Monday vs Asana: el último enfrentamiento de gestión de proyectos

Investigaciones recientes sobre los beneficios del trabajo remoto muestran que el 80 % de los solicitantes de empleo no aceptarían una oferta en una empresa o pequeña empresa que no ofreciera cierto nivel de flexibilidad.

De hecho, las búsquedas de empleo para puestos que ofrecen la posibilidad de trabajar de forma remota al menos parte del tiempo han aumentado en más del 30 % en los últimos años.

El software de colaboración en equipo como Monday.com y Asana conecta a los empleados que trabajan en horarios opuestos. Funciones como la asignación y gestión de tareas, el almacenamiento central de archivos, las notificaciones en tiempo real y las integraciones con otras herramientas de colaboración como Trello o Github mejoran la comunicación interna y aceleran los plazos de los proyectos.

Pero, ¿qué herramienta de gestión de proyectos gana la batalla Monday vs Asana?

La siguiente comparación cara a cara de Monday.com vs Asana evalúa qué herramienta tiene mejores características individuales y cuál es mejor en su conjunto.

¿Qué debe buscar en una herramienta de gestión de proyectos?

Para evaluar mejor Monday vs Asana, debe conocer las características esenciales que debe buscar en el software de gestión de proyectos.

Vistas de tareas y tableros

Las vistas de tablero y tareas permiten a los usuarios seleccionar la forma en que les gustaría ver sus tareas actuales, proyectos y próximos plazos.

Las vistas populares incluyen:

• Formato de lista de verificación/lista de tareas pendientes
• Tablero Kanban Ver
• Diagrama de Gantt/vista de línea de tiempo
• Vista de calendario
• Vista de mapa/ubicación

Funciones de administración de tareas y actualización de tareas

Tanto los gerentes de proyecto como los miembros del equipo necesitan actualizaciones en tiempo real sobre la asignación y el estado de las tareas individuales y los proyectos de todo el equipo.

Las características importantes de gestión de tareas que se deben buscar al evaluar Monday vs Asana incluyen:

• Asignación de fechas de vencimiento de tareas
• Asignación de subtareas
• Establecer dependencias de tareas
• Asignación de varios usuarios a una tarea
• Etiquetado de tareas
• Priorización de tareas
• Aprobar tareas
• Seguimiento del tiempo de tareas

Las funciones de actualización de estado deben incluir la capacidad de marcar una tarea como "en progreso", "completa", "atascada" o "en espera".

Estas actualizaciones ayudan a los líderes de equipo a identificar cuellos de botella, ajustar plazos, evaluar la productividad de los empleados e incluso reequilibrar las cargas de trabajo.

Herramientas de comunicación del equipo

El software de gestión de proyectos debe proporcionar herramientas de comunicación de equipo nativas o integrarse con plataformas de comunicación populares como Zoom o alternativas de Zoom.

Las funciones de comunicación que se deben buscar al evaluar Asana vs Monday incluyen:

• mensajes de chat
• Foros de conversación públicos y privados.
• Posibilidad de comentar sobre las tareas.
• Posibilidad de etiquetar miembros del equipo.
• Posibilidad de compartir proyectos con invitados.

Uso compartido y edición de archivos

Para evitar que los miembros del equipo tengan que enviar y recibir archivos constantemente por correo electrónico, las herramientas de gestión de proyectos deben ofrecer edición y uso compartido de archivos en la aplicación.

También deben proporcionar una ubicación central para todos los archivos relacionados con un formato específico (a veces denominado "vista de archivos").

El software también debe permitir que los empleados carguen y editen numerosos tipos de archivos como Adobe PDF, JPEG, documentos y hojas de cálculo.

Integración de software

Por último, las herramientas de gestión del flujo de trabajo deben integrarse con el software de comunicación del equipo o las herramientas gratuitas de colaboración en línea que su equipo ya utiliza.

Las integraciones de software populares incluyen:

• Software de conferencias web/videollamadas
• Plataformas de seminarios web
• Herramientas de mensajería de chat como las mejores alternativas de Slack
• Herramientas de marketing
• Aplicaciones para crear/compartir archivos
• Plataformas de correo electrónico
• Plataformas de comercio electrónico

Comparación de las funciones de Monday y Asana

Para evaluar mejor Monday vs Asana, necesita una comparación directa entre Monday.com y Asana de cómo las características esenciales se comparan entre sí.

Formatos de vista de tablero

Los tableros son donde los usuarios crean y asignan tareas, cargan archivos, envían notas y deciden si los tableros se pueden compartir o no, o si son completamente privados. Cada usuario puede establecer su preferencia de vista y puede alternar entre diferentes vistas y formatos de tablero en Monday vs Asana.

