7 Estrategias de gestión del tiempo para ayudarlo a volar a través de su lista de tareas pendientes
Publicado: 2025-02-28Ya sea que usted sea uno de los 20% de los adultos estadounidenses que se ocupan de la dilación crónica o solo está buscando maximizar su productividad sin trabajar horas extras, la gestión efectiva del tiempo mantiene la clave para mantener su horario en camino.
La gestión del tiempo no solo ayuda a fomentar un equilibrio más saludable para la vida laboral, sino que también es una de las habilidades más solicitadas por parte de los empleadores. Y aunque administrar su tiempo de manera efectiva no es tan simple como ondear una varita mágica, dominar la habilidad podría ser más fácil de lo que piensas, con la ayuda de estrategias de gestión de tiempo probadas y probadas.
Desde técnicas bien conocidas como Pomodoro hasta estrategias menos conocidas como 'Eat That Frog', describimos siete consejos de gestión del tiempo para ayudarlo a rodar la pelota y dejar la ansiedad de la fecha límite en el pasado.
¿Por qué es importante la gestión del tiempo?
Las cargas de trabajo han estado aumentando para nosotros de 9 a 5 trabajadores durante años. Como resultado, el 52% de los trabajadores a tiempo completo informan que trabajan más de 40 horas a la semana según una encuesta de Gallup, y la gran mayoría experimenta algún tipo de estrés en el lugar de trabajo.
Si trabajar horas extras no es su bolso, administrar su tiempo de manera efectiva es una de las mejores maneras de completar su lista de tareas pendientes sin sacrificar su equilibrio entre el trabajo y la vida .
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Además de la ventaja obvia de aumentar la productividad, también se ha demostrado que la gestión del tiempo mejora la calidad del trabajo realizado y mejora la toma de decisiones, al tiempo que ayuda a aliviar el estrés y la ansiedad.
La gestión del tiempo es una de las habilidades más valoradas por parte de los empleadores
La gestión del tiempo efectiva también es una de las habilidades más deseadas por parte de los empleadores, como han encontrado los resultados de nuestro impacto anual de la tecnología en el informe del lugar de trabajo . Detrás de la comunicación y la resolución de problemas, la gestión del tiempo es la habilidad más apreciada que los empleadores buscan al contratar candidatos, con el 44% de los líderes superiores que describen el atributo como "extremadamente importante".
A pesar de la naturaleza en constante evolución de la fuerza laboral, nuestra encuesta encontró que era aún más deseable que habilidades como la gestión de datos y la experiencia de IA, lo que hace que 2025 sea un momento tan bueno como cualquier otro para obtener la habilidad bajo su haber.
Tampoco necesitas comenzar desde cero. Ya sea que desee administrar el tiempo de manera más efectiva para aumentar sus posibilidades de ser contratado o administrar su horario existente, existe una variedad de estrategias confiables para ayudar. Cubrimos nuestras mejores opciones a continuación.
7 Estrategias de gestión del tiempo que necesita probar
Sin embargo, es posible dejar de postergarlo, solo tiene que encontrar una estrategia de gestión del tiempo que se adapte a usted. Estos son algunos de nuestros favoritos.
- Bloqueo de tiempo
- Ley de Parkinson
- Técnica de pomodoro
- Análisis de pareto
- Matriz de eisenhower
- Método de planificación rápida (RPM)
- Come esa técnica de rana
1. Bloqueo de tiempo
- Lo mejor para: trabajadores y estudiantes ocupados
¿Qué tienen en común Bill Gates y Elon Musk? Bueno, excepto por ser alimentos básicos de la lista rica de los multimillonarios de Forbes, ambos usan el método de bloqueo de tiempo.
El bloqueo de tiempo es una técnica popular de gestión del tiempo donde programa bloques de tiempo para tareas o actividades específicas. Trabajando de manera similar a una 'lista de tareas pendientes', el método requiere que identifique todas las tareas clave que necesita lograr en un día, tanto personal como profesional, antes de estimar cuánto tiempo le lleva completar cada una.
