Llamadas en conferencia de RingCentral: lo que puede y no puede hacer

RingCentral ya se destaca porque el proveedor es reconocido como líder en el Cuadrante Mágico de Gartner para UCaaS, pero ¿qué pasa con sus conferencias web ? Esto se ha vuelto cada vez más crítico porque muchas empresas están cambiando hacia el trabajo remoto. Por esta razón, las comunicaciones comerciales de audio y video ayudan a cerrar la brecha entre los equipos.

Este tipo de soluciones también cierran brechas físicas; una solución como la que ofrece RingCentral ayuda a los equipos internacionales a sentirse más conectados al fomentar comunicaciones fáciles a pesar de las distancias geográficas. En esta guía, le mostraremos lo que las conferencias telefónicas de RingCentral tienen para ofrecer, así como lo que pueden y no pueden hacer para aquellos que buscan cerrar la brecha entre los equipos y los clientes.

¿Qué son las conferencias telefónicas de RingCentral?

Las llamadas de conferencia de RingCentral son una forma en que los miembros del equipo pueden comunicarse y colaborar entre sí. Estas llamadas de conferencia se realizan mediante video o voz y se puede acceder a ellas desde cualquier dispositivo, ya sea una computadora de escritorio, una tableta o un teléfono inteligente. Las llamadas de conferencia de RingCentral tienen algunas limitaciones para cada tipo de llamada. Por ejemplo, hay un límite de 500 participantes para video y un límite de 1000 participantes para reuniones de audio en línea. Para la mayoría de las pequeñas empresas, esto es más que suficiente.

RingCentral es una opción razonable para múltiples tipos de negocios. Primero, son conocidos por su estructura de precios de cuatro niveles. Esto proporciona opciones de conferencias para empresas con diferentes presupuestos. No todos los niveles son iguales, pero cada uno proporciona una funcionalidad esencial y la empresa siempre puede escalar a otro plan a medida que crece.

La comunicación a través de este proveedor también es útil para organizaciones más grandes. Para las empresas con varias oficinas internacionales, RingCentral tiene números de marcación internacional y video de alta definición para una comunicación optimizada a través de grandes distancias geográficas. Los límites de participantes también son altos para las llamadas de audio y videoconferencia, por lo que los equipos más grandes no se verán restringidos.

Un desglose de las conferencias de audio

Las conferencias de audio son básicamente una llamada telefónica que le permite a su equipo comunicarse entre sí simultáneamente. Entonces, en lugar de que una persona haga cinco llamadas para comunicarse con cada miembro del equipo, una audioconferencia ayudará a que todo el equipo se conecte con una sola llamada. Para conectarse, cada persona marcará la línea de conferencia que envía el anfitrión. También hay una opción de conexión con un solo clic para aquellos que prefieren usar un dispositivo al que no pueden marcar. Aquí hay algunas características de audio que se destacan:

Conferencias de audio ilimitadas

Uno de los aspectos más convenientes de las llamadas de conferencia de audio de RingCentral es el hecho de que los participantes no necesitan estar en la red de RingCentral para unirse. Esto permitirá que un equipo se comunique con otro equipo y traerá clientes potenciales o clientes a la conversación. Cada conferencia telefónica dura solo seis horas, pero si necesita más tiempo, no hay límites en la cantidad de llamadas que se realizan.

Con este tipo de llamadas de audio, no existen limitaciones que restrinjan quién se une a esa llamada. Tampoco hay restricciones en la cantidad de conferencias que un usuario puede realizar, y cada llamada tiene un límite máximo de 1000 asistentes. Para iniciar llamadas de audioconferencia, los presentadores deben tener una suscripción a RingCentral Office. Los asistentes no necesitan descargar ninguna aplicación para unirse; simplemente necesitan que se les envíe una invitación para la llamada.

Conferencias a través de dispositivos

Se puede acceder a las conferencias de audio desde teléfonos de escritorio, computadoras con Windows o MAC y teléfonos inteligentes. Tanto los teléfonos Apple como los Android tienen aplicaciones que funcionan con llamadas de conferencia de RingCentral. Si necesita viajar en medio de una llamada, la conferencia puede cambiar fácilmente de dispositivo durante la conferencia.

