¿Es el fax en línea lo suficientemente seguro para abogados, médicos y contratistas del gobierno?

Muchos leen la palabra "fax" con una connotación un tanto anticuada, muy parecida a tener una sala de computadoras en una casa familiar. Sin embargo, el fax en línea brinda la complejidad de un servicio basado en la nube sin la necesidad de hardware adicional (máquinas de fax). A diferencia de su contraparte más voluminosa, que usaba redes analógicas para transmitir datos conectándose a líneas telefónicas tradicionales (PTSN), los productos de fax en línea seguros crean documentos que se pueden enviar a otra máquina de fax con aplicaciones web o como archivos adjuntos de correo electrónico.

Esta tecnología modernizada ahora agiliza las transferencias de documentos, ahorra horas de trabajo y brinda la flexibilidad que los sistemas obsoletos nunca podrían ofrecer. Mejor aún, los sistemas de fax en línea más nuevos vienen con protocolos de alta seguridad que permiten la administración de documentos de manera tan segura y conveniente como cualquier otro programa de software común.

• ¿Cómo funciona el envío de faxes en línea?
• ¿Debo deshacerme de mi máquina de fax?
  • Seguridad de archivos
  • Tamaño del archivo
  • Organización y Gestión de Archivos
• La medicina se moderniza con el envío de faxes en línea
• Fax seguro en línea para bufetes de abogados
• Los contratistas gubernamentales necesitan fax en línea seguro
• La seguridad y el cumplimiento son estándar para el envío de faxes en línea

¿Cómo funciona el envío de faxes en línea?

Los sistemas de fax por Internet asignan números de teléfono únicos que se utilizan cuando alguien intenta transmitir un documento. El sistema reconoce el número de fax y responde enviando el escaneo como un archivo adjunto, normalmente un PDF. Los faxes entrantes están precedidos por un aviso para visitar sitios para descargar software compatible para una transacción fluida, pero muchas marcas de software envían los documentos como imágenes estándar en su forma sin comprimir. De esa forma, siempre que el contacto tenga un visor de gráficos estándar, no hay necesidad de descargas adicionales.

Algunos productos de fax por Internet brindan capacidades avanzadas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que convierten instantáneamente las imágenes de caracteres en texto que se puede leer o copiar y pegar en otro lugar. Una vez que se abre el archivo adjunto, se puede tratar como cualquier otro archivo: reenviado, guardado como otros tipos de archivos y combinado con otros documentos. Muchos servicios de fax en línea todo en uno generarán portadas, lo cual es esencial para proteger la información del paciente en la industria de la salud.

Para muchos profesionales que buscan aumentar la productividad y ahorrar espacio físico, cambiar al fax en línea generalmente tiene sentido. Aquellos que trabajan en las industrias gubernamentales, de atención médica o legales pueden dudar más en cambiar sus métodos de comunicación, ya que tales ocupaciones requieren una mayor presencia de seguridad, no solo para las operaciones internas, sino también para garantizar que la información privada permanecerá segura. Afortunadamente, el fax en línea ofrece el tipo de funciones de seguridad mejoradas que garantizan que estos documentos se mantengan más seguros digitalmente de lo que podrían estar en su forma impresa. Entonces, la pregunta a considerar no es "¿Es seguro usar el fax en línea?" sino más bien, "¿Es el fax en línea adecuado para mi industria?" La respuesta, de cualquier manera, es probablemente sí.

¿Debo deshacerme de mi máquina de fax?

En general, la respuesta es probablemente sí. Si bien cada industria tiene diferentes necesidades de gestión de archivos y correspondencia, existen algunas ventajas que pueden beneficiar a las empresas sin importar el sector.

Seguridad de archivos

Quizás el factor más importante para cualquier persona en el campo médico, legal o gubernamental es la privacidad y seguridad de los documentos que se envían por fax. Algunos productos de fax por Internet brindan encriptación SSL y protección con contraseña, que probablemente sería el proceso predeterminado para estas profesiones. La mayoría ofrece un aviso de inicio de sesión seguro y una autorización de dos factores para mayor seguridad y un número cada vez mayor hace alarde de sus soluciones de fax como compatibles con HITECH y HIPAA.

