¿Qué es la Gestión de la Cartera de Proyectos (PPM)?

Project Portfolio Management, o PPM, es un tipo de gestión que se centraliza en torno a tecnologías, procesos y métodos que utilizan los directores de proyectos. PPM ayuda a las oficinas de gestión de proyectos a analizar y gestionar los proyectos propuestos en función de varios rasgos clave en los que pueden consistir.

• Importancia de la gestión de la cartera de proyectos
• El proceso de gestión de la cartera de proyectos
• Fases de PPM
• Ventajas de la gestión de la cartera de proyectos
• Industrias que utilizan PPM
• ¿Cuál es el papel del administrador de la cartera de proyectos?
• Mejores prácticas de PPM
• Gestión de proyectos frente a gestión de carteras

La importancia de la gestión de la cartera de proyectos

Hay múltiples razones por las que los directores de proyectos pueden beneficiarse de la gestión de carteras de proyectos. La implementación de este tipo de práctica en su entorno de trabajo puede cambiar efectivamente los hábitos organizacionales y administrar negocios de manera eficiente.

La importancia de la gestión de la cartera de proyectos no solo puede disminuir los riesgos de desorganización, sino también ayudar a toda la empresa a centrarse en la imagen principal de ciertos proyectos.

Por ejemplo, cuando se supervisan los objetivos para alcanzar metas comerciales específicas, es importante recordar que la administración de la cartera de proyectos puede mejorar el proceso y la técnica de selección general dentro de un proyecto para un cliente u organización.

El uso de recursos también se puede utilizar con éxito con la ayuda de la gestión de la cartera de proyectos porque puede aclarar las herramientas adecuadas o dichos recursos que pueden ayudar a elegir y revisar los proyectos de su equipo. Por último, la colaboración con su equipo bajo la gestión de la cartera de proyectos equilibra ambos conceptos de colaboración y competencia dentro de un equipo.

Procesos de gestión de la cartera de proyectos

1. Crear un inventario y establecer una estrategia

   El primer proyecto en el proceso de gestión de cartera sería establecer estrategias para su proyecto. Al iniciar un proyecto, la mejor solución sería determinar cuáles son los pros y los contras de crear una estrategia y cómo contribuirá eso a su inventario.

2. Analizar la estrategia

   Después de crear estrategias para un proyecto, el siguiente paso es analizar a fondo. Al analizar las soluciones para un proyecto, es importante saber qué tipo de pasos les gustaría tomar a usted y a su equipo para avanzar con un proyecto. Debes tener objetivos para tener éxito. De ahí, un análisis sobre dichas estrategias.

3. Asegurar alineaciones

   Alinear sus creencias con sus objetivos es el siguiente paso en la implementación de estrategias para un proyecto. Lo siguiente es ser realista en este tipo de procesos porque todo depende de la ejecución del proyecto.

4. Gestión

   Suponiendo que haya un cronograma con su proyecto, los equipos bajo la administración de la cartera de proyectos siempre deben administrar el tiempo de manera eficiente y tener todas las tareas y conceptos en orden. Como parte de la planificación de estrategias y la alineación de dichas estrategias con los objetivos del proyecto, ser oportuno es parte del proceso general con la gestión de la cartera de proyectos.

5. Probar y Adaptar

   Tener éxito con el desempeño del proyecto y determinar cómo se adaptará ese proyecto es la etapa final del proceso de gestión de la cartera de proyectos. Monitorear y evaluar todo el proyecto puede crear más tiempo para mejorar e identificar problemas que ocurren a lo largo del proyecto.

   Debido a que falta espacio debido a un marco de tiempo, es importante identificar diligentemente sus problemas y realizar múltiples pruebas antes de enviar el proyecto final.

( Lea también : Gestión ágil de cartera simplificada)

Fases de la Gestión de la Cartera de Proyectos

Fase 1. El Grupo de Procesos de Alineación

• Identificación: El primer paso para el proceso de alineación es identificar proyectos dentro de la tubería. Estos pueden ser todo tipo de proyectos que van desde los recientes hasta los continuos. Sin embargo, el objetivo principal para identificar proyectos es recopilar información clave del proyecto de la organización antes de avanzar al siguiente paso.