Para acceder a un mensaje en cualquier dispositivo, todo lo que necesita es usar la conexión de un toque en lugar de un código de acceso. Las invitaciones se envían a los posibles participantes mediante mensajes de texto para facilitar las conferencias móviles. Las invitaciones también se envían por correo electrónico, lo que hace que las llamadas en cualquier dispositivo sean sencillas. La integración de Gmail que una PYME puede tener se verá así:

Conferencias internacionales fáciles

Si tiene miembros del equipo en todo el mundo, entonces las conferencias internacionales son algo que también tendrá que considerar. Si está utilizando un número local para la conferencia, los participantes simplemente pueden marcar el número para unirse. Los números locales están disponibles en más de 50 países, y este es un método de comunicación que no tiene cargo adicional siempre que tengan una invitación.

También hay números de teléfono virtuales gratuitos disponibles en más de 80 países. Esto permite que los participantes internacionales accedan a la llamada de audio sin cobrar tarifas por la llamada. Durante una llamada, el anfitrión puede configurar la conferencia para tener hasta 20 números gratuitos disponibles para que los utilicen los asistentes a la reunión en todo el mundo.

Controles de reunión perfeccionados

En este tipo de conferencias de audio, el anfitrión de la reunión tendrá acceso a controles precisos. Si tiene el control de la llamada, podrá silenciar a las personas en la llamada, habilitar la grabación de llamadas y finalizar la llamada en cualquier momento. El cambio de llamada también está disponible para los participantes para que puedan cambiar fácilmente de dispositivo sobre la marcha.

Como anfitrión, tabular el número de participantes en la conferencia de forma fácil de gestionar, e incluso podrás escuchar alertas que te informarán cuando alguien entre o salga. Los participantes no deseados también pueden bloquearse fácilmente de las llamadas.

Un desglose de la videoconferencia

Las videoconferencias en la plataforma llevan las reuniones de equipo un paso más allá y les brindan la oportunidad de reunirse cara a cara, aunque se encuentren en diferentes partes del mundo. Esto permite la colaboración en equipo con hasta 500 personas con facilidad.

RingCentral video tiene números entrantes disponibles en más de 40 países, por lo que una reunión global tarda unos segundos en conectarse, y varias funciones hacen que este tipo de llamada sea confiable y que valga la pena considerar para una PYME.

Fuentes de conferencias confiables

Al participar en una conferencia basada en video, tanto la fuente de audio como la fuente de video son de alta definición. Esto asegura que sus reuniones sean siempre claras y atractivas, para que su equipo permanezca en la misma página cuando se trata de tareas.

RingCentral también tiene un alto nivel de estabilidad con una garantía de tiempo de actividad de cinco nueves. Esto significa que garantizan que su servicio estará activo el 99,999 % del tiempo, lo que solo deja un poco más de cinco minutos de inactividad al año.

Uso compartido de pantalla interactivo

En lugar de simplemente mirar al presentador u otros asistentes durante la videoconferencia, existen opciones que le permiten compartir aplicaciones, presentaciones, pizarras y archivos mientras participa en la reunión. Esto ayuda al anfitrión a compartir información con los participantes y mantenerlos interesados.

Con todos participando en la reunión, su equipo se vuelve más eficiente. Los asistentes podrán tener acceso remoto a la pantalla que se está compartiendo para que puedan interactuar con ella. Esto puede ser útil cuando un equipo está tratando de resolver un problema y un miembro del equipo en la llamada tiene una solución que puede mostrar a todos.

Además, se puede compartir con hasta 500 participantes, por lo que se adaptará a grandes equipos cuando necesiten reunirse y discutir proyectos. También será una gran herramienta para usar cuando un equipo necesite entrenamiento.

¿Necesita demostrar cómo usar una solución en particular? El uso compartido de aplicaciones lo ayuda a compartir solo los detalles de la aplicación que está probando. Esto es útil cuando no desea que los asistentes vean ninguna información o aplicación que pueda estar ejecutando simultáneamente en su máquina.

