Las 15 mejores integraciones de Office 365 para la productividad

Hemos discutido una y otra vez sobre cómo se pueden usar las integraciones para expandir drásticamente las herramientas y soluciones que ya está usando en el trabajo. Gracias a tres letras simples e importantes, API, incluso el usuario menos experto en tecnología puede combinar dos soluciones separadas o incluso agregar funciones completamente nuevas.

Las integraciones se han vuelto comunes en la colaboración en equipo y las aplicaciones de UC, y han crecido hasta convertirse en un importante establo de estas soluciones. Sin embargo, es posible que muchos no se den cuenta de que las mismas herramientas exactas que han estado usando desde antes de que existieran las integraciones también pueden expandirse con integraciones. Por supuesto, estoy hablando de Microsoft Office. Word, Excel, Outlook y otras aplicaciones de Office ya tienen un conjunto de características muy saludable y se han mejorado a lo largo de los años.

Pero eso no significa necesariamente que no haya aún más espacio para crecer. Cuando Microsoft abrazó la nube e introdujo Office 365, el conjunto de aplicaciones heredado se abrió a un mundo completamente nuevo de usabilidad. Al final del día, Office 365 puede hacer mucho, pero la suite aún tiene muchos vacíos.

Dado que casi todo el mundo todavía usa Office y Office 365 como sus principales herramientas de productividad, queríamos echar un vistazo de cerca a los complementos e integraciones que existen.

Aplicaciones : Outlook y Word

Para un ahorro de tiempo absoluto, DocuSign para Outlook es imprescindible para aquellos que confían en sus comunicaciones por correo electrónico. Como una de las soluciones de firma electrónica más populares disponibles, DocuSign es probablemente una de las adiciones más valiosas que puede hacer a Outlook, por no hablar de la suite Office 365. Esencialmente, DocuSign permite a los usuarios firmar digitalmente cualquier correo electrónico, contrato o documento legal.

Disponible tanto para Outlook como para Word, la aplicación también permite a los usuarios hacer que un destinatario firme documentos de forma segura. Incluso puede guardar automáticamente copias de cada documento en su almacenamiento OneDrive. Lamentablemente, el servicio requiere una suscripción mensual de $10, pero realmente puede ayudar a evitar la molestia constante de imprimir, escanear y enviar documentos por fax. También está disponible una prueba gratuita de 10 días, y vale la pena aprovecharla.

Aplicaciones : SharePoint

SharePoint es una solución de plataforma colaborativa basada en web realmente interesante de Microsoft. Para aquellos que no lo saben, SharePoint en realidad se integra con Office de varias maneras y, en general, funciona como un sistema de gestión y almacenamiento de documentos. Los usuarios pueden configurar un espacio centralizado protegido con contraseña para compartir documentos y archivos, como una base de datos para su negocio. Combinado con el correo electrónico o los equipos de Microsoft, SharePoint puede ser una adición útil.

Sin embargo, para los equipos que confían solo en SharePoint y el correo electrónico, hay algunos vacíos que llenar. Por ejemplo, SharePoint no proporciona ningún tipo de directorio de empleados, lo cual es un aspecto crucial para una solución de colaboración eficaz. Pero, por supuesto, volviendo al tema, hay una aplicación para SharePoint que hace precisamente eso. Con un directorio de empleados completo, los usuarios pueden buscar en los equipos, configurar diferentes temas y agrupaciones para empleados o equipos, e incluso filtrar los resultados por habilidades o ubicaciones. Encuentre siempre los mejores equipos para el trabajo.

Aplicaciones : Perspectiva

Similar a una de nuestras funciones favoritas de VoIP y UC, este complemento Buscar y marcar números hace que sea muy fácil pasar del correo electrónico a la llamada telefónica. Tal como lo indica el nombre, este complemento buscará en sus correos electrónicos dentro de Outlook y convertirá cualquier número de teléfono dentro de cualquier mensaje en enlaces en los que se pueda hacer clic.

Al hacer clic en un enlace, simplemente se iniciará una llamada y se marcará ese número. Esto no suena como un gran problema en la superficie, pero en realidad es una de esas características que extrañas desesperadamente una vez que se ha ido. La eficiencia de simplemente hacer clic en un enlace para iniciar una llamada telefónica puede ahorrar unos minutos preciosos.

