Comunicación virtual: desafíos, lo que se debe hacer, lo que no se debe hacer y las mejores herramientas

Con el estallido de la pandemia de coronavirus, la comunicación comercial cara a cara se ha eliminado por el momento. Las reuniones en persona y las conversaciones sobre el enfriador de agua se reemplazaron rápidamente con herramientas de comunicación virtual. El trabajo remoto iba en aumento antes de la pandemia, pero el brote de coronavirus lo aceleró por completo.

Debido a la falta de comunicación en persona, es fundamental que su empresa domine las plataformas de comunicación remota. En este artículo, discutiremos todo lo que necesita saber sobre la comunicación virtual, desde las herramientas mismas hasta la etiqueta que debe seguir. Cubriremos las siguientes secciones en el artículo:

• ¿Qué es la Comunicación Virtual?
• Desafíos de la comunicación virtual
• Lo que se debe y no se debe hacer en la comunicación virtual
• Principales herramientas de comunicación virtual
• Preguntas frecuentes

¿Qué es la Comunicación Virtual?

Este software permite que las personas se comuniquen sin estar en la misma habitación. Esto se hace a través de una combinación de herramientas de audio y video que permiten la comunicación en tiempo real. Es posible que el uso de estas herramientas se haya disparado debido al COVID-19 , pero existen desde hace años. A medida que la tecnología continúa avanzando, estas herramientas han evolucionado rápidamente.

Herramientas disponibles para la comunicación virtual

Herramientas de videoconferencia : estas soluciones se encuentran entre las herramientas de comunicación virtual más valiosas del mercado. Le permiten realizar reuniones en vivo mediante el envío de audio y video entre dos puntos finales. Son un reemplazo fácil para las reuniones en persona.

Software Team Chat : estas herramientas le permiten enviar mensajes instantáneos a sus colegas. Son una excelente opción para hacer preguntas rápidas y mantenerse al día con las bromas amistosas de la oficina que puede estar perdiendo en sus espacios de trabajo anteriores.

Herramientas de administración de proyectos : este software lo ayudará a organizar, delegar y administrar todas las tareas relacionadas con sus proyectos en curso.

Sistemas de telefonía VoIP empresarial : estas plataformas permiten a los usuarios realizar llamadas telefónicas a través de Internet. De esa manera, los empleados no necesitan usar sus teléfonos celulares personales para asuntos comerciales.

Correo electrónico : el correo electrónico ha sido prominente durante tanto tiempo que no necesita una definición. Pero es un activo vital dentro de la pila de software de comunicaciones virtuales de cualquier empresa.

Desafíos de la comunicación virtual

Esta tecnología ofrece un nivel significativo de conveniencia cuando las interacciones en persona simplemente no son posibles. Pero el hecho de que sean una buena segunda opción no significa que no tengan sus desafíos. Aquí hay algunos obstáculos que puede encontrar al usar este software.

Falta de lenguaje corporal : el lenguaje corporal es clave para la comunicación. Las palabras solo representan una pequeña parte del mensaje que intenta transmitir. De hecho, Business Know How afirma que el 93 % de su mensaje es no verbal, y el 55 % es lenguaje corporal.

Esto puede causar un problema especialmente si te comunicas a través de un sistema de mensajería instantánea, como Slack. Por ejemplo, un gerente puede enviar a su subordinado directo un mensaje simple de una oración. Pero sin un contexto adicional, como el lenguaje corporal, el mensaje puede malinterpretarse. Esa mala interpretación podría generar distracciones que pueden afectar la productividad de los empleados.

El director y psicólogo de Humintell , el Dr. David Matsumoto, afirma que este problema se deriva del hecho de que los humanos no evolucionaron para tener una comunicación bidimensional. Simplemente estamos diseñados para funcionar en un mundo tridimensional. Así que no importa cuánto nos volvamos dependientes de la tecnología, nuestras mentes simplemente nunca se adaptarán por completo a ella.

Comunicarse con personas en diferentes zonas horarias : este es un problema común cuando se trata de comunicación remota, pero no es exclusivo de COVID-19. Lo más probable es que tenga empleados en diferentes zonas horarias, ya sea en su mismo país o en todo el mundo. Esto significa que si necesita conectarse con uno de esos empleados, es posible que solo tenga un breve período de tiempo para realizar una reunión.

La cultura de la empresa sufre : para muchos empleados, vienen por el trabajo y se quedan debido a la próspera cultura de la empresa. Pero si depende completamente de la comunicación remota, la cultura de la empresa puede desaparecer. Durante la pandemia de COVID-19, las empresas de todo el mundo se volvieron creativas con happy hours virtuales y noches de juegos.

Pero desafortunadamente, hay algunas cosas que simplemente no son tan buenas como las reales. Según Clutch.co , el 63% de los empleados ha pasado menos tiempo socializando con colegas desde el comienzo de la pandemia de COVID-19. Incluso una vez que la propagación del virus haya disminuido, es probable que cada vez más empleados continúen trabajando de forma remota. Eso significa que la cultura del trabajo seguirá sufriendo.

