¿Qué es la Automatización Robótica de Procesos?

Robotic Process Automation es un innovador y avanzado software codificado por computadora que implica la configuración de un sistema informático o software robótico, con el objetivo de imitar y ejecutar los comportamientos interactivos de los humanos dentro de una red digitalizada para llevar a cabo un proceso comercial.

RPA(1) implica la automatización de las operaciones de front-end y back-office que consumen mucho tiempo, son manuales y repetitivas; para que los empleados puedan canalizar recursos más productivos a tareas que demandan toma de decisiones, juicio y creatividad.

La función de los robots RPA es hacer uso de la interfaz de usuario en la recopilación de datos y la manipulación de aplicaciones como también lo harían los humanos. Funcionan interpretando, estimulando respuestas e interactuando con otro software para ejecutar una amplia gama de procedimientos repetitivos. En esencia, los sistemas robóticos en la automatización de procesos robóticos no cometen errores y siempre están activos.

• ¿Cómo funciona RPA?
• Importancia de la automatización robótica de procesos
• Tipos de RPA
• Proceso de Automatización Robótica de Procesos
• Beneficios de la automatización robótica de procesos
• Desafío en RPA
• implementación de RPA
• Las industrias usan RPA
• Principales proveedores de RPA

¿Cómo funciona la automatización robótica de procesos?

• Primero, inician sesión en el software, los sistemas y las aplicaciones.

• Se conectan a las API del sistema

• Transfieren carpetas y documentos.

• Copian y pegan datos.

• Ellos llenan formularios

• Extraen y analizan contenido estructurado y semiestructurado de una variedad de fuentes, como correos electrónicos, archivos PDF, navegadores de chatarra, documentos, etc.

• Leen y reescriben en bases de datos.

• Abren correos electrónicos y archivos adjuntos.

• Extraen datos de internet

• Finalmente, hacen cálculos.

¿Por qué RPA es importante para su negocio?

Sin duda, la automatización robótica de procesos está cobrando cada vez más importancia en el crecimiento de las empresas, especialmente la industria manufacturera, que fue una de las primeras en adoptar las funciones de la automatización. Principalmente, la mayor importancia de la RPA para su negocio radica en la mejora de la productividad y la eficiencia de sus empleados. `

De hecho, se ha pronosticado que RPA y otras tecnologías de automatización podrían tener un valor financiero de alrededor de $ 6,7 billones para 2025. Ahora ve que la importancia potencial de RPA para su negocio no debe verse socavada. A continuación, hemos desarrollado algunos de estos aspectos importantes.

1. RPA apoya a las empresas en su viaje de transformación digital

   Gracias a la automatización robótica de procesos, las empresas ahora pueden avanzar en sus sueños digitales a un nivel más alto que nunca antes imaginaron que podrían alcanzar. De hecho, RPA es un elemento vital en la transformación digital. Se extiende más allá de la automatización de tareas repetitivas y tediosas y garantiza la estandarización en todos los procesos comerciales.

   Las empresas ahora pueden utilizar RPA para impulsar su viaje digital más que nunca. RPA les permite concentrarse en mejorar sus esfuerzos digitales en proyectos empresariales, así como maximizar las experiencias orientadas al cliente. RPA es sin duda un factor clave en la estrategia de transformación digital de cualquier negocio.

   Además, muchas empresas invierten continuamente en tecnología de automatización y proyectos de inteligencia cognitiva. Como resultado, se han posicionado para tener una ventaja competitiva sobre otras organizaciones en la misma industria mediante la digitalización de procesos, la mejora de la productividad y el desarrollo de soluciones innovadoras que dan como resultado una transformación en todo el negocio.

2. Prepara a las empresas para un mercado basado en datos

   Big data es un tema que no se puede pasar por alto, especialmente con la creciente transición de las empresas a un mercado impulsado por datos. Sin embargo, muchas empresas se enfrentan al desafío de un gran volumen de datos. Los procesos optimizados, la utilización precisa de los datos y un intercambio fluido de datos pueden ser útiles para mejorar la experiencia general del cliente.

   Es pertinente exponer que los datos integrados con funcionalidades de automatización son una tecnología disruptiva que tiene la capacidad de digitalizar procesos rápidamente y brindar valor relevante a la empresa y sus clientes. RPA puede monitorear y administrar el gran volumen de datos no estructurados que existen, desde la captura y el procesamiento de datos hasta la interpretación de datos.