¿Alguna vez marcó el número equivocado porque lo leyó mal? Eliminar cualquier pequeña oportunidad de cometer errores puede ayudarnos a mantenernos enfocados. En lugar de abandonar su línea de pensamiento para realizar una llamada, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en un pequeño y agradable enlace.

Aplicaciones: Perspectiva

Ahora, aquí hay una situación familiar: ¿alguna vez envió un correo electrónico y luego se dio cuenta de que olvidó agregar el archivo adjunto? ¿Alguna vez envió un archivo adjunto, pero luego se dio cuenta de que era el incorrecto? ¿Alguna vez ha enviado un correo electrónico solo para detectar un error tipográfico evidente en la primera línea? Bueno, puede evitar enviar un correo electrónico doble para intentar corregir su error y, en su lugar, simplemente edite el correo electrónico.

DocSend es un complemento realmente genial que brinda a los usuarios el poder de rastrear, controlar e incluso actualizar los documentos que envían por correo electrónico desde Outlook, y sí, este control está disponible incluso después de enviar el correo electrónico. Los usuarios pueden actualizar el contenido que envían en cualquier momento y sus destinatarios solo verán la edición final.

También hay algunas funciones métricas interesantes, como la interacción página por página y la capacidad de ver quién está viendo exactamente el contenido. Esta podría ser una gran herramienta para evitar errores en los correos electrónicos, pero también una excelente manera de realizar un seguimiento de la participación en sus boletines y correos electrónicos de ventas.

Aplicaciones : Power BI

Power BI de Microsoft es la mejor opción para muchas empresas cuando se trata de soluciones de inteligencia empresarial. Por sí solo, Power BI es capaz de generar algunas ayudas visuales muy detalladas. Pero, por supuesto, las integraciones siempre pueden agregar algo que antes faltaba, incluso de algo como Power BI. Uno de nuestros complementos favoritos con los que nos encontramos fue el diseñador de infografías. Siendo grandes fanáticos de las infografías, vemos esto como un complemento imprescindible para cualquier empresa que necesite sus datos para contar una historia.

Ya sea que desee una infografía detallada para resaltar todos sus datos o para adaptar los gráficos a su tema individual, este complemento puede ayudarlo. Los usuarios obtienen acceso a un conjunto completo de gráficos e incluso tienen la opción de cargar sus propios gráficos exclusivos. Al final del día, Infographic Designer es probablemente una de las mejores herramientas que puede usar para embellecer sus informes.

Aplicaciones: SharePoint

Si ya está utilizando SharePoint como un centro de recursos central para su empresa, el siguiente paso es agregar una página de preguntas frecuentes. Este complemento permite a los usuarios establecer una página completa de Preguntas frecuentes para sus equipos en SharePoint. Con un editor de texto incorporado, cualquiera puede redactar una nueva pregunta frecuente o incluso editar preguntas y respuestas existentes.

Los usuarios pueden controlar el orden de las preguntas, agregar animaciones o incluso buscar en la lista para encontrar su pregunta exacta. La página de preguntas frecuentes sería una excelente herramienta de capacitación para ayudar a los equipos a incorporar nuevos miembros más rápido. Una página de preguntas frecuentes también podría servir como una referencia de referencia muy rápida incluso para empleados veteranos al enumerar información de referencia útil para proyectos o tareas.

Aplicaciones : Perspectiva

Como casi todos los servicios de correo electrónico, Outlook, lamentablemente, establece un límite de tamaño de archivo en los archivos adjuntos y documentos. Esto realmente puede limitar las capacidades de uso compartido de archivos de Outlook si su empresa no utiliza SharePoint o cualquier otro servicio de transferencia de archivos. Pero, si desea seguir usando solo Outlook, entonces el complemento Send Anywhere es para usted.