Reuniones presenciales

Cuando tienes un equipo, siempre es mejor asegurarse de que haya reuniones cara a cara de vez en cuando. Con el video de RingCentral, el equipo puede tener el mismo efecto de estar en una sala de reuniones sin gastos de viaje. También elimina el tiempo que tardan los participantes en viajar para estar en el mismo espacio.

Las invitaciones se envían individualmente a cada persona o en grupo, lo que hace que enviar una invitación a un equipo completo sea una tarea sencilla. De hecho, las integraciones de calendario que todo el equipo usa a diario también son útiles para invitar rápidamente a los asistentes a las videoconferencias.

RingCentral Meetings está diseñado para funcionar sin problemas cuando se sincroniza con Microsoft Outlook. Programar una reunión, invitar a los participantes a la conferencia, actualizar los detalles de la reunión e iniciar reuniones se realiza con unos pocos clics. iCal o Google Calendar también facilitan la asistencia a reuniones y el envío de invitaciones en su dispositivo móvil.

La llamada será accesible en computadoras de escritorio para cualquier persona ubicada en una oficina o que desee usar un softphone. Sin embargo, el video de RingCentral también permite ser parte de la llamada de conferencia en una tableta o un teléfono inteligente para los participantes que necesitan permanecer móviles.

Sesiones de grupo fáciles de crear

Durante las llamadas de conferencia grandes, a veces, el anfitrión decide dividir el grupo en sesiones más pequeñas, que se denominan sesiones de grupo. Estas sesiones permiten un enfoque de aprendizaje más práctico que permitirá la participación de más miembros del grupo. Estos grupos más pequeños también permiten que el equipo haga una lluvia de ideas y regrese fácilmente al grupo más grande después de que haya pasado un tiempo.

Con RingCentral video, se pueden crear hasta 50 grupos de trabajo simultáneamente desde la misma conferencia. Además, cuando los participantes estén en estos grupos más pequeños, tendrán acceso a funciones como compartir pantalla para mejorar su productividad y ayudar a enfocar el grupo de capacitación. El video, el audio, las pizarras y el chat se pueden compartir entre pantallas.

¿Dónde se destacan las conferencias de RingCentral?

Hay un contingente virtual de plataformas de conferencias en el mercado, especialmente en el mundo posterior al COVID-19, entonces, ¿qué hace que RingCentral se destaque sobre el resto? En las reseñas de los usuarios de RingCentral de GetVoIP , encontramos que la recepción del cliente es en gran medida positiva. Estos son algunos de los aspectos más positivos del servicio según estas revisiones y nuestro propio análisis de la plataforma:

• No hay límites en la cantidad de llamadas de conferencia que se pueden realizar o si se pueden realizar simultáneamente.
• RingCentral utiliza el protocolo de transporte seguro en tiempo real (SRTP) y la seguridad de la capa de transporte (TLS) para asegurarse de que todos los datos estén protegidos y se evite la pérdida de paquetes .
• Supervisan todas las llamadas de audio y video para verificar si hay actividad sospechosa para evitar violaciones de seguridad de VoIP .
• RingCentral tiene soporte telefónico y de chat en línea que está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
• Hay una base de conocimientos en línea para preguntas comunes que pueda tener con respecto a las conferencias telefónicas de RingCentral.
• El portal de RingCentral es fácil de navegar para que pueda cambiar rápidamente la configuración de la conferencia.
• El anfitrión no tiene que estar presente durante las conferencias.
• Hay una amplia variedad de teléfonos de escritorio y dispositivos de conferencia que son compatibles con el servicio. RingCentral también ayudará en el aprovisionamiento de dispositivos que no venden.

¿Hay algunas debilidades?