¿Qué son los tableros de Monday.com?

Los tableros de Monday.com son tableros de anuncios virtuales donde los usuarios pueden dejar anuncios, compartir archivos y asignar tareas. Una de las mayores ventajas de Monday.com es la cantidad de formatos de tablero/vista fáciles de usar que ofrece, así como el nivel de personalización del tablero que es posible.

La interfaz estándar del lunes es su vista de Tablero Kanban, que sirve como una serie de notas adhesivas virtuales.

Monday.com también incluye un tablero Kanban para toda la empresa donde cualquiera puede publicar un anuncio.

Las vistas adicionales del tablero de Monday.com son:

• Gráfico de gantt
• Vista de calendario semanal, mensual y diaria
• vista de archivo
• Vista de lista de verificación
• Vista de datos que muestra gráficos circulares, porcentajes, gráficos de barras
• Vista de ubicación

Monday.com también incluye vistas de columnas, donde los usuarios pueden especificar:

• Fechas de vencimiento del proyecto
• Estado de la tarea
• Datos numéricos para la gestión de recursos
• Etiquetas de palabras clave
• Calificación de la tarea
• asignación de equipo
• Columna de reloj mundial (muestra las zonas horarias de los miembros del equipo)

El siguiente video ofrece una forma útil de tener una mejor idea de los diferentes formatos de vista que ofrece Monday.com.

¿Qué vistas ofrece Asana?

Asana no ofrece tantas vistas de tablero como Monday.com, lo que significa que ofrece una interfaz de usuario más limpia pero sacrifica las opciones de personalización.

Su formato predeterminado es su vista de lista de verificación, pero ofrece cuatro vistas adicionales.

Las opciones de vista del tablero de Asana son:

• Vista Kanban
• Gráfico de gantt
• Vista de calendario
• Vista de progreso de la tarea

Asana también ofrece un tablero para toda la empresa, así como tableros compartidos y privados. También permite a los usuarios filtrar tareas según la fecha de vencimiento o el asignado. El siguiente video proporciona una comparación visual de los tipos de tableros de Asana.

Tanto Monday como Asana proporcionan plantillas de tableros/proyectos prefabricados, y ambos tienen una barra de búsqueda en toda la aplicación que facilita a los usuarios encontrar proyectos y tareas específicos. Sin embargo. Monday.com ofrece más formatos de tablero que Asana, así como más control sobre quién puede y quién no puede ver tableros específicos.

Ganador: Monday.com

Funciones de gestión de tareas

Asana ofrece numerosas funciones de administración de tareas que Monday.com no ofrece.

Si bien permite dependencias de tareas, priorización y creación de subtareas, también ofrece una función de "Hitos de tareas". Esta función ayuda a dividir los proyectos a largo plazo en varios "objetivos" diferentes a lo largo del camino, lo que facilita la planificación de proyectos que tardarán varios meses en completarse. Las tareas individuales se pueden crear bajo un hito, tal como lo harían bajo un proyecto singular.

La herramienta Portafolio de Asana les permite a los gerentes de proyectos ver la cantidad de tareas y el progreso del proyecto de los miembros individuales del equipo. Esto evita el agotamiento de los empleados y acelera los plazos de los proyectos. Asana también permite flujos de trabajo de solo comentarios, automatización de tareas y funciones de aprobación de tareas.

Monday.com incluye dependencias de tareas, priorización de tareas, creación de subtareas y tareas recurrentes. También permite a los usuarios establecer niveles de "urgencia" de tareas.

Sin embargo, la mayor ventaja que tienen sus funciones de administración de tareas sobre Asana es que se pueden asignar múltiples usuarios a una tarea en Monday.com. En Asana, solo se puede asignar una tarea específica a un usuario, aunque no hay límite para la cantidad de miembros del equipo que pueden participar en un proyecto.

Incluso con esta ventaja, Asana aún tiene mejores funciones de administración de tareas, especialmente cuando se trata de cuáles de estas funciones son accesibles en planes gratuitos o más asequibles.

Ganador: Asana

Funciones de colaboración y comunicación en equipo

Si bien ni Asana ni Monday.com ofrecen herramientas de chat nativas, brindan otras formas de comunicarse y colaborar rápidamente con los miembros del equipo.

