Los mejores consejos para trabajar eficazmente con su empresa de gestión de viajes

La gestión de viajes de negocios es un proceso empresarial complejo. Sólo puede lograr que los viajes de negocios sean exitosos impulsando las experiencias de viaje de negocios de los empleados. Del mismo modo, hay que centrarse en reducir los costes medios de los viajes de negocios para obtener mayores retornos del gasto en viajes de negocios.

Puede optimizar la gestión de viajes de negocios subcontratando el proceso a la empresa de gestión de viajes adecuada. La empresa ayudará a sus empleados a lograr sus objetivos de viajes de negocios brindándoles servicios y soluciones de gestión de viajes.

Además, ayudará a tu empresa a controlar el coste medio de los viajes de negocios superando la inflación global. Pero debe recordar que a muchas empresas y nuevas empresas les resulta difícil establecer buenas relaciones de trabajo con sus empresas de gestión de viajes. A continuación se ofrecen algunos consejos y mejores prácticas que debe seguir para trabajar con su empresa de gestión de viajes (TMC) de forma más eficaz.

Nueve consejos para trabajar eficazmente con su empresa de gestión de viajes

1. Definir el papel y las responsabilidades de TMC

Puede subcontratar total o parcialmente el proceso de gestión de viajes de negocios a una TMC. Por ejemplo, puede asociarse con TMC para gestionar pasos específicos del proceso, como la reserva de viajes de negocios. Al mismo tiempo, puede hacer que TMC administre completamente su programa de viajes de negocios.

Puede construir una buena relación de trabajo con el TMC definiendo su función y responsabilidades. Además, debe hacer que TMC comprenda claramente los requisitos de informes y nivel de servicio. El entendimiento le ayudará a eliminar las posibilidades de malentendidos y conflictos una vez que el TMC comience a gestionar sus programas de viajes de negocios.

2. Comunicar las políticas de viajes y gastos

No se puede agilizar la gestión de viajes de negocios sin definir claramente las políticas de viajes y gastos. Estas políticas ayudan a los empleados a distinguir entre gastos de viaje reembolsables y no reembolsables. Asimismo, su TMC se referirá a estas políticas preestablecidas para reservar solo productos de viaje dentro de la póliza.

Es por eso que; debe comunicar claramente las políticas de viajes y gastos de su organización al TMC. La comunicación ayudará al TMC a controlar los costos promedio de los viajes de negocios al eliminar las violaciones de las políticas.

3. Centralizar las reservas de viajes de negocios

Su organización puede centralizar las reservas de viajes de negocios utilizando el TMC. La centralización hará que TMC reserve productos de viajes de negocios como vuelos, hoteles y alquiler de automóviles para sus empleados. El TMC reservará productos de viaje de acuerdo con el itinerario de viaje y las preferencias de viaje de cada empleado.

Al mismo tiempo, ahorrará dinero al completar la reserva de viajes de negocios con anticipación y garantizar el cumplimiento de la política. Además, el TMC reservará billetes totalmente flexibles que sus empleados podrán modificar y cancelar sin pagar tasas ni penalizaciones adicionales.

4. Aprovechar las soluciones tecnológicas

Su organización puede automatizar pasos clave en la gestión de viajes de negocios utilizando soluciones tecnológicas proporcionadas por TMC. Por ejemplo, la solución de reserva de viajes proporcionada por TMC permite a sus empleados reservar los productos de viajes de negocios que elijan sin violar las políticas organizacionales.

Asimismo, la solución de gestión de gastos proporcionada por TMC ayuda a su equipo de finanzas a rastrear, revisar y reembolsar los gastos de viajes de negocios incurridos por los empleados. Debe alentar a sus empleados a ahorrar tiempo y esfuerzo utilizando las soluciones tecnológicas proporcionadas por TMC.