Las conferencias de RingCentral no son perfectas. Analizamos las características de la solución y echamos un vistazo a lo que decían algunos clientes de RingCentral sobre las capacidades de reunión de la plataforma. Aquí es donde el sistema telefónico en la nube se queda atrás:

• Solo 100 empleados remotos pueden unirse a conferencias de forma remota con el Plan Estándar. Esto aumenta a 200 con el Plan Premium y alcanza un máximo de 500 para Ultimate. Esto podría obstaculizar a las grandes empresas.
• Los enlaces de conferencia a veces no envían a los destinatarios a la conferencia real.
• La toma de control de la pantalla se limita a los dispositivos de escritorio.
• El video de RingCentral no tiene cifrado de extremo a extremo para las transmisiones de video.
• Las conferencias de audio ilimitadas solo están disponibles con el plan Estándar y superior.
• Si bien 500 participantes de la reunión para video HD y 1000 para audio son sólidos, existen soluciones de conferencia con hasta 2500 participantes (Civicom).

Cómo configurar RingCentral Conferencing

Iniciar llamadas de conferencia usando RingCentral es relativamente fácil. Una vez que inicie sesión en el sistema telefónico comercial de RingCentral, seleccione Conferencia de las opciones. A continuación, el sistema le pedirá que seleccione un número de acceso telefónico para que lo utilicen los participantes cuando se conecten a la conferencia. Los anfitriones que se están conectando requerirán un código de anfitrión, que se utiliza cuando se inicia la conferencia. Cada vez que un usuario inicia una conferencia de RingCentral, se lo considera automáticamente el anfitrión de la conferencia, pero si llega después de que haya comenzado la reunión, necesitará el código.

Una vez que un asistente marque, también necesitará un código de participantes para conectarse de forma segura. Esto evita que los usuarios falsos se conecten a la conferencia. Al configurar la reunión, los anfitriones también tienen la capacidad de crear hasta 20 números entrantes internacionales para usuarios en el extranjero. Estos se adaptan a los participantes confirmados y les ayudan a evitar las tarifas de llamadas internacionales. Al configurar esto, se creará un enlace a todos los números internacionales para que lo utilicen los asistentes.

Para aquellos anfitriones que no estarán disponibles de inmediato, la solución de conferencia también tiene una función "Unirse antes del anfitrión" que permite a los participantes comenzar la reunión. Esto es útil para aquellas situaciones en las que las partes interesadas asignan sus equipos para trabajar en proyectos y desarrollar estrategias antes de llegar a la reunión.

Además, los anfitriones tienen la capacidad de agregar asistentes durante una conferencia real. Desde la aplicación RingCentral, las opciones de invitación con texto e invitación con correo electrónico permanecen disponibles. También hay un botón "Agregar participantes" que le permite ingresar el número de teléfono o el nombre de las personas que desea agregar a la conferencia. Cada una de estas características es útil para conferencias improvisadas: simplemente inicie la reunión y agregue a los participantes sobre la marcha. También hay un ícono más que le permite agregar asistentes desde sus contactos de RingCentral.

Las conferencias están disponibles desde una oficina con un teléfono de escritorio, la aplicación de escritorio RingCentral Phone (softphone) y dispositivos de teléfono inteligente Android o iPhone. Para la aplicación móvil, el software se puede descargar fácilmente a través de Google App Store o Apple App Store.

¿Tiene RingCentral las funciones de conferencia adecuadas?

Como solución para conectar equipos o incluso reunirse con clientes, RingCentral es más que adecuado para la mayoría de las empresas. Es útil para empresas obligadas a la distancia social y es una solución sólida para empresas con oficinas dispares con grandes distancias geográficas.

Los límites de asistentes también son muy competitivos con esta solución. Compare RingCentral con proveedores como BlueJeans, que tiene un límite de 100 participantes, y comenzará a ver cómo RingCentral es una solución sólida para empresas más grandes. El proveedor ya ganó en nuestra pieza RingCentral vs Dialpad este año, y también funciona bien como alternativa a varios otros proveedores de conferencias web.

Si está buscando un proveedor que tenga amplias funciones de conferencias web similares a RingCentral, consulte nuestras tablas interactivas sobre los principales proveedores de software de conferencias web y compare RingCentral con Zoom aquí. Proporcionamos revisiones detalladas y le mostraremos los pros y los contras de cada uno.