Una mirada cercana: nuestra revisión práctica de los equipos de Microsoft en 2019

La semana pasada analizamos detenidamente el creciente término "Comunicaciones empresariales", con una revisión práctica de Webex Teams. Para ayudar a completar aún más esta discusión (y para prepararnos para nuestro artículo de enfrentamiento directo de Ultimate Showdown: Microsoft Teams vs WebEx Teams), queríamos ofrecer otra mirada de cerca a lo que podría decirse que es el mayor contendiente para la medalla de oro de Enterprise UC&C: Equipos de Microsoft.

Esta no es la primera vez que observamos de cerca los equipos de Microsoft, pero, por supuesto, con el paso del tiempo, varias cosas han cambiado. A medida que las soluciones de UC enfocadas en la empresa cobran fuerza, vemos que las organizaciones reemplazan rápidamente las soluciones de comunicación más estándar con estas plataformas de colaboración completas y sólidas.

Sin duda, estas plataformas de colaboración con capacidad empresarial se están apoderando rápidamente del mercado, ramificando sus capacidades mucho más allá del chat persistente hacia capacidades críticas como la colaboración visual mejorada e incluso la última tecnología como la inteligencia artificial.

Para comprender mejor las opciones actuales que existen y por qué estas soluciones se están apoderando rápidamente del mercado, queríamos ofrecer una mirada de cerca a la última versión de Microsoft Teams.

Una expansión de colaboración independiente para Office 365

Sin centrarse demasiado en el cómo y el por qué, Microsoft desarrolló su propia versión del mercado de la colaboración, una que encajaría muy bien dentro del ecosistema de Office 365. Es bastante tan simple como eso. Ahora, eso realmente no cuenta toda la historia: Teams es una plataforma increíblemente capaz que expande la colaboración más allá de los chats grupales o uno a uno.

“Microsoft Teams es una aplicación de colaboración que ayuda a su equipo a mantenerse organizado y mantener conversaciones, todo en un solo lugar. Aquí hay un vistazo rápido al lado izquierdo de Teams”.

Y, con una plataforma en la nube tan poderosa que aumenta la accesibilidad de la ya popular cartera de Microsoft, Microsoft vio una oportunidad para aprovechar este nuevo paradigma de colaboración.

Por supuesto, no son ajenos a la comunicación con la adquisición y el desarrollo continuo de Skype, entre otras herramientas. Pero, como dije en el pasado, Microsoft Teams "no es solo otra aplicación de mensajería que descarga en su escritorio y teléfono como Slack".

En cambio, Teams se trata de ser parte del ecosistema de Office 365. Con Microsoft Teams, los usuarios obtienen acceso a una serie de funciones separadas en cuatro categorías:

• Equipos : encuentre y cree canales para celebrar "reuniones en el lugar, tener conversaciones y compartir archivos"
• Reuniones : vea todo lo que tiene programado para el día o la semana. O programe una reunión. Este calendario se sincroniza con Outlook, un ejemplo de la integración profunda de Office 365.
• Llamadas : las organizaciones pueden expandir los equipos para incluir llamadas VoIP más allá del chat y la colaboración.
• Actividad : póngase al día con todos sus mensajes no leídos, @menciones, respuestas y más

Un poco ha cambiado desde mi último vistazo a Teams; Microsoft ahora ofrece una versión gratuita de Teams, lo que permite a las organizaciones aprovechar Teams sin necesidad de una suscripción completa a Office 365. Pero, la opción de actualizar y obtener toda la plataforma está ahí para aquellos que decidan hacerlo.

Y, sinceramente, esto destaca un punto de venta bastante importante para la plataforma Teams de Microsoft: la profunda integración con el resto del ecosistema de Office 365. Seamos realistas, las aplicaciones de Microsoft han sido, y probablemente siempre serán, las soluciones empresariales de referencia para una serie de tareas. Realmente no podemos imaginar un mundo sin Word, Excel y PowerPoint, o al menos sin su influencia.

Uso de Microsoft Teams: la interfaz de usuario

Al igual que con casi cualquier otra aplicación de UC&C, Microsoft logra que la navegación sea bastante simple con una ventana de contenido principal al frente y al centro, y la navegación hacia la izquierda. Nadie está tratando de reinventar la rueda aquí, solo hazlo más cómodo.

Al igual que en la mayoría de las otras aplicaciones de UC o de colaboración, hay cuatro íconos a lo largo del panel izquierdo para la navegación principal, pero esta vez con una pequeña etiqueta de texto junto con el ícono, en caso de que no pueda descubrir de qué se trata esa imagen. significa una burbuja de chat.

Pero Microsoft ha dado un giro único en el diseño de Teams, centrándose más específicamente en el aspecto de equipo de la plataforma. La vista principal que uno ve justo cuando abre la aplicación es el Feed de actividad, donde los usuarios pueden ver todo lo que está haciendo toda su organización.

