10 potentes funciones de fax en línea que impulsarán su productividad

Cuando pensamos en el envío de faxes en línea, es fácil confundir el proceso con el simple intercambio de archivos. Los documentos enviados como archivos adjuntos en correos electrónicos no parecen algo tan interesante o útil. Pero, sinceramente, el envío de faxes en línea es mucho más que simplemente enviar a su colega un documento de Word para que llegue a su bandeja de entrada de correo electrónico.

Ignorando el simple hecho de que el proceso es en realidad más complicado que compartir archivos: el envío de faxes en línea utiliza el correo electrónico para enviar un documento a una máquina de fax receptora, o le permite recibir un fax como correo electrónico o incluso como texto. Es tan simple que incluso puede enviar un fax directamente desde Gmail o enviar un fax desde su teléfono. Los beneficios de la movilidad y la facilidad de uso son excelentes y familiares para la mayoría, pero ¿qué pasa con las características menos conocidas que realmente ayudan a que el fax en línea transforme la forma en que envía y comparte documentos? Para ayudarlo a aprovechar al máximo su servicio de fax en línea, compilamos una lista de las funciones más útiles y menos conocidas que pueden llevar su productividad a un nivel completamente nuevo.

1. Firmas digitales

El primero de nuestra lista puede considerarse una de las características más útiles para el envío de faxes en línea, llenando por completo un punto débil que se sentía anteriormente al enviar documentos legales o vinculantes que requieren una firma. Los proveedores de fax en línea que permiten firmas digitales son ideales para casi cualquier negocio, ya que lo ayudan a ahorrar tiempo y aumentar la productividad al eliminar pasos innecesarios para su proceso de envío de fax.

Las firmas digitales o electrónicas le permiten simplemente agregar su firma al documento electrónico antes de enviar el fax al destinatario. Algunos servicios permiten simplemente arrastrar y soltar un archivo de firma manuscrita directamente en el documento. Esto es útil para asegurarse de tener una firma coincidente en sus documentos electrónicos o en papel: puede cargar su propia firma manuscrita de su elección y reutilizar la misma firma tantas veces como necesite.

Otro método utiliza la pantalla táctil de su dispositivo móvil, lo que le permite firmar con el dedo o incluso con un lápiz óptico para garantizar una mayor precisión. El método que elija puede depender de su flexibilidad y acceso a dispositivos móviles, pero la opción es sin duda una de las características más útiles que debe buscar al comprar un proveedor de fax en línea.

2. Entrega grupal

El segundo en nuestra lista es otra característica increíblemente útil para aumentar su productividad y reducir el nivel de dolores de cabeza relacionados con el envío de faxes compartidos en la oficina. Esta útil función, a veces denominada envío masivo de faxes, entrega grupal o envío masivo de faxes, es una de las que se deben tener en cuenta cuando se comparan proveedores de servicios de fax por Internet. Con la entrega grupal, ahora es posible enviar su documento de fax a una gran cantidad de destinatarios, a veces hasta 20 direcciones a la vez, todas al mismo tiempo.

Ya no son los días de hacer cola esperando su turno mientras Tina de Recursos Humanos envía el mismo fax 50 veces, una y otra vez. Los envíos masivos de fax ahora son totalmente posibles y aseguran que cada destinatario incluido en la lista recibirá su copia del mensaje al mismo tiempo, directamente en su bandeja de entrada de correo electrónico. Ahora puede mejorar la colaboración y mantenerse enfocado en su tarea asegurándose de que todo el equipo reciba el mensaje o documento correcto justo cuando lo necesitan, donde es fácil de encontrar y organizar en su bandeja de entrada de correo electrónico.

3. Entrega programada

Puede parecer trivial, pero con la introducción del envío de faxes en línea, uno de los puntos débiles asociados con las máquinas de fax estándar y tradicionales es la necesidad de estar justo frente a la máquina de fax en el momento exacto en que necesita enviar su fax. Por lo tanto, si necesita que le envíen por fax ese documento importante a primera hora de la mañana con tres husos horarios antes, cuando normalmente estaría durmiendo, no solo tendría que asegurarse de que está despierto y listo, sino que también debe asegurarse de que puede encontrar una máquina de fax! Ahora, eso ya no es un problema con el envío de faxes en línea.

