Las aplicaciones de mensajería de equipo están disponibles: así es cómo encontrar la adecuada para su equipo

Las aplicaciones de mensajería en equipo no son increíblemente nuevas, pero una vez que Slack entró en escena, se convirtieron rápidamente en una de las herramientas de colaboración en el lugar de trabajo más adoptadas. En este punto, es seguro decir que muchos equipos se encontrarán perdidos en medio de un océano de aplicaciones de mensajería y colaboración si buscan adoptar una nueva solución.

Con tantas opciones disponibles, puede ser imposible decidir qué solución se adapta mejor a su equipo. Desafortunadamente, a menos que su negocio sea una gran empresa, los recursos para un CTO dedicado simplemente no están disponibles. Entonces, ¿cómo examina su equipo este laberinto de opciones? ¿Cómo comienzan a comprender qué solución se adapta mejor a las necesidades y la cultura de su lugar de trabajo?

Esta es la idea detrás de nuestra serie de guerras de chat cara a cara, en la que comparamos alternativas populares a Slack, que en este momento se considera el estándar. Sin embargo, aún puede ser difícil concluir en qué dos aplicaciones enfocarse. Después de todo, constantemente aparecen nuevos contendientes, como Zang de Avaya. Es por eso que estamos aquí: para ayudar a su equipo a comprender qué implican estas soluciones y cómo darle sentido a todo.

¿Por qué su equipo debería siquiera molestarse?

¿Por qué usar una aplicación de mensajería y colaboración en equipo? Después de todo, el correo electrónico y las llamadas telefónicas pueden hacer el trabajo, ¿verdad? Las llamadas telefónicas ofrecen una comunicación completamente instantánea y en tiempo real (si el otro extremo contesta, eso es). Los correos electrónicos nos permiten unir largas conversaciones a lo largo del tiempo e incluir archivos y enlaces relevantes. Entonces, ¿cuál es el problema? ¿Por qué desechar lo que sabemos que funciona?

Bueno, ciertamente no soy el primero en señalar que la forma en que trabajamos está cambiando, y de manera drástica. Si bien no me gustan las generalizaciones, siendo millennial, puedo entender la necesidad, o incluso el deseo, de lo que son esencialmente aplicaciones de mensajería instantánea en el trabajo. Cuando me presentaron por primera vez a Slack, no entendí la exageración. Todavía no lo hago, hasta cierto punto, pero esa es una historia diferente para un día diferente. Sin embargo, al menos entendí la necesidad de algo como Slack en la oficina.

Beneficios sobre la comunicación tradicional

He estado usando mensajería instantánea desde que conocí Internet, y Slack parecía una versión bonita de lo mismo, lo mismo de siempre, y eso es algo bueno. Mi generación se ha vuelto competente con la tecnología y, en este punto, es completamente normal mantener conversaciones completas a través de mensajes de texto o aplicaciones de chat para consumidores.

Aunque el chat persistente y una plataforma en la nube que impulsa todo son nuevos , el concepto no lo es. No dudo en llamar a estas soluciones “bonitos clientes de IRC”. ¿Por qué su equipo debería siquiera molestarse con una de estas aplicaciones? Preparé una publicación detallada sobre los beneficios, pero para resumirlo bien aquí, las aplicaciones de mensajería del equipo permiten:

• Colaboración más allá de la comunicación: las aplicaciones de colaboración en equipo estructuran nuestra comunicación de una manera mucho más eficiente, centrándose específicamente en el contenido y no solo en el mensaje. Los correos electrónicos están en silos y desordenados, las llamadas telefónicas son solo conversaciones que se desvanecen en el aire.
• Las aplicaciones de mensajería promueven la organización: como dije, los correos electrónicos pueden ensuciarse muy rápido. Estoy seguro de que todos conocemos los horrores de buscar en cadenas de correo electrónico masivas, CC perdidos, archivos perdidos, lo que sea. Las aplicaciones de colaboración permiten a los usuarios organizar su espacio de trabajo de forma nativa y dedicar secciones a equipos, conversaciones o proyectos específicos.
• Persistencia a través de la nube: todo se almacena en la nube, y todo su contexto y comunicación son completamente consistentes sin importar dónde o cuándo acceda a la aplicación. Comience a chatear en su computadora, tome su teléfono para tomar un café y siga chateando sin perder el ritmo. Todo está guardado en la nube, incluso tus archivos y proyectos, y permanece, casi, para siempre.
• Personalización intensa: estas aplicaciones de colaboración en equipo no son solo una versión más bonita de los mensajeros instantáneos de la vieja escuela, sino que ofrecen experiencias de colaboración laboral personalizables y potentes. Con la mente creativa de un desarrollador y las API proporcionadas, los equipos pueden personalizar completamente sus soluciones para crear una experiencia verdaderamente única y cerrar la brecha entre otras herramientas de productividad.
• Contexto siempre a la vista: todos sus archivos compartidos, borradores, reuniones rápidas y actualizaciones de proyectos se encuentran directamente en su aplicación de chat. Con el contenido a la vanguardia de la colaboración, la eliminación de archivos es solo otra parte de lo que hace que estas soluciones de colaboración sean tan poderosas para los grupos que buscan hacer más. El contenido es fundamental para la tarea en cuestión y, cuando se comparte en aplicaciones de colaboración, el archivo vive directamente en la sala.