Las principales funciones de colaboración en equipo de Monday.com incluyen:

• Feed de actividad en vivo
• Foros de debate público
• Herramientas de sondeo
• Encuestas de equipo
• Sistema de codificación por colores
• Correos electrónicos de recordatorio automatizados
• Notificaciones automatizadas
• Herramienta de seguimiento de tiempo
• Comentarios de tareas
• Herramienta de creación de formularios
• Colaboración de invitados

Las funciones de comunicación y colaboración en equipo de Asana incluyen:

• Tableros de conversación del equipo
• Comentarios de tareas
• Notificaciones automatizadas
• Sección de descripción del proyecto
• Botón "Me gusta" para comentarios
• Colaboración de invitados
• Función "Seguir" para tareas
• Creación de equipos ocultos

Si bien Monday.com y Asana ofrecen muchas de las mismas funciones de comunicación y colaboración en equipo, Monday.com es un poco mejor, ya que ofrece la capacidad de codificar con colores las tareas y realizar encuestas/encuestas en todo el equipo.

Ganador: Monday.com

¿Puedes compartir y editar archivos en Monday.com y Asana?

Monday.com permite cargar, compartir y editar archivos en la aplicación en tiempo real.

También es posible almacenar archivos directamente en Monday.com y anclarlos a tareas específicas y tableros de proyectos. Cualquier persona con acceso a ese tablero podrá compartir y editar los archivos, y las ediciones se sincronizan automáticamente. Monday.com admite una amplia variedad de tipos de archivos, incluidas imágenes, videos y documentos.

Francamente, el sistema de intercambio de archivos de Asana palidece en comparación con el del lunes. No existe una forma nativa de compartir archivos en Asana, por lo que los usuarios deben integrar Dropbox o Google Drive para poder acceder, editar y compartir archivos.

Ganador: Monday.com

Monday.com frente a las integraciones de software de Asana

Monday.com y Asana ofrecen una cantidad similar de integraciones. La verdadera diferencia entre los dos es cuán accesibles son esas integraciones.

Monday.com no permite ninguna integración de aplicaciones en su plan básico de pago y ofrece una cantidad escalonada de integraciones de aplicaciones con sus planes de pago más caros.

Si bien el plan básico gratuito de Asana y el plan premium asequible limitan la cantidad y los tipos de integraciones de aplicaciones a las que pueden acceder los usuarios, no eliminan las integraciones como una opción por completo.

Asana también tiene un directorio de aplicaciones dedicado, mientras que, al momento de escribir este artículo, Monday.com no lo tiene. Ambas herramientas también tienen opciones de personalización de API, pero la API de Monday.com aún está en versión beta. Por lo tanto, los equipos grandes o pequeños que dependen en gran medida de aplicaciones de nicho además de las herramientas esenciales de comunicación del equipo deben seleccionar Asana.

Tanto Monday.com como Asana se integran con:

• G suite
• Oficina 365
• Fuerza de ventas
• jira
• Zoom
• mailchimp
• Equipos de Microsoft
• buzón
• calendario de Google
• Google Drive
• Gmail
• panorama
• Zapier

Según el costo del acceso a la integración y el hecho de que Monday.com aún no tiene un directorio de aplicaciones o una API completamente operativa, Asana es el claro ganador aquí.

Ganador: Asana

Experiencia de usuario

Las reseñas de los usuarios de Asana describen su interfaz como intuitiva y con poca gente y, a menudo, se refieren a su facilidad de uso.

Las reseñas de Asana también mencionan con frecuencia que les gusta poder agregar notas y comentarios sobre tareas/subtareas en lugar de tener que enviar mensajes privados o enviar un correo electrónico a la persona asignada. El formato de lista de "cosas por hacer" de Asana parece ser la vista más popular entre los usuarios, seguido de cerca por su vista de calendario. Los usuarios también dicen que las notificaciones diarias de proyectos y los esquemas de listas de tareas diarias enviadas por correo electrónico los ayudan a mantenerse al día.

La queja más constante sobre Asana es que los usuarios no pueden asignar varias personas a una tarea. Los usuarios también quieren que se mejoren las funciones de exportación y el sistema de almacenamiento de archivos de Asana. Muchos también encuentran confusa la estructura de precios y planes de Asana.

Los usuarios de Monday.com suelen elogiar la herramienta por eliminar la necesidad de usar múltiples aplicaciones y plataformas de colaboración para hacer las cosas. También dicen que se benefician de la capacidad de codificar con colores sus tareas y proyectos, y que el nivel de personalización que ofrece Monday.com no tiene paralelo.

Los usuarios de Monday.com también dicen que reciben asistencia rápida del equipo de atención telefónica al cliente y que rara vez experimentan tiempo de inactividad o problemas para cargar Monday.com. Monday también ofrece numerosos videos tutoriales que explican claramente cómo usar su software.

