La aplicación RingCentral: nuestra revisión práctica de 2022

RingCentral ofrece una solución de comunicaciones empresariales en la nube todo en uno a través de múltiples canales, incluidas llamadas VoIP, mensajes de chat y videoconferencias a través de su solución UCaaS, RingCentral MVP.

A principios de 2022, RingCentral lanzó su plataforma de seminarios web, una de las incorporaciones más comentadas de la plataforma desde el debut de RingCentral Contact Center en 2015. Estos nuevos productos, RingCentral Video (anteriormente Glip/RingCentral Meetings) y el sólido conjunto de herramientas de colaboración en equipo de RingCentral pueden integrarse con cientos de aplicaciones de terceros.

¿En breve?

RingCentral tiene mucho que ofrecer, y se puede acceder a todo al instante en una sola interfaz unificada: la aplicación RingCentral.

Aquí, cubriremos qué es la aplicación RingCentral, cómo funciona la interfaz, características destacadas, precios y más.

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• ¿Qué es la aplicación RingCentral?
• Requisitos del sistema operativo de la aplicación RingCentral+Compatibilidad
• Configuración de la aplicación RingCentral
• Interfaz de la aplicación Workspace y RingCentral+Workspace
• Funciones destacadas de la aplicación RingCentral
• Integraciones de la aplicación RingCentral
• Precios de la aplicación RingCentral
• ¿Quién debería usar la aplicación RingCentral?
• Preguntas frecuentes sobre la aplicación RingCentral

¿Qué es la aplicación RingCentral?

La aplicación RingCentral es una aplicación basada en la nube para todos los usuarios de RingCentral que unifica y sincroniza las comunicaciones de mensajes, teléfono y video en una sola interfaz a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo.

En pocas palabras: la aplicación RingCentral es donde los equipos acceden a todas las funciones y canales de comunicación de RingCentral en cualquier lugar, en cualquier momento y en teléfonos inteligentes, tabletas y otros dispositivos móviles o computadoras de escritorio.

La aplicación RingCentral es especialmente adecuada para la fuerza de trabajo remota, combinada y altamente móvil de hoy en día, y proporciona una interfaz clara e intuitiva para la comunicación y la colaboración con un solo clic.

La aplicación elimina la necesidad de cambiar entre aplicaciones al cambiar los canales de comunicación, usar herramientas de terceros o colaborar con compañeros de equipo.

Los usuarios pueden incluso hacer la transición entre las versiones de escritorio y móvil de la aplicación durante video en vivo o llamadas telefónicas, y pasar de un chat de mensajería de equipo a una videollamada con un solo clic.

Todo lo que los usuarios necesitan para la comunicación tanto interna como externa está al alcance de su mano.

Requisitos del sistema operativo de la aplicación RingCentral + Compatibilidad del navegador

La aplicación RingCentral se puede utilizar en dispositivos de escritorio y móviles o a través de un navegador web.

Los requisitos del sistema operativo de escritorio son:

• Windows 7 y superior
• Mac OS X Yosemite y superior
• Linux Red Hat v7 y superior, Fedora v22 y superior, Ubuntu

Los requisitos del sistema operativo del dispositivo móvil son:

• Android 5 y superior
• Apple iOS 9.0 y superior para iPhone, iPad

Los navegadores web compatibles son:

• Safari
• Cromo
• Firefox
• Borde MS
• Ópera

Configuración de la aplicación RingCentral

Aquí, lo guiaremos a través del proceso de configuración básico para la aplicación móvil y de escritorio de RingCentral, Inc.

Configuración de la aplicación de escritorio de RingCentral

El proceso de descarga y configuración tarda menos de 3 minutos y requiere un correo electrónico o un número de teléfono. Los usuarios pueden elegir entre una variedad de temas, que se muestran a continuación:

El administrador de la cuenta puede nombrar el espacio de trabajo de la empresa y los usuarios individuales pueden crear un perfil con una foto, un nombre, un departamento, una página web, una ubicación y un cargo. Es fácil agregar usuarios directamente desde contactos almacenados o invitaciones por correo electrónico o enlace compartido.