   Aprovecha este proceso para ayudar a los empleados a tomar decisiones bien informadas. La transición a un negocio orientado a los datos ayudará a las empresas a abandonar los métodos RPA tradicionales, los sistemas heredados y procesar grandes volúmenes de datos en fracciones de segundo.

3. Te ayuda a liberar las capacidades de la inteligencia.

   Como propietario o gerente de una empresa, ¿alguna vez ha implementado inteligencia artificial o aprendizaje automático en sus procesos comerciales? ¿Ha considerado alguna vez extender su alcance más allá de la automatización de procesos robóticos? Al principio, las empresas que adoptan RPA comienzan con la automatización de proyectos dependientes de reglas.

   Gradualmente, avanzan hacia proyectos que requieren una combinación de modelos predictivos y PNL, concentrándose en el juicio y la inteligencia para la toma de decisiones.

   Se ha observado que muchas empresas están abiertas a implementar funciones de inteligencia artificial y/o aprendizaje automático en sus procesos empresariales. Esto explica por qué los humanos y los robots inteligentes están trabajando y cooperando juntos más que nunca. Como resultado de esta estrecha interacción, se produce un cambio monumental en la forma en que operan las empresas.

4. RPA anuncia trabajadores digitalizados en su negocio

   La presencia de la automatización robótica de procesos también trae consigo la introducción de una fuerza de trabajo virtual o digital. Aquí es donde los bots o trabajadores digitales trabajan juntos y fomentan la colaboración con el empleado humano, lo que permite que el humano se concentre en proyectos más imperativos.

   El papel de los trabajadores digitales es imitar los comportamientos humanos y ejecutar procedimientos repetitivos que consumen mucho tiempo, como la incorporación de empleados, la facturación electrónica y los informes internos, entre muchos otros.

   El desarrollo y la gestión de una fuerza de trabajo digital exige un plan de automatización conspicuo y una reprogramación de la mentalidad del empleado. En última instancia, la combinación de automatización e IA ha introducido una era de una nueva fuerza laboral digital, que rescata a los humanos de proyectos monótonos y los ayuda a participar en tareas más productivas.

Tipos de automatización robótica de procesos

Básicamente, existen 3 tipos de RPA, que son:

1. Automatización asistida

   Por lo general, la automatización asistida se describe con mayor frecuencia como el tipo de RPA que opera en la computadora del usuario. Sin embargo, esto está muy fuera de lugar para aquellas empresas cuyo objetivo es la automatización de sus procesos.

   Si bien es cierto que los sistemas robóticos asistidos se incorporan en la computadora portátil o de escritorio de un empleado, sigue siendo que el elemento más singular de la automatización asistida es el hecho de que cada sistema robótico ha sido programado para un usuario específico.

   El robot siempre estará disponible cuando un trabajador quiera que un robot ejecute un procedimiento. Todo lo que el empleado tiene que hacer es activar las funciones del robot para beneficiarse de las funciones de ahorro de tiempo y la precisión de la automatización.

   Con tecnología más avanzada, es posible que el robot se active automáticamente por el comportamiento predefinido del usuario. Por ejemplo, para asegurarse de que cada representante de servicio al cliente administre los datos de los clientes de manera adecuada, un centro de llamadas puede decidir desarrollar reglas que garanticen esto.

   Por lo tanto, siempre que un empleado no cumpla con alguna de estas reglas, uno de los robots atendidos puede realizar cualquiera de las dos acciones. Uno, puede ejecutar automáticamente el procedimiento predefinido para el empleado. O simplemente puede enviar un mensaje notificando al empleado de su error o equivocación.

2. Automatización desatendida

   Básicamente, la automatización desatendida se puede describir como una automatización que se ejecuta en una máquina virtual. Sin embargo, no cumple con el punto desde la perspectiva de un usuario empresarial. Como propietario de una empresa interesada en RPA, es muy imperativo comprender que cada robot desatendido, en la automatización desatendida, está diseñado para realizar procedimientos para varios empleados.

   A diferencia de ser implementado por un usuario en particular o activado automáticamente por una actividad en el sistema de un usuario, un robot desatendido tiene la capacidad de ejecutar procedimientos que se le delegan de acuerdo con un cronograma definido, una API o un evento predefinido.

