La característica de colaboración más pasada por alto: los beneficios de compartir la pantalla

Las aplicaciones de comunicaciones unificadas están completamente repletas de características únicas. Tanto es así, que probablemente olvidemos que la mayoría existen. Se siente como si muchos pasaran por alto cuáles son realmente algunas de las funciones de colaboración más sólidas que su empresa puede obtener. Anteriormente, echamos un vistazo a Presence Indication como una de nuestras funciones de colaboración favoritas que pasa desapercibida, y de manera similar, quería continuar la discusión con algunas de nuestras otras funciones favoritas.

La pantalla compartida en particular tiene que ser una de las características más útiles que jamás haya existido, y realmente no parece que reciba el amor que se merece. Ahora, no estoy diciendo que nadie sepa que existen Indicación de presencia y Pantalla compartida, por supuesto que sí, y estoy seguro de que muchos ya los están utilizando a diario.

Pero, realmente quería tomarme el tiempo para arrojar luz sobre cuánto puede realmente ganar su equipo, empresa u organización al aprovechar estas funciones simples.

¿Qué es compartir pantalla?

Primero sacaremos las cosas fáciles del camino. Para aquellos que no lo saben, Screen Sharing es probablemente una de las características de UC más autoexplicativas que encontrará. Ya sea que lo llame Escritorio compartido o Pantalla compartida , todo es lo mismo

Compartir la pantalla es una forma fácil pero poderosa de fomentar la colaboración inmediata, en cualquier lugar y en cualquier momento. Los usuarios pueden compartir una transmisión de video en vivo de lo que sucede en la pantalla de su computadora con otros participantes de la conferencia web.

Quiero hacer una distinción aquí: algunas de las soluciones más avanzadas incluso permitirán a los usuarios transferir el control del escritorio, para que los profesionales de TI puedan realizar cambios de forma remota. Esta sería una función de Escritorio remoto . Los dos generalmente van de la mano, pero no todas las soluciones para compartir pantalla ofrecen controles de escritorio remotos.

Al igual que en este pequeño diagrama que tomé prestado de HipChat, compartir la pantalla es una de las formas más fáciles de fomentar una colaboración efectiva y agregar un elemento dinámico a reuniones que de otro modo serían estáticas. El uso compartido de pantalla permite que las conferencias web vayan más allá de las voces en el teléfono o ver la transmisión de la cámara web de su colega.

Agregue los controles de Escritorio remoto y su empresa ahora tiene una herramienta increíblemente poderosa en sus manos que puede hacer más que animar sus reuniones.

¿Por qué molestarse de todos modos?

Ahora, estoy seguro de que hay algunos de ustedes leyendo esto, diciéndome que estoy equivocado porque compartir la pantalla nunca funciona, o es demasiado torpe, o ¿cuál es el punto? Claro, algo de eso puede ser cierto en soluciones anteriores, he tenido una buena cantidad de molestias al intentar establecer una conexión remota. Pero en esta era actual de dominio de UC, no es como si necesitara todo un personal de TI para establecer sesiones de uso compartido de pantalla, incluso la versión básica de consumidor de Skype lo hace tan fácil como hacer clic en un menú. También existen varias soluciones gratuitas, por lo que no es como si tuviera que romper la billetera para que esto suceda.

Entonces, ¿por qué molestarse en compartir el escritorio en sus reuniones web? Dependiendo de lo que haga su negocio, puede haber varios casos de uso diferentes para esta poderosa característica. Por ejemplo, a los proveedores de software les encantará la capacidad de mostrar a los compradores o clientes cómo funciona un producto, sin necesidad de organizar una reunión en persona y pagar los costos de viaje. Los Contact Centers también deberían tenerlo en su lista de características imprescindibles.

Y ese es solo un escenario, por supuesto. No importa el tamaño de su equipo, compartir la pantalla es útil de varias maneras:

Mejore las reuniones en línea

Probablemente el más obvio de todos, compartir pantalla agrega un elemento completamente nuevo a sus reuniones en línea. En lugar de enviar por correo electrónico una copia de ese PowerPoint a cada asistente, o colocar un archivo en el cliente web con la esperanza de que todos lo abran y lo sigan en la página correcta, los usuarios pueden controlar su presentación en su propio escritorio compartiendo la pantalla.

Los asistentes pueden simplemente seguir la transmisión, sin necesidad de descargar ningún archivo adicional, sin preocuparse por los problemas de compatibilidad.

Demostraciones detalladas de productos

Ya mencioné este ejemplo anteriormente, pero puede ser uno de los mayores beneficios de compartir la pantalla. Los proveedores de productos deberían aprovechar absolutamente el uso compartido de la pantalla cuando trabajan con clientes potenciales.

En lugar de confiar en respuestas genéricas enlatadas a las preguntas de un cliente, simplemente muéstrelas. El uso compartido de la pantalla permitirá que sus agentes participen y realmente muestren el poder de lo que hace su plataforma.

Capacitación y orientación remotas

Similar a la idea de una demostración de producto, su organización puede utilizar la pantalla compartida para ofrecer programas de capacitación con los clientes. Nuevamente, en lugar de obligar a los clientes a confiar en una presentación de PowerPoint, o sentarse a ver videos instructivos genéricos de YouTube, vaya directamente al producto y al cliente al mismo tiempo.

