Las 12 principales herramientas de colaboración móvil y por qué las necesita ahora

Los datos recientes sobre los beneficios del trabajo remoto para los empleadores muestran que los empleados que trabajan desde casa son un 15 % más productivos que los miembros del equipo en la oficina, lo que ahorra a las empresas un promedio de $11 000 por año.

Las herramientas de colaboración móvil, como las aplicaciones para compartir archivos, las plataformas de videollamadas y la mensajería instantánea sobre la marcha, permiten a los miembros del equipo comunicarse entre sí desde cualquier lugar con la misma rapidez que lo harían en un entorno de oficina tradicional.

¿Qué características debe buscar en las herramientas de colaboración móvil y cuáles son las mejores opciones? Además, ¿vale la pena usar las versiones móviles del popular software de colaboración en equipo, o las funciones más importantes solo están disponibles en las versiones de escritorio?

¿Qué es la colaboración móvil?

La colaboración móvil es el proceso de usar herramientas de comunicación y colaboración de equipos móviles para conectar a los miembros del equipo sin importar dónde se encuentren o qué dispositivo estén usando.

Estas aplicaciones pueden ser versiones móviles de software de escritorio o herramientas de colaboración de equipos móviles independientes sin una contraparte de escritorio.

Los usuarios pueden conectarse entre sí desde un dispositivo móvil a otro dispositivo móvil o desde una computadora de escritorio a un dispositivo móvil como una tableta o un teléfono inteligente.

Las herramientas y funciones de colaboración móvil más populares son:

• Compartir archivos móviles
• Toma de notas móvil
• Videollamadas móviles
• Mensajero de chat móvil
• Gestión de proyectos móviles
• Compartir pantalla móvil

¿Cuáles son los beneficios de la colaboración móvil?

Las aplicaciones de colaboración móvil permiten a los miembros del equipo trabajar en sus propios horarios desde cualquier lugar donde tengan acceso a Internet.

Los beneficios adicionales incluyen:

• Mejora de la comunicación interna
• Plazos de proyecto más cortos
• Ahorro de costes
• comunicación conveniente
• Mayor moral de los empleados
• Colaboración mejorada
• Supervisión simplificada del proyecto

¿Cuáles son las mejores herramientas para compartir archivos móviles?

Las aplicaciones de colaboración móvil para compartir archivos proporcionan una ubicación central para todos los documentos relacionados con un proyecto específico y les permiten compartir cualquier archivo que hayan creado con otros miembros del equipo. Estas herramientas gratuitas de colaboración en línea ayudan a reducir los interminables correos electrónicos y permiten la edición y los comentarios de archivos en tiempo real.

También proporcionan control de versiones para evitar que los miembros del equipo trabajen en borradores obsoletos.

Al evaluar estas herramientas de colaboración móvil, tenga en cuenta la cantidad de espacio de almacenamiento que ofrecen, así como el control de acceso y las medidas de seguridad de la aplicación.

Documentos de Google

Google Docs es la aplicación de uso compartido de archivos basada en navegador más conocida, que proporciona aplicaciones de colaboración de escritorio y móviles para dispositivos Android e iOS.

Al igual que con la versión de escritorio, la aplicación móvil Google Docs permite a los usuarios otorgar acceso a archivos a usuarios específicos o proporcionar acceso a archivos a través de un enlace compartido. La edición sin conexión es otro gran beneficio de Google Docs que también está disponible en la versión móvil.

Las únicas características principales que faltan en la aplicación móvil son las ediciones sugeridas, las formas y los encabezados/pies de página. Si bien la edición es posible dentro de la versión móvil, tenga en cuenta que los usuarios también deben descargar Google Drive si desean crear carpetas específicas para documentos.