Esto incluye conversaciones, archivos y, francamente, casi cualquier cosa que desee agregar, desde aplicaciones de Microsoft hasta integraciones de terceros. El desglose continúa con un enfoque de nivel más granular, ya que los siguientes íconos en el menú de navegación permiten a los usuarios saltar directamente a los chats uno a uno, o enfocarse en los equipos: piense en los equipos como salas de chat compartidas.

Al final del día, Teams es donde tendrá lugar la mayor parte de su colaboración. Son grupos de personas reunidas por trabajo, proyectos o intereses comunes. Los equipos se componen de canales.

Luego, cada canal se construye en torno a un tema específico, por ejemplo, "producción de contenido" u "optimización de marketing". Dentro de los canales es donde los usuarios conversarán, realizarán reuniones, colaborarán y compartirán archivos o documentos.

Los usuarios también pueden acceder a los archivos directamente dentro de la pestaña de archivos y tener otro botón de menú para expandir aún más su funcionalidad con otras aplicaciones y servicios de Microsoft.

En general, el diseño es simple y la navegación es fácil, sin embargo, no puedo evitar sentir una redundancia aquí, con la opción de ver una actividad de todo el departamento (que generalmente incluirá a sus equipos), u otra mirada más cercana a los equipos mismos.

A gran escala, esto tendría sentido, ya que permitiría a los departamentos expandirse aún más a equipos más pequeños, pero también puede haber demasiadas opciones para equipos más pequeños, por lo que estas plataformas están orientadas a las organizaciones empresariales más grandes.

Colaborando en Microsoft Teams: La UX

Los equipos de Microsoft, por supuesto, permiten un alto nivel de colaboración mediante el uso de las soluciones y aplicaciones de Office 365. Los usuarios pueden coeditar documentos en tiempo real, algo que ya ha sido posible con 365 en general.

Los usuarios pueden elegir qué aplicación quieren resaltar específicamente y agregarla a su vista con los botones de pestañas. Estas pestañas permiten a las personas saltar entre ventanas rápidamente y acceder a archivos o documentos relevantes, por ejemplo, ese documento de Word que usted y el resto del equipo de relaciones públicas están coeditando. A medida que se desarrolla la conversación sobre los cambios, cada usuario también puede ver los cambios individuales que se están realizando.

Pero la colaboración también implica comunicación; que en última instancia debe ser lo más simple posible. No podemos tener estos grandes obstáculos en el camino, ralentizándonos y reduciendo efectivamente nuestra tasa de producción al mismo tiempo.

Una plataforma exitosa de comunicación y colaboración elimina estos obstáculos y hace que la comunicación sea aún más fácil, no más difícil. Microsoft Teams logra hacer esto al permitir un nivel intenso y granular de personalización de la comunicación. Lo que quiero decir con eso es que los usuarios pueden liberarse para realmente desglosarse y concentrarse en lo que quieren que traten sus conversaciones, a través de la organización.

Hay dos opciones distintas:

• Equipos : estos son los grupos, como departamentos o equipos, dentro de una organización. Necesita construir equipos y luego agregarles personas.
• Canales : más allá de Teams, los usuarios pueden dividir sus conversaciones aún más con canales específicos y dedicados. Cada equipo individual comienza automáticamente con su propio canal dedicado llamado "General", pero los usuarios pueden expandirse con más canales para proyectos o temas específicos según sea necesario.

Por supuesto, una vez que se configuran los canales, los usuarios pueden unirse a estos chats grupales (siempre que estén dentro del equipo) para comenzar a colaborar; piense en estos canales como las salas de chat comunitarias para cada proyecto o reunión específica.

Los equipos estarán dedicados a departamentos específicos, por ejemplo, el equipo de contenido. Dentro del equipo de contenido puede haber una mayor organización con canales, como "Contenido interno", "Contenido independiente", "Contenido de publicación de invitado", etc.

Este nivel de configuración de la organización debería contribuir en gran medida a proporcionar una experiencia limpia, fácil de entender y consistente. El mayor beneficio es la capacidad de hacer malabares con múltiples canales dedicados dentro de un equipo.

En otras plataformas, como Slack, los usuarios pueden crear tantos canales como deseen y pueden dedicar canales específicos a proyectos específicos como los enumerados anteriormente, pero esto solo creará una larga lista de canales desorganizados. Pero, para ayudar a mantener las cosas organizadas, me gusta la inclusión de una pestaña de Actividad en la parte superior de cada canal para capturar las partes importantes de una conversación.

El concepto se adentra aún más en el ámbito de las "comunicaciones empresariales" cuando los usuarios son mucho más capaces de organizar sus comunicaciones y tienen la opción de saltar entre equipos o departamentos, e incluso organizar esfuerzos (si es necesario) con canales específicos y dedicados dentro. esos Equipos.

De esta manera, si un individuo es parte de más de un equipo, no necesita hacer malabarismos con más de una cuenta de Slack o sala de Slack, sino que tiene la opción de saltar entre diferentes equipos.