RingCentral también ofrece numerosas opciones de personalización, incluido el orden de los iconos de la barra de navegación, como se muestra a continuación:

Las personalizaciones adicionales del tablero incluyen:

• Configuración de notificaciones y sonido : para qué actividades recibir notificaciones, recordatorios de reuniones preestablecidos, recordatorios automáticos a intervalos preestablecidos, configuraciones de notificación específicas para cada canal de comunicación, etc.
• Configuración de mensajes: vistas previas de mensajes, número de mensajes mostrados, etc.)
• Configuración de video: Administrar ID de reuniones personales, administración de notificaciones/No molestar durante las reuniones, etc.)
• Configuración de contactos y calendario: contactos de Google y Microsoft y sincronización de calendario
• Configuración de administración: agregar/eliminar administradores, administrar la creación de equipos públicos/privados, configuración de invitados externos, etc.)

Configuración de la aplicación móvil de RingCentral

La configuración de la aplicación móvil es igual de rápida y SSO simplifica el inicio de sesión. Los usuarios pueden agregar contactos directamente desde su lista de contactos de iOS o Android, enviar invitaciones a contactos individuales o invitar por correo electrónico.

Como se muestra en la imagen a continuación, los usuarios pueden crear y editar perfiles, seleccionar hasta 5 pestañas simultáneas en las barras de navegación del teléfono inteligente, conectar calendarios existentes y establecer las mismas personalizaciones que la versión de escritorio.

La interfaz de la aplicación RingCentral+Área de trabajo

Ahora, conozcamos la propia interfaz de la aplicación RingCentral: cómo se ve, dónde y cómo acceder a las funciones y los canales más utilizados, y las opciones de personalización disponibles.

La siguiente imagen muestra el panel general de RingCentral App Desktop.

Como se muestra, los usuarios pueden escribir notas para sí mismos, enviar mensajes a otros, crear tareas, agregar aplicaciones de terceros, compartir archivos o cambiar los canales de comunicación haciendo clic en el icono deseado en la barra de navegación del lado izquierdo. La barra lateral a la derecha es una especie de depósito para todas las tareas, archivos y mensajes anclados recientes o importantes.

Para realizar llamadas, los usuarios simplemente presionan el botón del teclado de marcación en la esquina superior derecha de la pantalla; las llamadas entrantes se mostrarán automáticamente dentro de la aplicación. El "signo más" junto al icono del teclado de marcación permite a los usuarios enviar mensajes, crear nuevos equipos, invitar a contactos a RingCentral e iniciar o programar una videollamada.

Para obtener una vista más completa de los próximos proyectos y el flujo de trabajo general, RingCentral ofrece la vista Workspace que se muestra a continuación, fácilmente una de las mejores funciones de la aplicación.

Los usuarios pueden disfrutar de una vista panorámica que se puede ordenar y buscar de todas las actividades diarias y próximas, incluidas las tareas abiertas, los calendarios de trabajo, los próximos eventos, las notas y los archivos.

Funciones destacadas de la aplicación RingCentral

La aplicación de escritorio RingCentral otorga a los usuarios acceso a prácticamente todos los productos y funciones de RingCentral MVP, Video, Webinar y Contact Center a través de las versiones descargables o basadas en navegador.

Como es normal, la aplicación móvil no ofrece el mismo nivel de funcionalidad completa que la aplicación de escritorio, pero las funciones y los canales clave aún están disponibles en teléfonos inteligentes u otros dispositivos.

Por el bien de este artículo, revisaremos las mejores funciones de la aplicación de escritorio, la mayoría de las cuales también están disponibles en la aplicación móvil.

Teléfono RingCentral

Las llamadas de voz están disponibles a través del softphone de la aplicación RingCentral, que es esencialmente un teclado de marcación virtual, en dispositivos móviles y de escritorio.

RingCentral Phone ofrece llamadas ilimitadas a los Estados Unidos y Canadá, y los números de teléfono locales están disponibles en más de 200 códigos de área. Los administradores pueden agregar fácilmente nuevos números de teléfono y extensiones, o elegir un número inteligente local que envíe todas las comunicaciones entrantes a un solo número de teléfono comercial para todo uso. La cobertura de llamadas internacionales está disponible en más de 40 países.

También hay disponibles números gratuitos y personalizados, junto con números de teléfono internacionales entrantes en más de 100 países. Los miembros del equipo también pueden establecer su estado de presencia en Disponible, Invisible o No molestar para que los demás sepan que están en una llamada activa.

