Cómo almacenar datos de pequeñas empresas de la manera correcta

El almacenamiento de datos es un aspecto crucial de la gestión de una pequeña empresa. Todos los propietarios de pequeñas empresas conocen los peligros de las filtraciones de datos.

Entonces, ¿Qué haces? ¿Cómo protege exactamente el propietario de una pequeña empresa los datos de su pequeña empresa?

La mejor manera es encontrar una solución efectiva de almacenamiento de datos. Desea un lugar para almacenar sus archivos al que pueda acceder desde cualquier lugar. Desea un servicio que pueda brindar seguridad a sus archivos.

La guía para almacenar datos de pequeñas empresas

Lo primero que debe hacer es obtener más información sobre la copia de seguridad y la recuperación de datos. Una vez que tenga una solución para la recuperación de datos de pequeñas empresas, ahora puede buscar las mejores opciones para almacenar datos.

Esto es lo que debe considerar:

Imagen: KnowTechie

1. Disco duro externo

El primer paso es invertir en un disco duro externo para todos sus empleados. Debe solicitar a sus empleados que realicen una copia de seguridad de sus archivos en este disco duro. Este disco duro externo debe permanecer en el escritorio de un empleado. Puede invertir en un disco duro que puede oscilar entre 4 terabytes y 6 terabytes a un precio asequible.

Pida a sus empleados que le proporcionen una confirmación periódica de cuándo realizaron la última copia de seguridad de sus archivos en este disco duro externo. El disco duro externo también debe estar protegido con contraseña. Esto asegura que no se pueda acceder a los archivos si el disco duro es robado o perdido.

2. Memoria USB

También debe invertir en una unidad flash USB para cada empleado. Dado que las unidades flash pueden almacenar una cantidad menor de datos, sus empleados deben usarlas para almacenar datos urgentes que no se pueden reemplazar ni replicar.

Nuevamente, la unidad flash USB también debe estar protegida con contraseña y almacenada en la oficina. La contraseña de la unidad flash solo debe ser conocida por el empleado individual y por cualquier administrador o supervisor.

3. Almacenamiento Tradicional

Si bien pueden parecer anticuados, todavía hay un lugar para almacenar sus datos en CD y DVD. Si sus computadoras tienen la posibilidad de usar CD/DVD, es posible que desee almacenar algunos archivos en CD/DVD.

Puede usar CD/DVD de la misma manera que usaría una unidad flash USB. Úselos para almacenar archivos urgentes que no se pueden reemplazar fácilmente. Si su empleado tiene que compartir un archivo con otro empleado, puede usar un CD/DVD como una forma de almacenamiento para compartir un archivo.

4. Aplicación de monitoreo

Existen aplicaciones de monitoreo como Prey Project que pueden acceder de forma remota a una computadora. Esto generalmente se hace si una computadora es robada o perdida. Puede usarlo para hacer una copia de seguridad inmediata de los archivos en un servicio de almacenamiento en la nube.

Luego, una vez que se haya realizado una copia de seguridad de los archivos, puede eliminarlos de forma remota de la computadora. Especialmente si tu personal puede trabajar de forma remota usando computadoras portátiles, te recomendamos que les pidas que instalen un servicio como Prey Project.

5. Almacenamiento en la nube

Finalmente, la última opción es utilizar el almacenamiento en la nube. Estos archivos se almacenan en una nube y se puede acceder a ellos de forma remota, desde dentro y fuera de la oficina.

El almacenamiento en la nube suele ser gratuito, con espacio de almacenamiento adicional disponible por una tarifa de suscripción. Puede almacenar sus archivos de datos comerciales en múltiples servicios de almacenamiento en la nube. Estos servicios también tendrán mayor seguridad, lo que dificultará que los piratas informáticos encuentren sus datos. También puede (y debe) proteger con contraseña sus archivos.

Algunos servicios de almacenamiento en la nube también le permiten crear archivos como documentos, presentaciones y hojas de cálculo.

Entonces, ¿qué opciones de almacenamiento en la nube debería considerar?

Veamos algunos:

Google Drive

Google Drive le ofrece 15 gigabytes de almacenamiento de datos de forma gratuita. Puede organizar sus archivos en diferentes carpetas. También puede crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones con Google Drive.

Puede actualizar a más espacio de almacenamiento por una tarifa de suscripción. Puede compartir el acceso a sus archivos individuales. Por ejemplo, puede dar acceso a un balance en Google Drive a su contable. Usted y el tenedor de libros pueden editar este archivo en cualquier momento.

También puede elegir restringir ciertos archivos para que solo sean accesibles para ciertos miembros del personal. O puede hacer que algunos archivos estén abiertos al público (como un libro electrónico gratuito que ofrece su empresa). Se puede acceder a los archivos de Google Drive de forma remota y se pueden descargar a una computadora en cualquier momento.

Caja

Box es una opción popular de almacenamiento en la nube para las empresas. Este es un servicio pago que ofrece una multitud de excelentes funciones. Esto incluye cifrado de alto nivel para sus archivos. También incluye compartir archivos fácilmente entre su personal.

Puede sincronizar sus archivos sin conexión con su "caja". También puede usar Microsoft Office 365 para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Box también cuenta con soporte técnico de alto nivel para ayudar a su empresa con el almacenamiento de datos.

Por solo $ 10 por mes, puede tener 100 gigabytes de almacenamiento.

DropBox

Esta es otra opción de almacenamiento popular que le brinda 2 gigabytes de forma gratuita. Puede actualizar a 5 terabytes por $ 15 por mes.

DropBox le permite compartir archivos fácilmente con su personal. Si tiene archivos a los que desea que accedan sus clientes (sin editarlos), también tiene esa opción. DropBox también le permite crear archivos desde cero, ya que tiene un creador nativo de documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

DropBox también le permite proteger archivos con contraseña, lo que dificulta el acceso de los piratas informáticos.

microsoft onedrive

Esta es otra gran opción para el almacenamiento en la nube. Recibes 5 gigabytes gratis. También puede actualizar a 6 terabytes por $ 9.99 por mes. Esta podría ser una gran opción para instalar para cada empleado individual. Esto puede ser un gran complemento para el disco duro externo que tienen en sus escritorios.

Microsoft OneDrive tiene funciones de sincronización cruzada y permite una fácil búsqueda para encontrar sus archivos. Hay multitud de aplicaciones de terceros que pueden funcionar con el servicio de almacenamiento en la nube.

Mantenga sus datos seguros

Ahora que sabe cómo almacenar los datos de su pequeña empresa, puede asegurarse de que siempre se mantengan seguros. Recomendamos usar todas las opciones mencionadas en esta guía para que no tenga que preocuparse por almacenar datos.

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