¿En qué confía ya su equipo?

El primer lugar para comenzar sería simplemente decidir si su empresa necesita o no una solución de mensajería y colaboración en equipo, o qué necesita exactamente su equipo de una de estas herramientas. Ya sabemos lo beneficiosos que pueden ser cuando se colabora por correo electrónico y teléfono. Pero en este punto, llamar a estas soluciones "aplicaciones de chat simples" realmente no da en el clavo.

Incluso Slack ha crecido para incluir videollamadas y compartir pantalla. Mientras tanto, otras opciones como Cisco Spark se centran en las funciones de colaboración pesada desde el principio. Algunas opciones en el mercado incluso están demasiado atascadas tratando de meter todo lo que puedan en una sola aplicación. Parte de por qué Slack tiene tanto éxito es porque primero se centraron en una función específica .

Entienda lo que su equipo hace y no necesita

Las videoconferencias pueden ser una herramienta increíblemente poderosa para fomentar una colaboración profunda cuando los mensajes de texto o las llamadas telefónicas simplemente no funcionan. Sin embargo, si tu equipo es pequeño y siempre en la misma oficina, ¿por qué pagar por ello?

Una excelente manera de ayudar a desglosar exactamente lo que su equipo necesita es identificar cómo trabaja e incluso pedirles a sus empleados que enumeren las herramientas que usan actualmente y por qué. Para un desglose rápido, las funciones de colaboración y mensajería más comunes incluyen:

• Chat persistente en todos los dispositivos
• Salas de chat individuales para organizar el contenido y la conversación.
• Una interfaz de usuario fácil de entender y una experiencia de usuario sencilla
• Uso compartido de archivos en tiempo real con solo arrastrar y soltar
• Integraciones con otras aplicaciones y soluciones
• Video chat, pantalla compartida y, a veces, llamadas de voz

Es completamente posible que su equipo haya comenzado a adoptar sus propias soluciones para resolver estos problemas, o que su equipo esté haciendo malabarismos entre el correo electrónico, Skype, llamadas telefónicas y Dropbox para hacerlo todo.

Una vez que tenga una idea de qué herramientas necesita su equipo para hacer las cosas con éxito, puede concentrarse en las funciones específicas que su equipo necesitaría y tachar las que no usaría. Esto ayudará a simplificar su búsqueda al eliminar soluciones que no se ajusten a sus necesidades. Por ejemplo, si su equipo nunca usará videoconferencias, entonces una solución con video a la vanguardia no será la mejor para su equipo.

Comparando sus opciones

Ahora que tiene una idea de lo que su equipo puede beneficiarse, veremos más de cerca cómo comparar diferentes soluciones. En nuestros enfrentamientos anteriores, tendemos a centrarnos en algunos puntos clave específicos para ofrecer el mejor emparejamiento de manzanas con manzanas posible. Con base en los criterios que hemos estado usando, generalmente revisamos la lista de características y funciones, así como también cómo es usar la aplicación, qué tan organizada permite que los usuarios estén y cuánto cuesta todo. Vamos a desglosarlos uno por uno.

Características y funciones incluidas

Hablamos de esto un poco en las secciones anteriores, pero vale la pena resaltarlo nuevamente en profundidad. Muchas de estas aplicaciones se centrarán en una idea y se desarrollarán a partir de ella, como Slack, o algunas intentarán ofrecerte cada pequeña característica y función con un enfoque de "talla única". Dependiendo de cómo trabaje y se comunique su equipo, esto descartará rápidamente a ciertos contendientes.

Incluso Slack ha comenzado a expandir su lista de funciones: una vez que solo fue una aplicación de comunicación por chat, ahora tiene llamadas nativas de video y voz. Por otro lado, las soluciones como GoToMeetings o el nuevo Chime de Amazon son principalmente opciones enfocadas en video. Otras soluciones como Glip se centran en gran medida en la idea de colaborar y compartir archivos, al igual que Microsoft Teams, que se basa en el ecosistema de Office 365 existente.

