Aplicaciones de colaboración en equipo: más omnipresentes en Workplace 2022

Eso es según la firma de investigación Metrigy de la UCC, donde Irwin Lazar es presidente y analista principal . En el segundo trimestre de 2021, Lazar escribió un informe sobre la colaboración en equipo, en el que señaló que la colaboración en equipo es: "La base para un primer lugar de trabajo digital". Slack ha hablado durante un tiempo sobre convertirse en un centro digital, un nuevo tipo de sede digital.

Espera reimaginar la forma en que vemos el concepto en una era pospandémica. O como dice Slack:

“Mudarse a una sede digital no significa abandonar la oficina. Se trata de capacitar a las personas para que trabajen cuando y donde sea mejor para ellos. Las oficinas son solo una de nuestras herramientas para construir relaciones y crear un espacio para el trabajo enfocado.

Slack continúa diciendo: "Con una sede digital, puede trascender los espacios físicos y las zonas horarias para reunir equipos, herramientas, socios y clientes en torno a objetivos y prioridades compartidos".

El informe de Metrigy revela muchas cifras que pueden no sorprender, pero destaca una en particular, ya que la mayoría ha adoptado algún tipo de tecnología de colaboración en equipo para permitir la continuidad del negocio en una época en la que millones ahora trabajan desde casa. Según el informe de Metrigy, más del 60 % de las empresas han adoptado aplicaciones de colaboración en equipo.

Los investigadores allí anticipan que la cifra aumentará a casi el 70% para fines de 2021. Como tal, uno podría inferir razonablemente que ese número crecerá más en 2022.

Colaboración en equipo para el futuro del trabajo

Las aplicaciones de colaboración en equipo se han transformado mucho desde la introducción de aplicaciones como Microsoft Teams y Slack. En dos años, estas dos plataformas por sí solas se ven drásticamente diferentes de lo que eran al comienzo de la era de la colaboración en el lugar de trabajo.

En la actualidad, las notas de Metrigy, la mensajería integrada, los datos, el acceso a las aplicaciones, las integraciones estándar y personalizadas se han convertido en requisitos vitales para respaldar el futuro del trabajo. La implementación adecuada de estos sistemas puede generar muchas ventajas para las empresas, los clientes y los usuarios finales, y Lazar reconoce además que en el informe:

“Cuando se implementan correctamente, las plataformas de colaboración en equipo brindan un ROI medible al reducir los costos operativos, aumentar los ingresos y mejorar la productividad”.

Alrededor del 35 % de las organizaciones ya han medido algún beneficio de sus inversiones en colaboración en equipo, y las ganancias más importantes son la reducción de reuniones, el ahorro de costos y el aumento de ingresos.

Si el futuro del trabajo y la experiencia de los empleados va a ser algo de calidad, señaló Lazar, los empleados deben mantener la capacidad de comunicarse/colaborar tanto internamente como externamente, independientemente de la ubicación, y en el contexto de las actividades laborales.

“Las plataformas de colaboración en equipo ayudan a satisfacer estas necesidades al permitir la integración de aplicaciones y datos para optimizar los flujos de trabajo internos, de empresa a empresa y de cara al cliente”.

“Este enfoque permite que las organizaciones obtengan beneficios cuantificables al adoptar la colaboración en equipo como un centro de trabajo en lugar de una aplicación de mensajería independiente”, concluyó Lazar. También existen toneladas de implicaciones de la experiencia del cliente (CX) vinculadas al espacio del centro de contacto y al concepto de comunicación externa con los clientes.

Cumplir con los requisitos de trabajo digital de próxima generación

En el informe de casi 500 profesionales de negocios, incluidos miembros de equipos de TI, Metrigy descubrió que la pandemia de coronavirus creó lo que llama:

“Cambios permanentes en cómo y dónde trabaja la gente”.

De los 476 participantes en el estudio global Workplace Collaboration de Metrigy, 2021-22, el 87 % de los empleados dijeron que ahora trabajan desde casa, ya sea a tiempo completo o parcial.

“Más importante aún, solo el 12,4 % de las organizaciones participantes planea traer a los empleados de vuelta a la oficina a tiempo completo una vez que sea seguro hacerlo”, continuó Lazar.

