Cómo escribir firmas de correo electrónico profesionales (con 15 ejemplos)

La comunicación por correo electrónico se ha convertido en una de las formas más comunes de enviar mensajes entre colegas dentro y fuera del sitio, según un estudio de Radicati. A pesar de que las nuevas aplicaciones de comunicación anuncian el fin de los tiempos para el correo electrónico cada cierto tiempo, el correo electrónico siempre parece continuar como antes, indiferente a los dogmas de los tiempos modernos, el progreso y el culto al futuro.

Bueno, tal vez no continúe tan poéticamente. Pero en el futuro previsible, el correo electrónico seguirá siendo un elemento básico de la comunicación profesional. Podemos adaptar nuestra correspondencia por correo electrónico para cumplir con nuestros propósitos comerciales, ya sea correspondencia común o marketing por correo electrónico, y dado que el medio lleva su contexto, no solo importa nuestro contenido, sino también su presentación.

Muchas primeras impresiones se realizan por correo electrónico. Su gran firma de correo electrónico es la oportunidad de dar forma a esa impresión. Una firma de correo electrónico profesional es visualmente atractiva y transmite nuestras habilidades, experiencia y datos de contacto.

Hay mucha subjetividad cuando se aprende a hacer que una firma de correo electrónico profesional se destaque mientras se impone la autoridad. Afortunadamente, cuando se trata de estilo e implementación, hay una lista bastante corta de lo que es aceptable, y no es necesario forzar los límites para presentar una firma pulida y profesional.

Los mejores ejemplos de firmas de correo electrónico profesionales

1. Sea breve.

Una firma de correo electrónico profesional debe ser corta y dulce. Incluya su nombre, cargo, empresa, información de contacto y puntos de interés profesional. Esto podría ser de tres o cuatro líneas de texto; seis pueden funcionar, pero lo está estirando. Cuando se trata de diseño, considere 'menos es más': su firma está destinada a complementar, no a apartar la vista de las personas de lo que quieren leer.

Esta firma de correo electrónico es convencional, bien equilibrada y transmite todos los puntos esenciales: mínima pelusa. No tenga miedo de usar un generador de firmas de correo electrónico para mantener el control sobre su firma.

2. Utiliza tu marca como guía temática.

Su empresa puede tener restricciones creativas en las firmas de correo electrónico. Tiene sentido: la marca es lo primero. Tendrá que expresarse dentro de los límites temáticos (tipo de letra, colores, imágenes, íconos, disposición) que ofrece su logotipo. Algunos pueden sentirse aliviados, otros pueden irritarse. No te preocupes, a veces las limitaciones producen el mejor arte. Echa un vistazo a esta firma de correo electrónico de Sombras Blancas Design.

Este ejemplo de firma de correo electrónico incorpora los colores de la marca y los temas de diseño (observe los bordes ligeramente borrosos) para presentar el nombre, el título y la información de contacto dentro de la voz de la marca. Armonía total. Ya sea que esté utilizando un cliente de correo electrónico profesional como Outlook o un servicio de correo electrónico gratuito para el consumidor como Gmail, aún debe seguir impulsando su marca.

3. Incluya un retrato.

Adjuntar una cara a un nombre ayuda a las personas a hacer asociaciones personales. Si está buscando construir una relación con su destinatario, o simplemente obtener comentarios positivos, adjuntar una foto de su rostro junto a su nombre crea una conexión con su destinatario. Un retrato profesional debe estar bien iluminado y bien tomado. Desea que transmita atributos deseables para su (o cualquier) profesión: competencia, inteligencia, confiabilidad. No es necesario que sea glamoroso. No uses una selfie.

Bordes redondos o cuadrados depende de tu gusto. En esta firma de correo electrónico, la foto de la cabeza del sujeto tiene el mismo peso que su información de contacto con la marca que aparece en la parte inferior. Este consejo de firma de correo electrónico personal hará un buen trabajo al equilibrar esa sensación profesional, haciéndote más identificable, lo que siempre es una ventaja.

