Servicio de VoIP mensual vs anual: ¿cuál es mejor para su empresa?

Los proveedores de software Business VoIP (Voice over Internet Protocol) como Nextiva, RingCentral y Vonage brindan un ahorro de costos del 30 al 50 % en comparación con los teléfonos de escritorio tradicionales.

Se cree que firmar un contrato de proveedor de sistemas telefónicos a largo plazo es una forma de aumentar aún más los ahorros.

A raíz del impacto catastrófico de COVID-19 en muchas empresas, las empresas están reevaluando las verdaderas ventajas de estar encerradas en un contrato de proveedor único del que es una pesadilla salir cuando surgen circunstancias imprevistas.

Para muchos, ahora es el momento de cambiar a un servicio de VoIP sin contrato.

Una mayor flexibilidad no es la única razón por la que no vale la pena considerar ninguna opción de contrato.
Aquí, exploraremos por qué renunciar a un contrato de telefonía VoIP prolongado puede ser la decisión correcta para su empresa.

Tabla de contenido:

1. VoIP con contrato vs. sin contrato para empresas
2. Desventajas de un Servicio VoIP Contratado
3. Ventajas de un Sistema VoIP Sin Contrato
4. Peligros potenciales de un proveedor de VoIP sin contrato
5. Precio con contrato vs sin contrato

VoIP con contrato vs. sin contrato para empresas

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Los proveedores de servicios de telefonía VoIP contratados generalmente requieren un compromiso de al menos un año a cambio de un precio general más bajo por sus servicios. El precio anual debe pagarse en su totalidad en la fecha de inicio del plan, más cualquier tarifa de activación y configuración.

Es posible que también deba pagar para actualizar su conexión a Internet Wi-Fi y el ancho de banda, además de comprar un nuevo enrutador y otros equipos.

Los planes sin contrato cobrarán una tarifa mensual general más alta y es posible que aún necesiten una conexión a Internet de banda ancha mejorada, pero no requieren un pago inicial grande.

Por ejemplo, el proveedor de VoIP Nextiva cobra $251,40 por usuario al año por su plan Professional Business Phone. Su plan sin contrato, de mes a mes, cuesta $24.95/usuario por mes o $299.40/usuario anualmente. Firmar un contrato de un año ofrece un ahorro del 20 %, pero requiere un compromiso con un sistema telefónico Nextiva VoIP durante todo el año.

Esto significa que incluso si los servicios de Nextiva no cumplen con sus expectativas, es probable que no pueda rescindir el contrato y recuperar todo o parte de su dinero. Si desea rescindir su contrato antes de tiempo, tendrá que pagar una tarifa de cancelación que a menudo anula los ahorros significativos que obtendría al romperlo antes de que termine el año.

La siguiente tabla describe las otras diferencias principales entre un contrato anual y los servicios de VoIP de mes a mes.

Desventajas de un Servicio VoIP Contratado

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Además del costo inicial más alto, estar "atado" a un contrato de VoIP tiene otras desventajas.

Éstas incluyen:

• El proceso de negociación
• Cargos ocultos
• Una caída repentina en la calidad del servicio.
• Inflexibilidad de la recesión empresarial

El proceso de negociación

Los contratos con cualquier proveedor de SaaS pueden ser difíciles de negociar.

Estos contratos son, sin excepción, redactados inicialmente para beneficiar al proveedor sobre el cliente. Una negociación exitosa requiere un largo intercambio e incluso la asistencia de un abogado de contratos, a menudo ambos.

Las áreas de negociación más importantes incluyen garantías y SLA, características y funcionalidades esperadas, protección y propiedad de datos y cláusulas de indemnización. (Nuestra publicación sobre acuerdos de nivel de servicio exitosos brinda más información).

Las pequeñas empresas que no tienen mucho apalancamiento a menudo terminan en desventaja, pero las empresas más grandes que están establecidas y pueden cortejar a múltiples proveedores a la vez pueden recibir mejores precios y condiciones.

Los servicios de comunicación no contratados requieren la compra de una licencia de software simple (el derecho a usar el servicio de VoIP) en lugar de necesitar también una tediosa negociación de SLA.

Cargos ocultos

Al igual que con cualquier solución de comunicación comercial contratada, muy a menudo ese "buen trato" que cree que está obteniendo de un contrato de VoIP se estropea con tarifas ocultas y cargos de iniciación falsos.

Hay tarifas de configuración, tarifas de terminación anticipada, tarifas de instalación, tarifas si supera los límites mensuales establecidos, tarifas E911, tarifas para usuarios adicionales y esas misteriosas tarifas de "soporte".