Tamaño del archivo

Muchos servicios de fax en línea comprimen documentos grandes automáticamente para que los destinatarios puedan abrirlos rápidamente. Los archivos adjuntos grandes pueden ralentizar significativamente el tiempo de transmisión de un correo electrónico, por lo que mantenerlos más pequeños agiliza el correo electrónico y garantiza que no obstruya la bandeja de entrada del destinatario (un paso inteligente que debe tomarse independientemente de la industria).

Organización y Gestión de Archivos

Al digitalizar automáticamente los documentos, un usuario puede enviar y guardar páginas de fax tan pronto como se reciben. Los registros de fax entrantes, que ni siquiera estaban disponibles fácilmente con una máquina de fax, ahora se pueden obtener en segundos y compartir si es necesario.

Cuando se trata de profesionales en las industrias de la salud o legal, o aquellos que trabajan para municipios gubernamentales, es importante considerar las funciones específicas de fax que se deben buscar.

La medicina se moderniza con el envío de faxes en línea

Los empleados de las prácticas médicas están familiarizados con el proceso de recepción y envío de datos de pacientes. Los registros de pacientes y las referencias todavía se envían abrumadoramente por fax o, a veces, por correo, pero rara vez por otra vía.

La mala comunicación a menudo frustra a médicos, enfermeras, investigadores y pacientes por igual, y con el tiempo infunde una tecnofobia relacionada con el fax. Debido a esto, muchos médicos siguen reacios a actualizar sus sistemas y, en muchos casos, incluso insisten en entregar personalmente sus registros más importantes. Los trabajadores de todo el sector comúnmente se refieren a los faxes como "la cucaracha de la medicina estadounidense", a pesar de que alrededor del 75 por ciento de los documentos médicos todavía se manejan con el hardware de fax tradicional.

Numerosos profesionales médicos ya han visto las ventajas de digitalizar la correspondencia y los registros de sus pacientes, gracias a las iniciativas de modernización en toda la industria. Las renovaciones de recetas, las aprobaciones de tratamientos de fisioterapia y las notificaciones de las compañías de seguros son los tipos de solicitudes comunes relacionadas con fax que los médicos típicos encuentran a diario. Por esa razón, muchas prácticas más pequeñas se comprometen a convertirse en "zonas libres de fax para 2020", una meta ambiciosa que, si bien es ecológica, no considera los beneficios duraderos de cambiar a una infraestructura de fax exclusivamente en línea.

Al digitalizar los registros y la mayoría de las comunicaciones, como lo han hecho algunos hospitales más grandes, los archivos ahora pueden contener un historial de información mucho más completo y detallado que los faxes. Mejor aún, la digitalización de la correspondencia significa que las acciones registradas se pueden buscar y son fáciles de analizar para las herramientas de aprendizaje automático.

La implementación de servicios en línea para una empresa existente con muchos faxes, como una clínica, permite al mismo tiempo archivar y mantener registros de manera más fluida, lo que ayuda a todos los esfuerzos futuros de modernización al implementar otro software o herramientas de productividad (además de las medidas de seguridad y encriptación antes mencionadas que el antiguo las máquinas de fax simplemente no pueden proporcionar).

Fax seguro en línea para bufetes de abogados

Para aquellos que trabajan en firmas legales, la necesidad de seguridad en los documentos es igual de evidente. Una de las principales preocupaciones de muchos abogados es la capacidad de admitir el trabajo remoto y proporcionar múltiples métodos de fax, incluidos correo electrónico, aplicaciones o portales web y móviles, y capacidad para teléfonos inteligentes. Las operaciones remotas fluidas son esenciales para cualquier bufete de abogados, que tiende a necesitar abogados disponibles por horas facturables, independientemente de su ubicación. Es común que los tribunales también exijan firmas de "tinta húmeda" en los documentos, por lo que no tener estas herramientas fácilmente disponibles puede prolongar drásticamente la cantidad de tiempo que lleva completar una tarea tan simple.

Muchos paquetes corporativos de fax por Internet utilizan un servicio de suscripción mensual, que ofrece diferentes niveles de precios según la cantidad de archivos o la cantidad de páginas que la empresa planea transmitir. Junto con las tarifas de instalación, esto puede acumularse rápidamente, pero los paquetes corporativos a menudo también incluyen características valiosas como volumen de página escalable, integración de API y cumplimiento de HIPAA. Sin embargo, eliminar los teléfonos fijos y simplificar puede equilibrar los ahorros.

