UCaaS vs VoIP: todo lo que necesita saber

Las comunicaciones comerciales están en constante evolución. ¿Cómo está llegando a sus clientes y cómo está colaborando su equipo? Hay dos palabras de moda importantes cuando se habla de cómo las empresas se mantienen al tanto: VoIP y Comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS). En esta guía, explicaremos cada una y le mostraremos cómo difieren las dos tecnologías.

¿Qué es VoIP?

VoIP, que significa voz sobre protocolo de Internet, es una tecnología que utiliza Internet para emular el proceso de llamada tradicional. El servicio de VoIP se conecta perfectamente con las redes telefónicas públicas conmutadas (PSTN) estándar sin muchas de las limitaciones asociadas con estas líneas. VoIP depende menos del hardware. Con PSTN, está conectado a líneas de cobre centenarias, que deben estar cableadas a sus terminales (teléfonos).

Con PSTN, estos cables deben mantenerse, por lo que las llamadas de larga distancia cuestan más. Con las conexiones VoIP, la tecnología se utiliza para transmitir su voz a través de Internet a través de paquetes de datos. Se cifran cuando realiza su llamada y se transmiten a otro teléfono VoIP oa una línea fija tradicional. Gran parte del hardware que fomenta las llamadas a teléfonos fijos es ajeno a VoIP, por lo que no hay necesidad de cargos masivos de larga distancia. De hecho, la mayoría de los proveedores de VoIP se pliegan en EE. UU. y Canadá llamando sin cargo adicional en sus planes.

Todas las funciones que puede encontrar en un teléfono fijo estándar están disponibles con VoIP. Esto incluye No molestar, identificador de llamadas, correo de voz y desvío de llamadas. VoIP incluso ofrece características como:

• Reenvío remoto de llamadas : esto le permite enviar llamadas a donde las necesita, incluso cuando está en el móvil.
• Números de teléfono virtuales : le permiten usar números personalizados (es decir, 1-800-YOURBIZ), números locales o números gratuitos para ampliar el alcance de su empresa.
• Enrutamiento avanzado de llamadas : el IVR alojado y el operador automático son sistemas de enrutamiento sin hardware y basados ​​en la nube. Estas tecnologías envían a las personas que llaman al departamento correcto a través de menús y brindan opciones de autoservicio.

VoIP es mucho más versátil que el servicio telefónico PBX local tradicional. Por ejemplo, con las llamadas PSTN, está limitado a las comunicaciones telefónicas. Con VoIP, puede recibir y realizar llamadas en teléfonos de escritorio, softphones que son software basado en la nube y en dispositivos de teléfonos inteligentes Apple iOS, Windows Phone y Google Android. Esto hace que las comunicaciones sean más fluidas y existen varias tecnologías para fomentar un cambio rápido entre los puntos finales de VoIP sin tiempo de inactividad.

¿Qué es UCaaS?

UCaaS es una plataforma unificada de tecnologías de comunicación que las empresas utilizan para fomentar todas y cada una de las comunicaciones y colaboraciones internas y externas. En días pasados, se utilizaba la sala de conferencias ocasional que conectaría dos oficinas a través de conexiones telefónicas tradicionales. Actualmente, proveedores como Zoom, 8×8, RingCentral y Nextiva ofrecen soluciones de conferencias web y otras herramientas que los equipos usan para mantenerse conectados. Estos son especialmente útiles cuando las distancias geográficas separan a los equipos.

Por ejemplo, no se necesita una videoconferencia completa para comunicarse con un solo colega. Una herramienta de comunicación unificada que otorgan los proveedores es el chat empresarial. Al igual que los programas de mensajería instantánea, las soluciones de chat empresarial brindan una forma basada en texto para que los colegas hablen entre sí. A través de la aplicación de chat, los miembros del equipo comparten rápidamente ideas y archivos cuando es necesario.

Otra función de la solución UCaaS que a menudo se incluye en las ofertas de la mayoría de los proveedores es compartir pantalla. Compartir pantalla es una herramienta de conferencia que los miembros del equipo usan para mostrar a sus colegas lo que sucede en las pantallas de sus computadoras de escritorio o teléfonos inteligentes. Esto es útil cuando se realizan presentaciones de PowerPoint o cuando se realiza una demostración de software nuevo.

Las herramientas de gestión de proyectos también se incluyen a menudo en las suites de comunicaciones unificadas. Estos ayudan a los gerentes a realizar un seguimiento de los flujos de trabajo y asignar tareas a los miembros del equipo, al mismo tiempo que mantienen funciones como conferencias y uso compartido de archivos disponibles para que el equipo las use.

