Características y requisitos más esenciales para el software de gestión de recursos humanos

El campo de la gestión de recursos humanos se benefició enormemente de la implementación de herramientas de software. Después de todo, el éxito de cualquier empresa depende de las personas que trabajan en ella. Estas tareas son vitales: elegir a los mejores empleados, motivarlos e involucrarlos, seguir su progreso y alentarlos. Y sugiere recopilar y analizar toneladas de información de diferentes fuentes junto con estudios en profundidad de las interacciones de los empleados.

Se vuelve cada vez más sofisticado incluso para equipos pequeños, y mucho menos para empresas más grandes. Además los negocios crecen (si no, decaen), y el trabajo del responsable de RRHH ofrece nuevos retos cada día. Las herramientas especializadas, como las desarrolladas por JatApp, son útiles. Su primer y principal propósito es librar a los gerentes de las tareas rutinarias que consumen la mayor parte de su tiempo. Pero también ayudan a los gerentes a mejorar todos sus esfuerzos y lograr resultados mucho mejores.

Si está buscando un nuevo programa de software de recursos humanos para respaldar sus procesos de recursos humanos o desea reemplazar uno existente con una alternativa más poderosa, debe comenzar por comprender los requisitos para ese software.

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Requisitos del software de gestión de recursos humanos: lo que necesita de las herramientas de recursos humanos

El software diseñado profesionalmente debería facilitar la vida de los gerentes de recursos humanos y todos los demás empleados. La respuesta a la pregunta "¿qué es el software de recursos humanos?" es demasiado general: incluye todo, desde una pequeña aplicación dedicada dirigida a tareas específicas hasta un sistema integral de gestión de recursos humanos con muchas docenas de funciones.

La buena noticia es que, independientemente del tipo de solución de HRMS que necesite, obtendrá la herramienta adecuada. Existen soluciones listas para usar desarrolladas por líderes de TI y plataformas personalizadas diseñadas para la demanda de su negocio. Aquí, el desafío es obtener una solución que se adapte con precisión a sus demandas, y esas demandas varían para cada empresa en particular.

Factores a considerar al desarrollar sus requisitos para el software de recursos humanos

Las soluciones presentadas por los equipos de desarrollo de software HRMS más destacados varían en funcionalidad, pero todas deben garantizar las siguientes cualidades:

• Una plataforma para almacenar los datos de diferentes departamentos: contratación de empleados, nómina, seguimiento del tiempo de trabajo, etc.
• La seguridad de los datos debe estar garantizada porque los sistemas de recursos humanos contienen información confidencial.
• La escalabilidad es necesaria ya que su personal crecerá y la funcionalidad de HRMS debe adaptarse a las nuevas demandas.
• El análisis de datos debe proporcionar métricas confiables para evaluar el desempeño del personal y los esfuerzos del gerente de recursos humanos.

En sus consideraciones, concéntrese en las necesidades comerciales y los procesos de la empresa. Debe estar seguro de que la nueva funcionalidad del software mejorará el rendimiento y la productividad generales, y que satisfará las demandas de seguridad de las infraestructuras complejas. Y aunque su empresa puede establecer requisitos específicos para las herramientas, la mayoría de las empresas necesitan algunas características fundamentales que deben estar presentes en el software.

Gestión de documentos

El software de gestión de recursos humanos debe proporcionar un directorio para guardar los datos de los empleados. Los datos suelen incluir información personal y de pago, información salarial, historial laboral, historial disciplinario, comentarios sobre el desempeño, etc. Además, este módulo debe incluir la base de conocimiento de los documentos de la empresa. Es fundamental especificar el nivel de acceso a los datos para determinar qué datos están disponibles para todos los empleados y qué información es solo para la persona autorizada.

