¿Qué es un número de teléfono virtual? Sus beneficios y cómo obtener uno

Las pequeñas empresas que se expanden a nuevos mercados locales y globales lo hacen a través de números de teléfono virtuales. Estos proporcionan más flexibilidad que los números de teléfono tradicionales porque no hay conexión por cable.

Los números de teléfono virtuales, que a veces se denominan números de marcación interna directa (DID), le permiten llegar a clientes distantes y agregar una presencia nacional a su negocio, incluso si acaba de comenzar a expandirse fuera de su mercado local.

Veamos qué es un número de teléfono virtual, cómo funciona, sus beneficios y dónde conseguir uno.

• ¿Qué es un número de teléfono virtual?
• ¿Cómo funciona un número de teléfono virtual?
• Limitaciones de los números de teléfono tradicionales
• Beneficios de un número de teléfono virtual
• Cómo obtener un número de teléfono virtual
• Los 5 mejores proveedores de números de teléfono virtuales
• Comparación de proveedores lado a lado
• Preguntas frecuentes sobre números de teléfono virtuales

¿Qué es un número de teléfono virtual?

Un número de teléfono virtual es un número basado en la nube que permite llegar a una empresa sin depender de las redes tradicionales de telefonía fija. Los números de teléfono virtuales utilizan Internet para conectarse a redes telefónicas sin necesidad de una línea o central tradicional. Hay un hardware físico mínimo con un número de teléfono virtual, por lo que las llamadas entrantes se pueden responder en cualquier dispositivo que se conecte a la nube.

Su empresa puede comprar tantos números de teléfono virtuales como necesite de un proveedor de servicios de VoIP para llegar a los locales en varios mercados. Cada número se administra fácilmente a través del software VoIP, y los códigos de área local, los códigos 800 y los números internacionales se pueden asignar a su negocio. El software también permite que empresas como la suya acepten llamadas según los requisitos comerciales.

¿Quiere recibir llamadas después de las 5 p. m. en la costa este después de que finalice el horario comercial de un centro de llamadas? El software del número de teléfono virtual enruta automáticamente las llamadas entrantes de servicio al cliente a los centros de llamadas de la Costa Oeste, que abren más tarde.

¿Cómo funciona un número de teléfono virtual?

Un número de teléfono virtual utiliza Internet para realizar llamadas telefónicas. No requiere una tarjeta SIM, cobertura de torre celular o dirección física para hacer o recibir llamadas. Sigue las mismas reglas que los números de teléfono fijo tradicionales : los números locales y nacionales tienen 10 dígitos, que incluyen el código de área, el intercambio de tres dígitos y el número de suscriptor de cuatro dígitos.

Para usar un número de teléfono virtual, necesita una conexión rápida a Internet a través de una red de cable, LTE o Wi-Fi, y un dispositivo como una computadora de escritorio, una computadora portátil o un teléfono inteligente. Si su conexión a Internet no es confiable, la calidad de la llamada puede verse afectada.

No hay necesidad de estar conectado a la red de cable de cobre, lo que conlleva tarifas de larga distancia, instalaciones costosas y requisitos de cableado.

Hay cuatro tipos principales de números de teléfono virtuales que usan las empresas.

• Números de vanidad: utilizan frases alfanuméricas pegadizas o números que facilitan el recuerdo de su marca.
• Números gratuitos: estos son números nacionales que los clientes usan para comunicarse con una marca desde cualquier lugar sin tarifas de larga distancia.
• Números locales: los números de teléfono locales usan códigos de área específicos para que una empresa parezca más local, incluso cuando se encuentra lejos.
• Números internacionales locales: de manera similar a los números locales, los números internacionales locales hacen que una empresa parezca local en los mercados extranjeros.

Limitaciones de los números de teléfono tradicionales

Con las líneas PSTN tradicionales encadenadas a cables, una empresa tiene que hacer mucho más para lograr las mismas conexiones que tendría con números de teléfono virtuales. La PSTN está limitada a un número, una línea, por lo que los centros de llamadas deberán comprar varias líneas para que sus agentes sigan recibiendo llamadas telefónicas.

Estos números también están cableados, por lo que las empresas no pueden distribuir sus servicios de llamadas entrantes en varios centros de llamadas utilizando el mismo número de acceso telefónico. Si va a tener un centro en Tuscon, AZ, y otro en Edison, NJ, deberá tener números específicos para las llamadas que se realicen a cada ubicación. La red PSTN es mundial y tiene una base de instalación masiva, pero VoIP (Voice over Internet Protocol) elimina los grilletes de necesitar hardware específico para conexiones específicas.

Beneficios de un número de teléfono virtual

Hay varios beneficios únicos para los números de teléfono virtuales. Para las empresas más pequeñas, estos números se utilizan a menudo cuando el propietario de la empresa no quiere dar datos personales o un número personal. Los números virtuales suenan en cualquier teléfono compatible, y la mayoría de los servicios incluso permiten mensajes de texto y correo de voz.

