Planificación de escenarios: preparación de empresas tecnológicas para múltiples futuros

La pandemia de COVID-19 demostró cuán frágiles pueden ser incluso los planes mejor trazados. Para las empresas de tecnología que prosperan gracias a la innovación y la adaptabilidad, anticipar y sortear las incertidumbres es crucial. Aquí es donde brilla la planificación de escenarios.

Es una herramienta estratégica que genera y analiza múltiples futuros plausibles. Además, ayuda a las empresas de tecnología a desarrollar estrategias flexibles para prosperar en un mundo en constante cambio.

En este artículo, examinaremos los beneficios y las limitaciones de la planificación de escenarios y discutiremos cómo integrarla en sus estrategias.

• Definición de planificación de escenarios
• Explorando diferentes tipos de planificación de escenarios
• Cómo funciona la planificación de escenarios
• Cómo implementar la planificación de escenarios en empresas tecnológicas
• Planificación de escenarios de ventajas y desafíos para empresas de tecnología
• Mejores prácticas para la planificación y el análisis de escenarios
• Errores comunes que se deben evitar en la planificación de escenarios
• Aprovechar la planificación de escenarios para transformar su negocio tecnológico

¿Qué es la planificación de escenarios?

La planificación de escenarios, o previsión de escenarios, es una estrategia en la que las empresas exploran varios resultados futuros para prepararse en consecuencia. Imaginan varios escenarios hipotéticos para encontrar debilidades o evaluar nuevos proyectos.

A diferencia de los métodos tradicionales que dependen en gran medida de datos pasados, la previsión de escenarios implica opiniones y suposiciones subjetivas. Los modelos tradicionales a menudo se quedan cortos debido a sus proyecciones lineales. La planificación de escenarios, por otra parte, ofrece pronósticos más realistas al considerar una variedad de posibilidades.

Fue concebido en salas de guerra durante la Segunda Guerra Mundial. Desde entonces, ha llegado a las salas de juntas. Un beneficiario notable es Shell, que utilizó esta estrategia para superar la crisis del petróleo de los años 1970.

Importancia de la planificación de escenarios para las empresas tecnológicas

La industria tecnológica se caracteriza por una rápida innovación. Las empresas que se apegan rígidamente a una visión a menudo quedan sorprendidas por acontecimientos inesperados. Lo que agrava aún más el problema es el hecho de que las necesidades de los consumidores cambian y los competidores surgen rápidamente.

La planificación de escenarios anima a las empresas de tecnología a aceptar el cambio y experimentar con diferentes estrategias. Pueden anticipar futuros diferentes, desde avances tecnológicos disruptivos hasta cambios regulatorios. Esto les permite girar o aprovechar nuevas oportunidades rápidamente. También les ayuda a abordar las implicaciones éticas y sociales de su trabajo.

Planificación de escenarios frente a planificación de la continuidad del negocio

Estos dos se intercambian con frecuencia. Sin embargo, tienen distinciones clave.

La planificación de escenarios es principalmente proactiva y se centra en el futuro. Implica desarrollar y evaluar escenarios con énfasis en los ingresos comerciales a largo plazo.

Por el contrario, la planificación de la continuidad del negocio es tanto proactiva como reactiva. Esta estrategia describe procedimientos técnicos y administrativos para gestionar desastres en el corto plazo.

Juntos, garantizan que su negocio sea resiliente y adaptable en tiempos de incertidumbre.

Tipos de planificación de escenarios

La planificación de escenarios se puede dividir en cuatro tipos principales. Las organizaciones suelen lograr los mejores resultados utilizando una combinación.

1. Escenarios cuantitativos

   Los escenarios cuantitativos utilizan datos numéricos y estadísticas para proyectar resultados futuros. Las empresas de tecnología los utilizan para pronosticar:

   • Tendencias futuras del mercado
   • Ventas
   • Ganancia

   Esto puede influir en las decisiones sobre inversiones y otros gastos. Estos escenarios también pueden evaluar diferentes riesgos, ayudando a las empresas a prepararse para crisis económicas, filtraciones de datos y otras amenazas operativas.