Los mejores servicios de fax en línea atienden específicamente a los profesionales del derecho, y sus productos a menudo cuentan con características como la capacidad de enviar faxes a un gran volumen de personas, capacidades de envío de fax internacionales sin problemas, almacenamiento de portadas personalizadas e integración con unidades en la nube que una empresa ya usa, como como Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive o Evernote. Afortunadamente, incluso las opciones que le permiten enviar un fax desde un teléfono tienen estas capacidades.

Estas características son mucho más avanzadas de lo que necesitaría usar la firma médica promedio, pero se espera que los abogados se mantengan al día con la tecnología moderna para impresionar a los clientes y realizar un trabajo remoto eficiente que los servicios seguros de fax en línea hacen que sea fácil de lograr, al tiempo que conservan una imagen profesional. . Este software también respalda los esfuerzos ecológicos del creciente número de oficinas sin papel y mantiene organizados documentos importantes, como contratos legales (un factor de importancia crucial para industrias como la medicina y las relaciones públicas).

Los contratistas gubernamentales necesitan fax en línea seguro

Su trabajo puede ser muy diferente, pero los contratistas del gobierno necesitan muchas de las mismas características de seguridad que valoran los abogados. Tratar con documentos confidenciales e información confidencial es un asunto cotidiano para alguien en un campo profesional de este tipo, por lo que las medidas de seguridad a menudo superan las características de conveniencia en términos de importancia. Dado que la comunicación moderna gira en torno a los correos electrónicos y los teléfonos inteligentes, las medidas de seguridad se han adaptado, pero también los piratas informáticos. Los archivos se pueden interceptar de muchas maneras, extraerse de una cuenta de correo electrónico comprometida o piratearse directamente desde una computadora.

Sabiendo esto, los contratistas deben hacer todo lo posible para proteger sus documentos desde el principio. La Administración de Servicios Generales (GSA, por sus siglas en inglés), el brazo de adquisiciones del gobierno federal, ha adjudicado contratos de Anexo 70 a muchos servicios avanzados de fax por Internet. Estos contratos proporcionan a las agencias federales de todo el mundo tecnología de la información (TI) y hardware y software de telecomunicaciones ilimitados, así como servicios profesionales y de apoyo basados ​​en los EE. UU.

También vienen equipados con una gama de excelentes características de seguridad, como ancho de banda ajustable, que ayuda a controlar el volumen de tráfico de fax en todo el grupo para los momentos más ocupados; amplias reglas y restricciones de marcación, que permiten un control preciso de los faxes salientes; Transferencia segura de archivos binarios (BTF) y autenticación de seguridad de Windows NT (nueva tecnología) para cuentas de Microsoft existentes. El envío de faxes se puede realizar a nivel nacional o internacional, e incluso los productos básicos brindan archivado de faxes y encriptación SSL utilizando números gratuitos. Estas medidas de seguridad son imprescindibles para cualquier agencia gubernamental, pero también benefician a organizaciones que operan con presupuestos limitados, como instituciones educativas y organizaciones públicas.

¿Cuáles son los beneficios de seguridad del envío de faxes en línea?

Los beneficios de seguridad pueden estar a la vanguardia del argumento del fax moderno, pero existen otras características valiosas casi innumerables que pueden otorgar a las empresas una ventaja independientemente del sector.

Más allá de las ocupaciones específicas en el cuidado de la salud, la ley y el trabajo gubernamental, depender únicamente de las máquinas de fax puede obstaculizar las empresas con sus medidas de seguridad obsoletas, costo e ineficiencia. Con la cantidad de opciones de fax gratuitas a las que se puede acceder a través de dispositivos móviles y con las opciones de almacenamiento en la nube, las grandes oficinas y las pequeñas empresas deberían aprovechar las soluciones de fax en línea. Nuestra lista de las mejores soluciones de fax en línea tiene opciones que son compatibles con Mac, Android, computadoras de escritorio y tabletas, junto con algunas que le permiten enviar faxes desde servicios de correo electrónico gratuitos como Gmail.

Por lo tanto, en resumen, sí. Digitalizar la correspondencia y adoptar el fax en línea seguro no es solo el camino obvio hacia el futuro para muchas industrias; es el método más seguro y práctico disponible para compartir documentos todos los días.