Número de teléfono virtual: ¿Cómo funciona y cómo obtener uno?

Un número de teléfono virtual, a veces llamado número de marcación interna directa (DID), le permite llegar a clientes distantes y agregar una presencia nacional a su negocio, incluso si acaba de comenzar a expandirse fuera de su mercado local.

Brinda más flexibilidad que un número de teléfono tradicional porque no hay conexión por cable y puede usarlo desde prácticamente cualquier lugar del mundo.

Veamos qué es un número virtual, cómo funciona, sus beneficios y cómo obtener uno.

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• ¿Qué es un número de teléfono virtual?
• ¿Cómo funciona un número de teléfono virtual?
• Cómo obtener un número de teléfono virtual
• Números de teléfono virtuales frente a números de teléfono tradicionales
• Beneficios de un número de teléfono virtual
• Descripción general Proveedores de números de teléfono virtuales
• Preguntas frecuentes sobre el número de teléfono virtual

¿Qué es un número de teléfono virtual?

Un número de teléfono virtual es un número de teléfono basado en la nube que permite llegar a una empresa sin depender de las redes tradicionales de telefonía fija. Los números de teléfono comerciales virtuales utilizan Internet para conectarse a las redes telefónicas sin la necesidad de una línea tradicional o un intercambio. Hay un hardware físico mínimo con un número virtual, por lo que las llamadas entrantes se pueden responder en cualquier dispositivo que se conecte a la nube.

Su empresa puede comprar tantos números de teléfono virtuales como necesite de un proveedor de servicios de VoIP para llegar a los locales en varios mercados. Cada número se administra fácilmente a través del software VoIP, y los códigos de área local, los códigos 800 y los números internacionales se pueden asignar a su empresa.

¿Cómo funciona un número de teléfono virtual?

Un número de teléfono virtual utiliza Internet para realizar llamadas telefónicas. No requiere una tarjeta SIM, cobertura de torre celular o dirección física para hacer o recibir llamadas. Sigue las mismas reglas que los números de teléfono fijo tradicionales: los números locales y nacionales tienen 10 dígitos, que incluyen el código de área, el intercambio de tres dígitos y el número de suscriptor de cuatro dígitos.

Para usar un número virtual, necesita una conexión rápida a Internet a través de una red de cable, LTE o Wi-Fi, y un dispositivo como una computadora de escritorio, una computadora portátil o un teléfono móvil. Si su conexión a Internet no es confiable, la calidad de la llamada puede verse afectada.

No hay necesidad de estar conectado a la red de cable de cobre, lo que conlleva tarifas de larga distancia, instalaciones costosas y requisitos de cableado.

Hay cuatro tipos principales de números de teléfono virtuales que usan las empresas:

• Números de vanidad: utilizan frases o números alfanuméricos pegadizos que facilitan el recuerdo de su marca.
• Números gratuitos: estos son números nacionales que los clientes usan para comunicarse con una marca desde cualquier lugar sin tarifas de larga distancia.
• Números locales: los números de teléfono locales usan códigos de área específicos para que una empresa parezca más local, incluso cuando se encuentra lejos.
• Números internacionales locales: de manera similar a los números locales, los números internacionales locales hacen que una empresa parezca local en los mercados extranjeros.

El servicio de teléfono virtual permite a las empresas aceptar llamadas según los requisitos comerciales.

¿Quiere recibir llamadas después de las 5 p. m. en la costa este después de que finalice el horario comercial de un centro de llamadas? El software del número de teléfono virtual enruta automáticamente las llamadas entrantes de servicio al cliente a los centros de llamadas de la Costa Oeste, que abren más tarde.

Cómo obtener un número de teléfono virtual

Ya sea que necesite números locales, personalizados o gratuitos, la mayoría de los proveedores lo configuran con un número de teléfono virtual durante el proceso de registro. Por lo general, cobran por línea telefónica, por mes y transfieren números antiguos a su servicio.

Si bien hay proveedores de números de teléfono virtuales que ofrecen números gratuitos, no ofrecerán las opciones de llamadas ilimitadas o la capacidad de conectarse a múltiples usuarios. Cuando desea que las llamadas de los clientes se enruten al lugar correcto sin restricciones, un servicio de suscripción es el camino a seguir.

Obtener un número de teléfono virtual es un proceso simple que se puede realizar en unos pocos pasos:

1. Encuentre el proveedor de servicios de telefonía virtual adecuado y regístrese para su servicio
2. Durante el registro, elija una ciudad o código de área de su futuro número
3. Complete el proceso de registro ingresando sus detalles de pago. Tenga en cuenta que este paso diferirá dependiendo de un proveedor

Una vez que todo esté configurado, estará listo para comenzar a usar el sistema telefónico virtual.

