Piense más allá de la hoja de cálculo: 3 herramientas que pueden mejorar su eficacia operativa

Las operaciones diarias están en el corazón de cada negocio. Los empleados, las órdenes de venta, los procesos, los equipos y las herramientas hacen que una empresa funcione. Cada una de esas piezas a menudo debe moverse como un reloj para que un negocio tenga éxito. Cuando aparecen interrupciones o cuellos de botella, pueden reducir la productividad, interrumpir las funciones comerciales y comprometer la seguridad y la protección.

Dirigir sus empresas de manera eficiente y sin problemas es una prioridad para los dueños de negocios. Y esta tarea no podría ser más crítica en un momento de crecientes amenazas en línea y estándares de cumplimiento complejos. A continuación, analizaremos tres herramientas que pueden aumentar la eficacia operativa de una empresa al mismo tiempo que la mantienen segura.

1. Software de gobierno, riesgo y cumplimiento

Las leyes de privacidad del consumidor, las amenazas de ransomware y el riesgo de violaciones de datos hacen que operar en la era digital sea cada vez más complejo. Sin embargo, las tecnologías de red como Internet no son las únicas culpables. Las personas y los procesos son otros factores que pueden exponer a las empresas a riesgos y problemas de cumplimiento.

Supongamos que su empresa construye torres de telefonía móvil y alquila el equipo a otras empresas y proveedores de servicios inalámbricos. Su objetivo es completar la construcción de las torres con el menor costo posible, para que pueda maximizar las ganancias. Pero operar en esta industria significa que debe cumplir con las regulaciones municipales, estatales y federales.

Su enfoque en los procesos y costos de construcción esbelta no es necesariamente el enfoque equivocado. Sin embargo, hizo que la empresa eligiera equipos inferiores en el pasado. El equipo no solo estaba por debajo de los estándares de la industria, sino que el gobierno federal también lo prohibió por motivos de seguridad nacional. La empresa tuvo que pasar por el doloroso y costoso proceso de reemplazar el equipo de radio de cada torre.

Las soluciones de gobierno, riesgo y cumplimiento ayudan a evaluar tecnologías, descuidos humanos y procesos que crean vulnerabilidades comerciales. También conocido como GRC, este enfoque considera las operaciones de una empresa como un sistema holístico. En lugar de levantar la bandera roja en un solo procedimiento, una herramienta de GRC muestra cómo operaciones completas crean riesgos potenciales. Los propietarios y gerentes pueden entonces identificar claramente los métodos y las decisiones que pueden no ser lo mejor para la empresa.

2. Sistemas de gestión de inventario

Las empresas que venden productos deben encontrar formas de alojar, mover y rastrear el inventario. Sus operaciones también dependen de suministros y equipos internos, incluso si su empresa no vende productos tangibles. Debe controlar los activos de su empresa, como computadoras, licencias de software y materiales de oficina. De lo contrario, la reducción o pérdida de inventario podría salirse de control, y las fuentes pueden ser difíciles de determinar.

La reducción del inventario puede volverse costosa rápidamente y las fuentes pueden apuntar a mayores preocupaciones de seguridad. Algunas investigaciones revelan que el robo de empleados y el hurto en tiendas causan el 78,3 % de la pérdida de inventario. Los errores matemáticos y de papeleo representan el 15,4 % de los casos, mientras que el fraude de proveedores genera el 3,7 % de ellos. Otro 3,9% proviene de causas desconocidas que las empresas no pueden rastrear, a veces debido a procesos deficientes o insuficientes.

Los sistemas de gestión de inventario ayudan a mejorar los procesos de seguimiento, seguimiento y control de inventario de una empresa. Estas aplicaciones también sincronizan los cambios en la distribución de activos y productos a medida que una empresa aumenta sus ubicaciones. Puede ver dónde están los productos y otros activos en tiempo real, incluido el valor que representan. Los sistemas de gestión de inventario también automatizan los cálculos, como los costos de compra y depreciación, que pueden ayudar a determinar dónde se producen las mermas.

Cuando tiene más de un almacén que recibe y envía productos a varias tiendas, es difícil mantenerse al día con las hojas de cálculo. Para las empresas que no son minoristas, las hojas de cálculo no son lo suficientemente dinámicas para rastrear hacia dónde se dirigen las computadoras portátiles y los dispositivos móviles proporcionados por la empresa. Necesita un sistema automatizado que gestione de manera eficiente los niveles de existencias y los activos y que no requiera una intervención humana constante.

3. Aplicaciones de gestión de relaciones con los clientes

¿Su empresa sigue administrando su base de clientes con hojas de cálculo? Además de consumir mucho tiempo, este enfoque podría exponer a su empresa a problemas de seguridad y privacidad. Debido a que las hojas de cálculo requieren una entrada y manipulación continua de datos, es posible que contengan información desactualizada. Es posible que haya personas en su hoja de cálculo que ya no sean clientes o que no deseen recibir ciertas comunicaciones.

Por ejemplo, es posible que algunos clientes deseen optar por no recibir correos electrónicos promocionales o relacionados con el marketing. Alguien tendría que crear una columna en su hoja de cálculo para indicar esto. Además, marketing sería responsable de revisar manualmente la hoja de cálculo para determinar a quiénes deberían eliminar de su lista. Luego está la cuestión de compartir y almacenar la hoja de cálculo, incluida la gestión del acceso de los empleados y el cumplimiento de las normas de privacidad.

Las aplicaciones de gestión de relaciones con los clientes optimizan los datos de los clientes, las preferencias de comunicación y la seguridad de la información. Una aplicación de CRM le permite restringir el acceso de los empleados y otorgar diferentes niveles de permisos. Por ejemplo, el personal de ventas y servicios puede necesitar ver y editar permisos para agregar o cambiar la información del cliente. Sin embargo, probablemente no necesiten acceso de administrador que les permita agregar o eliminar usuarios o integrar otros programas.

Las capacidades del software CRM se extienden a las comunicaciones de marketing, incluidas las listas de correo electrónico. Digamos que un cliente recibe mensajes promocionales cada mes, pero ya no quiere verlos. Pueden darse de baja, eliminándolos automáticamente de la lista de contactos de marketing. Si bien su información permanecerá en la base de datos, la aplicación de CRM también registrará las acciones del cliente. Los empleados verán de inmediato por qué ese cliente no recibe correos electrónicos promocionales.

Herramientas para impulsar la eficacia operativa

Lograr la eficacia operativa implica encontrar e implementar las mejores prácticas que mejoren la calidad, la eficiencia o el rendimiento. Las aplicaciones de software son herramientas críticas que ayudan a las empresas a ejecutar las mejores prácticas. Si bien las hojas de cálculo pueden haber funcionado en el pasado, ahora pueden convertirse en una barrera para el cumplimiento, la productividad y la seguridad. Las soluciones más dinámicas, como el software GRC, los sistemas de gestión de inventario y las aplicaciones de CRM, eliminan los obstáculos operativos que pueden poner en peligro el éxito comercial.