Mejore su flujo de trabajo contratando un asistente virtual

La mayoría de las veces, se elige una profesión en función de dos factores:

• Ganando potencial
• Actividad que te gusta hacer

El problema con esto último es que ingresas a un campo para enfrentar un desafío, ayudar a las personas o mostrar tu propia destreza y luego te decepcionas cuando descubres la verdad. La verdad es que pasará el 10% del tiempo realizando estas tareas principales y “desperdiciará” el 90% de su tiempo y energía respondiendo correos electrónicos, ingresando datos en una hoja de Excel y liderando conversaciones de poca importancia.

Bueno, si contratas a un asistente, puedes evitar la mayor parte de esto y ir directo al grano. A continuación le mostramos cómo puede mejorar su flujo de trabajo contratando a un asistente virtual.

Gestión de correo electrónico

Un buen asistente virtual puede atender tus correos electrónicos. Pueden leerlos y responderlos. Luego, de vez en cuando, cuando encuentren algo que realmente requiera su atención, indíquelo o envíelo.

El problema con los correos electrónicos es que hay que revisarlos periódicamente. La mayor parte no es sustancial y potencialmente carece por completo de importancia. Claro, el filtro de spam puede hacer un gran trabajo, pero no todo lo irrelevante es spam.

La clave para recordar es que, independientemente del hecho de que la mayor parte de esto sea irrelevante, aún así debes comprobarlo. El software puede hacer un trabajo relativamente bueno, pero no es todopoderoso . De vez en cuando, necesitas que un humano real lo atienda.

Tenga en cuenta que la velocidad a la que responde los correos electrónicos es increíblemente importante para sus esfuerzos de construcción de relaciones. Lo ideal sería responder dentro de una hora, aunque responder dentro de cuatro horas sigue siendo aceptable. El tiempo es esencial y, como profesional, este es un recurso que siempre te falta.

Ejecutando tu agenda

Trabajar con una agenda apretada es difícil, pero es sólo la punta del iceberg. Sin embargo, ¿qué tal si realmente hacemos un horario manejable?

Claro, una herramienta de programación puede ayudarte con eso. Algunos de ellos incluso leen sus chats y, dado que pueden comprender el contexto, programan sus reuniones sin su participación. Sin embargo, esta tecnología aún es tosca y no tan confiable.

En su lugar, desea una persona activa, un asistente virtual , que maneje sus calendarios, organice su agenda e incluso le recuerde reuniones importantes.

Sin mencionar que tener un asistente para comunicarse con otros asistentes te hace parecer increíblemente profesional.

Aparte de eso, un asistente también puede ayudarle a preparar los materiales para estas reuniones con antelación.

Recuerde que tener que hacerlo usted mismo lleva mucho tiempo. No sólo eso, sino que tendemos a “violar las reglas” y a sobreestimarnos bastante. Entonces, cuando parece que el cronograma es demasiado apretado, agregamos una o dos reuniones más creyendo que esto no es nada que no podamos manejar.

A veces, un extraño es más objetivo, especialmente cuando se le dan pautas claras.

Manejo de la investigación

Cuando se trata de investigación empresarial, se trata de un proceso difícil y que requiere mucho tiempo, pero no es algo que requiera un nivel increíblemente alto de competencia académica.

Después de todo, no le está pidiendo a su asistente que investigue el último medicamento contra el cáncer a nivel molecular o que descomponga las cosas hasta el componente potencial más pequeño. En cambio, lo que estás pidiendo es hacer una investigación rudimentaria sobre el tema y obtener resultados.

Por ejemplo, si trabaja en el sector inmobiliario, puede pedirles que le preparen una lista de propiedades adecuadas. Esto significa que revisarán varios listados locales y anotarán cada propiedad que cumpla con los criterios que usted exigió.

En la mayoría de los campos, puedes imaginarte pidiendo a tus asistentes que realicen este tipo de investigación. La diferencia en los resultados entre usted haciendo la investigación y otra persona realmente no es tan notable. No es una tarea difícil, sólo requiere tiempo y esfuerzo.

En lugar de hacerlo usted mismo, puede delegárselo a otra persona y concentrarse en las tareas principales.

Servicio al Cliente

Ahora, en la mayoría de los campos, simplemente subcontratar el servicio al cliente no es tan satisfactorio. Una persona que llama no quiere estar conectada con alguien que está levemente asociado con una marca a través de un tercero.

Hablar con un asistente sigue significando hablar con alguien dentro de la empresa. Claro, no son ellos quienes toman las decisiones ni alguien que brinda directamente los servicios que necesitan, pero están lo suficientemente cerca.

En primer lugar, después de haber pasado suficiente tiempo en su empresa (esto no significa años y décadas), tendrán una comprensión bastante decente de la mayoría de los procesos. Incluso si pueden responder la misma cantidad de preguntas que su página de preguntas frecuentes o un chatbot (o incluso si utilizan estos recursos), un asistente virtual sigue siendo un ser humano real.

Es un verdadero empleado, un verdadero profesional, al que se le asigna la responsabilidad de resolver su problema. Esto hace que tus clientes/clientes se sientan especiales. Les hace sentir escuchados y le otorga muchos puntos extra.

Creación y gestión de contenidos.

Ahora, cuando hablamos de creación de contenido, la mayoría de las personas imaginan inmediatamente un documento técnico de más de 4000 palabras lleno de términos técnicos y estudios de casos únicos. Incluso si ese fuera el caso, con las herramientas modernas de asistencia a la escritura, esto no estaría fuera de las capacidades de un asistente virtual promedio.

Sin embargo, cuando se trata de contenido de publicaciones de blogs, contenido de canales de YouTube y especialmente contenido de redes sociales, las cosas no son tan complejas ni tan exigentes. Piénselo: la mayoría de las veces, necesita cortar un videoclip con una duración adecuada, agregar un filtro y elegir la música de fondo adecuada.

Incluso si tiene un escritor-colaborador, aún puede pedirle a un asistente virtual que lo revise y compare el contenido con las pautas del cartel invitado en su blog. De esta manera, si hay algo que está fuera de lo normal, pueden editarlo o señalarlo.

Envolver

La clave para recordar es que las responsabilidades de un asistente varían mucho. Depende de usted decidir y del asistente aceptar estos términos. Aun así, contar con la persona adecuada en el puesto de asistente puede hacerle la vida mucho más fácil. Depende de usted hacer un arreglo apropiado.