2. Escenarios operativos

   Los escenarios operativos describen procesos y acciones específicos y exploran sus resultados posteriores. Se utilizan para analizar y planificar operaciones diarias y contingencias para diversas situaciones.

   Los escenarios operativos pueden ayudar a las empresas a identificar áreas ineficientes en sus flujos de trabajo. Las empresas también pueden prepararse y hacer ajustes para hacer frente a eventos inesperados, como:

   • Cortes del sistema
   • Interrupciones en la cadena de suministro.
   • Ataques o filtraciones de ciberseguridad

3. Escenarios normativos

   Los escenarios normativos son visiones orientadas al futuro de cómo una empresa idealmente quiere operar. Encapsulan un conjunto de valores, metas y objetivos que sirven como principios rectores para la toma de decisiones y la planificación estratégica. Luego, las decisiones se evalúan en función de su alineación con los principios fundamentales y la visión a largo plazo de la empresa.

4. Escenarios de gestión estratégica

   Los escenarios de gestión estratégica son narrativas hipotéticas que exploran diferentes situaciones futuras que podría enfrentar una empresa. Toman en consideración las tendencias de la industria y el mercado, los cambios regulatorios y los avances tecnológicos. Los cambios en estas entidades pueden tener consecuencias que se extenderán hasta el futuro. Luego, las empresas pueden tomar decisiones informadas sobre su trayectoria a largo plazo anticipando las amenazas que plantean estos factores en constante evolución.

Cómo funciona la planificación de escenarios

El proceso de planificación de escenarios se compone de los siguientes pasos:

1. Determinar una cuestión clave

   En primer lugar, debe limitar su perspectiva e identificar el problema o desafío clave que su organización debe abordar. He aquí cómo:

   1. Observe las tendencias actuales en el mercado, la economía, la tecnología, la política, la ley y la sociedad. Identifique problemas que potencialmente podrían afectar a su organización.
   2. Recopilar aportes de diversas partes interesadas dentro y fuera de la organización.
   3. Observe los datos de desempeño interno, los informes financieros y las métricas operativas. Identifique cualquier patrón o anomalía que indique algún problema.

2. Comprender las incertidumbres críticas

   Las incertidumbres críticas son eventos que tienen más probabilidades de ocurrir o que tienen un efecto más considerable en su negocio. Para comprender estas incertidumbres, considere:

   • Cómo cambian las tendencias y las condiciones del mercado con el tiempo.
   • Factores externos como la economía, la competencia y las regulaciones.
   • Factores internos como sus recursos, habilidades y capacidad de adaptación.

3. Definir claramente los supuestos

   Incluso con un conocimiento profundo del mercado, es necesario hacer conjeturas fundamentadas sobre el futuro basándose en tendencias pasadas, investigaciones u opiniones de expertos. Estos supuestos deben definirse y verificarse claramente para asegurarse de que sean relevantes y se ajusten a su problema clave e incertidumbres críticas:

   • Recopile datos, realice investigaciones y consulte a expertos para respaldar sus suposiciones con información del mundo real.
   • Busque aportes de las partes interesadas para garantizar que las suposiciones no estén sesgadas ni tengan un alcance limitado.
   • Pruebe los supuestos considerando puntos de vista alternativos y eventos potenciales que podrían invalidarlos.

4. Cree escenarios múltiples y simples

   A continuación, es hora de crear un conjunto de escenarios lo suficientemente simples como para no abrumar a su equipo. He aquí cómo:

   • Cree de 2 a 4 escenarios distintos combinando diferentes suposiciones sobre las incertidumbres más impactantes.
   • Cada escenario debe contar una historia coherente y plausible sobre el futuro de la cuestión clave.
   • Considere los resultados tanto optimistas como pesimistas.
   • Asegúrese de que los escenarios desafíen los supuestos existentes y estimulen el pensamiento estratégico.

5. Comprender las implicaciones

   El último paso es analizar las posibles consecuencias de cada escenario para su negocio. Hágase a usted mismo y a su equipo las siguientes preguntas:

   • ¿Cuáles son las amenazas y beneficios potenciales que presenta cada escenario?
   • ¿Cómo debe responder nuestra empresa ante cada escenario para maximizar las oportunidades y reducir los riesgos?
   • ¿Qué acciones podemos tomar ahora para prepararnos para los diferentes futuros posibles?