Aplicaciones como Zapier lo ayudan a crear bloques de tiempo para administrar su carga de trabajo de manera más efectiva. Fuente: Zapier
Luego asigna una ranura de tiempo específica a cada tarea, utilizando una hoja de papel, calendario o software de gestión de tareas, ¡y Voilai! También recomendamos agregar tiempos de amortiguación entre cada bloque de tiempo para permitir ajustes durante el día. Y si está creando uno manualmente, utilizar diferentes colores es una excelente manera de distinguir rápidamente entre tareas y actividades.
2. Aplicar la ley de Parkinson
- Lo mejor para: procrastinators
La ley de Parkinson es la teoría de que "el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización". En otros términos, si le da a su tiempo una cantidad específica de tiempo para completar una tarea determinada, digamos una semana, ese es el tiempo que probablemente llevará terminar, incluso si termina llenando el tiempo libre con una dilación innecesaria.
Sin embargo, lo mismo puede decirse de lo inverso. Cuando aplique la ley de Parkinson a su flujo de trabajo y se dé cantidades de tiempo más cortas para completar las tareas, podrá trabajar de manera más eficiente en un espacio de tiempo más corto.
Aplicar la ley de Parkinson a su estrategia de gestión del tiempo es una excelente manera de aumentar la productividad
Hay varias formas en que puede implementar este método, incluida la configuración de una fecha límite estricta para completar tareas, priorizar las tareas más difíciles al sacarlas temprano, o incluso tratar de completar el mayor trabajo posible antes de que su computadora portátil muera. Este método también funciona bien junto con otras estrategias como listas de tareas y priorización de tareas.
3. Técnica de Pomodoro
- Lo mejor para: trabajadores quemados
La técnica Pomodoro es una de las estrategias de gestión del tiempo más populares que existen. Inventado por el empresario y autor Francesco Cirillo a fines de la década de 1980, la técnica implica dividir su trabajo en intervalos de 25 minutos, seguido de descansos cortos de cinco minutos, antes de tomar descansos más largos después de cada cuatro intervalos de trabajo.
Los humanos no trabajan como robots. Por lo tanto, al permitir tiempo para descansos y establecer límites claros entre el trabajo y el descanso, la técnica ayuda a minimizar la fatiga mental y evitar que ocurran episodios más grandes de dilación. Trabajar en ráfagas cortas también es una forma útil de mantener el enfoque y la motivación a lo largo de su jornada laboral.
La técnica de Pomodoro alienta la ruptura de los horarios para aumentar la productividad
La técnica también es súper bajo mantenimiento. No necesita una aplicación o software dedicado, todo lo que necesita es un temporizador físico o de teléfonos inteligentes, y puede obtener un agrietamiento.
4. Análisis de Pareto
- Lo mejor para: pensadores analíticos
También conocida como la regla 80/20, el análisis de Pareto es la idea de que el 20% de las acciones son responsables del 80% de los resultados. El concepto se usa comúnmente para ayudar a la toma de decisiones en los campos de los negocios y la economía, pero también tiene aplicaciones útiles en el ámbito de la gestión del tiempo.
Para usar la regla en la gestión del tiempo, debe identificar el 20% de las tareas que contribuyen al 80% de sus resultados. Esto podría incluir una variedad de actividades impactantes que incluyen ventas de alta entrada, tareas de gestión de proyectos de alto riesgo o tareas de planificación crítica. Luego, debe concentrar más tiempo y energía en estas tareas de alto impacto y programarlas durante sus tiempos de productividad máximos para minimizar las distracciones.
El gráfico de Pareto permite a las personas priorizar sus tareas más importantes primero
Como resultado, también debe considerar delegar tareas que sean menos centrales para ayudarlo a completar sus objetivos. Las prioridades cambian con frecuencia, por lo que recomendamos revisar su estrategia regularmente para asegurarnos de que siempre está invirtiendo más tiempo en actividades de alto impacto.