Especialmente cuando firma el contrato por primera vez, no se sorprenda si esas tarifas terminan costándole tanto o incluso más que el costo de los servicios en sí.

Los proveedores también utilizan lagunas legales para cobrar tarifas por programas de cumplimiento normativo como RCIP y las leyes Federales de Servicio Universal. Además, usan un lenguaje dentro de estos contratos que es intencionalmente vago (piense en "deberá" en lugar de "debe") para evitar la responsabilidad financiera si su nivel de servicio cae.

Aunque nadie puede evitar los cargos por completo, puede evitar muchos de ellos si opta por un plan de mes a mes. Nuestra publicación sobre las tarifas e impuestos legales de VoIP lo ayudará a obtener más información sobre lo que debe tener en cuenta.

Disminución de la calidad del servicio

Antes de firmar un contrato, los proveedores de VoIP le prometen el mundo: atención al cliente instantánea, 99,999% de tiempo de actividad además de cortes de energía, calidad de llamada nítida y funciones "revolucionarias" que solo puede obtener con ese proveedor específico.

¿Pero una vez que firmas ese contrato?

Es posible que experimente una disminución grave en la calidad general del servicio, incluidas llamadas interrumpidas, notificaciones perdidas y problemas con las reglas de desvío de llamadas.

Pero cuando pide ayuda, su proveedor no viene corriendo a arreglar las cosas. Ya tienen su dinero y lo han atrapado en un contrato del que saben que no podrá salir por un año o más.

Cuando trabaja con sus propios clientes, ¿con quién va a pasar más tiempo? ¿Con el cliente que ya compró su producto más caro o con el que aún no lo ha hecho?

No desea que su propio negocio sufra porque su proveedor de VoIP está demasiado ocupado persiguiendo a su próximo cliente potencial para tomar su solicitud de soporte o guiarlo a través de una nueva función.

Inflexibilidad de la desaceleración empresarial

Anteriormente en esta publicación, mencionamos el impacto que tuvo la pandemia de COVID-19 de 2020 en empresas de todos los tamaños y en todos los sectores imaginables.

Probablemente notó muchos escaparates vacíos, y tal vez su propio lugar de trabajo se vio obligado a reducir su personal para mantener sus puertas abiertas durante la pandemia.

Una de las muchas lecciones que el coronavirus enseñó a las empresas fue que tener la flexibilidad y la libertad de reducir inmediatamente sus gastos operativos puede ser la diferencia entre capear una crisis financiera o verse obligados a cerrar.

La inflexibilidad de la recesión empresarial, también conocida como la incapacidad de salir de un contrato costoso cuando las cosas se ponen difíciles, puede significar un desastre. Con un plan de mes a mes, puede estar tranquilo sabiendo que, si surgen problemas financieros, políticos, desastres naturales u otros imprevistos, no tendrá que cortar los servicios esenciales porque no puede salir de su VoIP. contrato.

Ventajas de un Servicio VoIP Mes a Mes

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Aunque existen numerosas ventajas en un plan sin contrato, las razones más convincentes para evitar firmar algo son:

• Ser capaz de experimentar cómo su empresa se beneficia de VoIP en su conjunto
• Aceptar una mejor oferta de un competidor en el espacio de VoIP
• Selección de funciones a la carta para un alto nivel de personalización
• Siempre teniendo la ventaja

Oportunidad de explorar las necesidades de VoIP de su empresa

Ir con un proveedor sin contrato es una opción especialmente excelente para las empresas que son más nuevas en el espacio de VoIP en general.

Sin el compromiso de un contrato a largo plazo, puede obtener más información sobre cómo las funciones premium, como las conferencias de audio y las videollamadas, pueden beneficiar a su negocio. También puede comprender mejor qué buscar en un proveedor y evitar pagar planes costosos que aún tiene que comprar complementos para adaptarlos a sus necesidades. Experimente con PBX alojado, enlace troncal SIP y aplicaciones móviles de softphone que le permiten recibir llamadas desde su teléfono celular o tableta.

Tendrá tiempo para discutir los pros y los contras de los servicios que probó con los miembros de su equipo, comprender las herramientas que los ayudan a trabajar de manera más eficiente y poder evaluar mejor si está listo para cambiar por completo de un fijo a VoIP.

Asegúrese de aprovechar también las pruebas gratuitas de los principales proveedores antes de tomar una decisión. Tenga en cuenta que algunas compañías cargarán automáticamente su tarjeta de crédito el día que finaliza la prueba, por lo que si no está interesado en el proveedor, elimine la tarjeta el día antes de que finalice la prueba.

