Herramientas esenciales de trabajo remoto durante COVID-19 y más allá

Meses antes de que se convirtiera en noticia de primera plana en marzo de 2020, los CDC buscaban mitigar la propagación del coronavirus o COVID-19. Mucho antes de que la pandemia alcance el nivel de cuarentena, las escuelas, las instituciones y los empleadores están aprovechando esta oportunidad para enseñarles a todos sobre el distanciamiento social.

Las universidades se están moviendo hacia el aprendizaje en línea lo más rápido posible. Empresas tecnológicas como Google están implementando políticas voluntarias de trabajo desde casa. Si bien no todos los empleadores o empleados tienen la oportunidad de trabajar a distancia, se alienta a aquellos que sí lo hacen. Sin embargo, es vital que los empleados sigan siendo productivos y realicen reuniones eficientes incluso cuando los empleados no están en la oficina.

Si bien las empresas ya confían en el seguimiento del tiempo y el software de gestión de proyectos como Asana, Trello, Toggl, Jira o Basecamp, la mayoría de estas herramientas no logran generar una conectividad de equipo real. Los tableros Kanban y los diagramas de Gantt pueden ayudar como herramientas de productividad del equipo, pero la comunicación es un elemento importante que falta en las herramientas de productividad.

Hacer el cambio al trabajo remoto puede generar pánico en las empresas más pequeñas, pero todos deben construir una infraestructura sostenible de trabajo remoto y distanciamiento social en caso de emergencia. El software de colaboración en equipo y trabajo remoto adecuado mantendrá el crecimiento del negocio incluso cuando la oficina sea un pueblo fantasma.

• Software de colaboración en equipo
  • Funciones esenciales de colaboración en equipo
    • Flujos de actividad
    • Integración de calendario
    • Acceso remoto a archivos
    • Versionado de archivos
  • Principales proveedores de colaboración en equipo
• Software de conferencia web
  • Funciones esenciales de conferencias web
    • Compartir pantalla
    • Pizarra
    • Co-navegación
  • Las mejores soluciones de conferencias web
• Aplicaciones móviles de VoIP
  • Funciones esenciales de VoIP móvil
    • Volteo de llamadas
    • Apariencia de llamada compartida
    • Videoconferencias
  • Principales aplicaciones móviles de VoIP
• Software de centro de llamadas y herramientas de marcación
  • Características esenciales del software del centro de llamadas
    • Marcadores automáticos
    • Sistemas IVR
    • Registro de llamadas y grabación de llamadas
  • Principales proveedores de software para centros de llamadas
• Preparar a las empresas para el distanciamiento social mantiene el crecimiento en marcha

Software de colaboración en equipo

Las mejores soluciones de colaboración en equipo están basadas en navegador o en aplicaciones de software que ayudan a los equipos a mantenerse en contacto entre sí. En una plataforma unificada, los equipos pueden realizar un seguimiento de las conversaciones, la productividad, los correos electrónicos e incluso los archivos que se comparten dentro de una empresa. Múltiples canales permiten que los equipos se desglosen tan granularmente como sea necesario para mantener debates organizados sobre cada aspecto de un proyecto.

Si bien Slack es un nombre familiar para la colaboración en equipo, existen docenas de alternativas de Slack que brindan incluso más funciones que las que ofrece la popular solución gratuita.

Funciones esenciales de colaboración en equipo

Con flujos de actividad, integraciones de calendario, uso compartido de archivos, creación de versiones y las capacidades que espera en las herramientas de administración de proyectos, la colaboración en equipo organiza a los miembros remotos del equipo sin importar los obstáculos que enfrenten. Todos se sentirán conectados con el trabajo sin importar si el mal tiempo mantiene a los empleados en casa o si una pandemia amenaza a los empleados en su viaje.

Flujos de actividad

No importa el tamaño de una empresa, siempre hay múltiples proyectos en el aire a la vez. Los proyectos a corto y largo plazo se pueden contabilizar con flujos de actividad. Las dependencias se pueden vincular para que los miembros del equipo sepan priorizar el trabajo que está esperando su compañero de trabajo, incluso cuando están separados por zonas horarias.

Junto con herramientas de mensajería instantánea y aplicaciones móviles para herramientas de colaboración en equipo, los empleados remotos y los trabajadores independientes en diferentes zonas horarias pueden ser parte de las comunicaciones del equipo.