   Quizás el beneficio más significativo de la automatización desatendida es que, dado que cada robot se opera en una máquina virtual, esto no impide que los usuarios continúen realizando su trabajo en sus propias computadoras.

   Como resultado de esta ventaja, junto con la capacidad de los robots desatendidos para realizar procesos asignados a ellos desde varias fuentes, la automatización desatendida generalmente se considera una solución más preferible que la automatización asistida para procedimientos esenciales que requieren mucho tiempo para operar.

   

   Un ejemplo práctico puede examinarse en el departamento de finanzas y contabilidad de una importante organización que desea procesar una gran cantidad de facturas recibidas. Definitivamente, la automatización desatendida sería la mejor solución para que se registren.

3. Automatización híbrida

   Al final del día y a pesar de las diferentes ventajas de los robots atendidos y desatendidos, el hecho es que incluso los robots más rápidos tardan un período de tiempo relativamente largo en completar ciertos procesos (aunque por lo general mucho menos tiempo que un empleado a tiempo completo). tardaría en hacerse).

   Con la automatización híbrida, el robot atendido lleva a cabo los aspectos de ese proyecto que exige la participación de un trabajador humano, mientras que un robot desatendido que opera en una máquina virtual lleva a cabo el resto del proyecto. Así, la automatización híbrida se convierte en una opción muy versátil ya que la interacción entre robots atendidos y desatendidos va en ambos sentidos.

   De hecho, según el proyecto en cuestión, un empleado puede iniciar un proyecto activando su robot atendido, y luego el robot atendido puede activar el robot desatendido para ejecutar la fase restante del trabajo.

   En algunos otros casos, el robot desatendido puede comenzar a realizar una tarea cuando lo activa una API, un evento o un programa, y ​​cada vez que este robot desatendido requiere que el empleado determine un paso decisivo, transfiere el trabajo al robot atendido. que en consecuencia notifica al empleado para ejecutar la fase de la tarea que requiere la entrada de un trabajador humano.

   En esencia, la automatización híbrida puede tener una tarea más compleja que se transfiere varias veces entre los robots atendidos y desatendidos. En general, la automatización híbrida permite al usuario automatizar la mayor parte del trabajo que necesite, sin tener que ceder el acceso a su computadora durante toda la actividad del robot.

¿Qué procesos son importantes para RPA?

• Rápida implementación, rápida generación de ROI

  Un proveedor de servicios de recursos humanos en particular en Europa manejaba 2500 certificados de baja por enfermedad cada mes con un tiempo de procesamiento promedio de 4 minutos por archivo. En 3 semanas, la empresa adoptó una solución RPA y logró una automatización de procesos del 90 %. Lo que hace el robot RPA es extraer información de una transacción en SAP, insertar los datos en el sistema de los clientes y luego imprimirlos.

  Eventualmente, el resultado de esta implementación de RPA para el proveedor de servicios de recursos humanos fue lograr un ROI en seis meses, con una reducción del tiempo de procesamiento del 80 %, reducción del esfuerzo manual del 5 % y reducción de las tasas de error del 0 %.

• Disminuir el esfuerzo en el back office

  Cierto minorista global estaba utilizando sus informes de cierre de tiendas para verificar los datos de cierre de cada uno de sus registros de cientos de tiendas. Al principio, los empleados de la tienda emplearon un enfoque lento y manual para recopilar estos informes.

  Sin embargo, a través de la automatización de procesos, la tienda pudo aliviar a sus empleados para que ahora se concentraran en actividades más orientadas al cliente. Ahora, los robots RPA son responsables de mover los informes de cierre a un servidor, luego procesan y consolidan los datos necesarios para los informes de cierre de la tienda.

• Mejore el servicio al cliente en la oficina principal

  Una organización de seguros de crédito comercial con más de cincuenta mil clientes en todo el mundo decidió automatizar el proceso de suscripción de demanda de límite de crédito. Anteriormente, los suscriptores recurrían a métodos manuales para recopilar datos desde fuentes internas (Riesgo y política) a fuentes externas (Google News, Sitio del cliente).

  Gracias a la adopción de la automatización robótica de procesos, pudieron ahorrar 2440 horas de trabajo humano al mes. Ahora, los empleados aprovechan ese tiempo para interactuar directamente con los clientes.

¿Cuáles son los beneficios comerciales de RPA?