Trabajar desde casa tiene sus distracciones : cualquier entorno de trabajo tiene sus distracciones. Pero si su equipo está utilizando este software desde casa, eso conlleva un nivel diferente de distracciones.

Es fácil para los empleados tomar un descanso que se convierte en una siesta de una hora o en una sesión de juego con el perro; sin estar presentes en la oficina, nadie está allí para responsabilizarlos. Las distracciones en el hogar pueden acumularse rápidamente antes de que no haya recuperación de ellas.

Según KDSDK , el 54% de los estadounidenses encuestados en una encuesta reportaron más distracciones trabajando desde casa. El 86% de los encuestados también afirma que ha aprovechado su libertad trabajando desde casa. Incidentes como estos son inevitables cuando tu equipo trabaja desde casa.

Conexiones a Internet inestables : es probable que su oficina esté conectada a una conexión a Internet estable. Ese no es el caso para el hogar de todos. Algunas personas pueden tener una conexión a Internet deficiente debido a la región en la que viven o lo costoso que puede ser el servicio.

Desafortunadamente, estas herramientas dependen completamente de su conexión a Internet. Por lo tanto, una conexión irregular puede provocar interrupciones del servicio, lo que puede hacer que los miembros del equipo se retrasen.

Lo que se debe y no se debe hacer en la comunicación virtual

Estas herramientas son un gran activo, siempre que las aproveche de la manera correcta. Aquí hay una lista de cosas que se deben y no se deben hacer.

Defina canales para cada tipo de comunicación : esta tecnología ofrece un gran beneficio para los equipos porque ofrece una amplia gama de opciones para colaborar con colegas. Pero al mismo tiempo, esto puede ser abrumador. Con tantas vías de comunicación, es importante saber qué tipo de conversación es apropiada para qué herramientas.

Es por eso que sería conveniente establecer protocolos para soluciones de comunicación específicas. Por ejemplo, un registro rápido es más apropiado para la herramienta de mensajería de su equipo. Las conversaciones más largas y profundas son más adecuadas para las videoconferencias .

Tenga en cuenta las zonas horarias : dado que es probable que tenga empleados dispersos en diferentes zonas horarias, debe tenerlo en cuenta cuando se trata de comunicación. No envíe nada urgente a través de la plataforma de mensajería de su equipo, ya que es posible que su colega no lo reciba durante horas.

También debe tener en cuenta a qué hora programa las llamadas de videoconferencia. Trate de encontrar un horario que esté dentro del horario laboral para todas las partes de la llamada. Considere aprovechar esta herramienta para ayudarlo a encontrar una hora de reunión que funcione para usted y sus colegas en otra zona horaria.

Comuníquese en exceso : dado que no puede leer el lenguaje corporal con estas herramientas, debe compensar en exceso comunicándose en exceso. Con una conversación en persona regular, puede medir el contexto completo de lo que una persona está tratando de decir con su lenguaje corporal. Obviamente, ese no es el caso aquí.

Asegúrese de comunicarse en exceso con sus colegas para que no deje piedra sin remover cuando se trata del mensaje que está tratando de transmitir. Profundice en los detalles cuando envíe un correo electrónico o un mensaje instantáneo para asegurarse de cubrir todos los detalles.

Defina y trabaje en la cultura de su empresa — La cultura es un aspecto clave de cualquier empresa. Si bien es un poco más desafiante hacerlo de forma remota, todavía es absolutamente posible. Aprovechar las herramientas de videoconferencia es una excelente manera de hacerlo. Utilice su herramienta de videoconferencia para eventos virtuales. Incluso puede aprovechar el uso compartido de la pantalla para alojar trivias virtuales. Asegúrese de que la plataforma de mensajería de su equipo acoja las conversaciones sobre bebidas refrescantes en los espacios apropiados para construir relaciones entre colegas.

Use video cuando sea posible : el trabajo remoto puede ser aislado y esa soledad puede afectar negativamente la calidad del trabajo de su equipo. La mejor manera de combatir esto es usar videoconferencias en lugar de llamadas telefónicas cuando sea posible. Ver a los colegas ayudará a su equipo a sentirse mucho menos solo que antes.

No programe reuniones solo por el hecho de hacerlo : si bien los equipos virtuales anteriormente probablemente experimentaron esto antes, el término "fatiga de Zoom" se volvió prominente durante la crisis de COVID-19.

La BBC afirma que las reuniones de Zoom agotan a los empleados más que las reuniones en persona, ya que las personas necesitan trabajar más para interpretar varias señales, expresiones faciales y lenguaje corporal, eso es agotador. Asegúrese de sobrecomunicarse en sus reuniones en línea para transmitir el mensaje y eliminar la necesidad de reuniones innecesarias.

No mida la productividad por la frecuencia con la que alguien se comunica : las personas se comunican de manera diferente en línea que en persona, por lo que no puede reprocharles eso. El hecho de que alguien no participe mucho en las reuniones virtuales no significa que no esté sobresaliendo. Solo asegúrate de juzgarlos únicamente por la calidad de su trabajo.