Todo esto se gestiona con la misma tecnología de conmutación de paquetes que se utiliza con otros servicios basados ​​en Internet. No hay necesidad de mantenimiento de los cables telefónicos y no hay circuitos abiertos para tener en cuenta a medida que se realizan las llamadas.

Hay varias otras razones para considerar los números de teléfono virtuales para una pequeña empresa.

Vincular ubicaciones comerciales con un número de teléfono

Con un número de teléfono virtual, varias ubicaciones en todo el mundo utilizan un único número centralizado para responder llamadas. Si un cliente en una zona horaria en particular necesita ayuda, la obtiene de agentes en su área del mundo. También es posible usar extensiones con números virtuales, por lo que si un cliente necesita ayuda más especializada, está conectado con el departamento correcto. Esto se hace incluso cuando el centro del número inicial se encuentra a cientos de millas de distancia de la extensión.

Acceso a un grupo más amplio de talentos

No existen limitaciones físicas cuando se trata de abrir un centro telefónico en todo el mundo con números de teléfono virtuales. Esto significa que el sistema telefónico de su empresa vincula a los clientes con su agente adecuado, independientemente del punto de origen o la ubicación del agente. Dado que los números virtuales son independientes del hardware tradicional de PSTN y PBX, los agentes que están de viaje reciben llamadas en sus teléfonos inteligentes y computadoras portátiles. Con este tipo de conectividad, los clientes se conectan fácilmente con los agentes que los han ayudado anteriormente.

Hacer coincidir el punto de origen con un centro de llamadas en el área también es mucho más fácil. Los Estados Unidos y Canadá están repletos de dialectos regionales y los centros de llamadas locales que abordan los casos locales facilitan que los agentes comprendan las necesidades de los clientes. Con números virtuales locales, las empresas conectan fácilmente llamadas específicas con agentes que hablan el dialecto o la jerga. Incluso si se encuentran a cientos de millas de distancia, la persona que llama ve el código de área y cree que la llamada se enruta localmente.

Recibir llamadas en cualquier lugar

Los números de teléfono virtuales brindan más flexibilidad a los empleados fuera de la oficina. Por ejemplo, si un recepcionista tiene que trabajar de forma remota, aún recibe llamadas dirigidas a la empresa. Esto se hace a través de aplicaciones de escritorio o móviles. Dado que los números virtuales vienen con software para la gestión de llamadas, es fácil usar el desvío de llamadas o el enrutamiento de llamadas para conectarse con otros departamentos.

Algunos programas de VoIP tienen la funcionalidad de transferencia de llamadas de un dispositivo a otro. Una llamada recibida en un softphone se envía rápidamente a un teléfono inteligente o teléfono celular cuando el empleado necesita cambiar de ubicación. Cuando un empleado tiene una devolución de llamada programada, se dedica a sus asuntos sin necesidad de esperar junto al teléfono. Debido a la pandemia de COVID-19, esto se volvió importante porque los números de teléfono virtuales permitieron a los empleados recibir llamadas desde casa, incluso cuando estaban socialmente distantes.

Proporcionar números de acceso telefónico para mercados internacionales

Algunos productos prosperan en el extranjero, y una de las mejores formas de expandirse a mercados extranjeros es proporcionar a los clientes un número local para comunicarse con su organización. Los números virtuales no se limitan a los códigos de área de EE. UU. y los números 800. También puede comprar números internacionales de algunos proveedores para que sus clientes extranjeros se comuniquen con usted.

Con un número de teléfono virtual, es fácil configurar un centro de llamadas en una región como Nueva Escocia y recibir llamadas de clientes con sede en mercados extranjeros como Italia. La persona que llama no tendrá que marcar larga distancia, y el centro de llamadas enruta este tipo de llamadas a agentes que conocen bien el italiano. Para la persona que llama, no hay indicios de que esté llamando fuera del país, y brindará una sólida experiencia de servicio al cliente a quienes llegan a su marca desde mercados extranjeros sin la necesidad de abrir centros de llamadas locales.

Dado que esta tecnología enruta todas las llamadas a un solo número, proporciona una manera de garantizar que los mercados internacionales tengan un número de acceso telefónico localizado donde los clientes se comunican con la empresa y el departamento con el que necesitan hablar y resuelven sus problemas rápidamente. .

Medir el rendimiento de ventas y marketing

En marketing o ventas, debe poder realizar un seguimiento de la cantidad de llamadas que recibe, especialmente si recibe llamadas de varias campañas. Puede asociar números de teléfono específicos a campañas de marketing, en lugar de usar su número de teléfono principal, y medir de manera efectiva el rendimiento y las tasas de conversión de esas campañas.

Con un número de teléfono virtual, es fácil hacer un mapa de calor del éxito en varios mercados. Por ejemplo, si las personas que llaman marcan su número en el código de área 515 con más frecuencia, esto es un indicador de que su campaña puede tener más personas que llaman a Des Moines. Tal vez la campaña en esa ciudad podría trasladarse bien a otra área para aumentar las ventas.

