Las 12 funciones de seguimiento de llamadas de ventas más populares en este momento y quién las tiene

Dado que el 73% de los encuestados en un estudio reciente han calificado el trabajo de los gerentes de ventas como "altamente estresante", la mejor manera de aliviar ese estrés es tener las mejores herramientas a mano. Tomarse el tiempo para establecer correctamente un rastreador de llamadas puede hacer que sea más fácil para los gerentes de ventas.

Como gerente de ventas, usted es responsable de garantizar simultáneamente un crecimiento constante para su empleador, estar al tanto de los múltiples cabos sueltos (hilos que se extienden infinitamente, si su equipo de marketing está haciendo bien su trabajo) y mantener o mejorar la calidad del servicio a nuevos clientes. Con todas estas bolas para hacer malabares, simplemente no hay forma de que todo se pueda hacer manualmente. Incluso con un equipo de profesionales, las quejas de los clientes pueden pasarse por alto, los clientes potenciales se pierden y, como resultado, los ingresos se ven afectados.

Establecer sistemas que automaticen, agilicen, rastreen, analicen y realicen el control de calidad en tiempo real le brinda a usted y a su equipo una oportunidad justa. Es posible superar constantemente los objetivos de ventas, utilizar eficazmente los clientes potenciales obtenidos con tanto esfuerzo generados por el equipo de marketing y tratar a los clientes con un toque personal, lo que los hace querer por la empresa. Solo necesita externalizar parte de la curación y el análisis de datos manuales y tediosos a las máquinas, lo que, en 2019, es más fácil que nunca.

El seguimiento de las llamadas de ventas impacta en los indicadores clave de rendimiento

Para asegurarse de que su equipo esté funcionando a pleno rendimiento, debe medir varios indicadores clave de rendimiento (KPI). El tiempo de respuesta a las llamadas y la tasa de conversión son un par de métricas estrictas que querrá evaluar a medida que realiza un seguimiento de las llamadas, mientras que también vale la pena realizar un control de calidad para minimizar la rotación.

Las soluciones de seguimiento de llamadas maximizan el rendimiento de su equipo, si sabe qué medir y qué herramientas mejoran el rendimiento. Definamos rápidamente los KPI y luego mostremos las funciones y los productos que puede aprovechar para optimizar esas métricas.

Como gerente de ventas, lo que más le preocupa son los ingresos, los clientes potenciales cerrados y la cantidad de llamadas. A continuación, explicamos esas y algunas métricas más, divididas en tres categorías distintas: dólares, llamadas y experiencia del cliente.

1. dólares

• Ingresos: quizás la madre de todos los KPI de ventas, su equipo de ventas debe alcanzar objetivos de ingresos trimestrales y anuales. Mantener una pestaña actualizada en este KPI asegurará que su equipo se mantenga encaminado.
• Conversiones: es importante controlar el porcentaje de contactos telefónicos que su equipo está convirtiendo en clientes de pago. Si su centro de llamadas ofrece diferentes niveles o puntos de precio, desglose esto más en qué paquete o servicio.

2. Llamadas

• Número de llamadas: ¿Cuántas llamadas atienden sus representantes de ventas cada hora? ¿Son entrantes o salientes? Esto se vinculará con su KPI de conversiones anterior.
• Tiempo de respuesta de la llamada entrante: para las llamadas entrantes, ¿su equipo de ventas llegó al teléfono a tiempo o un cliente potencial fue al correo de voz y finalmente se perdió en varias llamadas de seguimiento sin responder? Los reenviadores automáticos pueden ayudar con esto, y lo analizaremos a continuación.
• Tiempo promedio en una llamada: esto no quiere decir que deba reducir o aumentar el tiempo promedio en una llamada. Solo un análisis cuidadoso de sus datos informará si el tiempo en una llamada parece afectar las tasas de conversión o no. Afortunadamente, puedes dejar que una computadora procese esos números por ti.

