¿Qué es una plataforma de gestión SaaS? ¿Necesita una?

Las organizaciones se apresuraron a descubrir nuevas herramientas y tecnologías para interactuar y trabajar con empleados remotos debido al fenómeno del trabajo desde casa durante los primeros días de la pandemia. Y varias de estas empresas adoptaron alternativas de software como servicio (SaaS).

SaaS, o software que funciona en la nube en lugar de en hardware o redes locales, es ahora intrínseco al funcionamiento diario de varias organizaciones. Los ejemplos incluyen Google Workspace, Slack y Salesforce. Según Forrester, el 57% de los administradores de TI tienen la intención de invertir en SaaS como componente de su transformación digital.

A medida que su organización utiliza un número cada vez mayor de aplicaciones SaaS, una plataforma de gestión SaaS (o SMP para abreviar) surge como una necesidad crítica.

La expansión de las aplicaciones SaaS en las organizaciones se ha convertido en una preocupación urgente y debilitante para los administradores de TI. Necesitan estar al tanto de lo que se está haciendo, si las aplicaciones son seguras y el alcance de las inversiones ya realizadas.

Sin una plataforma de gestión SaaS, tendrá que manejar todo esto manualmente, con un riesgo extremadamente alto de descuido o error.

• Definición de SMP
• ¿Cómo funciona la plataforma de gestión SaaS?
• Beneficios de las plataformas de gestión SaaS
• Desafío en la gestión de SaaS

¿Qué es una plataforma de gestión SaaS?

Más de un tercio de los profesionales de TI y tecnología encuestados por SaaSOps dijeron que dedican al menos una semana a realizar tareas manuales de gestión de SaaS. Una plataforma de gestión SaaS está diseñada para abordar esto a través de una solución única y centralizada.

Una plataforma de gestión SaaS (SMP) es una herramienta independiente que puede descubrir, administrar y proteger varias aplicaciones SaaS desde una interfaz administrativa centralizada, proporcionando visibilidad de los ciclos de licencia del software.

Una de las tareas críticas de una plataforma de gestión SaaS es realizar el descubrimiento de SaaS. Un SMP debe poder mostrar tanto aplicaciones autorizadas (aquellas aprobadas y validadas por TI) como aplicaciones no autorizadas (aquellas utilizadas por personas sin autorización y conocimiento de TI). Además, la plataforma protegerá sus aplicaciones SaaS mediante notificaciones y reparaciones automáticas.

¿Cómo funciona una plataforma de gestión SaaS?

Un SMP se conecta con todo su entorno de TI para descubrir las aplicaciones en uso y visualizar todas las actividades administrativas asociadas. Para lograrlo, consume continuamente enormes cantidades de datos de diferentes aplicaciones, los regula y examina todos los objetos de datos dentro del entorno SaaS.

Esto convierte a los SMP en un centro esencial para monitorear las aplicaciones SaaS utilizadas en toda una organización. También puede proteger los datos mientras supervisa los consumidores, las aplicaciones, los archivos y las interacciones de los usuarios con la información de la organización.

Algunas de las características críticas de las plataformas SMP son:

• Acceso SaaS basado en roles : restrinja el acceso del administrador a los parámetros y controles necesarios para que un usuario realice su tarea.

• Optimización de facturación : combine análisis de uso con políticas de automatización para deshacerse de las licencias inactivas y los gastos asociados.

• Gestión de datos confidenciales : descubra contenido confidencial retenido en aplicaciones SaaS y solucione instantáneamente la divulgación excesiva de datos confidenciales.

• Monitoreo del comportamiento del usuario : detecta alteraciones y actividades inusuales para evitar la pérdida e intrusión de datos.

• Gestión del ciclo de vida del usuario : automatice la incorporación, la baja y la gestión de cambios del consumidor a mitad del ciclo de vida para minimizar los errores humanos y ahorrar tiempo.

La mayoría de estas tareas son interdisciplinarias y abarcan funciones de finanzas, TI, administración de personal y ciberseguridad.

Las plataformas de gestión SaaS interactúan con otras aplicaciones empresariales por este motivo. Estos podrían incluir un agente de seguridad de acceso a la nube (CASB), una herramienta de gestión de servicios de TI (ITSM) o un sistema de información de recursos humanos (HRIS).

4 señales de que necesita una plataforma de gestión SaaS

Si no está seguro de invertir en una SMP, esté atento a estas cuatro señales reveladoras que necesita para fortalecer sus capacidades de gestión de SaaS:

1. Los flujos de trabajo de productividad en su empresa suelen estar fragmentados

   Esto ocurre frecuentemente con aplicaciones de gestión de proyectos en grandes organizaciones. Considere las herramientas de Monday.com, Airtable, Smartsheet y ClickUp que podrían utilizar varios equipos. Esto le impide obtener economías de escala en las adquisiciones. Además, complica la asistencia y la formación del usuario.