Cómo obtener un número de teléfono virtual

Ya sea que esté buscando un número gratuito o local, la mayoría de los proveedores lo configuran con números de teléfono comerciales virtuales durante el proceso de registro. Por lo general, cobran por línea telefónica, por mes y transfieren números antiguos a su servicio. Los números personalizados, gratuitos y locales están disponibles a través de proveedores de servicios telefónicos virtuales como Grasshopper, RingCentral, GoToConnect, Nextiva y UniTel Voice.

Si bien hay servicios que ofrecen números de teléfono virtuales gratuitos, no ofrecerán las opciones de llamadas ilimitadas o la capacidad de conectarse a múltiples usuarios. Cuando desea que las llamadas de los clientes se enruten al lugar correcto sin restricciones, un servicio de suscripción es el camino a seguir.

Los 5 mejores proveedores de números de teléfono virtuales

Varios proveedores entregan números de teléfono virtuales en sus planes. En la siguiente sección, vamos a echar un vistazo a cinco que proporcionan números gratuitos, locales y personalizados.

Nextiva

Nextiva proporciona números de teléfono virtuales en todos los estados. Esto incluye números gratuitos de todos los prefijos, vanidad y opciones locales. Nextiva es un proveedor que brinda comunicaciones unificadas a los dueños de negocios, y características como el correo de voz virtual y un asistente automático vienen incluidos en sus planes. Según su sitio, Nextiva es "el mayor proveedor de números de teléfono virtuales para empresas locales del país".

Nextiva tiene tres planes de comunicaciones comerciales que incluyen Basic, Pro y Enterprise. Cada uno de estos se construye teniendo en cuenta las comunicaciones con los clientes y entre los miembros del equipo. Nextiva también hace que sea relativamente fácil transferir números antiguos a su sistema telefónico virtual.

Nextiva ofrece a sus clientes:

• Asistencia telefónica, por correo electrónico y chat en vivo las 24 horas del día, los 7 días de la semana
• Apariencia de llamada compartida
• Paquete de correo de voz virtual y asistente automático

RingCentral

RingCentral facilita la selección de un número gratuito que tiene los prefijos 800, 888, 877, 866, 855 o 844. RingCentral también tiene una plataforma UCaaS completa para sus usuarios para que puedan experimentar un conjunto completo de opciones de comunicaciones comerciales.

En comparación con Grasshopper, RingCentral tiene una estructura que se adapta a la mayoría de los tamaños de empresas y hay cuatro planes comerciales para seleccionar: Essentials, Standard, Premium y Ultimate.

RingCentral ofrece a sus clientes:

• Cientos de integraciones
• Correo de voz visual y correo de voz a correo electrónico o SMS
• Soporte 24/7 para el Plan Estándar y superior

Saltamontes

Grasshopper es un proveedor de VoIP que está diseñado para el empresario independiente hasta el propietario de una empresa mediana. Viene con funciones como la integración de Gmail, mensajes de texto comerciales, identificador de llamadas, transcripción de correo de voz y, por supuesto, números de teléfono personalizados. Nuestra revisión exhaustiva de los precios y planes de Grasshopper reveló las muchas razones por las que esta es la mejor opción para las pequeñas empresas.

Grasshopper ofrece a sus clientes:

• Transcripción de mensajes de voz
• Fax virtual
• Integración de Gmail

Ir a conectar

GoToConnect ofrece elegir entre más de 200 códigos de área. Cobra por minuto las llamadas entrantes en números comerciales virtuales, pero también hay tarifas planas mensuales disponibles. También puedes comprar teléfonos desde su sitio web.

Pueden ofrecer varios prefijos, incluidos los números 800, 888, 877, 866, 855 o 844 a los clientes. Para aquellos que deseen hacer la transición desde un sistema PSTN, también se ofrecen adaptadores telefónicos analógicos (ATA). Estos permiten que los teléfonos tradicionales funcionen como teléfonos VoIP.

GoToConnect ofrece a sus clientes:

• Registros de llamadas individuales
• Filtro de llamadas entrantes para bloquear robocallers y spam
• Integración del protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP) para agilizar el inicio de sesión del usuario

Voz UniTel

UniTel Voice es un proveedor de servicios que otorga números virtuales gratuitos con los prefijos 800, 888, 877, 866, 855 y 844. También permite el acceso a los números 833, que fueron agregados en 2017 por la FCC. UniTel diferencia cuando las personas que llaman se comunican a través del número comercial virtual mostrando el número entrante en la pantalla del dispositivo. Desde aquí, es fácil responder o desviar llamadas.

UniTel Voz ofrece a sus clientes:

• Extensiones ilimitadas
• Transcripción de correo de voz a correo electrónico
• Voice Talent Studio para mensajes personalizados

Comparación de proveedores lado a lado

Preguntas frecuentes sobre números de teléfono virtuales

A continuación, hemos respondido algunas de las principales preguntas frecuentes sobre números de teléfono virtuales.