Comprensión de las tarjetas de crédito comerciales y la mejor manera de usarlas

Dirigir un negocio puede ser estresante, con gastos constantes para mantener contentos a los proveedores, y mantener un flujo de caja suficiente a veces puede ser difícil. Una forma conveniente de superar esto y aumentar el poder adquisitivo de cualquier empresa es obtener más información sobre las tarjetas de crédito comerciales, ya que son una forma sencilla de acceder a una línea de crédito renovable para compras comerciales y retiros de efectivo.

Al comprender las características, los usos y los beneficios de las tarjetas de crédito comerciales, puede tomar una decisión informada sobre si es la opción correcta para su empresa y cómo aprovechar al máximo una tarjeta de crédito comercial. Exploramos el mundo de las tarjetas de crédito comerciales en detalle a continuación.

¿Qué es una tarjeta de crédito comercial?

Una tarjeta de crédito comercial tiene una línea de crédito renovable que, por lo general, debe usarse únicamente para gastos comerciales. De la misma manera que las tarjetas de crédito personales, mensualmente se emiten extractos que detallan el saldo adeudado y el pago mínimo adeudado. Si el saldo de una tarjeta de crédito comercial se paga en su totalidad cada mes, no se pagarán intereses sobre los gastos; sin embargo, si se realiza un pago mínimo, se adeudarán intereses.

Beneficios de las tarjetas de crédito comerciales

Las ventajas de las tarjetas de crédito comerciales son abundantes. Ofrecen la máxima flexibilidad a los dueños de negocios mientras ayudan en la gestión de efectivo. Algunos de los fantásticos beneficios disponibles con muchas tarjetas de crédito comerciales incluyen:

• Devolución de dinero
• Tarjetas de empleados
• Funciones contables integradas para sincronizar con las cuentas comerciales
• Controles de gastos
• Seguro de viaje
• Oportunidad de crear crédito comercial.

Consideraciones antes de solicitar una tarjeta de crédito comercial

Hay muchos factores a considerar antes de solicitar una tarjeta de crédito comercial. Por ejemplo, considere las diferentes formas en que una tarjeta de crédito empresarial funcionará para la empresa y cómo se controlará su uso. Anote los pros y los contras de antemano, para asegurarse de tomar la decisión correcta.

Muchas tarjetas cuentan con una tarifa anual, por lo que es importante sentirse cómodo pagando esto y también el nivel de interés que se cobra sobre los saldos pendientes. Idealmente, debería considerar la compensación de saldos mensualmente para evitar costos innecesarios.

Si tiene la intención de usar una tarjeta de crédito comercial en el extranjero, es importante encontrar aquellas que ofrezcan transacciones sin cargo en el extranjero. También querrá obtener una tarjeta que ofrezca tasas de cambio de moneda competitivas.

Usar una tarjeta de crédito comercial

Una vez que recibe su tarjeta de crédito comercial, es importante implementar controles sólidos para realizar un seguimiento de los gastos comerciales, ya que estos gastos finalmente afectan las ganancias finales. Algunas medidas a considerar se discuten a continuación.

Responsabilidad

La rendición de cuentas de todos los gastos de tarjetas de visita es primordial. Puede ser una buena idea insistir en que todos los gastos de tarjetas de crédito comerciales estén aprobados previamente, para garantizar que no haya sorpresas cuando lleguen los estados de cuenta mensuales.

La mayoría de las empresas optan por informes rigurosos de recibos con referencias cruzadas a todos los gastos. Puede ser necesario retirar las tarjetas de crédito de cualquier empleado que no presente declaraciones de gastos integrales para justificar sus gastos con tarjeta.

¿Quién debe recibir una tarjeta de crédito comercial?

Es importante limitar el acceso a las tarjetas de crédito comerciales y proporcionarlas solo a aquellos que realmente las necesitan para los requisitos comerciales esenciales. También es aconsejable establecer una política clara sobre los límites de gastos para los titulares de tarjetas individuales, ya que esto ayuda a garantizar que los gastos no excedan el límite establecido.