Otras funciones clave de telefonía virtual incluyen:

• Reenvío de llamadas
• Filtrado de llamadas e identificador de llamadas
• Llamadas en conferencia
• Mensajes de texto SMS y MMS para empresas
• Cambio de llamada, estacionamiento de llamadas, Hot Desking
• Cola de llamadas
• Enrutamiento de llamadas
• Directorio de marcación por nombre
• Análisis de llamadas
• Correo de voz visual, Voz a texto, Correo de voz a correo electrónico
• Asistente automático e IVR multinivel
• Grabación de llamadas bajo demanda y automática
• Intrusión de llamadas, Susurro de llamadas, Monitoreo de llamadas
• Llamadas de un solo toque de RingOut
• Envío de fax virtual

Mensajería de chat instantáneo y colaboración en equipo

La herramienta de mensajería de chat de equipo instantáneo colaborativo de RingCentral permite que los miembros del equipo y los invitados externos se comuniquen en tiempo real.

Los usuarios pueden chatear a través de canales grupales públicos y privados, mensajes directos uno a uno o crear chats de equipo para departamentos, proyectos, tareas, etc. Las imágenes a continuación muestran una conversación de mensajes directos entre dos personas y cómo crear un Equipo (mensajes canal) en la aplicación de escritorio.

Las funciones básicas de mensajería incluyen la capacidad de:

• Transición directa de mensajería a video

• Mencionar/etiquetar a otros usuarios
• Establezca la presencia del usuario (Invisible, No molestar, Disponible, etc.) y el estado
• Realizar encuestas
• Buscar chat guardado archivado
• Programar y compartir reuniones
• Marcar y formatear mensajes
• Compartir fragmentos de código
• Cargue/adjunte archivos desde Google Drive, OneDrive/SharePoint, Box, Dropbox o computadora
• Reacciona a los mensajes con emojis y comparte GIF
• Fijar archivos, imágenes, tareas, enlaces, notas, eventos, aplicaciones, etc. para facilitar el acceso

Además de las funciones anteriores, RingCentral Messaging incluye funciones de colaboración en equipo más avanzadas.

Si bien está disponible el uso compartido de archivos a través de aplicaciones de terceros, la aplicación RingCentral Messaging también permite a los usuarios crear, compartir, coeditar y guardar notas. Se pueden incluir imágenes, enlaces, encabezados, tablas y más en las notas, como se muestra en la siguiente imagen:

La aplicación RingCentral también incluye funciones avanzadas de gestión de tareas, una de las mejores herramientas que ofrece el producto. Estas tareas se pueden crear, repetir automáticamente, compartir dentro de la aplicación de mensajería en dispositivos de escritorio o móviles, asignarse a empleados o equipos específicos y editarse. Estas tareas se pueden ordenar por fechas de vencimiento o asignación, conversaciones o personas asignadas, y se pueden reordenar dentro de la interfaz de arrastrar y soltar.

También están disponibles las descripciones de las tareas, la codificación por colores, los plazos, los archivos adjuntos, los comentarios, el etiquetado de usuarios y las actualizaciones del estado de las tareas, como se muestra a continuación:

Los usuarios también pueden agregar bots de terceros, que RingCentral llama "Complementos" directamente en la interfaz de mensajería de la aplicación, como Google Drive Bot que se muestra en la imagen a continuación.

Los usuarios pueden crear y compartir enlaces e invitaciones a reuniones directamente en la interfaz de mensajería, pero entraremos en más detalles sobre las videoconferencias en la sección a continuación.

Características de la videoconferencia

Las videoconferencias de RingCentral están disponibles en la aplicación de RingCentral (o directamente en un navegador web) en dispositivos móviles y de escritorio.

Con una capacidad máxima de 200 asistentes a la reunión y 25 pantallas compartidas simultáneamente, los usuarios pueden acceder a todas las herramientas de mensajería y colaboración en equipo mencionadas anteriormente durante una videollamada.

Como se ve en la imagen a continuación, los usuarios de la aplicación de mensajería pueden iniciar reuniones de video ad-hoc, compartir enlaces e invitaciones a próximas reuniones, unirse a reuniones existentes y programar próximas reuniones con facilidad.

La programación de reuniones permite a los anfitriones titular reuniones (llamadas "Eventos") invitar a usuarios y equipos, establecer fechas/horas de inicio y finalización, configurar reuniones repetidas, crear descripciones de reuniones e incluso codificar reuniones por colores.