Con la capacidad de programar la entrega de sus faxes salientes, es posible asegurarse de que su fax se envíe al destinatario correcto en el momento correcto, ya sea al instante o no hasta después de la importante reunión de cierre. Combine esto con la capacidad de enviar faxes desde su teléfono o cualquier dispositivo con conexión a Internet, y cortará las ataduras que normalmente requieren tener acceso directo a una máquina de fax en ese momento crucial. Simplemente programe una entrega de fax desde su portal en línea o aplicación móvil y continúe con su día con la tranquilidad de saber que su fax no llegará demasiado temprano ni demasiado tarde.

4. Detección de faxes no deseados

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Invitamos al correo postal y llegó el correo basura no deseado. Eventualmente hicimos la transición al correo electrónico, y llegaron los correos electrónicos no deseados no deseados. Incluso recibimos llamadas telefónicas no deseadas que obstruyen nuestras líneas con lanzamientos de telemercadeo y ahora incluso llamadas automáticas. Así que, por supuesto, tiene sentido que haya hordas de faxes basura no deseados que lleguen a su máquina de fax, o más bien con el envío de faxes en línea a su bandeja de entrada de correo electrónico. Entonces, al igual que los filtros de spam, ahí es donde entra en juego la detección de faxes no deseados. La detección de faxes no deseados en realidad funciona de dos maneras, con una lista blanca y una lista negra. Utilice la lista blanca para agregar direcciones y números aprobados para asegurarse de que solo recibirá documentos y mensajes de estos números específicos y de nadie más. Sin embargo, esto puede bloquear su bandeja de entrada para recibir solo mensajes de aquellos que conoce, bloqueando nuevos clientes o clientes.

La lista negra, por otro lado, le permite ingresar direcciones y números específicos para bloquear su servicio de fax en línea, manteniendo alejados a los molestos spammers. Algunas funciones de detección de fax no deseado incluso permiten que un "comodín" incluya un código de área específico, conjuntos de números o prefijos. Reducir el spam y el desorden ayudará a mantener tu bandeja de entrada ordenada y organizada.

5. Rastreador de progreso y estado

¿Alguna vez envió un fax, solo para que su destinatario esperara y esperara, solo para que nunca llegara a su fin? El envío de faxes en línea no solo lo ayuda a mantenerse más organizado al mantener un registro de los faxes enviados y recibidos, así como al almacenarlos en su bandeja de entrada de correo electrónico, sino que algunos servicios pueden incluso rastrear sus mensajes a medida que viajan a su destinatario.

Los rastreadores de progreso son un software que le permite ver el estado actual de sus faxes salientes en transición e incluso seguirlos en cada parada del camino desde el momento en que presiona el botón de enviar hasta el momento en que deben aparecer en el fax de su destinatario. máquina o bandeja de entrada. Los rastreadores de progreso pueden ayudar a reducir la pérdida de faxes y esperar a que el último llegue.

6. Integraciones y API

Todas nuestras plataformas de productividad son cada vez más flexibles y personalizables. Gracias al mundo de las API, ahora es sencillo para los desarrolladores construir puentes entre dos soluciones de fuerza de trabajo que antes eran independientes. Las API son cadenas cortas y fáciles de usar de código basado en la web que permiten que dos plataformas interactúen entre sí. Así como puede integrar su CRM directamente en una herramienta de chat de equipo como Slack, puede utilizar fácilmente las API para integrar su servicio de fax en línea directamente en cualquier herramienta del lugar de trabajo que su equipo ya esté usando.

Las funcionalidades de fax se pueden integrar en cualquier aplicación comercial que use SMTP, texto XML o API de servicios web para automatizar el proceso, impulsar la comunicación y la colaboración. Gracias a las API, el proceso es simple para agregar un botón de fax directamente en su CRM, por lo que puede pasar el perfil de un cliente a la máquina de fax de su colega, todo con el clic de un solo botón.

7. Uso compartido de archivos grandes

Si bien el envío de faxes en línea es mucho más que un simple intercambio de archivos, eso no significa que no pueda usar el servicio para compartir archivos. El envío de faxes en línea utiliza su dirección de correo electrónico para enviar y recibir documentos digitales como faxes en su propia máquina o recibirlos en su correo electrónico. Sin embargo, debido a la naturaleza del correo electrónico, es muy posible que alcance un límite de tamaño de archivo cuando intente enviar un documento bastante grande, o incluso un tipo de archivo completamente diferente (incluso videos).