Integración de calendario

Para los gerentes de proyecto y los miembros del equipo, administrar diferentes cronogramas y conflictos puede requerir mucho trabajo preliminar. Cuando estás en una oficina, es fácil asomar la cabeza por la esquina y ver si Susan puede hablar sobre el proyecto de Mike el lunes. Durante tiempos de distanciamiento social o cuando se trabaja a distancia, la integración del calendario le permite saber cuándo será el mejor momento para una reunión.

Estas herramientas ofrecen la capacidad de crear tareas, plazos y listas de tareas mientras agregan colaboradores en el camino.

Acceso remoto a archivos

Los equipos que están en movimiento o que están separados pueden tener dificultades para mantener los archivos organizados. Los servidores de archivos remotos requieren configuración y mantenimiento, lo cual no es posible para empresas de todos los tamaños. Afortunadamente, el acceso remoto a archivos está disponible cuando se utiliza el almacenamiento de archivos basado en la nube a través de aplicaciones de colaboración en equipo.

Si bien pocos programas de colaboración en equipo permiten el almacenamiento en la nube, la mayoría se integra con herramientas comunes para compartir, como Github, Dropbox y G-Suite o Google Drive.

Versionado de archivos

En el mundo del software, el periodismo, la medicina, el derecho o en cualquier lugar donde encuentre documentos compartidos por varios colaboradores, el control de versiones es imprescindible. Si Jane ha estado trabajando en cambios importantes en un documento todo el día y no sabe el trabajo que hará Larry justo antes de irse, es posible que su trabajo se sobrescriba sin darse cuenta.

El control de versiones alerta a los colaboradores cuando se realizan cambios, actualizará los documentos automáticamente o permitirá que las personas trabajen en un documento simultáneamente. Con los cambios registrados en el rastreador de documentos, todos sabrán lo que sucedió durante la vida útil de un proyecto o documento. En la mayoría de los casos, el trabajo que está haciendo se puede exportar en un tipo de archivo familiar compatible con Microsoft Word, Excel o Google Docs.

Principales proveedores de colaboración en equipo

• deslizamiento
• Saloma
• Equipos de Microsoft
• huir
• Flojo

Software de conferencia web

La comunicación cara a cara es fundamental para evitar malentendidos. Esto es especialmente cierto cuando se cubren los detalles de proyectos complicados y se dirige a los empleados. Dado que el tono de voz puede dar lugar a graves malentendidos, la falta total de este en las comunicaciones basadas en texto crea problemas para los miembros del equipo.

Con el software de conferencias web, los miembros del equipo pueden interactuar íntimamente independientemente del distanciamiento social o la barrera del trabajo remoto. Las conferencias web se pueden configurar entre dos partes o con cientos de espectadores en vivo, capaces de intervenir, chatear por texto o compartir sus pantallas. Las llamadas puente de conferencia mantienen a su equipo conectado durante sus reuniones programadas regularmente, incluso durante una cuarentena.

Las conferencias web ofrecen capacidades más amplias que las herramientas gratuitas como Google Hangouts o las videollamadas de las redes sociales. Puede compartir la pantalla y enviar capturas de pantalla importantes, configurar seminarios web de capacitación o registros rápidos cuando su equipo lo necesite. En lugar de enviar Powerpoints o Google Docs que quizás nunca se vean, las conferencias web le permiten comunicarse con todos los compañeros de trabajo remotos a la vez.

Funciones esenciales de conferencias web

La mayor fortaleza del software de conferencias web es su capacidad para aprovechar la experiencia de ver un video y hacerlo sentir tan interactivo como una reunión en persona. Cuando se discuten problemas por teléfono o mediante chat de video, es importante poder mostrar ejemplos del problema que se está separando. El uso compartido de pantalla, la pizarra y la navegación conjunta son solo algunas de las formas en que estas soluciones adoptan la colaboración, independientemente de dónde se encuentren físicamente los miembros del equipo.

Compartir pantalla

Los desarrolladores de software, los escritores y los diseñadores confían en las pantallas para mostrar su trabajo. Si un proyecto está en progreso, una solución de un solo clic como compartir pantalla permite que todos los asistentes a la conferencia web vean el mismo problema al mismo tiempo. Obtener comentarios sobre un problema específico nunca ha sido tan fácil gracias al uso compartido de pantalla.