Los usuarios pueden agregar archivos adjuntos de hasta 10 gb, evitando por completo cualquier limitación de tamaño de archivo que tenga Outlook de forma nativa. Send Anywhere también agrega una nueva capa de seguridad. En lugar de enviar los archivos adjuntos en el correo electrónico, Send Anywhere envía una URL que se coloca dentro del correo electrónico. El destinatario solo tiene una semana para abrir y acceder al archivo antes de que caduque.

Aplicaciones : Excel

Al trabajar en conjunto con los servicios en la nube de Smarter BIZ, este complemento permite que cualquier persona transforme completamente Excel en un CRM móvil completamente funcional. Los usuarios pueden crear todas las citas directamente en Excel, distribuir las citas a un equipo de ventas en dispositivos móviles Android (si eso es lo que usa su empresa) y obtener actualizaciones de estado en tiempo real de todas las comunicaciones con los clientes. El verdadero beneficio adicional aquí es cuán estrechamente se relaciona toda la plataforma con la aplicación de Android y brinda a los gerentes una "base de operaciones" simple dentro de Excel.

Los usuarios también pueden usar la integración para traer información realmente poderosa a sus hojas de cálculo de Excel, incluidas ubicaciones de GPS, registros de llamadas, registros de llamadas, el estado de las citas asignadas o cualquier cita nueva que se cree para llamadas de seguimiento. En general, Smarter Biz Manager puede resultar una herramienta simple para que las PYMES ayuden a impulsar y automatizar sus ventas. Toda la plataforma simplifica el seguimiento y la gestión de clientes potenciales.

Aplicaciones : Perspectiva

El correo electrónico y Outlook por sí solos no son necesariamente los servicios más inseguros que existen. Sin embargo, si desea ir un paso más allá en la seguridad de Outlook, IXD Secure Mail podría ser su elección. IXD se trata de proteger los correos electrónicos y los documentos que envía mediante el cifrado de extremo a extremo.

Los usuarios pueden enviar y recibir correos electrónicos seguros directamente desde Outlook sin tener que usar una aplicación o un complemento por separado. Para ayudar a mantener todo agradable y seguro, cada bit de información que envíe se cifrará, incluso los datos en reposo. IXD también es compatible con la mensajería segura móvil y de escritorio con lo que afirman son "métodos criptográficos líderes en la industria".

Aplicaciones : Perspectiva

Apodado como la "herramienta de productividad de correo electrónico definitiva", Boomerang es el complemento que desea si su equipo no está necesariamente buscando un reemplazo de correo electrónico. Con algunas funciones realmente útiles, Boomerang brinda a los usuarios un control total sobre sus bandejas de entrada y salida. Los usuarios pueden programar correos electrónicos para que se envíen en un momento óptimo o programar reuniones a través del correo electrónico. Boomerang también puede recordar a los usuarios que hagan un seguimiento de los mensajes importantes que no tienen respuesta.

Boomerang incluso tiene una opción única de "posponer", que hace que un mensaje vuelva a aparecer en la parte superior más tarde en un momento predeterminado. En general, Boomerang es una gran herramienta para hacer un seguimiento de las oportunidades de venta que quedaron muertas, evitar dolores de cabeza de programación de ida y vuelta, comunicarse con destinatarios en diferentes zonas horarias con facilidad o incluso ayudar a despejar el desorden de su bandeja de entrada.

Aplicaciones : Excel, PowerPoint, Word

Si espera convertir Excel en una herramienta de colaboración más centrada en lo visual, no busque más. Los diagramas LucidChart basados ​​en HTML5 permiten a los usuarios agregar un elemento colaborativo completamente nuevo a Excel. Más importante aún, el complemento también trae a la mesa un elemento visual completamente nuevo para Excel, que se aleja de los números y gráficos. Los usuarios obtienen acceso a cientos de plantillas diferentes, incluidos diagramas de flujo, herramientas de creación de esquemas, herramientas de maquetas, diagramas de red, modelos de procesos comerciales e incluso mapas mentales.

Para un control aún mayor, los usuarios pueden usar formas completamente diferentes para construir sus tablas y gráficos, arrastrar y soltar sus propias imágenes o exportar la pieza completa como un archivo de imagen PDF, PNG o JPG. Los usuarios también pueden incrustar sus diagramas en blogs o wikis y crear maquetas interactivas. Para la colaboración en tiempo real, los cambios en los documentos se fusionan y sincronizan para todos los usuarios simultáneamente, y todo incluso incluye un chat grupal y un sistema de comentarios. La aplicación también está disponible para Powerpoint y Word.

