El tiempo es dinero: cómo volverse resiliente con el seguimiento del tiempo de Planfix para pequeñas empresas

No es ningún secreto que las pequeñas empresas suelen encontrarse en una posición más débil en comparación con las empresas más grandes. Con recursos financieros y humanos limitados, las pequeñas empresas deben estar constantemente en guardia y optimizar el uso de esos recursos. Sin embargo, algunas herramientas pueden ayudar a mitigar las debilidades, aumentar la eficiencia del trabajo y permitir que estas empresas compitan con los grandes actores de su industria. Una de esas herramientas de software es un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) con funciones de seguimiento del tiempo.

¿Por qué el seguimiento del tiempo es tan crucial para las pequeñas empresas?

El seguimiento del tiempo juega un papel crucial en la gestión eficiente de los recursos y la distribución de tareas. Según un estudio de AffinityLive, la Asociación Estadounidense de Nómina y TSheets, las empresas pierden casi 7.400 millones de dólares diarios debido a actividades laborales no controladas. Por eso es esencial realizar un seguimiento del tiempo para las pequeñas empresas, donde cada hora trabajada es importante. No sólo permite a las empresas controlar el tiempo dedicado a las tareas, sino que también les permite optimizar los procesos de trabajo e identificar cuellos de botella y áreas problemáticas.

Gestión de recursos: si una empresa sabe cuánto tiempo se dedica a tareas y proyectos, puede redistribuir la carga de trabajo y utilizar los recursos de su equipo de manera más eficiente.

Información financiera: el software de seguimiento del tiempo para pequeñas empresas puede proporcionar datos valiosos para la elaboración de presupuestos y la gestión de recursos financieros.

Productividad de los empleados: el seguimiento del tiempo del proyecto ayuda a los empleados a concentrarse en sus tareas, mientras que los líderes de equipo y supervisores reciben informes sobre el tiempo y el dinero gastados en diversas actividades.

Motivación y control: al realizar un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados, puede motivarlos a ser autodisciplinados, ayudar a RR.HH. a desarrollar sistemas de motivación y evitar la procrastinación del equipo.

Esto es sólo una pequeña parte de cómo la gestión del tiempo puede aumentar la eficiencia del flujo de trabajo y optimizar los procesos comerciales.

¿Cómo pueden las pequeñas empresas optimizar el seguimiento del tiempo?

Para optimizar los procesos comerciales y crear un entorno empresarial individual para la gestión del tiempo y los recursos, existen varias opciones disponibles. Cada herramienta de seguimiento tiene sus propias características y beneficios. Aquí hay una descripción general:

Métodos tradicionales de seguimiento del tiempo

Claro, los métodos tradicionales de cronometraje pueden estar un poco desactualizados, pero todavía están en uso. Piense en hojas de cálculo de Excel, registros en papel o incluso máquinas dedicadas al seguimiento del tiempo. ¿La baja? Estos métodos a menudo no brindan una descripción general completa del tiempo dedicado a proyectos o tareas, y la precisión de los datos recopilados puede ser cuestionable.

Software de seguimiento del tiempo

Este software de seguimiento del tiempo especializado para pequeñas empresas permite a los empleados realizar un seguimiento de sus horas de trabajo, incluidas las horas de inicio y finalización, los descansos y las actividades de diversas tareas. El mercado tiene opciones como Toggl Track, HourStack, Timely, TrackingTime y Clockify. Si bien son muy poderosos, la desventaja es el tiempo y los recursos que lleva integrarlos con los sistemas de gestión de tareas existentes; como resultado, aumenta el número de programas que los empleados deben utilizar.

Aplicaciones móviles de seguimiento del tiempo

Algunas aplicaciones permiten a los empleados realizar un seguimiento de sus horas de trabajo mediante dispositivos móviles como teléfonos inteligentes o tabletas. Estas aplicaciones de seguimiento del tiempo para pequeñas empresas suelen ofrecer una interfaz sencilla y fácil de usar para el seguimiento del tiempo y funciones adicionales. Sin embargo, no todos los empleados están contentos de instalar este tipo de aplicaciones en sus dispositivos. Es posible que estas aplicaciones no proporcionen una imagen completa sin una integración perfecta en los procesos comerciales de una organización.