4. Use colores para textura en lugar de atención.

Las firmas de correo electrónico coloridas pueden ser una ventaja en una industria creativa. En una industria más tradicional, la abundancia distrae visualmente y puede parecer amateur. Si no está seguro de qué tan bien puede lograrlo, o si su industria no es tan fabulosa, es mejor pecar de precavido. De todos modos, una firma de correo electrónico profesional puede hablar más a través de arreglos de buen gusto que colores vibrantes. Una vez más, manténgase dentro de la paleta de marcas.

Este ejemplo, también de Sombras Blancas Design, tiene un fondo ligeramente blanquecino, dos colores de fuente diferentes y dos tipos de letra ligeramente diferentes. (Tenga en cuenta que el tipo de letra de la marca tiene serif mientras que el otro texto es sans-serif). El diseño suave transmite tranquilidad, sin duda un punto de interés profesional para un psicólogo, y la coloración sutil ayuda a lograrlo.

5. Quédese con uno o dos tipos de letra estándar.

Cuando se trata de tipos de letra, la legibilidad es la barra más baja que debe cumplir. No es raro tener más de un tipo de letra (el ejemplo anterior usaba dos), pero aparte de las letras de la marca, una firma de correo electrónico profesional no necesita más de dos. Y no dejes que se vuelva demasiado extravagante o juguetón. El primero (imagínese uno con grandes serifas amplias) hará que parezca que está enviando invitaciones de boda. Este último, piense en Comic Sans, lo hará parecer tonto y socavará su credibilidad. Encuentre una fuente nítida y limpia y mantenga el tamaño entre 10 y 12 puntos.

La excepción es un descargo de responsabilidad legal largo que debe incluir, que es una monstruosidad inevitable que puede mantener pequeño.

Tenga en cuenta los dos tipos de letra en el ejemplo anterior: uno para el logotipo y otro para los detalles. Este tipo de letra le da a su firma de correo electrónico un aspecto fresco y suave.

6. Dirigir la mirada con jerarquía visual.

Diseñe su firma de correo electrónico en función de lo que atraiga la vista, de modo que los lectores fluyan naturalmente de un elemento al siguiente sin viñetas torpes. La escala, el color y el peso de la fuente llaman la atención sobre los elementos más importantes de la firma, ya sea su nombre o el nombre de la empresa. La gente lee de arriba a abajo, de grande a pequeño, de negrita a delgada. Úselo sabiamente: resaltar cada palabra de esta manera tendrá el efecto contrario. (Si todo es único, nada lo es).

Este diseño de Email Signature Rescue deja en claro dónde debe ir su ojo según el peso de la fuente, el color y la disposición. Su ojo se siente naturalmente atraído por su imagen y luego pasa a su nombre y título, mientras que los detalles subsiguientes se organizan en orden de relevancia hasta la parte inferior de la firma.

7. Divide el texto con divisores.

Los divisores pueden ser gráficos o pueden ser glifos. Un glifo es un símbolo dentro del tipo de letra. Estoy pensando específicamente en el glifo de barra vertical: |. La barra vertical le permite dividir líneas incómodamente largas o detalles no relacionados, evitar espacios vacíos y reducir elementos gráficos si prefiere mantener su número bajo. El glifo de barra vertical es común en las firmas de correo electrónico profesionales, pero no se exceda. La moderación se aplica en todo, particularmente en el buen gusto.

Esta plantilla de firma de correo electrónico horizontal de Email Signature Rescue utiliza el glifo de línea vertical para separar la información de contacto. Tenga en cuenta que el diseñador opta por una viñeta entre el nombre y el título; esto rompe el patrón y evita una sensación de uso excesivo, lo cual es útil si se tiene en cuenta que la foto de la cabeza está separada de los detalles por una barra vertical similar.