Si un cliente no está seguro de cómo usar funciones específicas, o si tiene algún problema, compartir la pantalla funciona en ambos extremos al eliminar las conjeturas. Los clientes pueden mostrar a los agentes exactamente lo que está fallando y los agentes pueden mostrar a los clientes exactamente lo que deben hacer.

Mantener el control de las máquinas remotas

Con soluciones y funciones para compartir pantalla más avanzadas, los usuarios pueden transferir el control de su escritorio a quien esté al otro lado de la reunión. Esta es una excelente característica para los equipos de TI de la empresa, ya que amplía el control de las máquinas remotas sin importar dónde se encuentren.

Su empresa puede mantener al personal de TI ubicado en la sede principal, y se puede usar el uso compartido de pantalla junto con las conferencias web para brindar el soporte necesario a ubicaciones dispersas.

Colaboración en equipo y trabajo remoto

Siguiendo en línea con las reuniones en línea mejoradas, el uso compartido de la pantalla puede impulsar drásticamente la colaboración en línea de su equipo al tiempo que habilita las capacidades de trabajo remoto. Si los usuarios trabajan de forma remota, pueden acceder a la computadora de su oficina desde cualquier lugar mediante el uso compartido de la pantalla y, por supuesto, las reuniones en línea ingresan a un nuevo ámbito de productividad.

Con el uso compartido de la pantalla, los usuarios pueden trabajar en un documento uno al lado del otro, sin estar físicamente uno al lado del otro.

El mejor ejemplo del mundo real

Tanto el uso compartido de pantalla como el control de escritorio remoto existen desde hace bastante tiempo. Pregúntele a sus colegas de TI al respecto, y probablemente tengan algunas historias de terror sobre lo absurdamente difícil que fue establecer una sesión con soluciones antiguas.

Pero en este punto, Compartir pantalla se ha vuelto tan popular que incluso Google te permite compartir pantallas o incluso controlar remotamente un escritorio con perfecta facilidad.

De hecho, gracias a los avances de WebRTC, Screen Sharing seguirá creciendo en uso y facilidad. He resaltado esta muestra exacta antes, pero Amazon utiliza una forma de compartir pantalla para sus tabletas Fire.

Si algún usuario necesita ayuda con su dispositivo, puede hacer clic en el botón Mayday para obtener ayuda en la aplicación. Esto establece una videoconferencia unidireccional, en la que los usuarios pueden ver una transmisión en vivo del agente que los asiste. Los agentes no pueden ver quién está pidiendo ayuda, sino que pueden ver exactamente lo que sucede en la pantalla de su dispositivo o en la aplicación de Amazon, e incluso tomar el control directo o usar herramientas de dibujo.

De esta manera, el agente puede mostrarle al usuario exactamente lo que debe hacer, en lugar de simplemente decírselo por teléfono. Como dije, esto realmente ayuda a eliminar muchas conjeturas.

¿El futuro de compartir pantalla?

Lo que es realmente interesante para mí no es tanto dónde está el uso compartido de la pantalla en este momento, sino más bien dónde puede llegar dentro de unos pocos años. Ya sabemos que la realidad virtual y aumentada están despegando en el mundo de los negocios, y creo que la realidad aumentada específicamente puede relacionarse directamente con el concepto de pantalla compartida.

En lugar de compartir pantallas de escritorio, ¿qué pasaría si los trabajadores en una ubicación remota pueden usar gafas AR Goggles que pueden transmitir una transmisión de video en vivo a una sala de conferencias en la ubicación principal de la organización? Los usuarios del otro lado pueden ver exactamente lo que ve el técnico remoto y, al igual que compartir la pantalla, esto puede ayudar a eliminar las molestas conjeturas relacionadas con las comunicaciones normales.

Pero realmente puede hacer eso ahora con una cámara web, por lo que, yendo un paso más allá, los usuarios que ven la transmisión en vivo también pueden obtener herramientas similares a las de Amazon Mayday. Con la capacidad de dibujar directamente en el video o cargar esquemas o diagramas, los trabajadores remotos pueden recibir instrucciones reales y útiles. Si una tubería parece tener fugas, alguien en la base puede resaltar esa tubería para que el trabajador la vea dentro de sus gafas. O bien, pueden extraer esquemas para mostrarlos directamente en las gafas del trabajador.

Ahora, esto se parece más a "compartir en el mundo real" que a "compartir pantalla", pero esto es simplemente llevar el mismo concepto al siguiente nivel. Y este tipo de tecnología no está lejos de nosotros, en absoluto.

Incluso hoy en día, compartir la pantalla es poderoso

Ahora, antes de que nos entusiasmemos con lo que podría ser, debemos dar un paso atrás y recordar dónde está el uso compartido de pantalla en este momento, y ese es un muy buen lugar. El concepto es simple, existen muchas herramientas para hacerlo posible, incluso Slack y HipChat ofrecen compartir pantalla nativa ahora.

Ya sea que su empresa esté operando un centro de contacto y le gustaría aprovechar cualquier característica posible para ofrecer el mejor soporte posible, o un proveedor de productos que espera obtener más ventas, Compartir pantalla es una de esas herramientas que no debe perderse.