Este análisis puede ayudarle a identificar vulnerabilidades y oportunidades y desarrollar planes para abordar varios futuros posibles.

( Lea también: La planificación tecnológica puede ayudar a alinear los objetivos de TI con los objetivos comerciales)

Implementación de la planificación de escenarios en empresas tecnológicas

A continuación se explica cómo implementar la planificación de escenarios en su empresa de tecnología:

1. Involucrar a las partes interesadas

   Pueden detectar escenarios que pueden no ser visibles para usted debido a su experiencia limitada o visión de túnel. Involucrar a un grupo diverso en la planificación de escenarios le brinda acceso a conocimientos y perspectivas más amplios. Esto puede ayudar a cubrir sus puntos ciegos.

   Considere estos consejos para maximizar sus aportaciones:

   • Determine sus principales partes interesadas.
   • Explique los objetivos del proceso de planificación de escenarios y cómo sus aportaciones pueden ayudar a alcanzarlos.
   • Utilice una variedad de canales para adaptarse a diferentes preferencias y disponibilidad.
   • Cree un ambiente donde se sientan cómodos compartiendo y desafiando ideas.
   • Mantenlos informados sobre el progreso y el impacto de sus contribuciones.

2. Crear un equipo de planificación de escenarios

   A continuación, forme un equipo multifuncional con una combinación de habilidades y perspectivas. Según el paso anterior, seleccione diferentes personas de distintos orígenes. Identifique a los expertos en la materia y a los solucionadores de problemas. Estos miembros del equipo deben:

   • Ser capaz de identificar patrones, conexiones y posibles implicaciones futuras.
   • Tener la creatividad para generar nuevas ideas y desafiar el pensamiento convencional.
   • Conocer la competencia, las necesidades de los clientes y las nuevas tecnologías.
   • Competente en la recopilación, interpretación y uso de datos para desarrollar escenarios.
   • Tener fuertes habilidades interpersonales para un trabajo en equipo efectivo.

3. Uso de herramientas y software de planificación de escenarios

   Herramientas y software específicos también pueden agilizar el proceso. Hay numerosas opciones disponibles, que incluyen:

   • Mosaic o Anaplan: plataformas robustas para modelado de escenarios, planificación financiera, visualización de datos, análisis e informes.
   • Sistemas ERP (p. ej., SAP, Oracle NetSuite): proporcionan los datos financieros y operativos básicos necesarios para un modelado preciso de escenarios.
   • Sistemas CRM (p. ej., Salesforce, HubSpot): ofrecen información sobre el comportamiento del cliente y datos de ventas.

Beneficios de la planificación de escenarios para empresas de tecnología

La planificación de escenarios ofrece numerosos beneficios para las empresas tecnológicas. Éstos son algunos de ellos:

• Ayuda a las empresas de tecnología a detectar riesgos potenciales de manera temprana, como cambios regulatorios, cambios en las preferencias de los consumidores y avances tecnológicos.

• Empuja a quienes toman decisiones a cuestionar sus suposiciones y sesgos para considerar resultados inesperados. Esto conduce a una mejor toma de decisiones.

• Mejora la capacidad de una empresa para responder a nuevos competidores, lanzamientos de productos y tendencias de la industria.

• Alinear los planes de una empresa con sus estrategias existentes, asegurando que las decisiones respalden sus objetivos generales.

• Fomenta la colaboración, genera pensamiento innovador y reduce la resistencia al cambio, facilitando la implementación de iniciativas estratégicas.

• Proporciona pronósticos más precisos al considerar varias posibilidades que no están limitadas por datos históricos.

Desafíos de la planificación de escenarios

Antes de incorporarlo a su negocio, existen algunos desafíos inherentes a la planificación de escenarios que debe considerar:

• La planificación de escenarios requiere importantes inversiones financieras y de personal.

• Se basa en suposiciones sobre el futuro, que pueden ser inexactas o estar desactualizadas debido a su naturaleza subjetiva y su potencial de sesgo.