• Categorización: Categorizar un proyecto ayuda a organizar mejor todo tipo de proyectos. Cuando categoriza un proyecto, su equipo puede administrar fácilmente la búsqueda de los proyectos correctos, así como evaluar un proyecto a la vez.

• Evaluación: Evaluar un proyecto al garantizar la alineación con un proyecto ayudará a garantizar si un proyecto tiene éxito o no. Esto puede permitirle a su equipo determinar si el producto final de un proyecto no funciona o está bien.

• Selección: seleccionar el tipo correcto de proyectos vuelve a alcanzar los criterios de gestión de su cartera de proyectos. Algunas cualidades que se deben buscar en un proyecto exitoso son la relevancia, el impacto, la coherencia y la eficiencia.

• Priorización: hacer que proyectos específicos sean una prioridad es tan esencial como crear un cronograma para el proyecto en sí. Piensa en los objetivos principales que se deben realizar y cómo colaborarás con tu equipo en ello. Es mejor considerar las principales prioridades de un proyecto antes de establecer un plan estable.

• Autorización: Tener autorización será una de las principales cosas a obtener al trabajar en proyectos y carteras dentro de la gestión de carteras de proyectos. Al igual que las baterías funcionan dentro de un control remoto, su equipo debe tener la capacidad de autorización para el proceso de alineación de un proyecto.

Fase 2. El Grupo de Seguimiento

• Informes y revisión periódica de la cartera: Habrá ciertos momentos en los que las carteras se revisarán periódicamente y recibirán un informe general. Aquí es donde se realiza el seguimiento cuando se pasa por alto un proyecto o una cartera. Esto en sí mismo es el epítome de la gestión de carteras de proyectos porque permite un análisis profundo de los ROI, KPI y otros tipos de criterios que se han establecido para el proyecto.

• Cambios estratégicos: después de revisar e informar, se me ocurrieron cambios estratégicos. Siempre hay espacio para mejorar, especialmente para los malos proyectos. Si un equipo se encontrara con un proyecto mal evaluado, deben entrar en juego estrategias nuevas y mejoradas una vez que se permitan los cambios.

Fase 3: El proceso de componentes

• Ejecución e informes del componente: El uso de indicadores clave y criterios ponderados son parte del proceso del componente. La presentación de informes de un proyecto permite una evaluación general de dicho proyecto. Determina qué tan bien se ejecutaron los componentes a lo largo del proyecto y posiblemente implica retroalimentación para su equipo.

Beneficios para la gestión de la cartera de proyectos

• Minimizar riesgos

  Uno de los mayores beneficios de la administración de la cartera de proyectos es una mayor organización y menos riesgos que asume con ciertos proyectos. La minimización de las carteras de proyectos puede conducir a una mayor flexibilidad en la gestión y un mayor enfoque en las principales prioridades de un proyecto.

• Permitir alineaciones presupuestarias

  El propósito de la gestión de la cartera de proyectos es el equilibrio. El concepto de equilibrar las ideas con su presupuesto facilita la gestión de la cartera de proyectos porque tiene la capacidad de concentrarse en el panorama general de ese proyecto determinado.

• Optimización de la gestión de recursos

  Con la gestión de la cartera de proyectos, la investigación operativa y la optimización mejoran. Los gerentes de proyecto pueden tener el control y la capacidad de supervisar los recursos necesarios para objetivos específicos que contribuyen a un proyecto. Este concepto puede ayudar a los empleados a lograr sus objetivos de una manera mucho más amplia.

• Fomentar la toma de decisiones en colaboración

  Otro beneficio que aporta la gestión de la cartera de proyectos es la toma de decisiones en colaboración. La toma de decisiones con otros empleados dentro de su equipo se fomenta con más frecuencia debido a la estructura de gestión de la cartera de proyectos.