El uso compartido de archivos grandes es una característica útil para aquellos que necesitan enviar documentos de texto bastante grandes o largos (¡piense en más de 100 páginas!) o incluso tipos de archivos completamente diferentes, como imágenes de alta resolución, archivos de audio, hojas de cálculo e incluso videos. Los proveedores de fax en línea que permiten compartir archivos grandes generalmente incluyen un límite en el tamaño del archivo, pero a partir de 3 GB, esto se extiende mucho más allá de cualquier limitación de archivos establecida por su servicio de correo electrónico. Si su servicio también incluye la entrega grupal, también es posible enviar estos archivos grandes a más de un destinatario a la vez, algo con lo que otras plataformas de intercambio de archivos pueden tener problemas.

8. Varias direcciones de correo electrónico

No debe confundirse con la entrega grupal de documentos, el envío por fax de un documento a muchos destinatarios, hecho posible con el envío de faxes en línea: una característica menos común en el envío de faxes en línea es la capacidad de vincular varias direcciones de correo electrónico a una línea de fax. De esta manera, no tendrá que crear una dirección de correo electrónico independiente para proporcionar a cada miembro del equipo para permitir el acceso a su portal o funcionalidades de fax en línea. En cambio, con varias direcciones de correo electrónico admitidas, puede incluir tantos correos electrónicos individuales como desee para proporcionar acceso a todos los miembros del equipo, quienes luego recibirán su propia bandeja de entrada y portal. Todo mientras aún está bajo una suscripción de fax en línea independiente.

Continuando con la naturaleza rentable del envío de faxes en línea, agregar varias direcciones de correo electrónico a una línea de fax reduce la cantidad de suscripciones o licencias requeridas para su equipo. Con los controles de administración, es fácil mantener el control y otorgar acceso solo a aquellos que lo necesitan, e incluso limitar la funcionalidad de las direcciones de correo electrónico individuales a las que se les otorga acceso.

9. Archivo de fax

Reducir el desorden con el envío de faxes en línea no se trata solo de menos papel, sino también de menos archivadores. Con todo manejado digitalmente gracias al envío de faxes en línea, también lo es su archivo. Si bien algunos proveedores le pedirán que almacene todo directamente en su bandeja de entrada de correo electrónico, una característica útil a la que debe estar atento es el archivo de fax, una solución de almacenamiento de archivos dedicada y con capacidad de búsqueda para todos sus faxes entrantes y salientes enviados y recibidos en toda la cuenta.

Ahora puede eliminar de forma segura esos faxes antiguos de su bandeja de entrada y aún así asegurarse de que se consolidarán en sus registros en caso de que necesite recuperarlos más adelante. Algunos proveedores tendrán un límite en la cantidad de faxes que puede archivar, mientras que otros permiten almacenar una cantidad ilimitada de documentos durante el tiempo que necesite.

10. Seguridad y Cumplimiento

Si bien el envío de faxes en línea aumenta inherentemente la seguridad de sus documentos, solo aquellos con acceso a su bandeja de entrada de correo electrónico pueden leer sus faxes, también es importante asegurarse de que se proporcione el cifrado adecuado para sus documentos. Puede ser beneficioso al comprar un proveedor para garantizar no solo el cifrado de fax saliente, sino también el entrante. Algunos proveedores incluso llegarán a asegurarse de que la confirmación de su entrega esté encriptada y permitirán números de destino ocultos.

Si está en cualquier industria relacionada, también puede ser fundamental contratar a un proveedor que garantice el cumplimiento de las normas de seguridad de datos, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos de los Estados Unidos, ya que no todos los proveedores harán un esfuerzo adicional. El cifrado suele ocurrir gracias a la tecnología de seguridad estándar que normalmente se utiliza para establecer un enlace cifrado entre un cliente y un servidor, conocido como SSL, la capa de conexión segura.

El envío de faxes en línea por sí solo puede ayudar a aumentar la productividad en la oficina, al tiempo que reduce los costos y los puntos débiles normalmente asociados con el funcionamiento de una línea de fax estándar y la temida máquina de fax. Pero los beneficios no terminan ahí, con algunas características adicionales que vale la pena tener en cuenta.