Cómo organizar un evento online exitoso: 8 consejos

Estos son los detalles completos sobre un evento en línea, como qué es un evento en línea, las cosas a considerar antes de realizar una conferencia virtual y los métodos para organizar un evento en línea .

Varias empresas y organizaciones están cambiando lentamente a eventos en línea en lugar de encuentros en persona. Hay un crecimiento excepcional en el uso de eventos en línea debido al aumento repentino de la pandemia. Lo que sea que las empresas y organizaciones necesiten para mantener una conexión con sus propios empleados para hacer las cosas a tiempo. Las reuniones virtuales también son demasiado comunes en las familias donde nos reunimos con familiares, amigos en línea y pasamos un buen rato. Si usted es quien se ocupa de estas cosas, aquí hay algunos consejos seleccionados para principiantes seguidos de métodos para organizar un evento en línea con éxito.

¿Qué es un evento en línea?

¡Nada especial! Es solo una conferencia en línea similar a una videollamada grupal, pero donde se pueden unir cientos de personas para un propósito programado. Hay diferentes categorías según el propósito del evento. Las reuniones de la empresa se pueden denominar reuniones virtuales, mientras que las conferencias de educación en línea se pueden considerar seminarios web o clases en línea. En resumen, las personas que se reúnen en línea con un propósito utilizando diferentes herramientas se denominan eventos en línea.

Estar conectado en línea es realmente una bendición para nosotros. No estoy en contra de las reuniones presenciales que siempre son buenas y preferibles. También hay que adaptarse a las situaciones actuales. Si todavía es escéptico acerca de los eventos en línea, aquí está la lista de beneficios para las reuniones virtuales.

Beneficios del evento en línea o cumbre virtual

• Más asistencia: es probable que más personas asistan al evento ya que no hay costos de viaje involucrados.
• Sin costos: las reuniones físicas generalmente también requieren espacio y comida. Todo eso no es necesario para un evento en línea.
• Contenido: el contenido puede ser fácilmente manejable desde reuniones anteriores. Las reuniones familiares tampoco necesitan una presentación de diapositivas.
• Clientes potenciales: esto está restringido a eventos comerciales. Hay posibilidades de clientes potenciales para seminarios web de calidad.
• Todo lo que necesita es una buena conexión a Internet (que ya tenemos la mayor parte del tiempo) y algo de tiempo para asistir al evento.
• Más opciones de networking para particulares.

Espero que te hayas convencido. Asistí personalmente a varios seminarios web y tuvieron un gran efecto en mi carrera profesional. Todos los beneficios anteriores se aplican tanto a eventos empresariales como personales.

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8 cosas a tener en cuenta al organizar un evento virtual

¿Y si tuvieras que organizar un evento? Cualquiera que sea el evento, tal vez te pidan que organices un evento en línea. Elegir alguna herramienta de software aleatoria como Zoom no es gran cosa. Uno debe evaluar el propósito del evento y esas cosas antes de elegir un software. Estos son algunos de los factores que deben tenerse en cuenta antes de organizar un evento en línea. Recuerde, la reunión debe ser atractiva al menos la mayor parte del tiempo o debería ser productiva.

1. Decide Tipo de evento virtual y ten un equipo

Averigüe el propósito y el formato exactos del evento en línea como primer paso. El propósito del evento puede ser educativo, promocional, generación de prospectos o algo más. Descúbrelo para elegir el formato del evento en línea. Cada propósito se puede organizar en un formato diferente. Algunos de ellos son,

seminarios web :

Se utilizan principalmente con fines educativos en los que puede ser el creador de contenido o explicarle a la audiencia sobre un producto y promocionar alguna otra cosa, etc. Las clases en línea pueden entrar en esta categoría, que también es atractiva la mayor parte del tiempo.

Horas felices virtuales:

Hay reuniones normales, es decir, reuniones familiares o de amigos en línea. Son solo reuniones casuales la mayoría de las veces. Hacen pasar de minutos a horas dependiendo de la cantidad de personas en su mayoría.