8. Mantenga los gráficos simples.

Cuanto más complicado sea el gráfico, más atraerá la atención; no desea que abrume el texto. Si no trabaja en una industria visual, es mejor que mantenga los gráficos limitados a íconos, además del logotipo de su empresa. En cualquier caso, mantenga sus gráficos simples y equilibrelos con una cantidad adecuada de texto para reducir el "desorden" visual.

Este ejemplo incluye consistencia de marca y gráficos simples y efectivos. El logotipo en sí es bastante mínimo, por lo que el resto de la firma del correo electrónico debe tener cuidado de no sobrecargarlo. Observe cómo su línea de visión se extiende desde el logotipo hasta su nombre y su título (enfatizado con el peso de la fuente) y luego a su información de contacto: jerarquía visual en acción.

9. Use íconos para vincular cuentas de redes sociales.

Ya ha visto esto en los ejemplos anteriores que se muestran aquí. Casi todo el mundo tiene cuentas en las redes sociales; incluso aquellos sin cuentas al menos reconocen los símbolos. Presentar sus perfiles como íconos en los que se puede hacer clic ahorra espacio visual y brinda una apariencia fluida a su firma de correo electrónico. Los enlaces de redes sociales brindan más información y se ven bien en cuanto al diseño: dos cosas que desea en una firma de correo electrónico profesional y creativa.

No ofrezca todas las opciones. Manténgalo simple con su LinkedIn, Google y cualquier ícono social que esté vinculado a su empresa o pequeña empresa.

Este ejemplo, del artista Kalachakravarthi, se compone principalmente de iconos de redes sociales. En una industria más convencional, este estilo minimalista puede ser un poco escaso en detalles para su firma, pero tiene una idea clara de cómo los íconos envían un mensaje.

10. Haz que tu firma sea compatible con dispositivos móviles.

Además de mantener el equilibrio visual a través del espíritu de "menos es más", el diseño receptivo garantiza que su firma de correo electrónico sea consistente en todas las plataformas. La gente lee el correo electrónico en sus dispositivos móviles más que nunca: no seas esa persona cuya firma se vuelve desagradablemente grande o tan pequeña que no se puede leer en una pantalla móvil. Tenga cuidado con los gráficos que tienen texto pequeño, es posible que no se escalen bien. Cuando se trata de íconos de redes sociales, deje algo de espacio entre ellos o hágalos lo suficientemente grandes como para presionarlos con un dedo.

Esta firma de correo electrónico tiene un diseño simple pero llamativo con un arreglo que se traduce bien en dispositivos móviles. El motivo en blanco y negro es marcado y visible. Tenga en cuenta el tamaño relativo de los iconos de las redes sociales. La omisión de un tiro en la cabeza es una elección de diseño; teniendo en cuenta que la firma pertenece al propietario de la empresa, es posible que no sea necesaria una identificación visual.

Qué dejar fuera de su firma de correo electrónico profesional

1. No incluyas información irrelevante.

Evita el exceso de texto. Esto incluye citas. Lo que una persona encuentra inspirador, otra puede encontrarlo trillado. Mantenga la información en su firma de correo electrónico relevante para su puesto de trabajo, compañía, habilidades o detalles de contacto; no está enviando su currículum en su firma de correo electrónico. Y no es necesario que incluya todos los métodos posibles para comunicarse con usted. Finalmente, tampoco es necesario que ingreses tu dirección de correo electrónico. Dé algo de crédito a sus destinatarios: descubrirán cómo responder.

Están pasando muchas cosas aquí. Está lleno de información sin importancia y se tragará todos los mensajes de todos sus hilos de correo electrónico. Las personas deberán escribir ensayos para competir con esta firma de correo electrónico. Un número de teléfono debería ser suficiente.

Nota: Esto no cuenta para los avisos legales. Si está obligado a incluirlo, inclúyalo. El diseño importa menos cuando hablamos de permanecer dentro de los límites legales. Hacer negocios dentro de la ley.