1. Es súper escalable
2. Ahorro de costes rápido
3. La capacidad de integración entre plataformas.
4. Mejora las experiencias centradas en el cliente
5. Aumenta la velocidad y la productividad.
6. Mejora la moral y la experiencia laboral de los empleados.
7. No requiere cambiar los sistemas existentes
8. El trabajo nunca se interrumpe
9. Permite el cumplimiento de políticas regulatorias
10. Mayor precisión
11. Barreras técnicas reducidas

( Lea también : Beneficios de RPA y sus desafíos)

Desventajas de RPA

Algunos de los inconvenientes significativos del software de automatización de procesos robóticos son:

1. Tareas limitadas: es difícil automatizar procesos no estándar y se requiere la participación humana para completar dichos procesos.
2. Resistencia de los empleados: los empleados existentes pueden querer renunciar a su trabajo si no tienen el conocimiento técnico requerido
3. Las organizaciones pueden tener que presupuestar recursos para la formación de su personal
4. Los costos de inversión inicial pueden ser inconvenientes
5. Plantea el riesgo de posibles pérdidas de puestos de trabajo.

El proceso para una implementación exitosa de RPA

Es crucial exponer que no todas las implementaciones de automatización de procesos robóticos terminan siendo efectivas. Sin embargo, si desea lograr una implementación exitosa de RPA, debe prestar mucha atención a los procesos que se destacan a continuación:

• Elegir el proceso
• Manejar a los trabajadores
• Eligiendo al vendedor
• Implementación de ideas
• Midiendo el desempeño

¿Qué industrias utilizan RPA?

1. Externalización de Procesos de Negocio

   Las empresas de Business Process Outsourcing (BPO) se han interesado en RPA porque les permite maximizar su capacidad, mejorar la agilidad operativa, mejorar los SLA y reducir los costos.

2. Servicios financieros

   RPA permite la automatización rápida de la validación y migración de datos entre aplicaciones bancarias y el procesamiento de reclamos financieros, llenado de formularios, informes y administración de cuentas de clientes.

3. Cuidado de la salud

   En el cuidado de la salud, RPA reduce el estrés de la administración a través de la automatización de los procesos de atención médica, como el almacenamiento, el procesamiento, la migración de datos de pacientes, el procesamiento de reclamos, los datos de seguros y las facturas médicas.

4. Seguro

   RPA automatiza el proceso de creación de un documento mediante la recopilación de varias fuentes de datos y el uso de plantillas de documentos para generar documentos legales complejos, informes extensos y mucho más.

5. Ciencias de la vida

   Aquí, RPA mejora la productividad y aumenta la calidad y, al mismo tiempo, mantiene los costos para que pueda obtener mejores resultados para los pacientes. RPA mejora el cumplimiento, los tiempos de procesamiento y permite un compromiso efectivo con más pacientes.

6. Fabricación

   Permita que la automatización de procesos robóticos maneje el trabajo pesado para comparaciones de precios de productos, monitoreo de datos, automatización de datos de logística y automatización de ERP.

7. Sector público

   Gracias a RPA, las instituciones gubernamentales pueden lograr una automatización segura y confiable que cumpla con todos los mandatos federales. Esto permite que los trabajadores del gobierno se concentren en la mejora de los servicios a los ciudadanos.

8. telecomunicaciones

   RPA se implementa en la recopilación, consolidación y copia de seguridad de los datos de los sistemas telefónicos de los clientes, y luego se utiliza para cargar y extraer información sobre los datos de fabricación del teléfono, los precios de la competencia, etc.

Proveedores populares de RPA

¿Está pensando en qué proveedor de RPA elegir? A continuación se presentan cinco proveedores populares de automatización de procesos robóticos a considerar:

1. Sistemas de ayuda
2. Pegasistemas
3. Kofax Kapow
4. EdgeVerve
5. Automatización en cualquier lugar

Pensamientos finales

En total, con el impacto financiero potencial de la automatización de procesos robóticos y el crecimiento asombroso que se está manifestando, muchos dueños de negocios ya no son escépticos acerca de la implementación de la automatización de procesos robóticos.

El mundo digital está experimentando un cambio de paradigma en el camino de las tecnologías automatizadas y las principales empresas están siguiendo la tendencia. Recuerde, el proceso de automatización es el futuro de los negocios digitales, ¡no se quede atrás!

Otros recursos útiles:

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Herramientas robóticas de automatización de procesos para CIO