• Proporcionar valor del proyecto a las partes interesadas

  La gestión de la cartera de proyectos también implica proporcionar valor al proyecto en sí mismo para las partes interesadas. Su equipo no solo comprende los intereses de sus partes interesadas dentro del negocio, sino que también tiene la ventaja de determinar cómo sus partes interesadas pueden reforzar sus valores fundamentales en su conjunto.

• Aumento de la tasa de éxito del proyecto

  Si la palabra "gestión" en el término gestión de cartera de proyectos no le ha llamado la atención, le sugerimos que siga leyendo para convencerse de lo contrario. Debido a la estructura y la organización flexible, los gerentes de proyecto pueden administrar fácilmente proyectos a un ritmo más alto. Es un proceso sencillo que puede permitirle obtener el trabajo más rápido y a tiempo.

Industrias y organizaciones que utilizan PPM

Cada industria tiene un PPM personalizado, lo que lo hace más eficiente para que prosperen las industrias y las organizaciones. A continuación se encuentran las siguientes industrias que utilizan la gestión de cartera de proyectos como un medio para integrar con éxito el flujo de trabajo y las estrategias comerciales claras. Consulte nuestras sugerencias de software PPM para cada industria.

• ESO
• Hospitales/salud
• Construcción, automotriz
• Sin ánimo de lucro
• Servicios financieros y banca
• Reclutamiento de personal y servicios
• Seguro
• telecomunicaciones
• Administración gubernamental

¿Cuál es el papel del administrador de la cartera de proyectos?

Ahora que hemos cubierto el propósito de la gestión de la cartera de proyectos, es hora de que le digamos cuál es la función principal de un gestor de cartera de proyectos. Este puesto consiste simplemente en administrar pequeños proyectos que tienen varias tareas y necesidades completadas en una fecha límite. Un administrador de cartera de proyectos tiene que supervisar todas las responsabilidades que están vinculadas a todo el proyecto en sí.

1. Gestión de solicitudes de proyectos

   Como administrador de cartera de proyectos, puede elegir los tipos de proyectos que le parezcan adecuados para una empresa u organización. Sin embargo, la gestión de solicitudes es parte de un sistema en el que un proyecto debe pasar por criterios basados ​​en valores para ser aprobado.

   Averiguar dónde se deben asignar ciertos recursos dentro de un proyecto es otra función que los gerentes de cartera de proyectos deben hacer para llevar a cabo un proyecto de manera efectiva. A la hora de asignar recursos, los gestores de carteras de proyectos tienen que asignar y programar dichos recursos que están disponibles.

2. Gestión de riesgos

   Minimizar la cantidad de problemas potenciales es otra responsabilidad que los gerentes de cartera de proyectos deben hacer al asumir esta posición. Deben asegurarse de que nada afecte negativamente el cronograma de un proyecto.

3. Identificar y reducir las ineficiencias

   Debido a que las carteras de proyectos supervisan las tareas y los objetivos generales de los proyectos, también es importante que los gerentes de proyectos identifiquen las ineficiencias y reduzcan las posibilidades de que esas ineficiencias ocurran dentro de un cronograma del proyecto.

4. Colaborar con las principales partes interesadas

   Mantener una relación comercial estable entre los sistemas de gestión de carteras de proyectos y las partes interesadas es otra tarea esencial para los administradores de carteras de proyectos. Mantener la comunicación con los principales interesados ​​se vuelve efectivo para tener éxito en los próximos proyectos que los involucren.

5. Gestión del cambio

   Aprender a implementar la gestión del cambio ayuda a mejorar el rendimiento de la ejecución de proyectos dentro de la gestión de la cartera de proyectos. Es crucial que los gerentes de proyecto aprovechen las oportunidades y aborden cualquier problema importante antes de avanzar hacia la próxima decisión que debe tomarse durante todo el proceso.

6. Seguimiento del ROI empresarial de los proyectos

   El retorno de la inversión (ROI) de los proyectos es tan importante como esta posición. El ROI es un indicador clave de rendimiento que determina la rentabilidad de los desembolsos. Los gerentes de proyecto deben realizar un seguimiento de esto para medir el éxito acumulativo de las inversiones de una empresa.