3. Experiencia del cliente

• Garantía de calidad: Menos tangible que una sola celda de datos, medir la calidad de cada interacción con el cliente es fundamental para mantener una experiencia positiva a lo largo del viaje del cliente.
• Churn: Su tasa de abandono es un reflejo directo de la experiencia del cliente. Si bien hay otros factores en juego que pueden estar fuera del control de su equipo de ventas, la calidad del producto o servicio de su empresa es uno, una alta tasa de abandono es una señal de alerta. Es posible que su equipo de ventas entrantes esté preparando a los clientes para el fracaso o no esté gestionando de manera eficaz la transición de convertir a un cliente potencial en un cliente incorporado con éxito.

Si la cantidad y variedad de KPI que usted es responsable de administrar parece abrumadora, no se preocupe. Actualmente, existen varias funciones de seguimiento de llamadas en el mercado que facilitarán su trabajo, desde la automatización de la curación y el análisis de datos hasta la optimización de los canales de marketing de una manera que mejora directamente la experiencia del cliente potencial y del cliente.

Debido a que es posible que no necesite ayuda con todos los KPI, a continuación enumeramos las 12 funciones de seguimiento de llamadas más útiles y las empresas cuyos productos lideran cada categoría en la actualidad.

Las 12 funciones principales de seguimiento de llamadas

Apliquemos nuestro desglose de categorías de KPI para identificar las funciones de seguimiento de llamadas más útiles que afectan cada métrica hoy:

En primer lugar, ¿qué funciones puede usar para aumentar las cifras de ventas de su equipo, así como para automatizar y aumentar la precisión del seguimiento de su éxito?

1. Tabla de clasificación de ventas

Un favorito de los gerentes, una tabla de clasificación de ventas proporciona una descripción general, para que pueda ver quién está entregando y quién no. Haga que su tabla de clasificación sea accesible para todo el equipo si desea impulsar las cifras de ventas con un poco de competencia amistosa en sus esfuerzos de marketing.

Empresas que ofrecen esta característica:

• Kixie

2. Seguimiento de conversiones

Si su panel de informes y análisis no realiza un seguimiento de las tasas de conversión, le falta un elemento clave. Sumérgete un poco más allá de una tabla de clasificación que presenta una visión general amplia de las ventas totales. Asegúrese de que su seguimiento de llamadas se pueda integrar con datos de redes sociales, campañas de PPC, Google AdWords, páginas de destino o cualquier número de canales de marketing que esté utilizando.

Con el seguimiento de la conversión por campaña, su equipo puede evaluar qué embudos de marketing generan mejores conversiones y enviar comentarios al equipo de marketing sobre dónde se puede asignar mejor su presupuesto.

Empresas que ofrecen esta característica:

• Métricas de seguimiento de llamadas
• CallRail

3. Puntuación de plomo

Este software automatizará los prospectos calificados para que su equipo solo se comunique con aquellos que estén maduros para la conversión. Es importante saber dónde se encuentran sus prospectos en su recorrido como cliente, y la calificación de prospectos le permite evitar apretar el gatillo demasiado pronto o esperar demasiado y perder una oportunidad perfecta.

No es necesario que pase el cursor sobre el gráfico de puntuación de prospectos esperando que un prospecto cruce un umbral específico. Una subfunción útil es la capacidad de habilitar notificaciones, que harán ping al miembro del equipo de ventas correcto cuando sea el momento de hacer el contacto inicial o hacer un seguimiento.

Empresas que ofrecen esta característica:

• ActiveDEMAND
• Métricas de seguimiento de llamadas

4. Integración CRM

Los equipos de ventas de todos los niveles de presupuesto deben utilizar una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM), y necesita que su software de seguimiento de llamadas de ventas se integre con su CRM. El mejor software de seguimiento de llamadas con esta función disponible en la actualidad se integra con todo, desde CRM de nivel empresarial hasta CRM de pequeñas empresas freemium como Hubspot o Salesforce.

Consejo profesional: la automatización del marketing puede canalizar a los clientes hacia el segmento correcto, activando las campañas de marketing adecuadas para facilitar su recorrido continuo como cliente. Su equipo de marketing lo amará por esta función de seguimiento de llamadas.

Empresas que ofrecen esta característica:

• CallRail
• Métricas de seguimiento de llamadas
• ActiveDEMAND
• DiálogoTecnología
• VentasLoft
• ToutApp
• Tellwise
• Kixie

Es hora de la llamada de ventas real. Con suerte, su equipo ha ido más allá de operar con trozos de papel esparcidos por sus escritorios. Si bien puede haber momentos de emoción, también debería estar más allá del buceo para recibir una llamada telefónica entrante antes de que deje de sonar.