• Se centra en gran medida en factores externos, lo que hace que las empresas se limiten a reaccionar ante los acontecimientos en lugar de dar forma proactiva a su futuro.

• La planificación de escenarios no puede predecir todos los eventos, especialmente los impredecibles “cisnes negros” que pueden alterar incluso los mejores planes.

• En ocasiones, muchos escenarios pueden abrumar a quienes toman decisiones, provocando indecisión debido a demasiadas opciones y a la falta de una dirección clara.
• Los desafíos en la planificación de escenarios cambian constantemente a medida que evoluciona el entorno empresarial, lo que requiere un proceso continuo de seguimiento y adaptación.

Mejores prácticas en planificación y análisis de escenarios

A continuación se ofrecen algunos consejos para aprovechar al máximo la planificación de escenarios:

1. Comience con objetivos principales

   La planificación eficaz de escenarios depende de una comprensión clara de sus objetivos principales. Estos objetivos podrían ser:

   • Financiero, por ejemplo, crecimiento de ingresos, rentabilidad.
   • Orientado al mercado, por ejemplo, cuota de mercado, conocimiento de la marca.
   • Operacional, por ejemplo, eficiencia, innovación.

   Un proceso orientado a objetivos garantiza que los escenarios desarrollados sean relevantes y viables.

2. Seguimiento del plan base

   Es probable que su empresa tenga un plan operativo básico: un conjunto de estrategias y tácticas diseñadas para lograr sus objetivos principales en condiciones normales. La planificación de escenarios debe complementar, no reemplazar, este plan. Realice un análisis de brechas entre su plan base y cada escenario. Identifique dónde falla su plan básico y desarrolle acciones para abordar estas brechas, como ajustar recursos, revisar estrategias de marketing o explorar nuevas asociaciones.

3. Cree los mejores y peores escenarios

   No olvides considerar los extremos. Planificar para los mejores y peores casos le ayuda a ver todas las posibilidades y prepararse tanto para las oportunidades como para las amenazas. Al modelar tales escenarios, considere factores que escapan a su control. Esto puede desenmascarar riesgos y perspectivas que antes pasaban desapercibidas en escenarios más conservadores.

4. Cree una estrategia de respuesta flexible

   La planificación de escenarios se trata más de prepararse para el futuro. Por lo tanto, sus escenarios deben adaptarse constantemente a las circunstancias cambiantes. Detectar alertas tempranas que indiquen un cambio hacia un escenario particular. Esto puede incluir métricas críticas, acciones de la competencia o eventos de la industria.

5. Mida el ROI de la planificación de escenarios

   La planificación de escenarios es una inversión, por lo que es esencial medir su eficacia. Realice un seguimiento de cómo ha influido en sus decisiones. ¿Hubo algún cambio positivo? Medir su ROI puede evitar el desperdicio de tiempo y dinero valiosos y demostrar su valor a las partes interesadas.

Problemas de planificación de escenarios que se deben evitar

La planificación de escenarios tiene su propio conjunto de problemas que deben evitarse. Iniciar la planificación de escenarios sin identificar primero los problemas clave da como resultado un proceso desenfocado e improductivo, lo que desperdicia tiempo y recursos. Además, centrarse únicamente en las preocupaciones inmediatas pierde de vista el verdadero valor de la planificación de escenarios, que es anticipar problemas a largo plazo que podrían afectar significativamente a su negocio en el futuro.

Crear demasiados escenarios puede generar una sobrecarga de información, lo que dificulta el análisis de sus implicaciones y el desarrollo de estrategias. Luchar por escenarios perfectos también es contraproducente, ya que puede provocar parálisis en el análisis y dificultar la toma de decisiones. Además, concentrarse en un escenario único y deseable puede cegarlo ante otras posibilidades y limitar su capacidad de adaptación.

Ejemplos de planificación de escenarios específicos de la industria

En la industria del software y SaaS, la planificación de escenarios es invaluable para afrontar los rápidos cambios en las expectativas y la tecnología de los clientes. Por ejemplo, una empresa SaaS podría crear escenarios que exploren el impacto de una mayor adopción de la inteligencia artificial (IA) en el servicio al cliente. A través de estos escenarios, pueden desarrollar de forma proactiva funciones impulsadas por IA y mantenerse por delante de la competencia.

