Cinco herramientas de software clave para optimizar el flujo de trabajo de su negocio en 2024
Publicado: 2024-07-31
¿Cómo gestiona el flujo de trabajo de su empresa?
Con una dura competencia y altas demandas de los clientes, las empresas se esfuerzan por lograr una eficiencia óptima para obtener una ventaja competitiva.
Los flujos de trabajo comerciales son una serie de tareas individuales que siguen una secuencia necesaria para que se completen los procesos comerciales.
Piense en ello como un camino que las tareas deben seguir para alcanzar sus objetivos comerciales.
Por lo tanto, implementar un sistema para optimizar el flujo de trabajo agiliza la operación y no solo aumenta la velocidad y la eficiencia, sino que también ahorra tiempo y costos a su negocio.
De hecho, según Camunda, el 97% de los tomadores de decisiones empresariales están de acuerdo en que la automatización del flujo de trabajo es esencial para la transformación digital, enfatizando la importancia de los sistemas de gestión del flujo de trabajo.
Entonces, ¿qué herramientas pueden ayudarle a lograr eficiencia en sus flujos de trabajo?
Este artículo analizará el software de flujo de trabajo empresarial clave en 2024 para ayudarlo a automatizar procesos y ejecutar sus flujos de trabajo en piloto automático.
Empecemos.
1. Software de optimización de transferencia
¿Tiene usted un negocio de logística?
Si lo hace, usted, más que nadie, comprenderá la importancia de que todo funcione sin problemas.
Sin flujos de trabajo claros para gestionar los empleados y las máquinas que ejecutan los procesos diarios, es probable que se enfrente a ineficiencias como retrasos y una baja satisfacción del cliente.
De hecho, se prevé que el tamaño del mercado de automatización logística crezca de 32.700 millones de dólares en 2023 a 51.200 millones de dólares en 2028, lo que demuestra la mayor demanda de herramientas de automatización.
Se invierte mucho tiempo y costos en manejar y monitorear manualmente los flujos de trabajo para garantizar que todo funcione sin problemas . Aun así, eso no garantiza la eficiencia ya que los humanos somos propensos a cometer errores.
El mejor software de optimización de transbordos proporciona una plataforma centralizada para supervisar todas las operaciones. Una vista de nivel superior permite a los gerentes y partes interesadas comprender el panorama completo de todos y cada uno de los pasos del negocio.
Además, estas herramientas le permiten personalizar y ejecutar flujos de trabajo que garanticen la finalización oportuna de las tareas, la transparencia y la responsabilidad.
Una solución de optimización de transbordo en medio de todo su software de logística, como herramientas de gestión de depósitos y almacenes, garantiza que el trabajo esté interconectado, con aprobaciones e inicio de tareas rápidos. Es como pasar el botón de un proceso a otro.
Merchandise Warehouse Company buscaba una solución para optimizar sus operaciones eliminando problemas de redundancia y brindando flexibilidad para permitirle satisfacer las demandas de los clientes.
Utilizando Datex Footprint, un sistema de gestión de almacenes, la empresa logró automatizar sus procesos para cada uno de sus clientes y lograr mayor precisión y productividad.
2. Gestión de relaciones con el cliente (CRM)
El núcleo de todo negocio son los clientes.
Para las empresas centradas en el cliente, la satisfacción y la experiencia del cliente son una prioridad.
Sin embargo, con las demandas de los clientes en su punto más alto, los líderes de servicio al cliente se ven obligados a encontrar nuevas formas de satisfacer estas demandas y mejorar la satisfacción del cliente.
Existe un vínculo evidente entre una mala gestión de las relaciones con los clientes y la reducción de los beneficios.
De hecho, una investigación de NewVoiceMedia reveló que las empresas estadounidenses pierden hasta 75 mil millones de dólares al año debido a las malas experiencias de los clientes, cuantificando el costo creciente de una mala gestión de las relaciones con los clientes.