Otras características móviles de Google Docs incluyen:

• Función de voz a texto
• Agregar/resolver comentarios de documentos
• Etiquetado de comentarios
• Herramienta de resaltado
• Aceptar/rechazar ediciones
• Revisión histórica

Además de la creación, el intercambio y la edición de documentos a través de Google Docs, Google también ofrece versiones móviles de su herramienta de hoja de cálculo, Google Sheets, y su herramienta de presentación, Google Slides. Consulte nuestra publicación sobre los principales trucos de Google Doc para obtener información sobre funciones adicionales de escritorio y dispositivos móviles.

buzón

Dropbox es una aplicación móvil y de escritorio para compartir archivos multiplataforma con más de 175 tipos de archivos compatibles, incluidas imágenes, PDF de Adobe, documentos de Google y Microsoft Office, y más.

Compatible con dispositivos móviles iPhone y Android, Dropbox proporciona tanto almacenamiento de archivos como edición y colaboración en tiempo real. Los usuarios pueden compartir archivos entre sí y crear carpetas para organizar documentos por proyecto o equipo.

Si bien su versión gratuita permite hasta 2 GB de almacenamiento, los planes pagos brindan espacio de almacenamiento ilimitado.

Dropbox móvil no ofrece tantas funciones como su versión de escritorio, pero aún brinda sincronización automática de documentos, acceso a archivos sin conexión y escaneo de documentos/imágenes desde las cámaras de los teléfonos inteligentes.

Otras funciones de Dropbox para dispositivos móviles incluyen:

• Protección de contraseña
• comentario de archivos
• Impresión remota
• Uso compartido de archivos por enlace y SMS
• Historial de edición de archivos
• Notificaciones push
• Barra de búsqueda de archivos

¿Qué son las aplicaciones móviles para tomar notas?

Ya sea que esté en una llamada de videoconferencia o asistiendo a una reunión en persona con un cliente, el uso de una aplicación móvil para tomar notas facilita la carga, el intercambio y la revisión de información importante más adelante.

Cree listas de tareas, intercambie ideas con otros miembros del equipo y acceda a archivos adicionales en aplicaciones como EverNote y Microsoft OneNote.

Evernote

EverNote es un dispositivo móvil para tomar notas y un sistema de archivo virtual que permite a los usuarios organizar notas en "Cuadernos" específicos de temas o categorizar notas a través de etiquetas de temas.

Los usuarios pueden crear listas de tareas pendientes, adjuntar y comentar archivos, incluir páginas web e incluso escanear tarjetas de presentación en EverNote. La herramienta incluso se integra con otras plataformas de colaboración en equipo como Google Drive, Outlook, Slack, Salesforce y Microsoft Teams.

Las funciones móviles de EverNote también incluyen:

• Sincronización automática
• notas de audio
• anotación en PDF
• Tablones de anuncios virtuales
• Inicio de sesión único

EverNote ofrece una versión básica gratuita y dos opciones pagas que brindan espacio de almacenamiento adicional.

microsoft una nota

Microsoft OneNote es una libreta digital que actúa como una aplicación móvil de toma de notas tanto individual como para todo el equipo. Los usuarios pueden separar los cuadernos en diferentes temas y secciones, capturar contenido de la web y compartir cuadernos completos y páginas de notas individuales con otros miembros del equipo. Cualquier persona con acceso a las notas puede anotarlas/editarlas en tiempo real.

Es especialmente popular por su capacidad de convertir notas escritas a mano en texto mecanografiado a través de su función de reconocimiento de texto OCR. Los usuarios de OneNote también pueden dibujar y anotar notas, resaltar texto importante y cargar fotos desde su dispositivo móvil en sus notas.

La versión móvil de Microsoft OneNote también ofrece:

• listas de tareas
• sincronización en la nube
• Acceso sin conexión
• Grabación de audio y video
• Plantillas para tomar notas
• Etiquetas personalizadas
• Historial de versiones de notas
• Notas adhesivas virtuales

¿Merecen la pena las plataformas de videollamadas móviles?

El software de conferencias web permite reuniones cara a cara entre miembros remotos del equipo, departamentos y gerentes de proyectos, lo que lo convierte en una de las características de colaboración móvil más importantes de esta lista.