Sin embargo, a los usuarios de Monday.com no les gusta el hecho de que no ofrece una versión gratuita, y la mayoría no está satisfecho con el plan básico más asequible. También mencionan con frecuencia que una interfaz superpoblada y capacidades de automatización limitadas pueden causar confusión y frustración.

Ganador: Asana

Aplicaciones móviles

Tanto Monday.com como Asana ofrecen aplicaciones móviles compatibles con Apple iOS y Android.

La aplicación móvil de Asana incluye:

• Notificación de inserción en tiempo real
• Creación/asignación de tareas
• Priorización de tareas
• Comentar tareas
• Aprobación de tareas

La aplicación móvil de Asana no proporciona opciones sólidas de accesibilidad y edición de documentos y no ofrece la misma cantidad de opciones de visualización que su versión de escritorio.

La aplicación móvil de Monday.com incluye:

• Suscripciones a la junta
• Notificaciones push personalizables en tiempo real
• Creación de tableros
• Actualizaciones de estado de tareas
• Integración con aplicaciones gratuitas para compartir pantalla
• Vista de lista de verificación
• Etiquetas/menciones de usuario
• Sincronización de datos en tiempo real
• Calificaciones de tareas

Aunque al igual que la versión de escritorio, la aplicación móvil de Monday.com puede sobrecargarse, ofrece una mejor réplica de la versión de escritorio que la aplicación móvil de Asana.

Ganador: Monday.com

Monday.com vs Asana Precios y planes

Si bien comparar los costos de Monday vs Asana no debería ser el único factor en su decisión, la siguiente tabla de comparación de precios y la información sobre los planes gratuitos lo ayudarán a decidir qué opción ofrece el mejor valor.

¿Asana tiene una versión gratuita?

La mayor ventaja de Asana sobre Monday.com es que ofrece su Plan Básico a los usuarios de forma gratuita. El plan básico, a diferencia de muchas otras versiones gratuitas de software de gestión de equipos, no escatima en funciones esenciales.

También ofrece una prueba gratuita de 30 días de su Plan Premium, mientras que las pruebas de otras herramientas duran solo una o dos semanas.

Sin embargo, ten en cuenta que la facturación anual es la única forma de pagar Asana; no hay opción de pago mensual.

¿Existe una versión gratuita de Monday.com?

Si bien Monday.com ofrece una prueba gratuita de 14 días, al momento de escribir este artículo, no existe una versión gratuita de Monday.com.

Para muchas empresas, esta falta de una versión gratuita y un período de prueba gratuito relativamente corto son los mayores impedimentos para usar Monday vs Asana.

Sin embargo, los precios de Monday.com son un poco más flexibles que los de Asana, ya que les da a los usuarios la oportunidad de elegir entre facturación mensual o anual, y la facturación anual les ahorra a las empresas un 18%.

Niveles de precios de Monday vs Asana

Asana ofrece cuatro planes en total: Básico, Premium, Business y Enterprise.

Los planes pagos requieren la compra de usuarios en bloques de 5 en total de 30 usuarios, y en bloques de 10 a partir de 31 usuarios.

Monday.com también ofrece cuatro planes: Básico, Estándar, Pro y Enterprise y tiene un precio en bloques de usuarios que van desde 5 hasta más de 200.

¿Qué es mejor: Monday.com o Asana?

Asana es nuestra elección para el ganador del enfrentamiento Monday vs Asana para gerentes de proyectos que buscan una herramienta de gestión de proyectos principalmente para conectar a los miembros remotos del equipo que trabajan en diferentes horarios.

Si bien Monday.com ofrece un alto nivel de personalización y numerosas opciones de visualización, se adapta mejor a los equipos internos que intentan realizar un seguimiento de una gran cantidad de proyectos simultáneos y muy detallados que requieren una gran cantidad de colaboración externa.

Asana es una herramienta sencilla de gestión de proyectos que se centra más en garantizar que los miembros individuales del equipo completen las tareas que se les han asignado para que el proyecto pueda avanzar. La colaboración en equipo todavía ocurre en Asana, pero solo después de que los miembros individuales del equipo hayan terminado sus tareas.

¿Tienes curiosidad por ver cómo Asana se compara con otras herramientas de gestión de proyectos antes de tomar tu decisión final?

Nuestra comparación directa de Basecamp vs Asana investiga qué tan bien las funciones de Asana pueden resistir frente a una de las primeras plataformas de gestión de flujo de trabajo jamás creada.