Los clientes ahora quieren una comunicación rápida, experiencias personalizadas y una flexibilidad que solo se puede lograr con el software de optimización CRM.
Lo mejor de estas herramientas automatiza tareas redundantes y que consumen mucho tiempo, como el enrutamiento de conversaciones y el marketing, liberando tiempo para que su personal de soporte se concentre en tareas de valor agregado, como el servicio al cliente.
Los chats en vivo y los chatbots permiten a su empresa brindar respuestas rápidas y asistencia a los clientes.
Con funciones avanzadas como la IA conversacional, los chatbots pueden proporcionar contexto al personal de soporte y enrutar conversaciones a personas calificadas para mejorar la experiencia.
Además, el software CRM automatiza la categorización de las conversaciones utilizando funciones como etiquetas automáticas para realizar análisis profundos que pueden proporcionar una comprensión profunda de las expectativas y experiencias de los clientes.
Más allá de la automatización, el software CRM le permite disfrutar de otras ventajas, como una plataforma de comunicación centralizada que permite a su personal responder a todas las solicitudes de los clientes a través de múltiples canales en una sola plataforma.
Otras características notables incluyen informes y análisis, seguimiento de SLA y respuestas predeterminadas, que también resultan útiles durante la automatización.
3. Principales herramientas de flujo de trabajo de documentos
¿Está manejando documentos manualmente?
Si es así, entonces debe ser consciente de las ineficiencias de no tener un sistema sólido de gestión de documentos que le permita almacenar, compartir y digitalizar todos sus archivos comerciales.
Uno de los principales obstáculos asociados con una mala gestión de documentos son los procesos lentos que pueden provocar retrasos en la entrega de servicios y bienes.
Por ejemplo, en la industria de la logística, donde hay mucho papeleo, el proceso de firma y aprobación lleva mucho tiempo, lo que ralentiza los tiempos de respuesta y provoca retrasos.
Por supuesto, esto se traduce en una mala satisfacción del cliente, lo cual es malo para su negocio.
De hecho, la investigación de Zendesk encontró que aproximadamente tres de cada cinco consumidores están de acuerdo en que un buen servicio al cliente es esencial para sentir lealtad hacia una marca.
Estas estadísticas deberían mostrar la importancia de procesos optimizados para mejorar la experiencia del cliente.
Las mejores herramientas de automatización de documentos facilitan los procesos de gestión de documentos, desde la recopilación hasta la recolección de firmas para su aprobación . Al procesar la mayoría de los documentos en piloto automático, su empresa puede ahorrar costos y recursos que pueden transferirse a otras tareas importantes y complejas.
De buenas a primeras, este software de flujo de trabajo empresarial, en 2024, recopilará documentos digitales de diferentes fuentes o escaneará documentos físicos antes de categorizarlos e integrarlos al sistema.
Bayer HealthCare Pharmaceuticals es un actor clave en la industria farmacéutica con miles de empleados. Debido a esto, redactar manualmente contratos estándar consume mucho tiempo.
ActiveDocs proporcionó una solución que facilitó los procesos centrados en documentos que implicaban la creación y revisión de borradores de contratos y pudo agilizar las prácticas de revisión y aprobación.
4. Automatización
La automatización puede impulsar e impulsar la productividad.
Imagine el tiempo que sus empleados dedican a tareas redundantes como buscar documentos, responder consultas repetitivas de los clientes y escanear archivos para digitalizarlos.
Bueno, eso es una gran pérdida de tiempo, lo que se traduce en enormes costos operativos a expensas de tareas complejas e importantes.
En realidad, los empleados dedican unos 19 días laborales cada año a tareas repetitivas, según un estudio de SnapLogic. Esta es una clara indicación de cuánto tiempo se pierde en actividades mundanas en lugar de centrarse en el crecimiento empresarial.
No se limita a perder el tiempo. Las tareas redundantes también descarrilan la moral de sus empleados, lo que lleva a una reducción de la productividad, lo que puede afectar su negocio.
