Los 5 principales beneficios de adoptar una solución de colaboración en equipo por correo electrónico

El correo electrónico ha sido el rey en las comunicaciones comerciales desde hace algún tiempo, anteriormente venció a los teléfonos de escritorio y las llamadas entre compañeros de trabajo. Con el correo electrónico, la comunicación entre compañeros de trabajo podría ser más rápida y en momentos más convenientes. El correo electrónico ofrecía un lugar único para realizar un seguimiento de todos sus contactos entrantes y salientes, con algún intento de mantenerlo todo organizado. Pero el teléfono nunca desapareció, y tampoco el correo tradicional. Es probable que el correo electrónico nunca desaparezca, pero se debería depender menos de él.

El próximo gran cambio en las comunicaciones en el lugar de trabajo parece estar gravitando hacia las soluciones de colaboración en equipo. Slack ha estado causando sensación en las noticias y es probablemente uno de los ejemplos más rápidos de colaboración en equipo bien hecha. Sin embargo, no asuma que estas soluciones son la próxima generación de Yahoo o AOL Messenger. Cambiando el enfoque lejos del correo electrónico, estos servicios de colaboración en equipo permiten a los trabajadores hacer más trabajo y hacerlo más rápido. Basadas en la nube, estas soluciones mantienen los archivos donde los necesita y permiten la persistencia de sus mensajes: siempre están justo donde los dejó. Las soluciones de colaboración en equipo liberan a los equipos para hacer precisamente eso, colaborar. Si todavía está indeciso y no está seguro de si es hora de dejar de depender del correo electrónico, elaboramos una lista que describe algunos de los beneficios que trae la adopción de una solución de colaboración en equipo sobre el correo electrónico tradicional.

1) Colaboración más allá de la comunicación justa

El correo electrónico nos permite escribir rápidamente nuestros pensamientos y enviar el mensaje. Por otro lado, el correo electrónico también nos ofrece una ubicación específica para acceder a todas nuestras comunicaciones. Pero el correo electrónico se basa en un enfoque aislado y, a menudo, funciona más como una calle de sentido único que solo envía información. Si tiene una nota nueva para compartir con el equipo, la envía en un solo correo electrónico para que todos la vean. Cualquier pregunta o solicitud llega en los canales de cada destinatario individual, y resulta difícil hacer un seguimiento de todos ellos.

Las aplicaciones de colaboración en equipo estructuran nuestra comunicación de una manera mucho más eficiente, enfocándose específicamente en el contenido y no solo en el mensaje. Con el contenido en primer plano, las aplicaciones de colaboración promueven no solo el envío de información a otras personas, sino también un efecto de atracción opuesto. En lugar de enviar un correo electrónico a 10 personas con una actualización de su último proyecto, las aplicaciones de colaboración le permiten iniciar una sala o una conversación con las 10 personas necesarias y relevantes, etiquetarla como "Q2 Memo", colocar el archivo directamente y observar cómo sus compañeros de trabajo comenzar no solo una conversación sino un proceso de colaboración. El chat fluido de las aplicaciones de colaboración permite que cada miembro del equipo interactúe con el grupo directamente, en lugar de que las preguntas entren una por una. La estructura de las soluciones de colaboración también permite que los trabajadores se presenten cuando les resulte más conveniente, se pongan al día con todo lo que se hayan perdido y participen cada vez que surja algo relevante. El correo electrónico no permite esta estructura conversacional de flujo libre, pero limita la colaboración de ida y vuelta.