Si sus llamadas de ventas entrantes y salientes necesitan un poco de optimización, las siguientes características deberían optimizar sus informes y análisis de llamadas, aumentar la cantidad total de llamadas y ventas y disminuir la presión sobre todos los involucrados.

5. Panel de informes y análisis de llamadas

Similar a un panel de líder de ventas, un panel de informes y análisis de llamadas automatizará el análisis de datos para que su equipo pueda evaluar fácilmente qué segmentos de clientes y campañas le están brindando un ROI de marketing sólido.

Querrá poder aplicar la atribución de llamadas multicanal como parte de esto para que cuando envíe comentarios (automáticos o manuales) al equipo de marketing, pueda analizar de cerca la eficacia de cada una de sus campañas.

Empresas que ofrecen esta característica:

• CallRail
• DiálogoTecnología
• VentasLoft
• ToutApp
• Tellwise
• Kixie

6. Enrutamiento avanzado

El enrutamiento de llamadas avanzado mejora su tasa de respuesta entrante, sin importar si un cliente llama de forma gratuita o local. Debido a que puede programarlo para enviar llamadas solo a los representantes de ventas disponibles, la marcación avanzada y el enrutamiento de llamadas significan que nunca tendrá que perder una llamada, sin importar a qué hora del día llegue.

Con la subfunción de mensaje susurrado, cada llamada va acompañada de detalles como la ubicación de la persona que llama, qué anuncio los canalizó al equipo de ventas, las páginas web que han visto y otros detalles útiles. MAk

Empresas que ofrecen esta característica:

• Convirza

7. Captura de prospectos

Si no emplea enrutamiento avanzado, ciertamente necesita usar una función de captura de prospectos. Cuanto más rápido devuelva las llamadas, más probabilidades tendrá de cerrar una venta. La captura de clientes potenciales puede minimizar el tiempo de devolución de llamadas, lo que aumenta las conversiones.

Empresas que ofrecen esta característica:

• Convirza

8. Caída de correo de voz

La caída del correo de voz aumenta significativamente la eficiencia de su equipo de ventas. Con esta función, puede colarse en el correo de voz de un destinatario sin que su teléfono suene. Esta es una característica común proporcionada por el

Puede usar una caída de correo de voz con una llamada pregrabada que envía a una lista completa. O tal vez tienes un segmento de prospectos con los que quieres plantar la semilla.

Empresas que ofrecen esta característica:

• VentasLoft
• Tellwise
• Kixie

Con todo el trabajo que implica realizar una venta, su equipo debe asegurarse de que cada prospecto sea tratado con respeto a lo largo de su viaje como cliente. Cada venta es una gran inversión para su empresa o agencia de marketing, y desea garantizar un alto valor de por vida (LTV) para cada cuenta.

Si su trabajo implica supervisar a varios representantes de ventas, es posible que solo tenga tiempo para realizar el control de calidad en áreas críticas. Las características a continuación no solo son preventivas, ya que crean sistemas que infunden confianza, en lugar de frustración, en sus prospectos, sino que también lo ayudan a identificar dónde se necesita más su experiencia y cuándo.

9. Grabación de llamadas

Con la presión sobre su equipo para realizar tantas llamadas de ventas entrantes y salientes, existe el peligro de perder la calidad. Es fundamental que sus clientes potenciales y clientes sean tratados con respeto, escuchados y valorados a lo largo de todo su recorrido como cliente.

La grabación de llamadas es una característica muy útil para que los gerentes de ventas y su personal de auditoría se sumerjan manualmente en el control de calidad. Pueden explicar las señales de alerta cuando las tasas de conversión de un miembro individual del equipo están bajas o una oferta de servicio en particular que simplemente no está alcanzando sus números.

Las llamadas grabadas le brindan la oportunidad de escuchar cualquier llamada de ventas que desee, incluso días después, para determinar dónde está el eslabón perdido en su embudo de ventas y cuál es la mejor manera de repararlo.