Las plataformas de videollamadas móviles aseguran que los empleados no se pierdan estas importantes reuniones sin importar dónde se encuentren, e incluso facilitan que los miembros del equipo asistan a seminarios web o sesiones de capacitación virtual desde cualquier lugar.

Además de las videoconferencias móviles, muchas de estas herramientas también brindan funciones como compartir pantalla, mensajes de chat, herramientas de programación, grabación de reuniones y más.

Zoom y GoToMeeting son las dos principales herramientas de videollamadas móviles porque ofrecen las versiones móviles más completas de su software de escritorio.

Ir a la reunión

El software de conferencias web GoToMeeting es una de las alternativas más populares de Skype Empresarial gracias a funciones como la grabación y transcripción de reuniones, herramientas de pizarra y presentador de pases, y un sólido control administrativo.

Su versión móvil compatible con iOS, Blackberry y Android no es menos robusta y proporciona características esenciales además de las videollamadas, lo que significa que elimina la necesidad de descargar múltiples herramientas de colaboración móvil.

Los usuarios móviles de GoToMeeting pueden ver hasta seis pantallas simultáneas, beneficiarse de la vista de orador activo y compartir pantallas con otros asistentes.

Las características adicionales de GoToMeeting móvil incluyen:

• Herramienta de mensajería de chat
• Programación de reuniones
• Unirse a la reunión con un clic
• Anotación de pantalla compartida
• Grabación de reuniones móviles
• Llamadas de audio VoIP
• Pase presentador
• Notificaciones push de recordatorio de reuniones

Tenga en cuenta que, en el momento de escribir este artículo, las aplicaciones de colaboración móvil de GoToMeeting solo están disponibles con planes de pago.

Zoom

Zoom es la plataforma de videoconferencia más popular del momento, y su aplicación móvil compatible con Android e iOS es solo otra razón por la cual.

Los usuarios pueden ver hasta cuatro pantallas simultáneamente y pueden deslizar para ver pantallas adicionales en reuniones más grandes.

Cualquiera puede unirse a una reunión de Zoom en un dispositivo móvil a través de un enlace de reunión, lo que significa que no es necesario descargar la aplicación (aunque los organizadores de reuniones deberán hacerlo). Los que lleguen tarde pueden incluso unirse a una reunión en curso a través de su dispositivo móvil, y los anfitriones pueden otros a unirse después de que la reunión haya comenzado.

Las características adicionales de Zoom Mobile incluyen:

• Compartición de archivos
• Atajos de Siri
• Silenciar/activar asistentes
• La sala de espera móvil virtual
• mensajes de chat
• Vista predeterminada del orador activo
• Compartir pantalla
• Herramienta de pizarra (solo iPad)
• Co-anotación de pantalla compartida
• Fondos virtuales
• Modo de conducción segura
• Función de levantar la mano

Si las preocupaciones de seguridad recientes como Zoombombing le han hecho pensar dos veces antes de usar esta popular plataforma de videollamadas, nuestra lista de las principales alternativas de Zoom ofrece opciones adicionales.

¿Qué aplicaciones de mensajería de chat móvil debería usar?

Las aplicaciones de mensajería de chat son herramientas de colaboración móvil que permiten la comunicación interna instantánea. Son ideales para enviar anuncios a toda la empresa, obtener aclaraciones rápidas o incluso realizar encuestas o pedir comentarios a los miembros del equipo.

Estas aplicaciones deberían permitir a los usuarios crear canales privados y públicos según equipos, temas y más. Los usuarios también deberán etiquetar/mencionar usuarios individuales o canales en su conjunto, para garantizar que los empleados reciban notificaciones sobre información específica del equipo y urgente.

Algunas aplicaciones de mensajería de chat también permiten compartir archivos dentro de la aplicación, videollamadas y audioconferencias.

Flojo

Slack es la aplicación de mensajería de chat más conocida y su versión móvil es compatible con dispositivos móviles y de escritorio.

La versión móvil de Slack organiza los canales de chat en el menú de navegación, permite la creación de subprocesos y el etiquetado de usuarios, e incluso se integra con herramientas populares de colaboración en equipo como Google Docs, Asana y Jira.