2. No utilice gráficos excesivamente grandes.

La vista de la cima de la montaña vista a través de su DSLR de sus recientes vacaciones en Noruega es, sin duda, impresionante en su majestuosidad natural. También ocupará un espacio tremendo en los correos electrónicos de sus destinatarios. En un hilo largo, se vuelve molesto pasar de largo. Además, tenga en cuenta que la mayoría de los destinatarios de correo electrónico cargarán el diseño de su firma de correo electrónico a través de su teléfono inteligente.

Hermoso, prístino y que no debe mostrarse mil veces en su firma de correo electrónico profesional. Guárdelo para sus redes sociales personales donde será más apreciado.

3. No despliegue una sobreabundancia de color.

Como muchas reglas en el arte, esta es subjetiva. Si tu campo profesional favorece la creatividad artística, entonces tener mucho color puede ser una gran cosa. También depende en gran medida de su propia capacidad para coordinar el color y sus instintos de diseño. El problema con la abundancia de color es que hay muchas más oportunidades de equivocarse: colores que chocan, desequilibrio visual, complicación excesiva y un desplazamiento del objetivo principal: la presentación de sus atributos profesionales. Por lo tanto, no recomiendo poner demasiado color en su firma de correo electrónico profesional, pero si está seguro de que puede lograrlo, eso depende de usted.

En aras de minarme, les muestro un ejemplo de Miguel Oliva Márquez, quien hizo un gran trabajo.

¿Por qué funciona? En este caso, porque el color se concentra hacia un extremo de una fina tira con el otro extremo equilibrado por su nombre en letras grandes con un motivo minimalista en general.

Tal vez puedas hacerlo bien. Si es así, genial. Si no está seguro... bueno, para su firma de correo electrónico profesional, recomendaría pecar de precavido. Pero así soy yo.

4. No utilice fuentes personalizadas o "divertidas".

Anteriormente mencioné Comic Sans. Puede recordar que no dije nada positivo al respecto. Primero, creo que es un poco tonto usar una computadora para imitar la escritura a mano de un niño, pero eso no viene al caso. Más importante aún, las fuentes como estas socavan su credibilidad como profesional serio.

El uso de una plantilla de firma de correo electrónico profesional puede evitar que cometa este tipo de errores.

5. No dejes que se estanque.

A medida que cambien sus datos profesionales, actualice el aspecto de su firma de correo electrónico. Asegúrese de que los enlaces funcionen, que los perfiles de las redes sociales sigan siendo relevantes, que el contenido urgente y las llamadas a la acción se eliminen después de que pase la fecha especificada. Manténgase al tanto: si le parece mundano, podría ser el momento de una actualización. Los estilos tecnológicos también cambian.

Esta firma de correo electrónico una vez se veía genial. Ahora, creo, parece anticuado. Los elementos individuales no son malos, pero nos hemos movido más allá de los botones grandes y rectangulares, y dos llamadas a la acción parecen excesivas. Esos dos botones se presentarían mejor como íconos.

Sea creativo al hacer una firma de correo electrónico profesional

El arte es subjetivo y se puede hacer que ciertos pasos en falso estilísticos funcionen, dependiendo del carácter de su negocio. Atiende a tu audiencia, tu línea de trabajo, qué tan bien se muestra en diferentes plataformas y lo que crees que debe incluirse en cada correo electrónico. Si va a incluir una llamada a la acción, use un lenguaje y un tono similares a los que se usan en otras partes de la firma. La consistencia es clave.

Considere una nueva firma de correo electrónico o cierre de sesión a medida que cambia su carrera. Las mejores firmas de correo electrónico dan una idea de quién es el remitente sin influir en el tono de un correo electrónico comercial.

Ciertos estilos son clásicos, otros cambian rápidamente: el objetivo es mantenerse actualizado, o incluso a la vanguardia, y siempre bien diseñado.