La automatización es la base básica de la optimización del flujo de trabajo. Realmente no existe ningún software de flujo de trabajo empresarial que no se base en la automatización, desde sistemas de gestión de documentos hasta herramientas de gestión de relaciones con los clientes.
La automatización libera a su personal de tareas monótonas y que consumen mucho tiempo, permitiéndoles centrarse en cuestiones complejas que necesitan intervención humana.
Esto no sólo aumenta la productividad al reducir significativamente los costos.
Puede facilitar y optimizar fácilmente los flujos de trabajo ejecutando tareas como procesamiento de pagos, aprobaciones y enrutamiento de conversaciones, lo que garantiza procesos optimizados y mayor precisión y eficiencia.
Maverick International es una empresa de embalaje global que prioriza la eficiencia y los procesos optimizados. Las máquinas selladoras de la empresa están diseñadas para sellar bolsas de diferentes tamaños. Sin embargo, los ajustes manuales entre turnos para adaptarse a los diferentes tamaños fueron lentos.
OMRON Automation proporcionó una solución que permitió a la empresa automatizar su proceso de cambio. Las máquinas podrían ajustarse automáticamente al tamaño deseado casi en tiempo real.
5. Gestión de proyectos
Una gestión adecuada del proyecto puede mejorar el flujo de trabajo.
Implica la supervisión de tareas y procesos y la asignación de recursos para lograr los objetivos comerciales dentro de las limitaciones acordadas.
La falta de ellos provocaría retrasos en el cumplimiento de los objetivos, una mala experiencia del cliente y problemas de calidad, por mencionar algunos . Todo esto puede afectar directamente la rentabilidad y, por lo tanto, impedir el crecimiento empresarial.
De hecho, una investigación de Geneca registró que el 75% de los encuestados citaron la falta de confianza como la razón del fracaso del proyecto. Esta cifra sugirió una desconexión con los objetivos del proyecto y sus implementadores.
Las herramientas de gestión de proyectos se encuentran entre el software de flujo de trabajo empresarial que puede optimizar los procesos en 2024. Lo hacen proporcionando marcos estructurados que mejoran la comunicación y garantizan una asignación eficiente de recursos.
En el sector de la logística, por ejemplo, la gestión de proyectos garantiza que los recursos se asignen a departamentos importantes y que no haya una asignación excesiva de recursos.
Además, dividir los proyectos en tareas manejables y establecer restricciones claras permite a los empleados priorizar el trabajo de manera efectiva. Las soluciones de flujo de trabajo como Trello ayudan a visualizar el progreso, ayudando a los equipos a identificar cuellos de botella y ajustar las cargas de trabajo según sea necesario.
AYESA, una empresa española internacional que se ocupa de tecnología y TI, utilizó varios software para agilizar la operación sin integración. Esto generó desafíos con la visibilidad del proyecto, ya que no tenían una imagen común y clara del estado del proyecto.
Al implementar Easy Redmine, la empresa logró visibilidad de la carga de trabajo y capacidad para tener proyectos bien organizados. Esto permite que cada miembro del equipo sepa que tiene que hacerlo en todo momento y que el Project Manager controle el cronograma.
Conclusión
¿Aún no has optimizado los flujos de trabajo de tu negocio?
Hacerlo es su mejor opción para obtener una ventaja en un entorno empresarial muy competitivo, lo que le permitirá optimizar las operaciones sin comprometer la calidad.
De hecho, según un informe de Gitnux, alrededor del 75% de los líderes empresariales informan que el uso de la automatización del flujo de trabajo les brinda una fuerte ventaja competitiva, lo que subraya la necesidad de flujos de trabajo eficientes.
No faltan software de flujo de trabajo empresarial que van desde herramientas de optimización de transferencia hasta soluciones de gestión de relaciones con los clientes que mejoran la satisfacción del cliente.
La integración de varias de estas herramientas puede aumentar significativamente la productividad, ahorrar tiempo y optimizar los procesos para el crecimiento empresarial.