Implementación exitosa de CLM: sentando las bases

Publicado: 2020-12-18

Implementar con éxito el software de gestión de contratos en su negocio, sin importar la industria, el tamaño de su negocio o cualquier otro factor, es un esfuerzo que vale la pena y que ayudará a reducir las horas de trabajo manual, ahorrando dinero y tiempo.

Además, el software de gestión del ciclo de vida de los contratos no tiene por qué ser difícil de introducir en su negocio.

¿Por qué una empresa debería implementar un software de gestión de contratos?

No es ningún secreto que lidiar con contratos legales es una prueba que requiere un tiempo valioso y, a veces, puede generar honorarios legales si no se hace correctamente.

Otro hecho es este: los contratos en el panorama empresarial moderno se están volviendo cada vez más complejos. No solo eso, sino que el volumen de contratos que las empresas deben administrar hoy en día para operar también está aumentando.

Naturalmente, cuantos más contratos y más complejos sean nuestros contratos, más problemas surgen.

Estos problemas se ven exacerbados por un problema preexistente... los sistemas tradicionales de gestión de contratos simplemente no son adecuados para las empresas de hoy.

En la era digital en la que vivimos, muchas de nuestras operaciones y procesos se están simplificando mucho gracias a las soluciones en línea y de software.

Y, cuando se trata de gestión de contratos, el software de ciclo de vida de gestión de contratos ha hecho que sea mucho más fácil gestionar el desbordamiento de contratos que afectan a las empresas ( de todos los tamaños ) en la actualidad.

Al optimizar todo el ciclo de vida del contrato, desde la creación hasta la firma y la renovación, las herramientas de software de gestión de contratos ayudan a las empresas a gestionar los contratos de manera más eficaz y eficiente, ahorrando tiempo y dinero.

Si su empresa u organización aún no ha implementado un software de gestión de contratos, es mejor que lo haga cuanto antes.

Estas son algunas de las razones principales por las que una empresa debería considerar implementar soluciones de software de gestión de contratos:

Almacenamiento en linea

Uno de los principales beneficios del software de gestión de contratos es la capacidad de almacenar todos los contratos en una base de datos en línea, que no requiere hardware físico para almacenar datos, sino que utiliza una "nube".

Esto significa que no más archivadores, carpetas de computadora, papeles perdidos... cada documento se almacena de forma segura ( y automática ) en una base de datos protegida y solo pueden acceder aquellos que tienen permisos para verlo.

Creación fácil

Con el software de gestión del ciclo de vida de los contratos, se pueden crear contratos basados en contratos anteriores y plantillas que son legalmente válidas.

La mejor parte sobre el proceso de creación de contratos utilizando herramientas de software de gestión de contratos es que no hay lápiz ni papel involucrados.

No hay errores causados por humanos ( ya que el software no lo permitirá ) y los contratos se enviarán para su aprobación automáticamente a quienes deben firmarlos; caminar sin rumbo por la oficina tratando de firmar contratos ya no es un problema. problema.

Alertas de caducidad

La gestión de contratos es intrínsecamente difícil, y uno de los aspectos más complicados es realizar un seguimiento de cuándo vencen los contratos y deben revisarse o renovarse.

Utilizando software de gestión de contratos, los usuarios pueden personalizar cuándo quieren recibir alertas sobre contratos específicos para que ningún documento legal se vuelva 'inválido' sin que las partes relevantes lo sepan.

Ayuda Legal

Otro de los muchos beneficios del software de gestión de contratos es la forma en que estos programas evitan cualquier obstrucción de la ley a la hora de redactar y firmar contratos.

La inteligencia artificial en el software garantiza que no se pueda crear ningún contrato si incluye cláusulas que no "encajan" con el contrato y lo que el documento intenta establecer en primer lugar.

El software de administración de contratos para equipos legales es esencialmente otro miembro del departamento legal y es de gran ayuda.

Acceso universal

Con los contratos tradicionales, acceder a estos documentos es una molestia: si están almacenados en gabinetes legales, el personal debe estar físicamente presente para ver un contrato... si está almacenado en una carpeta de computadora, el archivo debe enviarse al usuario para que pueden acceder a ella.

Con las soluciones de software de gestión de contratos, todos los usuarios con los permisos adecuados pueden acceder a cualquier versión de cualquier contrato, siempre que tengan acceso a Internet.

Esto significa que no hay solicitudes de correo electrónico o fax a altas horas de la noche.

Informes automatizados

Otro beneficio más del software de gestión del ciclo de vida de los contratos son los informes automatizados que el programa puede generar para las empresas.

Los usuarios pueden personalizar el tipo de datos que desean ver en un informe y, con unos pocos clics, pueden tener un informe completo e integral que involucre cualquier cantidad de contratos dentro de una organización.

Estos contratos se pueden enviar a otros miembros del equipo para presentar información clave, sin necesidad de mano de obra.

Cómo implementar un software de gestión del ciclo de vida de los contratos

Ahora que conoce la importancia del software de gestión de contratos y los beneficios del software de gestión de contratos para pequeñas y grandes empresas por igual, así es como puede implementar estas soluciones de software en su negocio:

Cree suficientes instrucciones para los empleados y los miembros del equipo para ayudarlos a comenzar a usar el software sin problemas
Personalice las instrucciones según la función, el departamento, etc. de un empleado.
Tenga un objetivo claro con lo que espera lograr mediante el uso de un software de gestión de contratos
Identifique cláusulas anteriores y plantillas que se pueden instalar en el software para facilitar la creación de contratos
Sepa exactamente qué tipo de contratos espera generar con el software de gestión del ciclo de vida de los contratos
Identificar y establecer roles y permisos clave para todos los empleados
Establecer deberes y responsabilidades relacionados con la gestión de contratos.
Realice un seguimiento y registre continuamente el progreso mediante el uso de software de gestión de contratos

Beneficios del software de gestión de contratos

Los beneficios del software de gestión del ciclo de vida de los contratos son infinitos, lo que lleva a gastar menos tiempo y dinero en la gestión de contratos.

¿Qué puede garantizar el software de gestión de contratos?

El software de gestión de contratos garantiza que las empresas dediquen la menor cantidad de tiempo posible a la gestión de contratos, liberando más tiempo y recursos para gastar en lo que realmente importa para el negocio: el crecimiento y las ventas.

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