Cómo reducir el exceso de SaaS para adoptar un enfoque de TI eficiente

SaaS ha ganado popularidad constantemente durante dos décadas, haciendo obsoleto el modelo de licencia perpetua para software descargable con sus características integradas basadas en la nube, aplicables a empresas de todos los tamaños y tipos. Sin embargo, proporcionar una visibilidad completa de la infraestructura tecnológica para cualquier empresa puede resultar un desafío.

Si bien existe una herramienta SaaS para casi todos los activos de la organización, que promete mejorar la eficiencia del flujo de trabajo, sin una estructura y un marco de gestión adecuados, las repeticiones, las superposiciones innecesarias y la autorización fragmentada pueden amplificar la sobrecarga del software. Sumérgete para comprender la dinámica detrás del exceso de SaaS y las estrategias para mitigarlo, con el objetivo de lograr una función de TI más ágil y eficiente.

Comprender el SaaS Bloat y sus desafíos

La inflación del software, en su forma más simple, ocurre cuando las entregas consecutivas de un programa de computadora se vuelven notablemente más lentas, consumiendo más memoria, espacio en disco y potencia computacional. En una era centrada en la nube, este problema se magnifica, no solo dentro de un solo sistema, sino en toda la empresa, con cada vez más aplicaciones SaaS que agotan los recursos. Según las estimaciones para 2022, el 58 % de los gastos de software de aplicaciones se asignan a soluciones en la nube, y se prevé que aumente al 66 % para 2025. Esta tendencia está impulsada por la facilidad con la que se pueden adquirir, implementar y utilizar aplicaciones SaaS.

Si bien una mayor eficiencia es una bendición, la simplicidad de la adquisición de SaaS presenta a TI varios desafíos. Un testimonio de la proliferación de SaaS es que las unidades de negocios no relacionadas con TI ahora controlan más de la mitad de los sistemas de una empresa. La TI en la sombra a menudo constituye una parte importante de la cartera de SaaS de una empresa estándar. En consecuencia, los ejecutivos de TI pueden tener dificultades para regular el gasto en SaaS, al no poder identificar fácilmente oportunidades de reducción de costos. Las repercusiones de esta falta de visibilidad y comprensión son inmensas para las organizaciones de todos los tamaños. Las investigaciones indican que una organización promedio utiliza menos del 50% de sus suscripciones a aplicaciones de manera constante, lo que genera un desperdicio considerable.

¿Cómo minimizar la hinchazón de SaaS? Consejos prácticos para administradores de TI

Es vital reconocer que el costo de una herramienta va más allá de la tarifa de la licencia, e incluye costos de capacitación, personalización, interrupciones durante la transición a un nuevo sistema y recursos generales, todo lo cual puede agotar los recursos de un equipo. Por lo tanto, es imperativo reducir la sobrecarga de SaaS mediante pasos como:

1. Realización de auditorías periódicas: los líderes de TI deben realizar auditorías de software de rutina para identificar y evaluar el uso efectivo de todas las aplicaciones SaaS en toda la empresa. La recopilación de datos sobre la adopción, el uso y los comentarios de los usuarios del software ayudará a determinar qué herramientas realmente agregan valor y cuáles son redundantes o infrautilizadas. Esta evaluación ayuda a tomar decisiones informadas sobre mantener, reducir o cancelar licencias.
2. Comprender los patrones de uso: los administradores de TI deben proporcionar las funciones adecuadas a los grupos de empleados más adecuados y establecer la necesidad real y la frecuencia de uso dentro de esos grupos. Este enfoque ayuda a las empresas a negociar precios de manera más eficaz.
3. Clasificación del exceso de tecnología en función del riesgo: racionalizar el entorno tecnológico y minimizar el exceso implica tres etapas fundamentales de la evaluación del riesgo: crítica, necesaria y de alto potencial.
4. Implementación de un proceso de autorización de SaaS: para evitar la sobrecarga de SaaS, especialmente en equipos más grandes o remotos, implemente un mecanismo de autorización sólido. Asegúrese de que existan pasos y procedimientos sencillos para registrar aprobaciones y denegaciones.
5. Realización de revisiones periódicas y auditorías de proveedores: la evaluación periódica de los proveedores y contratos de SaaS actuales garantiza que se alineen con los requisitos de la organización, lo que ayuda a identificar la sobrecarga antes de que suponga una carga para su organización.

Por qué controlar el exceso de SaaS es crucial en 2024

A medida que las empresas adoptan la digitalización, las aplicaciones SaaS no utilizadas han surgido como un problema importante, una continuación de la era de la pandemia, que fue testigo de una adopción de tecnología acelerada y, a menudo, no planificada. Cuando el exceso de SaaS supera un cierto umbral, puede generar gastos innecesarios en TI, mayores riesgos de seguridad y la posibilidad de depender de un proveedor.

• Gastos innecesarios en TI : el gasto excesivo en aplicaciones SaaS puede provocar sobrecostos presupuestarios y dificultades financieras para una organización. Es esencial considerar el efecto dominó que esto tendrá en el plan de transformación digital y la asignación de recursos de su organización.
• Mayores riesgos de seguridad : si no logra controlar la proliferación de SaaS, es probable que aumente el uso de aplicaciones paralelas en su empresa. Es posible que estas aplicaciones no autorizadas no satisfagan las normas de cumplimiento y seguridad de la organización, lo que aumenta su vulnerabilidad a las violaciones de datos.
• Posibilidad de dependencia de un proveedor : las organizaciones frecuentemente renuevan y se vinculan a acuerdos ampliados con proveedores que, lamentablemente, no ofrecen un valor adecuado. Esto dificulta la transición hacia una solución económicamente viable, incluso si se identifica el problema.

En resumen: Reducir el exceso de SaaS

Las plataformas SaaS basadas en la nube, fundamentales para la mayoría de los marcos tecnológicos actuales, ofrecen ventajas sustanciales sobre el modelo de software de licencia perpetua tradicionalmente aceptado. Sin embargo, sin diligencia, puede acumular un exceso de licencias, algunas de las cuales pueden ser innecesarias o excesivas, e incluso terminar con un entorno SaaS repleto de aplicaciones ocultas y licencias no autorizadas. Los cinco pasos analizados le ayudarán a reducir la sobrecarga de software, haciendo que su entorno de TI sea más ágil, más eficiente y rentable. Además, evitar activamente la compra de productos de software inadecuados (aquellos sin integraciones suficientes, funciones innecesarias o una interfaz de usuario compleja) es crucial para anticiparse y evitar que la sobrecarga de SaaS se convierta en una carga.

Explore nuestro marco de ahorro de costos en la nube para CIO para obtener más consejos sobre cómo reducir la sobrecarga.

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