   

   Además, la fragmentación dificulta la capacidad de diferentes grupos de trabajar juntos en un solo proyecto. Puede determinar qué aplicaciones se pueden consolidar con las herramientas de administración SaaS adecuadas para facilitar la colaboración entre equipos.

2. No tienes forma de recuperar los detalles de acceso de aplicaciones o personas específicas.

   Con las plataformas de gestión SaaS, es más fácil mantener un registro completo y exhaustivo de quién tiene acceso a qué aplicaciones y servicios y cómo se utilizan.

   Supongamos que su vicepresidente de marketing inició sesión en una herramienta de software de colaboración de proyectos mediante el inicio de sesión único (SSO) siete veces en el primer trimestre. Pero durante el mismo primer trimestre, el resto del departamento de marketing inició sesión con contraseñas únicas sólo cuatro veces. Un ex empleado que se fue en términos amistosos le informa que todavía tiene acceso a los registros de la empresa a través del software.

   El CIO y el departamento de TI no pueden rastrear quién hace qué. Cuando los trabajadores abandonan la organización, no pueden desactivar todas las cuentas y borrar las credenciales de inicio de sesión de manera efectiva, aparte de cumplir con las listas de verificación.

3. Su SaaS gasta en una espiral lenta pero segura

   Independientemente de los recortes presupuestarios y los despidos, las empresas dedican más fondos a SaaS cada año. Las pilas de SaaS de las organizaciones ahora incluyen decenas de aplicaciones basadas en la nube. Entre 2021 y 2023, por ejemplo, una cartera SaaS típica se expandió un 32%.

   Nadie cuestiona los aspectos positivos de SaaS. Sin embargo, los gastos de SaaS se convierten rápidamente en un problema que debe abordarse. Suponga que tiene suscripciones inactivas que continúa pagando mensualmente o incluso anualmente a pesar de su mal uso.

   Algunas aplicaciones son útiles pero implican costos ocultos perjudiciales para los resultados de su empresa. Si descubre que supera los presupuestos de SaaS trimestre tras trimestre, probablemente necesite la intervención de una plataforma de gestión SaaS.

4. La gestión de proveedores de SaaS y SLA es una pesadilla

   Los compradores suelen realizar una investigación y un escrutinio exhaustivos antes de comprar una aplicación, pero los proveedores de SaaS modifican habitualmente sus productos.

   Los proveedores a menudo cambian sus planes de precios y modifican sus pautas regulatorias, de seguridad y de soporte, lo que dificulta que usted pueda mantenerse al día. Dado que no existe un depósito central para los acuerdos y la información de facturación, estos registros esenciales podrían perderse en el servidor de correo electrónico, el disco duro o la nube de un empleado.

   Con una plataforma de gestión SaaS, puede hacer cumplir los SLA y maximizar sus inversiones en SaaS.

El desafío de la gestión SaaS

Las aplicaciones SaaS se basan en suscripciones, generalmente se facturan mensual o anualmente por usuario o “puesto” y no requieren la importante inversión inicial que exige el software local tradicional.

Debido a la flexibilidad de cómo se pueden configurar las aplicaciones SaaS, los líderes de líneas de negocio, equipos más pequeños e incluso individuos pueden comenzar a usarlas sin esfuerzo.

Esto lleva a que muchas aplicaciones SaaS en muchas empresas, a menudo necesiten más capacidad. Okta, un proveedor de gestión de acceso, descubrió en un informe de 2021 que sus clientes han implementado un promedio de 88 aplicaciones por empresa, un aumento del 22% en los últimos cuatro años.

Las organizaciones más grandes (2000 o más trabajadores) tienen aproximadamente 175 solicitudes.

Como resultado, los administradores de TI se enfrentan ahora a un enorme aumento de gastos debido a las licencias de software adquiridas más allá del proceso de adquisición estándar. Además, han surgido despidos porque diferentes divisiones compran el mismo software sin saber qué está pasando en el resto del negocio.

Próximos pasos: elegir la plataforma de gestión SaaS adecuada para sus necesidades

Piense en utilizar un software de gestión SaaS si:

• Observa un aumento en los costos de suscripción
• Varios departamentos comienzan a comprar software idéntico
• Su departamento de seguridad tiene preocupaciones
• Estás utilizando hojas de cálculo para gestionar las compras de software.

Busque herramientas que puedan gestionar al menos tres tareas principales: el descubrimiento automatizado de aplicaciones, la administración y automatización de funciones administrativas como la incorporación y salida, y el aprovisionamiento de un centro central para la aplicación de políticas.

A continuación, busque funciones que agreguen valor, como la capacidad de cancelar, cambiar y actualizar licencias de software. Varias funciones de automatización dependen de integraciones con proveedores de SaaS; en consecuencia, debe examinar cualquier integración proporcionada por el SMP bajo revisión.

A medida que la transformación digital llegue a la nube, las plataformas de gestión SaaS serán fundamentales para las empresas que se enfrentan a la expansión del software.

Obtenga más información sobre las SMP descargando el documento técnico sobre El estado de la gestión de SaaS .