Se pueden grabar hasta 100 horas de reuniones de video (audio y video) automáticamente o bajo demanda y almacenarse hasta por un año. Las grabaciones de reuniones en la nube se pueden compartir y se puede acceder a ellas en la barra lateral de la aplicación o en la interfaz del espacio de trabajo y se pueden filtrar a través de la barra de búsqueda.

Las funciones adicionales de videoconferencia incluyen:

• Uso compartido de pantalla (pantalla completa, navegador web o aplicación única) y anotación de pantalla
• Control de escritorio remoto
• Orador activo y vistas de galería
• Pizarra
• Levantamiento de manos virtual
• Asignar moderadores de reuniones ("Delegados")
• ID de salas de reuniones personales
• Controles de anfitrión (Bloqueo de reunión, Silenciar/Activar silencio, Eliminar participantes, Contraseñas de reunión)
• Fondos virtuales
• Transcripción de reuniones en vivo y subtítulos
• Modo presentación
• Retoques de apariencia e iluminación
• “Llámame” y acceso telefónico a reuniones
• Cree, nombre y asigne usuarios de forma aleatoria/manual a hasta 50 salas para grupos pequeños

Análisis de aplicaciones de RingCentral

Se puede acceder directamente a los análisis históricos y en tiempo real en la aplicación y se pueden exportar y compartir con otros miembros del equipo.

RingCentral ofrece más de 30 KPI y filtros analíticos listos para usar, así como informes personalizables. Los administradores pueden generar informes de forma manual o automática a intervalos preestablecidos.

Las métricas clave incluyen:

• Informes de calidad de servicio (QoS)

• Colas de llamadas/Tiempo de espera de llamadas
• Volumen de llamadas del sistema telefónico comercial (diario, semanal, mensual, etc.)
• Actividad y detalles del agente y del equipo (tiempo promedio de conversación, tiempo de manejo, nivel de servicio, etc.)
• Relación de llamadas entrantes: llamadas salientes
• Tasas de abandono de llamadas

Integraciones de aplicaciones de escritorio de RingCentral

Aunque la aplicación RingCentral está diseñada como una ubicación central para monitorear y ejecutar una amplia variedad de procesos comerciales, es posible que algunos miembros del equipo prefieran usar herramientas conocidas de terceros.

La galería de aplicaciones de RingCentral contiene cientos de posibles integraciones y también proporciona una plataforma de código abierto para que los usuarios creen sus propias API y herramientas.

Las principales integraciones incluyen:

• Salesforce, Hubspot, Zoho CRM
• Microsoft 365 (Equipos, Outlook, etc.)
• Google Workspace (Gmail, Chrome, Google Calendar, etc.)
• Flojo
• Zapier
• mailchimp
• Asana, Trello
• Zendesk, Service Now
• Zoom

Precios de la aplicación RingCentral

La imagen a continuación describe los precios y planes MVP de RingCentral disponibles para 1-20 usuarios (aunque RingCentral puede acomodar a más de 999 usuarios) cuando se paga anualmente. Aunque los planes de RingCentral se pueden facturar mensualmente, mientras que un pago anual ofrece un ahorro del 33%.

Hay disponible una prueba gratuita de 15 días.

Tenga en cuenta que el plan gratuito de RingCentral incluye capacidades básicas de mensajería y video. Los usuarios que no necesitan las comunicaciones unificadas y el servicio telefónico comercial que ofrece RingCentral MVP pueden desear actualizar solo al plan RingCentral Video Pro+.

A continuación, revise los precios y las funciones disponibles para las versiones gratuita y de pago de Video Pro (para 1-99 usuarios).

¿Quién debería usar la aplicación RingCentral?

La aplicación RingCentral está claramente orientada a equipos altamente móviles, remotos y geográficamente diversos que necesitan representar los modos de comunicación en la oficina a nivel virtual.

Si bien es posible que las empresas más grandes de nivel empresarial deban actualizarse a RingCentral Contact Center, las pequeñas empresas y los equipos medianos se beneficiarán especialmente del uso de una sola aplicación para casi todas sus necesidades de comunicación y colaboración.

Incluso los equipos que ya utilizan otro software comercial pueden usar la aplicación RingCentral para consolidar sus herramientas más utilizadas en una sola interfaz.

Para obtener más información sobre RingCentral como solución de comunicaciones unificadas y Contact Center, consulte nuestra revisión completa de RingCentral.

Preguntas frecuentes sobre la aplicación RingCentral

A continuación, respondemos algunas preguntas frecuentes sobre la aplicación RingCentral.