2) Mantente Organizado

Una conversación a la vez, con una larga lista de ida y vuelta, es fácil perderse en una cadena de correos electrónicos. "¿Dónde está ese mensaje que Steve me envió sobre los nuevos informes de TPS?" ¡Antes de que te des cuenta, han pasado 15 minutos y todavía no puedes encontrar ese archivo adjunto que necesitas desesperadamente antes de la reunión! Las aplicaciones de colaboración facilitan la organización, ya que se basan en la idea de mantenerse organizado, con contenido y archivos viviendo directamente en sus habitaciones. Con la capacidad de organizar proyectos y equipos en salas o conversaciones específicas, esto reduce el tiempo dedicado a buscar entre 15 correos electrónicos diferentes de la misma persona, solo para encontrar ese correo electrónico relevante o una cadena de información específica. En cambio, con las soluciones de Team Collaboration, puede ingresar directamente a la sala claramente etiquetada y encontrar lo que necesite desplazándose por el contenido.

Además de las comunicaciones organizadas, las aplicaciones de Team Collaboration contienen una potente función de búsqueda para filtrar tanto el texto escrito como los archivos almacenados en las salas. Como estas aplicaciones de colaboración son persistentes, la conversación que tuvo hace dos días no desaparece, solo tiene que desplazarse hacia arriba y ver lo que Steve le dijo sobre la reunión. Estas salas individuales para proyectos específicos o la colaboración con compañeros de trabajo específicos significan que mantenerse al tanto de los proyectos es tan fácil como dejar un mensaje rápido en la sala correspondiente, nuevamente promoviendo la colaboración: todas y cada una de las partes pueden ver el mensaje y participar si es necesario, y cuando es mejor que tengan una oportunidad. Ya no son los días de iniciar un hilo de correo electrónico, enviar CC a la persona equivocada o notar que a la mitad de su conversación falta la mitad del equipo.

3) Persistencia a través de la nube

Sigo refiriéndome a esta noción de persistencia, pero ¿qué significa realmente? Todo (mensajes, archivos, reuniones) enviado y recibido en estas aplicaciones de Team Collaboration se almacena en la nube, se conserva allí y todos los clientes pueden acceder a él desde prácticamente cualquier lugar. Con todo manejado en una red en la nube, todo puede permanecer exactamente donde está, sin importar desde qué dispositivo acceda. Y a diferencia del correo electrónico, estas aplicaciones de colaboración no son solo de uno a uno, sino que permiten un chat grupal que siempre es móvil y está siempre activo. Si desea realizar el trabajo y resolver un problema, necesita más de una persona para unirse a la conversación, y las aplicaciones de colaboración en equipo son las herramientas que permiten a los equipos trabajar en grupo. Pero a medida que crece el tamaño de un grupo, la posibilidad de que todos estén en línea al mismo tiempo para leer sus mensajes es mínima. Aquí es, nuevamente, donde entra en juego la naturaleza persistente de la nube.

Con las aplicaciones Team Collaboration, entre un cliente de escritorio, un cliente de teléfono móvil o incluso un cliente de navegador web en línea, es posible mantenerse conectado en cualquier dispositivo, en cualquier lugar. Combinado con el chat persistente y el alojamiento de archivos, el acceso a la información que necesita para realizar el trabajo puede ocurrir instantáneamente. ¿Te perdiste un día en la oficina? Inicie la aplicación en su teléfono y manténgase actualizado mientras la nube extrae todos los mensajes que se perdió. ¿Olvidó su computadora portátil con el informe TPS actualizado en la oficina? No hay problema, simplemente inicie sesión en la aplicación de colaboración de su equipo en su teléfono inteligente o incluso en la computadora de su casa, eche un vistazo a la habitación donde se colocó el archivo y descárguelo a su dispositivo.

4) Personalice para satisfacer sus necesidades

Estas aplicaciones de colaboración en equipo no son solo una versión más bonita de los mensajeros instantáneos de la vieja escuela, sino que ofrecen experiencias de colaboración de trabajo personalizables y potentes. Con la mente creativa de un desarrollador y las API proporcionadas, los equipos pueden personalizar completamente sus soluciones para crear una experiencia verdaderamente única y cerrar la brecha entre otras herramientas de productividad. Las adiciones simples, como los bots de chat, pueden permitir a los usuarios mantener listas de tareas en curso directamente en su sala de colaboración, establecer recordatorios o incluso facilitar el uso compartido de archivos. Las adiciones como la tecnología Watson de IBM a Cisco Spark generarán un nuevo nivel de asistente personal que se encuentra dentro de su plataforma de colaboración.

