo en Notion, ya que su versión gratuita ha demostrado ser lo suficientemente potente para mis necesidades hasta ahora. Incluso he utilizado Notion para gestionar mi pequeña empresa, incluidos los plazos y la facturación.

¿Qué es exactamente Notion? A menudo se la describe vagamente como una "aplicación de productividad", pero puede hacer tantas cosas que es difícil encasillarla. Cuando abres la aplicación inicialmente, puede parecer una simple aplicación para tomar notas o una herramienta de administración de documentos, que te permite anotar casi cualquier cosa. Sin embargo, con algo de tiempo y orientación, puede convertirse en casi cualquier cosa que necesite.

Los fanáticos incondicionales de Notion han creado suites completas de gestión de proyectos y administradores de tareas dentro de la aplicación, pero no es necesario ir tan lejos para beneficiarse de sus poderes de productividad.

Así es como Notion ha sido de gran ayuda para mi vida durante 2024 y cómo podría hacer lo mismo por ti el próximo año.

1. Establece tus objetivos

A principios de 2023, me senté y tracé una serie de objetivos a cumplir. Estos iban desde planificar y pagar una boda hasta comprar un automóvil nuevo y más.

Creé una lista de tareas simple para esto y la colgué en mi página de Notion 'Panel personal' para que siempre esté al frente y al centro, pero es fácil crear un administrador de tareas dentro de la aplicación.

Al presionar la tecla '/' puede abrir una serie de bloques, y la lista de tareas pendientes le permitirá crear una lista de tareas. Tenerlo a mano en un día cualquiera es ideal, ya que me permite anotar cosas rápidamente.

De manera similar, puede crear páginas de notas y luego ordenarlas en carpetas y vincularlas desde cualquier otro lugar de Notion. Eso le permite hacer casi cualquier cosa, desde garabatos rápidos hasta crear wikis completos.

2. Elige una vista

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Esto es parte de una serie de artículos sobre proyectos tecnológicos de año nuevo y desafíos para 2025. Lea todos nuestros artículos de Resoluciones tecnológicas aquí.

Lo que separa las bases de datos de Notion de las hojas de cálculo más tradicionales son sus Vistas. Notion puede convertir datos en opciones fáciles de usar, como un tablero Kanban, un calendario o tablas simplificadas.

Por ejemplo, soy un escritor independiente y tengo una hoja de cálculo enorme a la que llamo agenda. Tiene información del cliente, lo que estoy escribiendo, plazos, tarifas y todo lo incluido, pero desde la perspectiva del usuario es un poco desordenado como una hoja de cálculo.

Sin embargo, con un par de clics puedo convertirlo en un tablero Kanban (piense en Trello) y mover proyectos desde la planificación hasta la finalización y facturación mientras trabajo en ellos, con etiquetas codificadas por colores a medida que se mueven.

Incluso puedo cambiar a una ingeniosa vista de calendario para ver cuándo vencen las cosas, o lo que he completado en un mes determinado, o cambiar a un ajuste preestablecido que muestra solo la información más importante para cuando estoy ordenando mis impuestos. .

Otras vistas incluyen gráficos, líneas de tiempo e incluso una opción de galería.

3. Comparte un espacio

Al igual que Google Docs, puedes utilizar Notion para colaborar con colegas y miembros del equipo.

Con la sección de planificación de bodas que creé, mi ahora esposa y yo pudimos ver los próximos pagos, los correos electrónicos que habíamos recibido y más.

Incluso establecimos una lista de verificación gigantesca, dividida en secciones, para ayudar a que todo funcione sin problemas y, si hubiéramos querido, también podríamos haberla compartido con el lugar y los proveedores.

La noción puede ser tan abierta o tan restrictiva como quieras. Hay una gran cantidad de plantillas de planificación de bodas (como la anterior) para comenzar.

4. Encuentra una plantilla o crea la tuya propia

La naturaleza abierta de Notion significa que puede parecer un poco abrumador al principio cuando miras todo ese espacio libre, pero las Plantillas facilitan la importación de herramientas de creadores de todo el mundo.

Eso puede ayudarle a comenzar y luego podrá compartir sus propias plantillas personalizadas en el futuro.

Notion confía tanto en su capacidad para crear páginas atractivas que puede publicarlas en la web como sitios web completos creados dentro de la aplicación.

Pero un buen lugar para comenzar son las mejores plantillas de Notion para establecer objetivos de año nuevo o la lista filtrada de plantillas de Año Nuevo. Comience primero con sus objetivos más amplios y luego profundice hasta establecer objetivos mensuales y rastreadores de hábitos.

Para empezar, hay más de 1500 plantillas gratuitas dedicadas a la planificación del Año Nuevo.

5. Integra un calendario

Notion lanzó su propia aplicación Calendario este año, lo que significa que con un clic en la barra de menú de mi Mac puedo ver todas mis llamadas del día.

Tiene programación y zonas horarias incorporadas y también se ve genial. La mejor parte es que se vincula con la aplicación principal de Notion, lo que significa que puedes arrastrar y soltar información entre las dos, o incluso integrar tu calendario en tu página de inicio para poder ver todo lo reservado en un día determinado.

El equipo también planea presentar un cliente de correo electrónico en un futuro próximo. Pero por ahora todas estas herramientas existentes son más que suficientes para que el año 2025 sea un viajero altamente organizado.