Números de teléfono virtuales frente a números de teléfono tradicionales

La principal diferencia entre los números de teléfono virtuales y los números de teléfono tradicionales es que los números de teléfono virtuales permiten a los usuarios realizar y recibir llamadas a través de Internet, mientras que las líneas fijas tradicionales se basan en la PSTN física para la comunicación telefónica.

La siguiente tabla proporciona una descripción general rápida de los teléfonos virtuales frente a los sistemas telefónicos tradicionales:

Los teléfonos PSTN están limitados a un número de teléfono y una línea por dirección física, lo que significa que carecen de la movilidad y portabilidad de los números de teléfono virtuales. Los teléfonos fijos requieren que las empresas compren números de teléfono separados para cada lugar donde hacen negocios.

Debido a que un sistema telefónico PBX tradicional está alojado en el sitio, agregar nuevas líneas telefónicas o actualizar la tecnología es una molestia que requiere mucho tiempo para los equipos de TI, sin mencionar un gasto importante para los propietarios de negocios. Además, para que varios agentes utilicen la línea telefónica simultáneamente, los departamentos de TI deben pasar por el proceso disruptivo de instalar un sistema telefónico multilínea.

Un número virtual, por otro lado, no está sujeto a cables ni a una ubicación física, sino que depende completamente de VoIP (Voice over Internet Protocol) para realizar/recibir llamadas telefónicas a través de Internet.

VoIP facilita las llamadas de voz a través de una aplicación de softphone móvil a la que se puede acceder en varios dispositivos simultáneamente. Los usuarios del sistema telefónico virtual pueden realizar/recibir llamadas de voz en cualquier momento, desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo con conexión a Internet, como teléfonos inteligentes, computadoras de escritorio y portátiles, y tabletas.

Los sistemas telefónicos virtuales también son mucho más escalables que los tradicionales, y agregar nuevas líneas/extensiones telefónicas a un número de teléfono VoIP existente no requiere instalación física. En cambio, los administradores simplemente agregan nuevas líneas telefónicas comprándolas y asignándolas directamente en el sitio web del proveedor de VoIP. Todo el proceso toma solo unos minutos y elimina los tiempos de inactividad causados ​​por la instalación manual de la línea telefónica.

Con un número de teléfono comercial virtual, equipos completos de agentes, no solo un usuario, pueden tener conversaciones de voz o enviar mensajes de texto SMS comerciales simultáneamente utilizando el mismo número de teléfono.

Los números de teléfono virtuales también vienen con funciones más avanzadas que sus contrapartes de línea fija.

Por ejemplo, los administradores pueden enrutar las llamadas entrantes a dispositivos preestablecidos durante ciertas horas, alineados con los horarios de trabajo de los agentes. Cada número de teléfono o extensión puede cumplir una función específica; por ejemplo, los usuarios pueden marcar un número para el departamento de ventas o poner una extensión para conectarse al servicio al cliente.

¿En breve?

El sistema telefónico comercial virtual ofrece mucha más comodidad, movilidad, funcionalidad y asequibilidad que los teléfonos fijos estándar.

Beneficios de un número de teléfono virtual

Hay varios beneficios únicos para los números de teléfono virtuales. Para las empresas más pequeñas, estos números se utilizan a menudo cuando el propietario de la empresa no quiere dar datos personales o un número personal. Un número de teléfono comercial virtual suena en cualquier teléfono compatible, y la mayoría de los servicios incluso permiten mensajes de texto y correo de voz.

Todo esto se gestiona con la misma tecnología de conmutación de paquetes que se utiliza con otros servicios basados ​​en Internet. No hay necesidad de mantenimiento de los cables telefónicos y no hay circuitos abiertos para tener en cuenta a medida que se realizan las llamadas.

Hay varias otras razones para considerar el servicio telefónico virtual para una pequeña empresa.

Vincular ubicaciones comerciales con un número de teléfono

Con un número de teléfono virtual, varias ubicaciones en todo el mundo utilizan un único número centralizado para responder llamadas. Si un cliente en una zona horaria en particular necesita ayuda, la obtiene de agentes en su área del mundo. También es posible usar extensiones con un número virtual, por lo que si un cliente necesita ayuda más especializada, está conectado con el departamento correcto. Esto se hace incluso cuando el centro del número inicial se encuentra a cientos de millas de distancia de la extensión.