Informe a su equipo cómo contactarlo : esto es particularmente importante para los gerentes. Si su equipo es remoto, no pueden simplemente acercarse a su escritorio para hacerle preguntas. Sin mencionar que muchas personas mantienen horarios bastante esporádicos si son remotos. Debe asegurarse de que su equipo sepa cuándo y cómo comunicarse con usted. Asegúrese de que no estén agarrando pajitas cuando se trata de descubrir cómo comunicarse con usted. Si usa Slack o Microsoft Teams, una excelente opción sería dejar su información de contacto en su estado.

Reconsidere su lista de invitaciones a reuniones : esto se relaciona con la fatiga de Zoom. Si alguien no necesita estar en una llamada, simplemente no lo incluya. Siempre asegúrese de verificar dos veces la lista de invitados antes de enviarla.

No se concentre solo en el trabajo : cuando trabaja en una oficina, las empresas tienden a organizar salidas de la empresa en las que los compañeros de trabajo pueden vincularse y hablar sobre la vida fuera del trabajo. Los equipos remotos generalmente significan que los empleados están dispersos en diferentes oficinas, por lo que eso no es realmente posible. Si solo te enfocas en el trabajo, los empleados se agotarán rápidamente. Así que asegúrese de encontrar una manera de invitar a las conversaciones personales al trabajo, cuando corresponda, para combatir esto.

Principales herramientas de comunicación virtual

Si está buscando mejorar su pila de comunicación virtual, considere implementar estas herramientas.

Mensajería de equipo — Slack

Slack es una excelente opción para la plataforma de mensajería de su equipo. Con esta herramienta, puede enviar mensajes directos o grupales a colegas e iniciar canales aplicables a temas de trabajo o enfriadores de agua. Slack cuenta con más de 2200 integraciones e incluso permite a sus usuarios realizar videollamadas o llamadas de voz.

Aquí hay algunos profesionales de Slack de su página de revisión :

• La capacidad de anclar mensajes.
• Ofrece un lugar seguro para compartir datos
• La capacidad de configurar notificaciones y tiempos de no molestar es útil

Videoconferencia — Zoom

Zoom es una herramienta ideal para usar en sus necesidades de videoconferencia. Es un jugador muy conocido en el espacio, ya que fue nombrado líder en el Cuadrante Mágico de Gartner 2020 para soluciones de reuniones y líder en el Cuadrante Mágico para UCaaS, en todo el mundo.

Ofrece una experiencia de reunión de video consistente que brinda a las empresas la oportunidad de usar reuniones y chat, seminarios web de video, conferencias y más.

Aquí hay algunos profesionales de Zoom de su página de reseñas :

• Poder ver quién está silenciado es una gran característica
• Su integración con PowerPoint es útil
• Las reuniones protegidas con contraseña hacen que las reuniones sean seguras

Gestión de proyectos — Asana

Asana es una excelente opción para tus necesidades de gestión de proyectos. Puede ver los proyectos en curso a vista de pájaro o profundizar en las tareas individuales de cada miembro del equipo. Reúna todas esas tareas con más de 100 integraciones.

Aquí hay algunos profesionales de Asana de su página de revisión :

• Etiquetar proyectos permite que los equipos se mantengan organizados
• Permitir que los gerentes establezcan fechas de vencimiento establece pautas claras para los equipos
• Herramienta altamente flexible

Teléfono VoIP empresarial — RingCentral

RingCentral es la opción ideal para sus necesidades de telefonía VoIP. Esta plataforma ofrece una experiencia de comunicaciones unificadas sin inconvenientes , que incluye su solución telefónica comercial. Ofrece audio HD confiable, la capacidad de transferir llamadas a cualquier dispositivo y puede administrarlo todo desde un portal de administración.

Aquí hay algunos profesionales de RingCentral de su página de revisión :

• Las llamadas de intercomunicador son fáciles de usar
• RingCentral es fácil de instalar
• El desvío de llamadas es una gran característica

Correo electrónico — Gmail

Si está buscando una nueva solución de correo electrónico, Gmail es una excelente opción. Es una plataforma intuitiva y eficiente. Gmail ofrece 15 GB de almacenamiento, menos spam y acceso a dispositivos móviles. Como es parte del rico G-suite de Google, también puede aprovechar las herramientas de Google como Google Meet y Google Docs desde la misma interfaz.

Aquí hay algunos profesionales de Gmail de su página G2:

• Gmail es increíblemente fácil de usar
• Google ofrece excelentes funciones como la opción de preguntar, la programación de correo electrónico, el filtrado y la repetición.
• Puede vincular varias cuentas en una sola interfaz

Conclusión: dominar la comunicación virtual ayudará a su empresa

Si la pandemia de coronavirus le ha enseñado algo al mundo de los negocios, es que el trabajo remoto llegó para quedarse. Eso significa que este software no va a ninguna parte. Si su empresa se adelanta a la curva y aprende lo que se debe y no se debe hacer, además de dominar los desafíos de la comunicación remota, se encontrará con empleados más felices. Los empleados felices conducen a un lugar de trabajo próspero y exitoso.

Si está buscando apoyarse completamente en el estilo de vida del trabajo remoto, eche un vistazo a nuestra lista de los mejores dispositivos y accesorios para trabajar desde el hogar .