Afortunadamente, esta es una característica tan popular que es fácil encontrar aplicaciones gratuitas de conferencias web con pantalla compartida.

Pizarra

La lluvia de ideas espontánea del pasado se ha trasladado a la videoconferencia. Los colaboradores pueden tomar el marcador virtual y dibujar diagramas y hacer listas en tiempo real usando pizarras en línea o conferencias web con pizarra. La mayoría de las pizarras también permiten arrastrar y soltar directamente desde su escritorio a la conferencia.

Con funciones de guardar y enviar, estas sesiones de lluvia de ideas pueden ser compartidas y editadas instantáneamente por su equipo, incluso si todos están sentados en casa.

Co-navegación

Ya sea que esté creando un sitio web o investigando, la navegación conjunta a través de la navegación conjunta permite que todos estén literalmente en la misma página. Al dirigir un equipo o una presentación a través de una variedad de opciones en un sitio, la navegación conjunta hace lo que no puede compartir la pantalla. Permite que todos en la conferencia web sigan una ruta guiada sin tener que empezar de cero por su cuenta.

Espere que las herramientas sean compatibles con Firefox, Chrome, IE y Safari.

Las mejores soluciones de conferencias web

• Zoom
• Cisco WebEx
• Ir a la reunión
• Reuniones de Ringcentral
• micollab

Aplicaciones móviles de VoIP

Si bien las soluciones empresariales de VoIP han ayudado a las empresas a crear sus propios centros de llamadas e implementar comunicaciones unificadas en toda la empresa, VoIP móvil mantiene flexibles a esos gigantes. Las aplicaciones móviles de VoIP permiten que su equipo acceda a herramientas de comunicación integradas mientras trabaja de forma remota. Los equipos permanecerán conectados y los clientes obtendrán el mismo tipo de servicio y soporte que esperan sin importar dónde se encuentre disperso su personal.

Más allá de la gestión productiva del tiempo y la gestión de tareas, estas herramientas de trabajo remoto ofrecen una experiencia de usuario familiar de chat o conferencia en un dispositivo Android nativo o iPhone.

Funciones esenciales de VoIP móvil

Las aplicaciones móviles de VoIP brindan solo una parte del conjunto completo de soluciones que espera mientras está en la oficina, pero con la ayuda de las integraciones, pueden cerrar las brechas durante una emergencia. Las aplicaciones que ofrecen cambio de llamada, apariencia de llamada compartida y reuniones de video hacen que su equipo sea independiente del dispositivo sin perder la calidad de servicio que esperan los clientes.

Volteo de llamadas

Call flip es una función necesaria para los equipos en movimiento, ya que permite a los usuarios transferir una llamada de un dispositivo a otro. Mientras una llamada aún está en curso, un empleado de escritorio puede ir a revisar algo en el almacén mientras está conectado a un dispositivo móvil. Los empleados remotos pueden hacer llamadas desde sus computadoras portátiles en casa y transferirlas a sus dispositivos móviles mientras se trasladan a un espacio más tranquilo.

Apariencia de llamada compartida

Cuando los empleados trabajan de forma remota, no desea que su número comercial quede sin respuesta. Las empresas también deben poder llamar desde una línea oficial en lugar de desde un grupo de dispositivos personales.

Con la apariencia de llamada compartida, aparecerá un número durante las llamadas salientes sin importar cuántos dispositivos estén haciendo llamadas. Mientras un miembro del personal remoto realiza una llamada con ese número, se puede usar el mismo número para una segunda llamada por separado. La apariencia de llamada compartida mantiene a las empresas funcionando normalmente en lo que respecta a sus clientes.

Videoconferencias

Si bien el software de conferencias web ofrece una larga lista de funciones vitales para la colaboración en equipo, se pueden realizar videollamadas rápidas con aplicaciones VoIP móviles. En lugar de activar otra pieza de software, las videoconferencias de última hora pueden resolver los problemas que surgen cuando los trabajadores están remotos. El distanciamiento social con las aplicaciones móviles de VoIP permite a los miembros del personal asomarse virtualmente a una reunión en curso.