Acceso a un grupo más amplio de talentos

No existen limitaciones físicas cuando se trata de abrir un centro telefónico en todo el mundo con un teléfono virtual. Esto significa que el sistema telefónico de su empresa vincula a los clientes con su agente adecuado, independientemente del punto de origen o la ubicación del agente. Dado que los números de teléfono virtuales son independientes del hardware tradicional PSTN y PBX, los agentes que están de viaje reciben llamadas comerciales en sus teléfonos inteligentes y computadoras portátiles. Con este tipo de conectividad, los clientes se conectan fácilmente con los agentes que los han ayudado anteriormente.

Hacer coincidir el punto de origen con un centro de llamadas en el área también es mucho más fácil. Los Estados Unidos y Canadá están repletos de dialectos regionales y los centros de llamadas locales que abordan los casos locales facilitan que los agentes comprendan las necesidades de los clientes. Con un teléfono virtual local, las empresas conectan fácilmente llamadas específicas con agentes que hablan el dialecto o la jerga. Incluso si se encuentran a cientos de millas de distancia, la persona que llama ve el código de área y cree que la llamada se enruta localmente.

Recibir llamadas en cualquier lugar

Los números de teléfono virtuales brindan más flexibilidad a los empleados fuera de la oficina. Por ejemplo, si un recepcionista tiene que trabajar de forma remota, aún recibe llamadas dirigidas a la empresa. Esto se hace a través de aplicaciones de escritorio o móviles. Dado que los números virtuales vienen con software para la gestión de llamadas, es fácil usar el desvío de llamadas o el enrutamiento de llamadas para conectarse con otros departamentos.

Algunos programas de VoIP tienen la funcionalidad de transferencia de llamadas de un dispositivo a otro. Una llamada recibida en un softphone se envía rápidamente a un teléfono inteligente o teléfono celular cuando el empleado necesita cambiar de ubicación. Cuando un empleado tiene una devolución de llamada programada, se dedica a sus asuntos sin necesidad de esperar junto al teléfono. Debido a la pandemia de COVID-19, esto se volvió importante porque los números virtuales permitían a los empleados recibir llamadas desde casa, incluso cuando estaban socialmente distantes.

Proporcionar números de acceso telefónico para mercados internacionales

Algunos productos prosperan en el extranjero, y una de las mejores formas de expandirse a mercados extranjeros es proporcionar a los clientes un número local para comunicarse con su organización. Los números de teléfono virtuales no se limitan a los códigos de área de EE. UU. y los números 800. También puede comprar números internacionales de algunos proveedores para que sus clientes extranjeros se comuniquen con usted.

Con un número de teléfono virtual, es fácil configurar un centro de llamadas en una región como Nueva Escocia y recibir llamadas de clientes con sede en mercados extranjeros como Italia. La persona que llama no tendrá que marcar larga distancia, y el software del centro de llamadas enruta este tipo de llamadas a agentes que conocen bien el italiano. Para la persona que llama, no hay indicación de que está llamando fuera del país, y brindará una sólida experiencia de servicio al cliente a quienes llegan a su marca desde mercados extranjeros sin la necesidad de abrir centros de llamadas locales.

Dado que esta tecnología enruta todas las llamadas a un solo número, proporciona una forma de garantizar que los mercados internacionales tengan un número de acceso telefónico localizado donde los clientes se comunican con la empresa y el departamento con el que necesitan hablar y resuelven sus problemas rápidamente. .

Medir el rendimiento de ventas y marketing

En marketing o ventas, debe poder realizar un seguimiento de la cantidad de llamadas que recibe, especialmente si recibe llamadas de varias campañas. Puede asociar números de teléfono específicos a campañas de marketing, en lugar de usar su número de teléfono principal, y medir de manera efectiva el rendimiento y las tasas de conversión de esas campañas.

Con un número de teléfono virtual, es fácil hacer un mapa de calor del éxito en varios mercados. Por ejemplo, si las personas que llaman marcan su número en el código de área 515 con más frecuencia, esto es un indicador de que su campaña puede tener más personas que llaman en Des Moines. Tal vez la campaña en esa ciudad podría trasladarse bien a otra área para aumentar las ventas.

Descripción general de los proveedores de números de teléfono virtuales

La siguiente tabla proporciona una descripción general de los cinco proveedores que ofrecen números de teléfono gratuitos, locales y virtuales personalizados en sus planes.

Preguntas frecuentes sobre el número de teléfono virtual

A continuación, hemos respondido algunas de las principales preguntas frecuentes sobre números de teléfono virtuales.