Conciertos:

Las obras de teatro y las reuniones se prohibieron durante una pandemia y los conciertos en línea parecen ser una mejor opción para la mayoría de las organizaciones para mantenerse en contacto con los clientes.

En resumen, hay diferentes nombres para cada propósito. Sin embargo, en términos simples, pueden considerarse eventos en línea. Trate lo anterior como referencias y decida el tipo de evento en primer lugar.

Si es individual, entonces necesita cuidar todas las cosas. Si está trabajando en equipo, configure a sus miembros y comparta el trabajo según sus habilidades, es decir, uno puede manejar el trabajo técnico fácilmente o alguien es bueno para escribir frases de invitación, etc.

2. Decidir audiencia

La audiencia juega un papel importante en los eventos en línea. El compromiso siempre es importante durante las conversaciones en línea. Hágase estas preguntas básicas a sí mismo.

• ¿Estás organizando una reunión con amigos?
• ¿Una reunión familiar?
• ¿Una reunión de negocios?
• ¿Lanzamiento del producto a sus compañeros?
• ¿Alguna otra reunión formal con sus empleados?
• Webinar a tus seguidores.
• Solo una sesión aleatoria en vivo para verificar la actividad en sus perfiles de redes sociales.

Simplemente haga esas preguntas y obtenga una visión clara de su audiencia. Este es un paso importante para que un evento sea exitoso. Sin un público objetivo, una reunión en línea puede ser una pérdida de tiempo para todos. Así que cuente su audiencia primero. Si la reunión es para miembros limitados, las invitaciones se pueden compartir personalmente después de decidirse por la herramienta.

3. Considere las opciones de participación

El compromiso durante las discusiones en línea siempre es fructífero. Pero sin un conjunto de reglas, también puede ser irritante. No podemos permitir que todos hablen a la vez, ¿verdad? Podría crear un gran lío. Así que considere estos según su evento.

• Haz preguntas regulares
• Realice encuestas para recopilar sus puntos de vista.
• Activa las opciones de chat de forma limitada.
• Esté abierto a las preguntas.
• Dar algunos rompecabezas.
• Recompensas si tienes un presupuesto en la mano.

Con tales tácticas, podemos mantener la reunión comprometida hasta que dure.

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4. Identificar y reunir oradores

Informal y familiar puede necesitar un equipo de oradores cada vez. Administrar el contenido y ser un orador todo el tiempo puede ser difícil durante el aprendizaje y los eventos profesionales. Por lo tanto, se sugiere tener un equipo de oradores que estén dispuestos a hablar sobre sus áreas de interés.

Esto reduce la carga en una sola persona y los resultados serán más efectivos. Identifique a los oradores en su círculo, lo que puede ser un poco fácil al menos la mayoría de las veces. Las personas con buena experiencia en eventos en línea pueden administrar fácilmente todos los roles.

5. Prepara contenido para tu reunión

Este paso no es aplicable a todos los eventos casuales. Si está planeando un seminario web o similar, prepárese con su contenido correctamente. Puede reutilizar el contenido de las fuentes disponibles de Google. Aprende a dejar referencias en el chat de preferencia para evitar dudas de la audiencia.

Podría ser una presentación de solo un documento. Todo depende del tipo de evento. Las diapositivas de Google son mi elección personal para mostrar contenido a la audiencia por su interfaz más limpia y simple.

6. Pon a prueba tu tecnología y presupuesto

La mayoría de las herramientas tienen versiones gratuitas y son lo suficientemente buenas para reuniones básicas. Es posible que no proporcionen muchas opciones. Sin embargo, son lo suficientemente buenos para eventos casuales en línea. Pero para reuniones profesionales, donde cientos de personas pueden unirse, se necesitan versiones premium. Recuerde, las versiones gratuitas también tienen un límite de miembros.

Prefiera la herramienta con la que esté más familiarizado. Si es la primera vez, vaya con herramientas de interfaz de usuario simples como Google Meet y Zoom. El presupuesto depende completamente del número de miembros y del tipo de eventos. Entonces, para esto, prepárese con sus pequeñas habilidades tecnológicas y presupuesto si es necesario.