Integraciones y Flexibilidad

Algunas de las características de una aplicación de mensajería de equipo no son necesariamente lo que hacen de forma nativa, sino cuánto puede su equipo adaptar la aplicación a su voluntad y construir casi su propia solución única. Las integraciones son fácilmente una de las mayores tendencias de colaboración en equipo en 2017, porque nos ayudarán a ahorrar mucho tiempo y aumentar la productividad. Las integraciones simplemente nos permiten conectarnos a dos plataformas diferentes para unir características y funciones.

Sin duda, las integraciones y la flexibilidad general de la plataforma son algunos de los factores más importantes a considerar al buscar una solución. Slack, por ejemplo, es lo suficientemente potente como para convertir la aplicación en una solución completa de gestión de trabajadores remotos. Slack fácilmente tiene la mayor biblioteca de integración lista para usar, y seguirá creciendo. Mientras tanto, las soluciones menos conocidas tendrán listas más pequeñas e incluso pueden ser más complicadas de desarrollar.

Experiencia de usuario y facilidad de uso

Sigo volviendo a esta frase, pero es completamente cierta: si su producto o solución no es simple e incluso a veces divertido de usar, la gente simplemente no lo usará. Apple ha clavado esto en la cabeza y entiende UX antes que cualquier otra cosa. El diseño y la interfaz de usuario también son importantes, pero la experiencia de usuario y la interfaz de usuario generalmente van de la mano: una interfaz de usuario deficiente conlleva una experiencia de usuario deficiente. Entonces, realmente, discutimos la interfaz de usuario pero nos enfocamos mucho en la experiencia de usuario que trae.

Más allá de las opciones de diseño, la experiencia del usuario se verá influenciada por una serie de factores. Estos pueden variar desde las características nativas que ofrece la plataforma hasta lo fácil que es acceder a los menús y la configuración de personalización. Pero también, qué tan consistentemente funcionan las notificaciones, e incluso más aspectos menores, como mensajes encadenados o una herramienta de búsqueda receptiva. Algunas de estas aplicaciones intentan incluir todas las funciones en una sola oferta, o intentan presentar un nuevo diseño vanguardista, y al final la experiencia del usuario se ve afectada.

Precios y limitaciones

Ahora, el verdadero truco, y posiblemente el aspecto más importante al final del día, es cuánto le costará la solución. Por supuesto, todos queremos ahorrar dinero y obtener el mejor rendimiento de nuestro dinero, y estas aplicaciones de mensajería no son diferentes. Dependiendo de la estructura de precios, cuántos planes hay disponibles e incluso cómo se cobra a los usuarios, las funciones incluidas cambiarán; algunos proveedores incluso impondrán limitaciones artificiales a los planes más baratos.

Ahora bien, esto es normal: así es como funciona un modelo freemium: necesita incentivos para que sus usuarios actualicen cuando sea necesario. Sin embargo, vale la pena señalar que ciertos proveedores son un poco más liberales que otros en lo que respecta a las características y funcionalidades incluidas, así como a la estructura de precios. Por ejemplo, Slack bloquea algunos de sus planes más baratos con grandes limitaciones. Pero también son conocidos por cobrar a una empresa solo por usuarios ACTIVOS, no solo por todos los miembros de su empresa que tienen una cuenta obligatoria.

Poniendolo todo junto

Una vez que comprenda cómo trabaja su equipo y qué herramientas necesitan, es hora de comenzar la búsqueda. El enfoque más obvio podría ser una simple búsqueda en Google, con una lista o una hoja de cálculo de Excel para realizar un seguimiento de todas las opciones relevantes que encuentre.

Sería útil crear también una lista actualizada de todas las funciones clave que necesita su equipo y marcar si cada solución de su lista incluye esa función, o incluso si cobran por ella específicamente. No tenga miedo de llamar a estos proveedores a sus líneas de soporte para comprender cómo es su servicio y qué tan efectivo podría ser el soporte en caso de una emergencia.

Pruebe antes de comprar

No tenga miedo de descargar versiones de prueba o versiones gratuitas de las aplicaciones, probar antes de comprar siempre es una estrategia sólida: es por eso que las compañías de automóviles ofrecen pruebas de manejo. Prácticamente todas las soluciones de mensajería del mercado ofrecerán una versión de prueba o gratuita.

Su equipo podría intentar rotar diferentes herramientas, o simplemente probar la que se ve mejor para ver si funciona. Nuestras revisiones prácticas se componen de jugar, hacer clic y explorar. No olvide echar un vistazo a nuestra página de comparación de colaboración en equipo, así como a nuestras revisiones prácticas y cara a cara.