5. Proporcionar información al viajero de forma temprana y precisa

Cuando centraliza las reservas de viajes de negocios, TMC reservará productos de viajes de negocios para sus empleados. Necesitará una variedad de información del viajero al reservar viajes de negocios. El TMC necesitará más tiempo para completar la reserva del viaje de negocios cuando los empleados compartan información incompleta o inexacta.

Su organización debe facilitar que TMC realice reservas de viajes de negocios haciendo que los empleados compartan información personal precisa. Además, debe asegurarse de que compartan la información requerida, como fechas de viaje, itinerarios de viaje y preferencias de viaje, con el TMC lo antes posible.

6. Garantizar una comunicación fluida

Muchas organizaciones no logran establecer una buena relación de trabajo con las TMC debido a la falta de una comunicación clara. Debe recordar que el TMC necesitará una variedad de información para gestionar sus programas de viajes de negocios de manera eficiente.

Asimismo, puede mejorar la gestión de viajes de negocios compartiendo cambios de políticas y cuestiones relacionadas con viajes con el TMC. Por lo tanto, debe mantener un plan de comunicación claro al subcontratar la gestión de viajes de negocios.

El plan ayudará al TMC a perfeccionar los servicios de gestión de viajes y resolver problemas relacionados con los viajes a través de una comunicación fluida. Además, hará que TMC le responda temprana y regularmente.

7. Obtenga y aproveche información basada en datos

Hoy en día, una única TMC gestiona los programas de viajes de negocios de múltiples empresas. Del mismo modo, hoy en día la mayoría de las TMC analizan los datos de viajes y gastos de los clientes mediante análisis de datos. Por lo tanto, pueden ayudar a su organización a obtener mayores retornos de los viajes de negocios al compartir información útil.

Su organización debe centrarse en aprovechar la experiencia y los conocimientos del TMC. Debe solicitar al TMC que le brinde asesoramiento y comparta ideas con regularidad. Sin embargo, debe implementar conocimientos basados ​​en datos para realizar cambios en las políticas organizativas y perfeccionar los programas de viajes de negocios.

8. Comparta sus comentarios con regularidad

A pesar de subcontratar la gestión de viajes de negocios, no debe olvidarse de evaluar periódicamente los gastos de viajes de negocios de los empleados. La evaluación le ayudará a determinar si el TMC mejora la experiencia de viaje de negocios de cada empleado. Además, puede detectar los problemas que afectan las experiencias de viajes de negocios de los empleados.

Debe compartir los comentarios con el TMC para que a los empleados les resulte más fácil lograr sus objetivos de viajes de negocios. Los comentarios ayudarán a TMC a personalizar los servicios y soluciones de gestión de viajes de acuerdo con las necesidades y expectativas de sus empleados. Además, la retroalimentación hará que el TMC cumpla con los objetivos de viajes de negocios de su organización.

9. Analice las tendencias emergentes en viajes de negocios

Puede impulsar los programas de viajes de negocios adoptando tempranamente las tendencias emergentes. Por ejemplo, su organización puede motivar a los empleados a viajar por trabajo apoyando los viajes bleisure. Del mismo modo, puedes hacer que los viajes de negocios sean sostenibles haciendo que los empleados reserven productos de viajes de negocios ecológicos.

Los consejos y conocimientos compartidos por TMC le ayudarán a detectar tendencias emergentes en viajes de negocios. Pero la forma más eficaz de adoptar las tendencias emergentes es debatiendo ideas con el TMC. Siempre es importante adoptar nuevas tendencias formando una asociación de trabajo con el TMC.

Conclusión

Puede trabajar con la empresa de gestión de viajes adecuada para lograr los objetivos de viajes de negocios sin aumentar los costos promedio de los viajes de negocios. Pero el ROI de los viajes de negocios sólo se puede aumentar de manera consistente trabajando con la empresa de gestión de viajes de manera más efectiva. Puede implementar estos consejos para trabajar con su empresa de gestión de viajes de manera más eficiente.