Enfoque de Microsoft para la IA en UC

En septiembre de 2017, Lori Wright explicó que Microsoft tenía "una nueva visión para las comunicaciones inteligentes", que según ella transformaría "las experiencias de llamadas y reuniones para personas y organizaciones de todo el mundo".

La idea general era que este nuevo paradigma de comunicaciones inteligentes va más allá de las “comunicaciones unificadas tradicionales” al incluir capacidades más inteligentes y proactivas.

Este anuncio se centró principalmente en un cambio de estrategia de Microsoft, poniendo un mayor énfasis en Teams como la solución de colaboración responsable de impulsar este concepto de comunicaciones inteligentes.

Parece que el plan es permitir que Teams elimine Skype for Business de manera lenta pero segura; aún está por verse si este es el futuro de Microsoft o no, pero el enfoque en las comunicaciones inteligentes sigue siendo absolutamente un componente central de la plataforma. Sin embargo, lo que es interesante de ver es que algunos de los últimos lanzamientos de Microsoft se están trabajando tanto en Skype como en Teams, sin mencionar Skype for Business en absoluto.

Por ejemplo, solo mire el anuncio reciente de Microsoft de una capacidad de desenfoque de fondo dentro de Skype y Teams. Aprovechando la IA, los usuarios pueden optar por difuminar su fondo en una videoconferencia para ocultar el desorden.

Por un lado, el término "Comunicaciones inteligentes" se puede utilizar para describir la colaboración mejorada general proporcionada por una solución como Teams, principalmente edición en vivo y uso compartido de archivos junto con chat persistente.

Pero en realidad el término va un poco más allá, y Microsoft destaca algunas funcionalidades interesantes que esta nueva idea de colaboración inteligente hace posibles:

• Antes del comienzo de una reunión, Teams ubicará y "aflorará" lo que considere información o documentos relevantes que ayudarán en el esfuerzo de colaboración.
• Dentro de una reunión, Teams capturará y transcribirá la conversación junto con subtítulos ocultos codificados por tiempo e incluso reconocimiento de voz para atribuir comentarios a oradores específicos.
• Después de la reunión, Teams volcará automáticamente la grabación y la transcripción de esa reunión en cualquier canal o conversación relevante en la plataforma. Esto permite que cualquiera dentro de la organización busque y revise el contenido de la reunión.

Toda esta idea, como se mencionó anteriormente, se trata de simplificar el proceso de trabajo; ahora, esto es un caballo muerto en este punto, ese es todo el concepto más allá de la IA y las automatizaciones.

Pero creo que es importante ver que este concepto se pone en práctica en la realidad, y Microsoft, por ejemplo, tiene algunos comienzos muy interesantes en el mundo real para la revolución de la IA.

Lo que es particularmente interesante, por supuesto, es ese concepto principal de "Comunicaciones inteligentes", que significa un enfoque y una prioridad claros, de Microsoft dentro de la plataforma Teams, que se ubica no solo en la introducción de nuevas funciones, sino también en la innovación drástica en la forma en que se hace el trabajo. .

El resultado final: aprovechar Office 365

Estas soluciones de nivel empresarial claramente se están presentando a sí mismas y están en camino de reemplazar algunas de nuestras soluciones más queridas. Por ejemplo, Microsoft Teams lo está haciendo muy bien en particular y, de hecho, está ganando bastante terreno a Slack. En diciembre de 2018, Computer World informó que MS Teams "ahora es la segunda aplicación de chat empresarial más popular".

Señalaron que, según los resultados de una encuesta reciente de Spiceworks, el 21 % de los encuestados usaban Teams ahora, en comparación con solo el 3 % en 2016. Si bien aún no podemos contar a nuestros pollos antes de que nazcan, y esta es solo una encuesta con alcance limitado, creo que hay una clara indicación de una reacción a las necesidades comerciales existentes. Slack realmente introdujo la idea de que el chat persistente funcionara para reemplazar el correo electrónico y permitiera comunicaciones y colaboración en tiempo real y siempre activas.

Pero estas plataformas como Webex Teams y Microsoft Teams han reconocido que el software de colaboración en equipo es mucho más que una elegante sala de chat de IRC; de lo contrario, IRC no habría sido reemplazado por aplicaciones más bonitas y brillantes. La capacidad de colaborar no solo a través de texto, sino también a través de video, pizarra e incluso la coedición de documentos es tan poderosa que no hay motivo para que no la hagamos posible.

Ahí es donde Microsoft Teams también brilla con bastante fuerza, en particular, la profunda inclusión e integración de las herramientas y productos existentes de Microsoft Office y Office 365. Es un eufemismo decir que la suite de Office ha sido revolucionaria y continúa siéndolo (al menos de alguna manera, incluso si solo genera mejores competidores).

La capacidad de simplemente obtener una solución fácil de usar, e incluso gratuita, que no solo funciona, sino que aprovecha específicamente algunas de las herramientas más comunes que ya usamos a diario es un poco obvio, en lugar de juntar otras herramientas. Después de todo, ¿no es ese el punto detrás de las Comunicaciones Unificadas?