Un paso más allá es el poder de las integraciones. A través de integraciones con aplicaciones de trabajo populares de Office 365 y DropBox, hasta integraciones con CRM populares como Salesforce y Zendesk, los equipos pueden crear su propia aplicación de colaboración que funcione con las otras aplicaciones que ya utilizan. Las integraciones permiten una personalización que el correo electrónico simplemente no puede hacer. La vinculación directa de Salesforce a su aplicación de colaboración puede crear una nueva sala de chat cada vez que se abre un nuevo ticket de llamada, para que los trabajadores puedan escribir la información necesaria, colocar los archivos necesarios y realizar un seguimiento del progreso de la llamada o el ticket. Debido a que estas salas son persistentes y están vinculadas a Salesforce, toda la información permanece incluso después de la llamada. Si incluso necesita la ayuda de otro agente, simplemente agregue el agente o cualquier miembro del equipo relevante a la sala y ¡comience a colaborar! Lo que puede hacer con integraciones y chatbots solo está limitado por su creatividad.

5) Archivos en vivo en la aplicación

Con el contenido a la vanguardia de la colaboración, la eliminación de archivos es solo otra parte de lo que hace que estas soluciones de colaboración sean tan poderosas para los grupos que buscan hacer más. El contenido es fundamental para la tarea en cuestión y, cuando se comparte en aplicaciones de colaboración, el archivo vive directamente en la sala. De esta manera, puede actuar, reaccionar y mantener un historial continuo de cualquier cambio. ¿Cuántas veces ha enviado un correo electrónico pero se olvidó de incluir el archivo adjunto? Eso nunca volverá a suceder con las aplicaciones de colaboración como su principal método de comunicación.

Los archivos no tienen que enviarse como archivos adjuntos a los mensajes, y se pueden arrastrar y soltar fácilmente directamente en su sala o conversación. A través del poder de la nube y la persistencia de la mensajería, los archivos adjuntos no se perderán en cadenas de correo electrónico más largas que su bandeja de entrada. El intercambio de archivos a través del correo electrónico solo aumenta el desorden y requiere que los trabajadores estén al tanto de su bandeja de entrada alejándolos del trabajo. Nuevamente, con la persistencia en todas las plataformas, se puede acceder a los archivos en cualquier lugar y en cualquier momento, junto con toda la colaboración y el trabajo que conlleva.

La línea de fondo

A medida que cambia el lugar de trabajo, también lo hacen las herramientas que usamos para realizar el trabajo. El correo electrónico fue una vez el rey, superando al teléfono e incluso a las videollamadas para mantenerse conectado. Las aplicaciones de Team Collaboration ofrecen un nuevo cambio en la forma en que hacemos el trabajo. La persistencia de los mensajes y el potente uso compartido de archivos mantienen el contenido en el centro y potencian la colaboración natural entre los miembros del equipo dondequiera que estén.

Si bien es posible que nunca reemplacen realmente el correo electrónico, las aplicaciones Team Collaboration y Business Messaging funcionarán para complementar la avalancha diaria de correos electrónicos y mantener su bandeja de entrada libre de desorden. Las reuniones se realizarán de forma constante e instantánea y la productividad puede alcanzar nuevos niveles cuando la colaboración es el centro de atención. Si cree que una aplicación de Team Collaboration encajaría con su negocio, puede echar un vistazo a nuestro desglose de cada proveedor y lo que ofrece su servicio. Para obtener una mejor perspectiva sobre qué plataforma funciona mejor, también puede consultar nuestra serie de comparación de Chat Wars en la que comparamos Cisco Spark y HipChat con la aplicación de colaboración más popular, Slack.