Verifique dos veces la configuración de uso compartido de pantalla y micrófono antes de transmitir en vivo. Si es posible, comparta una pantalla de prueba con miembros limitados de la familia. No se asuste el día de la presentación.

7. Promocionar evento o invitar

Decide una forma para el evento. El evento será aburrido sin público. Si se trata del lanzamiento de un producto o algo relacionado con las promociones de eventos de leads a través de anuncios, es imprescindible o al menos compartirlos en las redes sociales con una buena cantidad de seguidores. Llegue a tantas personas como sea posible antes de la fecha del evento.

Si tiene suficientes datos, como correos electrónicos o números de Whatsapp, invítelos con una invitación adecuada. Los correos electrónicos ofrecen más opciones. Preferir correos electrónicos para eventos profesionales.

8. Ten siempre un segundo plan y realiza un seguimiento de las cosas.

Todo. puede o no ir según el procedimiento. Así que siempre ten un segundo plan. Verifique las cosas básicas, como la conectividad a Internet, la energía si es necesario para una computadora portátil o móvil y más.

Tenga siempre un segundo plan u opciones en caso de falla. Nunca dejes a tu audiencia decepcionada. Realice un seguimiento de las cosas hasta que comience el evento, es decir, verifique cuántas personas están interesadas en unirse. ¿Está listo el contenido? , ¿Cuántos miembros podrían asistir al evento? El seguimiento de estas cosas le ayudará a organizar un evento con éxito.

Una vez que tenga una idea clara de las cosas, pasaremos a los métodos para organizar un evento en línea, es decir, herramientas para organizar un evento. Elija cualquiera de los siguientes que se adapte a su encuentro.

Métodos para organizar un evento online

Hay una serie de herramientas o software que sirven para las reuniones en línea. Sin embargo, enumeraré los más populares aquí con información breve.

1. Ir a la reunión

GoToMeeting es la mejor herramienta para organizar eventos online. Proporciona todas las mejores características para organizar reuniones de manera efectiva. Esto es muy útil para realizar clases en línea, reuniones de empresa y seminarios web. Mantiene la mejor calidad de audio y video para los usuarios. El precio de GoToMeeting vale la pena por las funciones disponibles. Esto está disponible para navegador web y uso móvil.

Características

• Compartir pantalla
• Llamadas en conferencia
• Videoconferencia
• Conferencia móvil
• Grabación y transcripción de reuniones
• Equipo de sala de conferencias

Precios

Cómo organizar un evento en línea usando GoToMeeting

En esta sección, le mostraré los pasos necesarios para organizar un evento en línea utilizando GoToMeeting.

Tiempo Total: 5 minutos

PASO 1: Visite GoToMeeting

En primer lugar, debe visitar el sitio oficial de GoToMeeting. Haga clic en la opción Descargar para descargar la aplicación GoToMeeting. Haga clic en "Comenzar gratis" si es un usuario nuevo y lo redirigirá a la página de registro.

PASO 2: Regístrese en GoToMeeting

Proporcione los detalles como Nombre, Correo electrónico comercial, Número de teléfono, Título del trabajo, Contraseña, Tamaño de la empresa y haga clic en Registrarse.

PASO 3: Únase a través del navegador web

Haga clic en la opción "Unirse" , que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana. Luego, se le redirigirá a la página de unión. En esa página, ingrese el código de 9 dígitos proporcionado por el anfitrión y haga clic en unirse para ingresar a la reunión.

PASO 4: Organizar un evento/reunión en línea

Haga clic en la opción "Host" , que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana. Luego, la aplicación comenzará a descargarse. A través de la aplicación, puede unirse al evento en línea.