El estudio también encontró que más del 83% de los encuestados dicen que esperan que los empleados trabajen a tiempo completo (en casa) o adopten una especie de horario de trabajo híbrido. Los empleados dividirán su tiempo entre el hogar y la oficina, lo que creará una mayor demanda de tecnología para respaldar el futuro del trabajo y la experiencia de los empleados.

Vender la idea de Team Collab no será difícil

Vender la idea de la colaboración en equipo a su equipo no será una tarea difícil. Requerirá algo de trabajo por parte de personas como campeones en el lugar de trabajo. Y no son sólo los de TI, sino los que ya utilizan la tecnología a diario. Según el informe Metrigy:

“Adoptar con éxito aplicaciones de colaboración en equipo no es tan simple como implementarlas y esperar resultados positivos”.

Esto implica que garantizar el éxito significa que las implementaciones de la empresa admiten todas las ubicaciones y estilos de trabajo, permiten beneficios más allá de simplemente mejorar la colaboración interna y cumplen o superan los requisitos de seguridad, gobierno y cumplimiento.

Más importante aún, se trata de la productividad en el lugar de trabajo y de mejorarla. Si los equipos y campeones de TI pueden capacitar a otros para aprovechar las funciones de colaboración en equipo para optimizar sus flujos de trabajo, esto solo funcionará en beneficio de todos. Por lo tanto, transmitir los beneficios de las plataformas y lo que podría significar liberar todo su poder para los miembros del equipo en un lugar de trabajo futuro debe seguir siendo fundamental para cada estrategia de comunicaciones empresariales.

Exploraré algunos de esos beneficios tal como los ve Metrigy . En primer lugar, hay canales contextuales o espacios de trabajo. Estos se establecen para respaldar actividades específicas, como proyectos, equipos, etc., que permiten a los empleados conocer el tema de conversación y la información asociada, poniéndolos al día sobre discusiones pasadas cuando se unen a un canal.

También consolida todas las comunicaciones en un solo lugar, eliminando la necesidad de alternar entre aplicaciones. A continuación, están las integraciones, que juegan un papel en esta producción. Las integraciones permiten la convergencia de datos y aplicaciones.

“Por ejemplo, un canal de ventas podría recibir notificaciones automáticas de la plataforma de CRM relacionadas con una oportunidad, lo que permitiría que todas las personas involucradas en un proceso de ventas colaboren en los siguientes pasos necesarios para avanzar en la propuesta, con fácil acceso a documentos relevantes, historial y información de los clientes."

Las integraciones generalmente vienen en dos formas, listas para usar, que permiten a los administradores de TI agregar de manera eficiente herramientas relevantes o funcionalidades vitales en los espacios del equipo. También hay API, que han ganado popularidad en los últimos años. Además, las API permiten una gran interoperabilidad entre los sistemas UCC , lo que admite situaciones como cuando un miembro del equipo opera a través de Microsoft Teams mientras que el otro aprovecha Slack.

Sin las API, estos dos miembros del equipo no podrían conectarse en una tarea conjunta usando la interfaz a la que están acostumbrados y tener una conversación fluida mientras comparten archivos, audio, video y más. Otra área principal en la que las aplicaciones de colaboración en equipo brindan muchos beneficios es a través de la automatización del flujo de trabajo con capacidades de código bajo o sin código que a menudo vienen sin curva de aprendizaje, ya que es una tecnología de arrastrar y soltar fácil de usar.

Las plataformas de colaboración en equipo, al final, también vienen con una gran cantidad de otros beneficios. Permiten la aplicación coherente de las políticas de gobierno para garantizar la seguridad y el cumplimiento.

Finalmente, según Metrigy, "ofrecen la capacidad de ampliar los canales de colaboración del equipo más allá de los límites de la empresa y, cada vez más, la capacidad de aprovechar el conocimiento de la plataforma para permitir que las personas busquen y superen las conexiones con compañeros de trabajo en roles similares o con intereses similares".

Si desea descargar el informe completo, que incluye información adicional, puede hacerlo aquí .