Capacidad para aprovechar una mejor oferta

¿El beneficio número uno de una solución de VoIP sin contrato?

Ser capaz de aceptar una mejor oferta de un proveedor rival.

Especialmente dado el aumento del trabajo remoto, el espacio de las telecomunicaciones virtuales es más competitivo que nunca. Los proveedores están rebajando los precios de los demás y agregando líneas telefónicas adicionales gratuitas y llamadas ilimitadas a los EE. UU. y Canadá para atraer a los usuarios. Incluso ofrecen funciones como mensajes de chat en vivo e integraciones de software avanzadas con plataformas como Skype y Zoom.

Cuando está atrapado en un contrato a largo plazo, no podrá ir con un proveedor que le ofrece todas estas cosas por un precio más bajo que el que está pagando actualmente.

En cambio, se verá obligado a seguir con un servicio deficiente hasta que se agote su contrato, mientras que sus competidores se abalanzan y comienzan a beneficiarse de esa oferta.

Mayor nivel de personalización

Los planes de servicio combinados brindan numerosas funciones de VoIP, como identificador de llamadas, asistentes automáticos, correo de voz virtual, enrutamiento avanzado de llamadas entrantes y grabación de llamadas en un solo paquete por un precio fijo.

Pero cuando opta por uno de estos planes combinados, es probable que esté pagando por funciones que realmente no necesita, y se esté perdiendo algunas de las que podría beneficiarse. En su lugar, elija sus características a la carta y pague por ellas individualmente, personalizando completamente su plan.

Además, recuerda que los proveedores siempre agregan nuevas funciones y mejoran la experiencia del usuario. Cuanto más tarde en firmar un contrato, mejor producto tendrá a mano cuando lo haga.

Tener la ventaja

Finalmente, cuando no se comprometa con un contrato a largo plazo con un proveedor de servicios, siempre tendrá la ventaja.

Piense en el nivel de atención con el que nutre a sus propios clientes potenciales cuando realmente desea que se conviertan en clientes. Usted se toma el tiempo para responder a sus preguntas e incluso ofrece ofertas especiales para endulzar la olla. Los proveedores harán lo mismo por usted.

Además, si finalmente decide cambiarse a un plan contratado, tendrá mucho más poder de negociación como cliente existente.

Peligros potenciales de un proveedor de VoIP sin contrato

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Aunque hay claras ventajas de elegir un proveedor sin contrato, hay algunas cosas que se deben tener en cuenta.

En primer lugar, no experimentará el mismo nivel de atención al cliente que los clientes contratados. A menudo, los que tienen un contrato reciben un administrador de cuenta dedicado y reciben soporte prioritario, lo que significa que sus solicitudes de soporte siempre tendrán prioridad sobre las suyas.

Considere trabajar con un proveedor que tenga una rica base de conocimientos en línea de la que pueda obtener cuando necesite soporte.

Además, debido a que no ha negociado un contrato, no tendrá el mismo nivel de servicio garantizado que los que tienen. Aunque muchos proveedores aún ofrecen un tiempo de actividad del 99% (el estándar en el espacio SaaS), no estará protegido de la misma manera que lo estarán aquellos con un SLA detallado.

El mayor problema potencial es verse afectado por un aumento repentino del precio mensual porque no ha acordado un precio fijo garantizado con el proveedor. Si esto sucede, tendrá que elegir entre pagar una cantidad mensual más alta, comprometerse con un contrato si puede obtener un mejor precio o cambiar de proveedor por completo.

Finalmente, tenga en cuenta que probablemente tendrá menos control sobre cómo se usan y comparten sus datos que aquellos con un contrato. Los proveedores pueden compartir su información de contacto, datos sobre cómo usa el servicio y más con terceros.

Aunque aún estará protegido por los protocolos VoIP FCC, asegúrese de familiarizarse con la política de privacidad del proveedor y la seguridad de sus centros de datos antes de tomar su decisión final.

Precio con contrato vs sin contrato

¿Cuánto dinero puede ahorrar con un plan contratado? ¿Es ese ahorro lo suficientemente grande como para que las molestias de un contrato anual valga la pena?

A continuación, describimos 5 de los principales proveedores de VoIP y comparamos los precios de contrato anual de sus planes más populares con la escala de precios mensual sin contrato.

¿Desea obtener más información sobre cómo se comparan entre sí los proveedores de VoIP y los sistemas PBX más populares y los troncales SIP de los proveedores? Nuestros artículos de comparación directa, como este sobre RingCentral vs 8×8, para ver cuál se adapta mejor a su negocio.