Mejores prácticas para la gestión de la cartera de proyectos

• Comprender las estrategias comerciales.

  Conocer el plan de juego antes de sumergirse en una situación es necesario para tener éxito en la gestión de la cartera de proyectos. Tener una idea clara de qué estrategias comerciales usar para un proyecto es tan exitoso como repasar ciertas ideas que desea implementar antes de tomar una decisión.

• Identificar el conjunto correcto de proyectos

  Identificar el conjunto correcto de proyectos se remonta al rol de un administrador de cartera de proyectos. Como gerente de proyecto, es su responsabilidad determinar si debe seguir un proyecto en función del proceso de gestión de solicitudes de proyectos.

• Establecimiento de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

  PMO es el primer signo de buenas prácticas hacia la gestión eficaz de la cartera de proyectos. La creación de una oficina de gestión de proyectos proporciona una sensación de control e influencia en la gestión de proyectos. De ahí que sea una excelente estrategia a la hora de establecer la columna vertebral del concepto de gestión de cartera de proyectos.

• Creación de estándares para la evaluación de proyectos

  Al evaluar proyectos, es importante que cree estándares para vivir. La creación de estándares para sus proyectos lo dejará con la mentalidad que su equipo debe tener al pasar por un proceso de evaluación. Dichos criterios deben incluir la coherencia, la eficiencia, la pertinencia e incluso el impacto que tiene el proyecto.

• Formulación de estrategias para la gestión de riesgos

  La gestión de riesgos seguirá siendo un tema a tener en cuenta constantemente. Por eso, cuando se trata de la gestión de la cartera de proyectos, su equipo debe haber formulado estrategias para prepararse para lo peor.

• Formulación de estrategias para la gestión del cambio.

  Además de la gestión de riesgos, viene la gestión del cambio. La formulación de estrategias para la gestión del cambio debe ser tan relevante como las estrategias desarrolladas para la gestión de riesgos. Recuerde, uno de los componentes más importantes del marketing digital y la gestión de la cartera de proyectos es mejorar el rendimiento.

• Usar herramientas PPM

  Hay toneladas de software PPM que su equipo puede usar. Las herramientas de PPM son muy útiles y un buen comienzo para tener éxito en la gestión de la cartera de proyectos. El software famoso para considerar y vivir puede ser Wrike, Asana y Planview.

Las diferencias entre la gestión de proyectos y la gestión de carteras

Aunque suena similar, hay una diferencia entre la gestión de proyectos y la gestión de carteras. Para que quede claro, la gestión de proyectos es cuando el acto de liderar un equipo en el cumplimiento de los objetivos de un proyecto. Mientras que la gestión de carteras se centra principalmente en seleccionar y elegir diferentes tipos de inversiones que puedan cumplir los objetivos financieros de un cliente a largo plazo.

Al final, es mejor para las organizaciones ejecutar proyectos y carteras en forma de PPM porque brinda más control y flexibilidad a todos los tipos de tareas que deben administrarse dentro de un proyecto o cartera.

Pensamientos finales

Hay muchas herramientas que pueden ayudar a los gerentes de proyectos con la gestión de carteras. Ejemplos de esto pueden incluir software como Asana, Clarizen, Wrike, Sciforma, Mavenlink y Trello. Con el uso de estas herramientas de PPM, los gerentes de proyecto pueden establecer PMO u Oficinas de administración de proyectos de manera más rápida y efectiva.

PPM también es compatible en cualquier tipo de industria. Esto puede variar desde la atención médica, la construcción e incluso la administración gubernamental. En general, los beneficios de la gestión de la cartera de proyectos pueden ayudar a mejorar no solo la organización de proyectos recientes y propuestos dentro de su empresa, sino también ayudar a los gerentes de proyectos a trabajar de manera efectiva dentro de sus campos.

Otros recursos útiles:

5 pasos para implementar con éxito el proceso de gestión de la cartera de proyectos

3 razones por las que los proyectos fracasan y cómo evitarlo