Aplicaciones: SharePoint

Como todas las plataformas, SharePoint tiene sus fortalezas, pero también sus debilidades. SharePoint puede ser excelente para administrar proyectos, documentos y archivos, pero cuando se trata de la administración visual de proyectos, se queda un poco plano. Algunas de nuestras soluciones de colaboración favoritas (y las alternativas de Basecamp) tienden a incluir elementos enfocados visualmente como los tableros de Kabnan. Y, por supuesto, eso es justo lo que encontramos para SharePoint con Saketa Kanban Board.

Este complemento permite a los usuarios administrar tareas con las ayudas visuales de un administrador de tareas de estilo Kanban. Saketa simplemente organiza todas sus tareas de SharePoint existentes visualmente en un "tablero", con mosaicos de cada tarea para mostrar la información más relevante. La prioridad de las tareas se puede representar a través de diferentes colores, y los usuarios pueden establecer la secuencia de tarjetas o reasignar y volver a priorizar tareas. Los usuarios también pueden organizar y ordenar por fecha de inicio, usuario asignado o fecha de vencimiento.

Aplicaciones : SharePoint

Si está buscando una ayuda visual para agregar a SharePoint y no es fanático de la organización de estilo Kabnan, entonces tal vez los diagramas de Gantt lo ayuden. Si bien es un complemento de pago, Milestone Gantt ofrece una forma nueva y visual de organizar tareas y realizar un seguimiento del progreso de los proyectos existentes. Los usuarios pueden ver los hitos del proyecto y las principales actualizaciones en estos gráficos de estilo Gantt, e incluso tienen la opción de mostrar barras de progreso y de referencia.

Los hitos se pueden representar y priorizar por color o formas para ayudar a proporcionar ayudas visuales aún más rápidas para el progreso de un proyecto. También existen algunas opciones útiles de administración y configuración, como la capacidad de personalizar el uso de diagramas de Gantt al exportar o agregar "períodos de congelación".

Aplicaciones : Perspectiva

Este no debería ser una sorpresa, ¡pero es posible que algunos ni siquiera se den cuenta de que existe! Salesforce es fácilmente una de las soluciones de CRM más populares, y por una buena razón. Si su equipo ya está utilizando la popular solución, Salesforce Lightning es una de las formas más fáciles de ayudar a aumentar la eficiencia y la productividad (además de integrar Salesforce en su solución UC, por supuesto).

Pero Salesforce Lightning permite a los usuarios ver todos los contactos, prospectos, cuentas, oportunidades, casos y objetos personalizados asociados con correos electrónicos y citas sin tener que salir de Outlook. Los usuarios también pueden buscar registros de Salesforce directamente dentro de Outlook, así como crear nuevos registros o agregar correos electrónicos y citas a los registros con un solo clic. En la moda de integración estándar, todo se trata de ahorrar tiempo y aumentar la productividad.

Aplicaciones : Perspectiva

Como una versión única de la gestión de proyectos y la colaboración, Smartsheet es una solución centrada en hojas de cálculo. Con su diseño familiar y simple, la idea es que los equipos puedan organizar la información en un formato legible sin la distracción de las ayudas visuales o la personalización excesiva. Con Smartsheet para Outlook, los usuarios pueden aportar esa simplicidad a la solución e integrarla directamente en Outlook. Los usuarios pueden organizar y realizar un seguimiento de los proyectos, o incluso colaborar en los proyectos directamente desde su bandeja de entrada de Outlook.

Para algunas funciones avanzadas, los usuarios pueden convertir cualquier correo electrónico directamente en un elemento compartido que aparece como una nueva "fila" en su Smartsheet para que todos los participantes lo vean al instante. Alternativamente, mantenga toda su conversación de correo electrónico relacionada con el proyecto estrechamente vinculada a la tarea asociada para una referencia rápida. Smartsheet también incluye una función de búsqueda para que pueda ubicar rápidamente lo que esté buscando.