Sistemas de seguimiento del tiempo integrados en CRM

Sistemas CRM específicos como Planfix, monday.com, ClickUp y Wrike ofrecen funciones de seguimiento del tiempo en sus plataformas. Los sistemas de seguimiento del tiempo para pequeñas empresas permiten controlar el tiempo dedicado a la comunicación con el cliente, la finalización de tareas y otras actividades directamente en el sistema de gestión de clientes. Esta opción es el enfoque óptimo para integrar perfectamente el seguimiento del tiempo para pequeñas empresas en el flujo de trabajo diario.

Elegir la solución de seguimiento del tiempo adecuada puede aumentar significativamente la productividad y la eficiencia operativa, especialmente para las pequeñas empresas que se enfrentan a las complejidades de la gestión de recursos.

Aumente la eficiencia de su pequeña empresa con Planfix

El sistema Planfix CRM es una poderosa herramienta para gestionar pequeñas empresas. Es más que una simple plataforma para una gestión eficaz de las relaciones con los clientes y el procesamiento de proyectos y tareas; también incluye una función de seguimiento del tiempo que ayuda a controlar el tiempo dedicado a las tareas.

Beneficios de utilizar Planfix para la optimización del flujo de trabajo

Planfix es un sistema de gestión empresarial, pero más allá de esto, también es un transformador CRM único. Con Planfix, puede realizar un seguimiento del tiempo dedicado a una variedad de tareas, así como:

• Organizar el trabajo: El sistema permite estructurar tareas, crear proyectos y establecer plazos. Esto aumenta la productividad y el cumplimiento de los plazos y ayuda a identificar los cuellos de botella del proyecto y minimizar los riesgos.
• Personalice de manera flexible los espacios de trabajo: con Planfix, puede personalizar los procesos comerciales para toda la empresa o para departamentos o equipos específicos. Usted decide qué datos rastrear y analizar, ya sea tiempo, gasto financiero, uso de recursos, etc.
• Seguimiento y registro del tiempo: la función de seguimiento del tiempo registra el tiempo dedicado a cada tarea o proyecto, lo que facilita el análisis de la eficiencia del trabajo y la optimización de la asignación del tiempo.
• Administrar recursos: Planfix proporciona herramientas para administrar los recursos del equipo, asignar tareas, monitorear su progreso y controlar el tiempo y el gasto de recursos.

Gracias a la flexibilidad y las funciones integrales de Planfix, puede crecer y escalar según las necesidades de su negocio.

Herramientas para optimizar el flujo de trabajo en Planfix

Con respecto al seguimiento del tiempo y los recursos, Planfix se destaca por su seguimiento integrado y herramientas de análisis que le permiten realizar un seguimiento de prácticamente cualquier recurso.

• Planfix Timer: esta función le permite realizar un seguimiento preciso del tiempo de los empleados en tareas individuales o actividades relacionadas con proyectos. Puede generar varios informes a partir de los datos recopilados, desde el tiempo invertido hasta los cálculos de costos del proyecto y las asignaciones de bonificaciones. Gracias a la interfaz de usuario intuitiva, no tiene que invertir tiempo en capacitar o incorporar a sus empleados. El temporizador se puede activar directamente en el sistema o mediante extensiones del navegador.
• Seguimiento del tiempo: las etiquetas de datos de Planfix brindan una descripción general completa de las horas de trabajo, desglosadas por tareas, proyectos, horas de trabajo del equipo y carga de trabajo. Estos datos facilitan la gestión y optimización de los procesos comerciales y permiten un cálculo preciso de las horas trabajadas, la concesión de bonificaciones y una visión de los gastos reales en varias categorías.
• Etiquetas de datos y contabilidad: Más allá del horario laboral, Planfix te permite realizar un seguimiento de todos los datos que gestionas en el sistema. Tú decides qué rastrear; Se pueden recopilar datos sobre proyectos, tareas y desempeño de los empleados. Calcule el ROI de un proyecto, el tiempo y los recursos necesarios para desarrollar un producto o servicio, pronostique los ingresos y tenga en cuenta los costos generales y del cliente o el mantenimiento de la oficina.

Conclusión

La implementación de un sistema CRM con funciones de seguimiento del tiempo como Planfix puede aumentar significativamente la eficiencia operativa de las pequeñas empresas. Ayuda a controlar el tiempo y los recursos, optimizar los procesos de trabajo y aumentar la productividad del equipo. De esta forma, las pequeñas empresas pueden seguir siendo competitivas en el mercado y crecer con éxito.