Empresas que ofrecen esta característica:

• VentasLoft
• Kixie
• CallRail
• DiálogoTecnología
• Métricas de seguimiento de llamadas

10. Privacidad del cliente

Sin embargo, los consumidores son inteligentes y muchos desconfían de la grabación de llamadas. Si implementa funciones como Redaction Pro de Convirza, puede asegurar a los clientes que están completamente protegidos contra cualquier persona que robe la información de su tarjeta de crédito.

Al tranquilizar a sus clientes por adelantado, es posible que obtenga el beneficio adicional de garantizar su confianza. Si saben que su empresa va más allá para velar por sus mejores intereses, es mucho más probable que escuchen los argumentos de venta de los miembros de su equipo.

Además, tiene un incentivo adicional: si planea grabar llamadas, debe ofrecer privacidad al cliente para cumplir con las normas.

Empresas que ofrecen esta característica:

• Convirza

11. Números locales y gratuitos

Los números locales y gratuitos hacen que sus representantes de ventas sean mucho más accesibles y confiables para las llamadas entrantes y salientes. Como equipo de ventas, debe validar los sentimientos del consumidor de que nunca debería tener que pagar por una llamada de ventas. Del mismo modo, ciertos consumidores solo quieren comprar local.

Tener números locales y gratuitos afecta directamente sus ingresos, incluso mucho después de la venta inicial. Sin ellos, es posible que observe un aumento en la tasa de abandono, ya que los clientes se frustran al pagar las llamadas de larga distancia y deciden abandonar su servicio por completo. Esta es una característica que debe esperar si está ejecutando un sistema telefónico basado en la nube en sus instalaciones.

Sin embargo, adquirir estos números no significa que deba deshacerse de un número de teléfono existente. Una subfunción útil es la transferencia fluida de números de teléfono existentes, de modo que los clientes establecidos puedan mantener su línea de llamadas actual, una vez más teniendo en cuenta minimizar la rotación.

Empresas que ofrecen esta característica:

• Convirza

12. Proveedores de servicios de marca blanca

¿Qué pasa con el equipo de ventas que trabaja como proveedor externo? Existe un software de ventas que le permite a su equipo de ventas aprovechar todas las funciones anteriores y se integra perfectamente en las experiencias de marca de sus clientes.

Las características del software de seguimiento de llamadas de ventas de marca blanca le permiten brindar servicios de ventas de marca blanca sin tener que enviar físicamente a un contratista a trabajar fuera de su oficina.

Empresas que ofrecen características:

• CallRail
• Métricas de seguimiento de llamadas

El seguimiento de llamadas de ventas le da control sobre los KPI

Dirigir un equipo de ventas no es tarea fácil. A menudo, tiene una amplia gama de niveles de habilidades para aprovechar, desde personas que llaman en frío de nivel de entrada hasta profesionales experimentados en desarrollo de negocios. Para complicar las cosas, los embudos de marketing y ventas en su lugar pueden haber sido heredados de un gerente anterior. O, incluso si los configura usted mismo, es posible que se basen en metodologías o tecnologías obsoletas.

Si está tratando de dar sentido a sus KPI, con el objetivo final de aumentar la calidad del servicio, las tasas de conversión y los ingresos, el software de seguimiento de llamadas de ventas es el lugar perfecto para comenzar. Al aprovechar las funciones de seguimiento de llamadas de ventas en el software disponible, puede comenzar a identificar y aprovechar las oportunidades.

Sin embargo, las funciones de seguimiento de llamadas de ventas no se limitan a una descripción general, ya que las herramientas más sofisticadas brindan una mayor sofisticación al proceso de marketing y ventas de su empresa. Puede automatizar la segmentación de clientes potenciales con la puntuación de clientes potenciales, minimizar las llamadas perdidas con el desvío automático, optimizar las devoluciones de llamadas con caídas de correo de voz y mucho más.

Su centro de llamadas debería generar un sólido ROI. Afortunadamente, tiene las herramientas a su alcance para entregar y, si tiene un presupuesto limitado, incluso hay opciones de software de seguimiento de llamadas de código abierto. Las funciones de seguimiento de llamadas de ventas anteriores mejorarán sus cifras de ventas. ¡Esperamos que encuentre el software de seguimiento de llamadas de ventas tan útil como nosotros!