Principales aplicaciones móviles de VoIP

• Skype para empresas
• Llamada aérea
• Vonage
• Saltamontes
• RingCentral

Software de centro de llamadas y herramientas de marcación

Si le preocupa la idea de que todo un equipo se contagie de un virus, la imagen de un centro de llamadas abarrotado debería estremecerlo. Si ha considerado reemplazar su hardware de marcación obsoleto y su sistema de teléfono de escritorio con un software de centro de llamadas, ahora es el momento.

Con solo uno o dos días de configuración y prueba, las empresas de casi cualquier escala pueden mover sus operaciones de forma remota. Siempre que tengan un dispositivo móvil dedicado y una computadora con el software instalado, pueden participar en cualquiera de las campañas de su centro de llamadas en cualquier momento.

Características esenciales del software del centro de llamadas

Las soluciones de software para centros de llamadas incluyen una amplia gama de funciones necesarias para los centros de contacto empresariales. Los principales proveedores de software para centros de llamadas ofrecen funciones esenciales como marcadores automáticos, IVR y herramientas de registro de llamadas en cada nivel de sus servicios de suscripción.

Marcadores automáticos

Los marcadores automáticos solían ser soluciones de hardware que automatizaban el proceso de marcación para ejecutar una lista de números de teléfono para un centro de llamadas. Los mejores marcadores de centros de llamadas de hoy en día son soluciones de software para ejecutar números rápidamente mientras se integran con el software CRM para proporcionar a los agentes de centros de llamadas salientes información actualizada del cliente.

Al usar un marcador automático, el software puede ejecutar una lista de números y enrutar llamadas a los clientes mientras cuelga automáticamente en números desconectados, máquinas de fax y señales de ocupado.

Sistemas IVR (Respuesta de Voz Interactiva)

Los sistemas IVR son imprescindibles para los centros de llamadas entrantes. Si su empresa tiene una línea de soporte, las personas que llamen podrán alternar entre un menú al expresar sus inquietudes al sistema. Luego, el sistema de inteligencia artificial enruta a las personas que llaman a sus agentes remotos que están conectados a través de su conexión a Internet doméstica.

Los sistemas IVR enrutan llamadas sobre información básica a respuestas grabadas y envían llamadas urgentes a agentes en vivo.

Registro de llamadas y grabación de llamadas

Registrar información sobre llamadas entrantes o salientes es vital para optimizar un embudo de ventas. Saber la última vez que su equipo tuvo contacto con un cliente, de qué se trató y qué productos o servicios prefieren proporciona información sobre dónde se encuentran en su toma de decisiones. Con cada contacto, el equipo creará un cuerpo de datos que marketing puede analizar para decidir qué nuevos servicios o productos ofrecer y a quién deben dirigirse.

El software de grabación de llamadas integrado en estas herramientas le permite capturar llamadas anómalas o llamadas manejadas por los mejores agentes. Estas llamadas se pueden utilizar con fines de formación. La grabación de llamadas también es una herramienta legal importante para el cumplimiento en las industrias altamente reguladas de finanzas, medicina o gobierno.

Principales proveedores de software para centros de llamadas

• cinco9
• Zendesk
• 8×8
• RingCentral
• NIZA en contacto

Preparar a las empresas para el distanciamiento social mantiene el crecimiento en marcha

Ya sea que estemos ante un evento climático, una pandemia como el coronavirus o una tragedia local, proporcionar al personal las herramientas para trabajar desde casa evita que su negocio se vea afectado. En marzo de 2020, los mercados bursátiles de EE. UU. se vieron afectados cuando la pandemia de COVID-19 provocó estados de emergencia en todo el país. Los gobernadores de Nueva York, Nueva Jersey, California y el estado de Washington instaron a las personas a evitar el transporte público abarrotado y a trabajar desde casa.

Si bien existe cierto pánico en torno a estas políticas de trabajo remoto de última hora, también hay beneficios del trabajo remoto que incluyen una mejor salud mental y satisfacción laboral general.

Para las empresas nuevas en el software que permite el trabajo remoto, esto podría causar su propio pánico. Sin embargo, los equipos que aprovecharán al máximo este momento estresante serán aquellos que hayan configurado e incorporado a su personal utilizando el mejor software empresarial de VoIP y colaboración en equipo.