Los usuarios pueden enviar mensajes en grupos públicos y privados o canales uno a uno y pueden cargar y acceder a archivos a través de integraciones de aplicaciones de terceros.

Las características adicionales de Slack Mobile incluyen:

• Actualizaciones de estado
• No molestar
• Reacciones de emojis
• Canales de búsqueda
• Posibilidad de marcar mensajes como no leídos
• Recordatorios de respuesta
• Edición y borrado de mensajes
• modo oscuro

Si Slack no es una buena opción para su equipo, nuestra lista de las principales alternativas de Slack ofrece opciones adicionales.

Señal

Signal es la herramienta de mensajería instantánea móvil ideal para empresas especialmente preocupadas por la seguridad y la privacidad.

Todos los mensajes y llamadas están encriptados de extremo a extremo, los datos del usuario no se comparten y, lo mejor de todo, Signal es de código abierto y de uso completamente gratuito. Además de la mensajería de chat, Signal también permite videollamadas individuales ilimitadas y llamadas de audio VoIP.

Las características adicionales incluyen:

• Reacciones de emoticonos
• Uso compartido de archivos, imágenes y videos
• Mensajes que desaparecen
• Acceso al número PIN
• Usuarios bloqueados

Signal no tiene tantas herramientas de colaboración en la aplicación como Slack, pero es la opción correcta para los miembros del equipo que necesitan una forma de comunicarse rápidamente entre sí durante la jornada laboral.

¿Cuáles son las mejores herramientas de gestión de proyectos móviles?

Las herramientas de gestión de proyectos permiten a los líderes de equipo asignar tareas y monitorear el progreso del proyecto y facilitan que los empleados comprendan sus responsabilidades y roles.

Estas plataformas también son importantes herramientas de colaboración móvil porque proporcionan diagramas de Gantt y vistas de Kanban, listas de tareas pendientes y permiten a los administradores de proyectos establecer dependencias de tareas.

Aunque las opciones populares de software de gestión del trabajo como Monday.com, Trello y Basecamp tienen excelentes versiones de escritorio, sus aplicaciones móviles comprometen muchas características esenciales.

wrike

Wrike es un software de colaboración en equipo que ofrece una aplicación gratuita para Android y una aplicación móvil iOS además de su versión de escritorio más sólida.

Wrike proporciona flujos de actividades de tareas en tiempo real, ofrece vistas basadas en tableros y hojas de cálculo, y se integra con otras herramientas populares de colaboración en equipo como Slack, Microsoft Teams y Zoom.

Si bien se puede acceder a las otras herramientas de colaboración móvil de esta lista a través de un navegador web móvil, ten en cuenta que descargar la aplicación en sí es la única forma de usar Wrike en un dispositivo móvil.

Las funciones móviles adicionales de Wrike incluyen:

• Asignación de tareas de múltiples empleados
• Asignación de subtareas
• Fechas de vencimiento
• Modo offline
• Compartición de archivos
• Comentarios de tareas
• Seguimiento del tiempo
• vista de carga de trabajo
• Barra de búsqueda en toda la aplicación

ásana

Asana es una popular plataforma de gestión del trabajo de escritorio, especialmente conocida por su sistema de gestión de tareas estilo lista de verificación y múltiples vistas de tablero.

Su versión móvil para Android e iOS ofrece la mayoría de las mismas funciones que la herramienta de escritorio, incluidas las vistas de calendario, Gantt y Kanban. La aplicación móvil de Asana incluye notificaciones automáticas, asignación de tareas y comentarios, e incluso priorización de tareas.

Los líderes de equipo también pueden revisar y aprobar tareas y archivos cargados en línea o sin conexión.

Las características adicionales incluyen:

• Notas de voz
• Actualizaciones de progreso de tareas
• Fechas de vencimiento
• Agendas de reuniones
• Creación de subtareas
• Plantillas de proyecto prefabricadas
• Edición de archivos

Obtenga más información sobre los precios y los planes de Asana en nuestra revisión detallada.