Las conferencias web, el chat, la gestión de proyectos y el uso compartido de pantalla son herramientas útiles de trabajo remoto, pero las comunicaciones unificadas se destacan por la capacidad de integrar cada una de ellas en una experiencia perfecta. Algunas suites de UC le permiten cambiar un chat uno a uno a una videoconferencia con solo unos pocos clics.

De hecho, la integración es una de las características más esenciales de una herramienta de comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS). Con muchas soluciones, su plataforma UCaaS interactúa con software de terceros como Salesforce, Miscrosoft, Oracle y más. Cuando esto sucede, su equipo chatea y llama a los prospectos directamente desde el CRM.

Las comunicaciones unificadas están logrando avances significativos en los centros de contacto. Según un estudio de Frost and Sullivan, la comunicación unificada y la colaboración (UCC) mejoran la productividad (85 %), aceleran la toma de decisiones (84 %), mejoran la experiencia del cliente (83 %) e impulsan la innovación (82 %).

UCaaS vs VoIP: el desglose completo

A estas alturas, puede ver que VoIP y las comunicaciones unificadas son dos tecnologías poderosas que fomentan mejores comunicaciones. Aún así, ¿cómo se comparan las dos tecnologías? Es importante entender que tanto las comunicaciones unificadas como el software de VoIP están emparejados por muchos proveedores.

Por ejemplo, RingCentral tiene comunicaciones unificadas y funciones de VoIP en todos los planes de precios de RingCentral. Con su oferta de nivel básico, el Plan Essentials, se le otorgan llamadas ilimitadas dentro de los EE. UU. y Canadá, así como mensajes de equipo y uso compartido de documentos. La cantidad de funciones de comunicaciones unificadas se expande significativamente a medida que navega a niveles más altos.

Incluso con eso en mente, VoIP es algo limitado cuando se mira a una escala más amplia. Con solo VoIP, solo tendrá llamadas de voz. No incorpora mucho más allá de las llamadas punto a punto y funciones como identificador de llamadas y números virtuales. Presenta ahorros en comparación con las llamadas tradicionales, pero ciertamente no es el objetivo final de las comunicaciones comerciales.

Los paquetes UCaaS, por otro lado, tienden a incorporar llamadas VoIP en sus conjuntos más amplios de soluciones de comunicaciones. Esto le permite chatear con un colega y cambiar instantáneamente el chat a una llamada o conferencia basada en Internet con solo presionar unas pocas teclas.

Las comunicaciones unificadas tienen un alcance significativamente más amplio que las simples llamadas de VoIP, ya que las UC se enfocan en todas las áreas del perfil de comunicaciones de una empresa. UC también se utiliza para colaborar o comunicarse con los clientes a través de métodos omnicanal como SMS y correo electrónico muy fácilmente.

¿Estas tecnologías interactúan a nivel técnico? Definitivamente lo hacen. Tanto VoIP como las comunicaciones unificadas dependen del protocolo de inicio de sesión (SIP). SIP es un protocolo que permite abrir y cerrar conexiones de datos, lo que convierte a SIP en una opción estable para llamadas SIP o simplemente para transferencias de información. VoIP necesita SIP para establecer llamadas y conectarlas a redes PSTN existentes: define los mensajes enviados y establece y cierra la conexión cuando es necesario.

UCaaS también utiliza SIP para todas sus funciones. Si va a abrir un chat, una conferencia, compartir archivos o enviar tareas a través de un software de flujo de trabajo, SIP se usa en la mayoría de los paquetes UCaaS para administrar y cerrar conexiones.

Dado que ambas tecnologías dependen de SIP, no sorprende que a menudo estén interconectadas. Por esta razón, es mejor encontrar un proveedor que ofrezca ambas tecnologías para que tenga un perfil de comunicaciones comerciales más sólido. Aún así, si descubre que su empresa no necesita las funciones de colaboración, una solución simple de llamadas VoIP le ahorrará dinero, especialmente si está haciendo muchas llamadas de larga distancia.

Las comunicaciones unificadas casi siempre requieren algún tipo de inversión en hardware, especialmente si no tiene la red existente o la arquitectura informática para respaldar los requisitos de software. Aún así, aquellos que incorporan UCaaS suelen ser más móviles, especialmente cuando ocurre una crisis y existe la necesidad de trabajo remoto. El MIT descubrió que, en abril de 2020, el 34 % de los trabajadores que antes viajaban diariamente trabajaban desde casa utilizando herramientas de comunicaciones unificadas.

VoIP y las comunicaciones unificadas van de la mano

En pocas palabras, amplíe sus capacidades de comunicación empresarial adoptando VoIP y UC.

Hay varios puntos de intersección entre los dos tipos de tecnologías de comunicación empresarial, hay varios proveedores de VoIP empresarial que lo ayudarán a comenzar.