5. Matriz de Eisenhower
- Lo mejor para: líderes superiores
También conocida como la matriz urgente-importante, la matriz Eisenhower es un concepto de gestión del tiempo que implica priorizar las tareas basadas en su urgencia.
Popularizado en el libro de Stephen Covey 'Los 8 hábitos de las personas altamente efectivas', se cree que la matriz se inspiró en la cita de Dwight D. Eisenhower: "Tengo dos tipos de problemas, lo urgente y lo importante. Lo urgente no es importante, y lo importante nunca son urgentes ".
La matriz de Eisenhower lo alienta a priorizar tareas urgentes
En la práctica, el método implica que separe sus tareas en cuatro cuadrantes diferentes:
- Urgente e importante
- Importante, no urgente
- Urgente, no importante
- No urgente, no importante
Luego debe trabajar a través de estas tareas en orden ascendente, priorizar tareas urgentes e importantes, y luego considerar delegar o eliminar tareas en el fondo a los cuadrantes.
6. Método de planificación rápida (RPM)
- Lo mejor para : personas con objetivos a largo plazo
A menudo abreviado a RPM, el método de planificación rápida es una estrategia de gestión del tiempo desarrollada por el orador motivacional Tony Robbins.
En lugar de enumerar pasivamente tareas, el objetivo del método RPM se centra en definir activamente los resultados claros y diseñados. También le anima a identificar las motivaciones subyacentes de su objetivo, para ayudarlo a estar motivado.
El método de planificación rápida ayuda a las personas a alcanzar sus objetivos al enfocarse en su propósito subyacente. Fuente: NewLetify
Para usar las RPM para administrar su tiempo, debe escribir todas las tareas que necesita realizar en una cantidad de tiempo determinada y agruparlas en trozos. Luego, para cada fragmento, hágase las siguientes tres preguntas:
- Resultados: ¿Qué resultados quiero lograr?
- Propósito: ¿Por qué quiero lograr esto?
- Plan de acción masiva (MAP): ¿Qué acciones tomaré para lograr esto?
Después de completar este paso, debe poner su mapa en acción programando tiempos específicos en su calendario para trabajar en cada uno de sus pasos de acción.
7. Come esa técnica de rana
- Lo mejor para : procrastinators
¿No ha adquirido un gusto por Escargot? No se preocupe, la técnica Eat That Frog simplemente describe comenzar su día haciendo la tarea más onerosa primero.
El nombre de una cita de Mark Twain "Come una rana viva a la primera de la mañana y no le pasará nada peor el resto del día", el método de gestión del tiempo lo prepara para el éxito temprano en el día al aprovechar sus horas de trabajo más eficientes.
Todo lo que necesita hacer es compilar una lista de cosas que necesita hacer para lograr un objetivo, organizar la lista en orden de dificultad y abordar primero la tarea más difícil.
Este método de productividad requiere un poco más de fuerza de voluntad que otras estrategias de gestión del tiempo, ya que requiere que aborde tareas complejas sin mucho calentamiento mental. Pero es una excelente manera de liberar la última parte de su jornada laboral, sigue siendo mucho más fácil que comer una rana real.
Combine sus estrategias con el software de gestión de tareas
Además de usar una de las estrategias anteriores, el software de gestión de tareas se puede usar para ayudarlo a priorizar tareas clave, establecer plazos, visualizar su carga de trabajo y más.
El software le permite codificar las tareas basadas en prioridades y áreas temáticas, reorganizar tareas con la funcionalidad de arrastrar y soltar y ver una visualización clara de su progreso, lo que lo hace especialmente adecuado para los alumnos visuales y kinestésicos.
Después de investigar y obtener experiencia práctica con el mejor software de gestión de tareas , ClickUp fue nuestra mejor elección en general, debido a sus amplias opciones de vista de proyecto, herramientas de colaboración útiles y un plan gratuito realmente impresionante. Si está dispuesto a salpicar un poco más para personalizaciones mejoradas y una biblioteca de integraciones más grande, Wrike es otra gran opción, mientras que Monday.com es, con mucho, el más fácil de comenzar.