Suministro:

• Navegador
• Internet
• Ir a la reunión

2. Ampliar

Zoom es una conocida aplicación de videoconferencia basada en la nube que fue bastante popular desde 2020 durante la pandemia. Ayuda a interactuar con personas en línea a través de reuniones y conferencias. Es la herramienta de referencia para todas las empresas, incluidas las de pequeña y gran escala. Sin embargo, según el número de asistentes, se requiere una versión premium. Zoom figura en Fortune 500 tanto para 2019 como para 2020 con un aumento del 227% durante el año.

Algunas de sus características principales son,

• El plan gratuito es lo suficientemente bueno para reuniones individuales ilimitadas.
• Compartir pantalla está disponible
• Todos los eventos pueden ser grabados.
• Control sobre los participantes.
• Chats y encuestas
• Envío de restos.
• Videoconferencia grupal. El número de espacios y el marco de tiempo depende de su plan. Así que elija sabiamente durante la facturación.

Zoom está disponible para todos los dispositivos, incluidos Android e iOS. También se puede usar en Smart TV.

3. Equipos de Microsoft

Microsoft Teams es una herramienta relacionada con el trabajo en la oficina de Microsoft 365. Las opciones de aprendizaje y trabajo desde casa para los empleados y estudiantes funcionaron a lo grande para los equipos que disfrutan de más de 44 millones de descargas. En marzo, durante la pandemia, es decir, 2020, los usuarios registraron más de 900 millones de minutos para sus propias reuniones o eventos.

Teams está diseñado básicamente para el trabajo en equipo durante los proyectos. De forma predeterminada, las conversaciones serán visibles para todos los miembros de ese equipo. Las opciones de mensajería privada deben pasarse por alto para los chats personales. Uno puede cambiar las conversaciones de chat a video o llamadas de audio directamente desde la propia navegación.

Estar integrado con las aplicaciones de Microsoft 365 es muy positivo. Incluso admite generadores divertidos, es decir, emojis, pegatinas y más. Al igual que Zoom, también es compatible con todas las plataformas, incluida la web. La opción freemium con soporte para 300 personas por vez está disponible. Consulte los precios en el sitio web oficial antes de comprarlo. Después de descargar los equipos, es necesario crear un equipo para iniciar los procedimientos. Se utiliza principalmente para eventos profesionales.

4. Reunión de Google

Google anteriormente tenía Duo para videollamadas, que es bueno y cumplir es básicamente para los usuarios de la suite durante los primeros días. Sin embargo, con el auge de las herramientas y el software de reuniones en línea, Google decidió ofrecer Google Meet de forma gratuita a todos los que tuvieran una cuenta de Gmail. Esto puede ser por un tiempo limitado hasta que gane una buena cantidad de suscriptores.

La mejor parte de Google Meet es que uno puede comenzar con una videollamada o charla o una reunión de video según su propia conveniencia. Algunas de las características personalizables de la reunión son,

• Transmitir en vivo y grabar una reunión
• Chatea con toda la audiencia en una reunión de video a la vez.
• Se pueden usar subtítulos.
• Silenciar o eliminar a otros participantes de la reunión.
• Múltiples opciones de diseño de pantalla.

Al ser una empresa grande y conocida, Meet se integró con todas las herramientas importantes necesarias, como el calendario de Google, para programar reuniones. La mayoría de los móviles vienen con los calendarios de Google y el ecosistema de Google, lo que facilitó la elección de las personas para reunirse.

Conclusión

Sin duda hay una serie de herramientas similares para el mismo propósito. Por lo general, prefiero la privacidad y elijo el software de mayor tendencia que fue respaldado por algunas buenas compañías. Así que elija herramientas según su presupuesto y conocimientos técnicos. Recuerde, la mayoría de las herramientas tienen opciones y configuraciones similares. Comente el mejor si está utilizando otras herramientas. Es posible que nunca reemplacen la sensación de las reuniones en persona, pero son manos y no se pueden ignorar a veces.

Espero que este tutorial le haya ayudado a conocer el mejor software de edición de PDF para Mac y Windows . Si quieres decir algo, háznoslo saber a través de las secciones de comentarios. Si le gusta este artículo, compártalo y siga a WhatVwant en Facebook, Twitter y YouTube para obtener más consejos técnicos.