Las empresas de tecnología sanitaria se enfrentan a desafíos únicos debido a la estricta regulación y al conocimiento médico en constante evolución. La planificación de escenarios ayuda a anticipar cambios en las leyes sanitarias o nuevos métodos de tratamiento.

El sector de la tecnología financiera (fintech) está en constante evolución. Las nuevas tecnologías como blockchain, pagos digitales y robo-advisors están superando a los servicios financieros tradicionales. La planificación de escenarios puede ayudar a las empresas de tecnología financiera a mantenerse a la vanguardia y gestionar el impacto potencial de la digitalización en sus negocios.

Libere el poder de la planificación de escenarios para su negocio tecnológico

Nuevamente, recuerde estos pasos clave para integrar exitosamente la planificación de escenarios en su negocio tecnológico:

1. Definir cuestiones clave.
2. Identificar incertidumbres críticas.
3. Reúna un equipo multifuncional.
4. Crea escenarios futuros simples.
5. Analizar el impacto de cada escenario.
6. Desarrollar planes de contingencia.
7. Utilice conocimientos para decisiones estratégicas.

Haga de esto un proceso continuo. Actualice escenarios periódicamente, incorpore nueva información y analice eventos pasados ​​para mejorar. Busque comentarios de las partes interesadas para garantizar que los escenarios satisfagan sus necesidades.

Incorporación de la planificación de escenarios a la cultura corporativa

Integrar la planificación de escenarios en la cultura de su empresa implica convertirla en una parte integral de las discusiones estratégicas, los procesos de toma de decisiones e incluso los programas de capacitación de los empleados. Puede realizar talleres periódicos o sesiones de lluvia de ideas. También puede incorporarlo en las evaluaciones de desempeño para inculcar una mentalidad con visión de futuro.

Aprovechar el análisis de datos en la planificación de escenarios

El análisis de datos puede proporcionar información más completa sobre tendencias, patrones y correlaciones mediante el análisis de big data. Los algoritmos de aprendizaje automático también pueden detectar riesgos y oportunidades potenciales que no son evidentes mediante el análisis tradicional.

Pensamientos finales

La planificación de escenarios ayuda a las empresas a visualizar y prepararse para el futuro. Explora varios “qué pasaría si” para ayudar a los tomadores de decisiones a adaptarse al cambio para que sus empresas puedan resistir un mundo impredecible.

No permita que su empresa de tecnología quede sorprendida. Adopte la planificación de escenarios para poder continuar sus operaciones con confianza y previsión. A medida que la inteligencia artificial, el análisis de datos y el aprendizaje automático siguen aumentando, quienes se adaptan y planifican para el futuro son los que realmente triunfan.

Preguntas frecuentes sobre la planificación de escenarios

P. ¿Cómo puede la planificación de escenarios beneficiar los esfuerzos de innovación de mi empresa de tecnología?

R. La planificación de escenarios puede impulsar la innovación al impulsarte a pensar más allá del presente y explorar ideas no convencionales. Ayuda a identificar tecnologías y tendencias emergentes, allanando el camino para nuevos productos o servicios.

P. ¿Puede la planificación de escenarios ayudar a mi empresa de tecnología a atraer inversores?

R. La planificación de escenarios muestra a los inversores que usted es proactivo y estratégico. Puede hacer que los inversores se sientan seguros de su inversión en su empresa mostrándoles que está mirando hacia el futuro.

P. ¿Puede la planificación de escenarios ayudar a mi empresa de tecnología a prepararse para una posible recesión?

R. La planificación de escenarios le ayuda a afrontar las recesiones económicas. La planificación para diferentes niveles de recesión le ayuda a evaluar cómo afectará a su negocio y a prepararse para ella. Esto podría incluir formas de reducir costos, encontrar nuevos ingresos o cambiar su modelo de negocio.

Artículos relacionados:

Diseño de excelencia: estrategias para un marco financiero superior