¿Qué son las aplicaciones para compartir pantalla móvil?

Las aplicaciones gratuitas para compartir pantalla brindan a los miembros del equipo una vista en tiempo real de la pantalla de otra persona, lo que hace que sea mucho más fácil enseñar a los empleados cómo usar un nuevo software, identificar un problema tecnológico o brindar atención al cliente.

Las aplicaciones para compartir pantalla deben incluir acceso a la pizarra y permitir el control remoto, y algunas incluso pueden incluir funciones como impresión remota y grabación de pantalla de sesión.

Algunas de las herramientas anteriores que hemos mencionado, como Zoom y GoToMeeting, brindan capacidades para compartir pantalla además de otras funciones como videollamadas y uso compartido de archivos. Sin embargo, las siguientes herramientas de colaboración móvil son exclusivamente aplicaciones para compartir pantalla.

Mikogo

Mikogo es una plataforma para compartir pantalla móvil y de escritorio compatible con dispositivos Apple iOS y Android.

Conecta a los usuarios de escritorio y móviles, así como a los usuarios de móvil a móvil, y admite conferencias de voz durante las sesiones de uso compartido de pantalla. Solo los usuarios que deseen compartir sus pantallas deben descargar la aplicación, mientras que los asistentes pueden unirse a través de un navegador. Los usuarios pueden compartir sus pantallas móviles o de escritorio completas, o una sola aplicación.

Mikogo es único en el sentido de que almacena datos sobre sesiones pasadas de uso compartido de pantalla, incluidos los participantes, la duración de la reunión, la fecha de la reunión y más. Compartir pantalla uno a uno es gratis para siempre, mientras que los usuarios pagos pueden compartir hasta 25 pantallas simultáneamente.

Mikogo también ofrece:

• Pase la función de presentador
• Mando a distancia de ratón y teclado
• Herramienta de pizarra
• Grabación de pantalla de sesión
• Transferencia de archivos

AnyDesk

AnyDesk es una de las principales herramientas de colaboración móvil multiplataforma para compartir pantalla.

Es compatible con dispositivos móviles Android y Apple, así como con computadoras de escritorio, y es especialmente conocido por brindar acceso desatendido. Esto significa que cualquier usuario con una contraseña puede acceder a la pantalla de un miembro del equipo de forma remota cuando lo desee, lo que la convierte en una herramienta ideal para los representantes de servicio al cliente.

Si bien su versión gratuita se limita estrictamente a compartir la pantalla, sus tres planes pagos brindan características como:

• Impresión remota
• Herramientas de pizarra
• Compartición de archivos
• Control remoto
• Grabación de pantalla de sesión
• mensajes de chat

¿Son las herramientas de colaboración móvil tan buenas como el software de colaboración en equipo de escritorio?

Si bien las herramientas de colaboración móvil pueden no ofrecer todas las funciones que ofrecen sus contrapartes de escritorio, no comprometen funciones esenciales como tomar notas, compartir pantalla, funciones de administración de tareas, videollamadas y compartir archivos.

Las herramientas de colaboración móvil ofrecen tanto valor como las versiones de escritorio con mayor comodidad, facilidad de uso y flexibilidad, así que no se sorprenda si los miembros del equipo comienzan a preferirlas al software estándar.

Sin embargo, para evitar que estas herramientas ocupen demasiado espacio de almacenamiento, y para evitar la molestia de cambiar constantemente entre aplicaciones, es mejor confiar en las herramientas de colaboración móvil que ofrecen un conjunto más completo de funciones, a diferencia de aquellas que solo se enfocan en una. una característica principal.

¿Tiene curiosidad sobre el mejor software de seminarios web que también ofrece acceso móvil?

Nuestra descripción general de las plataformas de seminarios web gratuitos hace que sea mucho más fácil elegir herramientas de comunicación y colaboración en equipo que funcionen para su equipo, sin importar desde dónde trabajen.