Aquellos que pueden beneficiarse de una tarjeta de crédito comercial incluyen a los representantes de ventas, quienes pueden requerir tarjetas para cubrir los gastos de viaje. Los gerentes y ejecutivos también pueden necesitar acceso para realizar compras regulares para sus departamentos. Y finalmente, los propios empresarios y dueños de negocios pueden encontrar en una tarjeta de crédito comercial la mejor opción para administrar el flujo de efectivo.

David Luck, cofundador y director ejecutivo de Capital On Tap, dice: “Usar una tarjeta de crédito comercial es una forma excelente de administrar el flujo de caja, pero es esencial ceñirse a un presupuesto y asegurarse de que se contabilicen todos los gastos. Con el enfoque y los controles correctos, puede ser un verdadero salvador en las finanzas comerciales”.

Establecer límites de tarjeta

La política de tarjetas de crédito comerciales también debe detallar las reglas sobre los gastos aceptables. Se debe informar a los empleados qué gastos pueden poner en las tarjetas y cuánto pueden gastar. También es importante regular la frecuencia con la que se pueden usar las tarjetas.

Al emitir a un empleado una tarjeta de crédito comercial, se le debe dar una copia de la política y pedirle que la firme como un acuerdo para que esté sujeto a estas reglas. Algunos proveedores de tarjetas comerciales trabajan con empresas para limitar las transacciones permitidas en ciertas tarjetas. Incluso es posible especificar que las transacciones solo pueden tener lugar en ciertos momentos.

Damian Brychcy, director de operaciones y director general de EE. UU. de Capital On Tap, dice: “Tener una tarjeta de crédito comercial puede ser una herramienta invaluable, que le brinda la capacidad de realizar compras mientras le da un respiro a su flujo de caja. Es importante recordar que todo lo que compre con la tarjeta debe devolverse, así que asegúrese de que todos los gastos sean responsables y estén dentro del presupuesto”.

Supervisar la actividad de la tarjeta de crédito comercial

Los departamentos de cuentas deben tener la tarea de monitorear la actividad de las tarjetas de crédito comerciales para garantizar que el gasto sea aceptable.

Se pueden solicitar alertas de actividad por mensaje de texto o correo electrónico a los proveedores de tarjetas de crédito comerciales para facilitar esto. Los líderes empresariales pueden especificar si desean alertas para todas y cada una de las transacciones o solo cada vez que un empleado intente usar una tarjeta para una compra de cierta cantidad o en un área no aprobada.

Uso inteligente de las tarjetas de crédito comerciales

Las tarjetas de crédito comerciales pueden ser una herramienta útil para muchas empresas, ya que brindan una línea renovable de crédito a corto plazo que se paga al final de cada período contable. Sin embargo, generalmente no es una buena idea usar una tarjeta de crédito comercial para gastos comerciales grandes que podrían financiarse mediante préstamos comerciales. Un gasto comercial muy grande podría agotar la tarjeta de crédito e inutilizarla para otros gastos durante todo el mes.

Si parece probable que los gastos no puedan liquidarse el mes siguiente, puede ser más práctico solicitar un préstamo comercial, ya que la tasa de interés de las tarjetas de crédito es más alta que la de la mayoría de los préstamos. Esto libera el límite de su tarjeta de crédito para que los empleados la usen según sea necesario.

Conclusión

Las tarjetas de crédito comerciales pueden ser una solución increíblemente flexible para mejorar el flujo de efectivo y ofrecen una variedad de beneficios útiles. Se pueden emitir a una gran cantidad de empleados, dándoles la conveniencia de pagar los servicios según sea necesario.

Sin embargo, es importante implementar una política de gastos con tarjeta y una guía para los empleados para garantizar que los empleados estén al tanto de lo que se puede y no se puede cargar a una tarjeta de crédito comercial. Además, no es recomendable hacer gastos importantes con una tarjeta de crédito comercial. Puede ser más rentable optar por un préstamo comercial para artículos grandes, y esto también evita extender demasiado los límites de crédito que podrían impedir que los empleados usen tarjetas para gastos esenciales.