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Gestión de Reclutamiento

Cazar y contratar nuevos empleados son deberes directos del gerente de recursos humanos. El software de recursos humanos debe optimizar estos procesos mediante la automatización de tareas. Incluye publicación de trabajos automatizada y manejo de solicitudes de candidatos, canales de comunicación, páginas y portales de carrera, etc.

Gestión del rendimiento

Uno de los factores decisivos en la gestión de recursos humanos del software es la posibilidad de monitorear el desempeño del empleado. Debe haber evaluación de la productividad, recopilación de comentarios, programas de capacitación y educación para los empleados, informes de evaluación, etc.

Gestión de beneficios

Los análisis y evaluaciones de beneficios se encuentran entre los requisitos clave para el software profesional de recursos humanos. También debe proporcionar información detallada sobre las condiciones para obtener esos beneficios. El empleado debe tener acceso a esta sección y comprender lo que puede esperar obtener y cómo.

Gestión de nóminas

El departamento de recursos humanos es responsable de la gestión financiera. El sistema que solicitará a la empresa de desarrollo de software de recursos humanos debería poder calcular salarios, bonificaciones, comisiones y existencias. Tiene que incluir las normas de gestión de retribuciones y actualizarlas, gestionar los planes de retribución, gestionar impuestos, etc.

Gestión de asistencia

El software tiene que realizar un seguimiento de la asistencia, ausencia y tiempo de trabajo de los empleados. Las plataformas avanzadas de HRMS también programan actividades de trabajo en diferentes departamentos y proyectos y notifican a los empleados involucrados sobre cualquier cambio. Estos módulos de software generalmente incluyen hojas de tiempo que permiten un seguimiento fluido del tiempo y del tiempo libre.

Autodesarrollo profesional

La política de fomentar el autodesarrollo de los empleados es obligatoria en muchas empresas. Las plataformas HRMS también incluyen módulos dedicados en los que los gerentes de recursos humanos pueden planificar, programar y realizar un seguimiento de la capacitación de los empleados y brindarles cursos educativos desarrollados en la empresa o comprados en plataformas educativas de terceros.

Compromiso de los empleados

Uno de los requisitos cruciales es la característica de mantener la lealtad de los empleados mediante la evaluación de su compromiso. Este aspecto se ha vuelto más esencial desde la pandemia mundial y el cambio masivo al trabajo remoto. Por lo tanto, los gerentes de recursos humanos enfrentaron nuevos desafíos de comunicación para apoyar el bienestar de los empleados y brindarles comentarios oportunos sobre todas las solicitudes. En la práctica, debe ser el área para que el departamento de recursos humanos y los empleados se comuniquen de manera efectiva. Los sistemas HRM personalizados brindan dicha funcionalidad.

Módulo de informes

La interfaz de usuario de las plataformas de gestión de recursos humanos proporciona paneles útiles con métricas clave para evaluar diferentes aspectos del negocio de un vistazo. Además, los gerentes deben poder obtener informes detallados y completos sobre todos los aspectos que les interesan para evaluar el desempeño real y planificar medidas y actividades adicionales.

Estas son las características básicas que todo sistema de calidad para la gestión de RRHH debe proporcionar. Los precios estándar del software HRIS sugieren cubrir todas esas demandas. Sin embargo, su objetivo es determinar también requisitos adicionales específicos para su empresa. No se trata de la cantidad de funciones disponibles en el software.

La plataforma HRMS es una herramienta que es eficiente cuando se aplica correctamente. Por lo tanto, debe comprender cómo los poderes del software se suman a sus procesos de trabajo y cómo los influirán y ayudarán a los empleados a darse cuenta de sí mismos. La precisión y la actualidad serán la prioridad.

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Espero que este tutorial lo haya ayudado a conocer las características y los requisitos más esenciales para el software de gestión de recursos humanos . Si quieres decir algo, háznoslo saber a través de las secciones de comentarios. Si le gusta este artículo, compártalo y siga a WhatVwant en Facebook, Twitter y YouTube para obtener más consejos técnicos.

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